王正聰， 馬升燈， 沈水富

(浙江師范大學 設備與實驗室管理處,浙江 金華 321004)

儀器設備是高校開展教學、科研和社會服務的物質(zhì)基礎.近年來，隨著實驗室儀器設備數(shù)量和使用頻度的增加，設備的故障率和報修率增多，維修工作量也隨之加大.為了保證儀器設備保持較高的完好率，許多高校都在探索設備維修的保障體系，例如建立校級維修中心[1]、招標定點維修單位、加強設備管理隊伍建設[2]等，并且將儀器設備的運行狀況作為實驗室績效考核的重要指標之一.

根據(jù)調(diào)查，盡管高校因?qū)W科專業(yè)發(fā)展、行政機構設置等差異，儀器設備的管理模式呈現(xiàn)多樣化[3]，但維修管理工作通常實行校院二級管理，即設備保管人員提出故障設備的維修申請，然后所在學院(部門)初審，最后由學校設備主管部門審核是否維修，具體流程主要包含申報、審核、實施、驗收、報銷等幾個環(huán)節(jié).首先，在管理方式上，以手工填寫、審核簽字為主，輔之Excel，Word等簡單的辦公軟件.這種方式使維修申請費時費力，各種信息反饋嚴重滯后，維修工作容易變成“馬拉松”，影響了正常的教學工作[4]；其次，維修過程沒有可靠的數(shù)據(jù)傳遞辦法，信息隨時間流失嚴重，最終報銷時極有可能出現(xiàn)發(fā)票與維修設備不能對應的狀況；再次，缺乏動態(tài)管理手段，管理人員不能隨時了解設備維修進度，也不易統(tǒng)計和分析歷史數(shù)據(jù)，影響了管理工作的效率和質(zhì)量.而建設一個符合現(xiàn)有管理流程的設備維修管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)動態(tài)化管理，能極大地提高管理的工作效率和服務水平.

1 設備維修管理信息系統(tǒng)的設計原則

設備維修管理信息系統(tǒng)旨在利用校園網(wǎng)絡的普及性，計算機數(shù)據(jù)海量存儲、快速統(tǒng)計與自動分析的優(yōu)勢，實現(xiàn)日常設備維修管理工作的信息化、便捷化、智能化，并且進一步規(guī)范管理過程，提高設備管理和維修服務的水平.為了實現(xiàn)建設目標，筆者在系統(tǒng)設計時遵循了以下3個原則.

1.1 工作流設計要符合現(xiàn)有管理流程

系統(tǒng)主要功能是設備維修信息的管理，用戶操作與數(shù)據(jù)傳遞應與現(xiàn)有的管理流程保持基本一致，同時要實現(xiàn)利用本系統(tǒng)進一步規(guī)范管理過程.筆者采用了工作流技術[5]，每件設備的維修事件都視為一個獨立項目，又將每個項目分成申請、審核、實施、驗收、報銷5個階段，維修項目在各個階段使用不同的狀態(tài)，其業(yè)務處理邏輯彼此獨立又相互依存，并都具有數(shù)據(jù)流轉和信息傳遞的機制.在系統(tǒng)設計時，充分考慮維修管理中各個階段、角色、數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系，為它們之間的交互提供接口，以達到信息傳遞的完全或部分自動化，最終實現(xiàn)對整個維修過程的動態(tài)管理和智能控制.

1.2 盡可能地減少用戶的操作障礙

設備維修管理信息系統(tǒng)的服務對象是全校所有教職員工，由于計算機操作能力參差不齊，系統(tǒng)使用也要求盡可能地簡單方便.因此，本系統(tǒng)采用了常見的瀏覽器(Browser)/服務器(Server)模式，即校園網(wǎng)內(nèi)任何一臺計算機，只要有Web 瀏覽器，不需要安裝其他軟件，就能使用本系統(tǒng)進行設備的維修管理.另外,用戶注冊后可以直接申請設備維修操作，而無需管理人員對其賬號進行審核，也有助于減輕用戶初次使用時因管理模式變化而產(chǎn)生的抵觸心理.

1.3 與現(xiàn)有儀器設備管理系統(tǒng)共享數(shù)據(jù)

許多高校都已經(jīng)有儀器設備管理系統(tǒng)，用于設備檔案管理，如設備增加、刪除、調(diào)撥等操作.維修管理信息系統(tǒng)作為設備管理系統(tǒng)的一個功能擴展，管理的對象都是學校的儀器設備，兩者的數(shù)據(jù)必須共享.浙江師范大學使用的設備管理系統(tǒng)是北京化工大學開發(fā)的“高等院校儀器設備管理系統(tǒng)”，通過開發(fā)數(shù)據(jù)維護工具將該系統(tǒng)中的設備庫和單位庫導入到維修管理信息系統(tǒng)中，并通過XML等技術實現(xiàn)了2個系統(tǒng)其他數(shù)據(jù)的共享.

2 動態(tài)管理信息系統(tǒng)的建設

浙江師范大學建設的設備維修管理信息系統(tǒng)采用B/S架構，具體又分為客戶端、Web應用層、業(yè)務邏輯層、數(shù)據(jù)訪問層和數(shù)據(jù)存儲層.多層結構的設計降低了系統(tǒng)內(nèi)部的耦合性，各部分相對獨立，又能專注于特定的角色和功能，使各個功能模塊具有更強的伸縮性、通用性、兼容性和重用性.系統(tǒng)開發(fā)基于.net技術，利用Visual Studio 2008作為開發(fā)工具，采用了Visual C# .net的開發(fā)語言和SQL Server 2000數(shù)據(jù)庫，并結合ADO.net和XML,Ajax等技術.其中，XML可以讓程序設計者根據(jù)需要自行定義標記、屬性和描述法，從而使XML文件的結構可以復雜到任何程度[6].本研究應用XML技術實現(xiàn)數(shù)據(jù)集成，主要體現(xiàn)以下優(yōu)勢：1)設備信息、故障與維修信息的快速搜索；2)2個不同管理系統(tǒng)來源數(shù)據(jù)的集成；3)數(shù)據(jù)顯示方式和接收方式的多樣性.

2.1 系統(tǒng)的功能框圖

設備維修管理信息系統(tǒng)包括用戶管理、維修申請、維修項目審核、維修項目驗收報銷、數(shù)據(jù)綜合分析、系統(tǒng)維護6大模塊，如圖1所示.

2.1.1 維修申請

筆者針對不同的維修對象將維修申請分為3類：1)有儀器設備編號的設備維修申請.用戶只要輸入所需維修設備的儀器設備編號，系統(tǒng)就會自動查詢設備是否存在，并通過Ajax頁面無刷新操作顯示查詢結果，如果存在該設備就會提供設備的名稱、型號、保管人、維修歷史等具體信息.用戶輸入故障原因和維修預算等信息后就完成了申請，這是最常用的申請類型；2)無儀器設備編號的設備維修申請.例如實驗室電路改造、課桌椅修葺、遺失儀器設備編號的設備維修等，用戶需要填寫維修項目的名稱、維修的內(nèi)容、配件的規(guī)格型號、預算等具體內(nèi)容；3)提交申請報告的維修申請.這類申請的特點是：維修金額大，需要主管部門協(xié)調(diào)、決策.這類申請除了網(wǎng)上申報外，還要求有書面材料.

無論何種類型的維修申請，系統(tǒng)都會自動生成唯一的ID，ID中含有申請類型、時間、流水號等信息，后續(xù)的數(shù)據(jù)傳遞、信息交互和狀態(tài)管理等操作都圍繞該ID開展.

圖1 設備維修管理信息系統(tǒng)的功能框圖

圖2 維修項目審核結果頁面

2.1.2 維修項目審核

維修項目審核是系統(tǒng)的核心功能，是用戶權限分配和流程控制最復雜的模塊.在本管理信息系統(tǒng)中，筆者仍然采用二級審核制度，即用戶提出維修申請后，先由用戶所在單位審核，審核通過后再由學校設備主管部門審核，同意后才能實施維修.

使用管理信息系統(tǒng)申請設備維修，申請人員不用四處找主管領導審核簽字，節(jié)約了大量的時間.主管領導登錄本系統(tǒng)后，會看到其所在學院(部門)的最新維修申請列表，點擊項目ID號，就能查看該項目申請內(nèi)容、設備信息、維修歷史等，以確定是否同意該設備進行維修.同樣，設備主管部門審核人員也可以及時了解各部門已經(jīng)審核同意的維修申請項目，瀏覽各項目的詳細內(nèi)容，反饋是否維修的決定和具體審核意見.用戶則可隨時查看審核結果和具體意見，審核結果的頁面如圖2所示.

2.1.3 維修項目實施與驗收

設備主管部門審核同意后的維修項目可以進入下一步的維修實施階段，維修實施方式因設備類型不同而途徑多元化.例如浙江師范大學計算機、打印機、普通空調(diào)、生化儀器設備等都有定點維修公司，用戶直接聯(lián)系定點維修公司解決；而有些大型設備則由用戶聯(lián)系生產(chǎn)廠商或者由采購管理部門通過采購招投標的方式解決.

設備經(jīng)維修后，除了費用較大的項目需要主管部門組織驗收外，大部分項目由用戶自行驗收.用戶驗收合格后，點擊維修項目的驗收操作，將維修工時費，材料(配件)的名稱、型號、規(guī)格、單價等維修信息輸入到管理信息系統(tǒng)中，系統(tǒng)會自動生成本項目的驗收單.

2.1.4 維修項目報銷

用戶選擇維修項目的報銷鏈接，打印輸出驗收單，如圖3所示的驗收單1式3聯(lián)，分別是財務聯(lián)、主管部門聯(lián)、送修單位聯(lián).驗收單的財務聯(lián)和發(fā)票需要用戶及其所在單位主管領導簽字，再由設備主管部門審核簽字，然后送到財務部門從相應的經(jīng)費中核銷.最后，設備主管部門審核員在管理信息系統(tǒng)中輸入已實施報銷項目對應的發(fā)票號，標志著該項目已經(jīng)完成所有的維修流程.

圖3 維修項目的驗收單

2.1.5 數(shù)據(jù)的綜合分析

設備維修管理信息系統(tǒng)具備較強的數(shù)據(jù)統(tǒng)計與綜合分析功能，根據(jù)用戶角色合理分配不同權限.普通用戶可以統(tǒng)計一段時間內(nèi)自己申請的項目數(shù)，也能按項目的不同狀態(tài)(如已審核、已驗收、已報銷等條件)進行查詢；而設備主管部門審核員擁有最高的數(shù)據(jù)使用權限，不僅可以查詢每個維修項目的狀態(tài)，而且能動態(tài)統(tǒng)計每個部門維修經(jīng)費的支出情況，某一類設備一段時間內(nèi)的維修率等，對計算機、空調(diào)等設備還能細至具體品牌、配件.

2.2 維修管理信息系統(tǒng)的安全訪問控制

為了確保系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，筆者采取了多種控制策略：首先，在用戶注冊登錄部分，采用Asp.net的HashPasswordForStoringInConfigFile方法，將密碼、權限標識等信息加密成無序編碼后存儲；其次，數(shù)據(jù)庫查詢采取“SQL注入攻擊”防范措施，并在數(shù)據(jù)操作部分盡量使用有條件的存儲過程；再次，在許多關鍵操作頁面增加IP控制策略和操作日志記錄功能，以便在出現(xiàn)異常的情況下查找操作歷史記錄.3種措施相輔相成，基本上可以保障相關數(shù)據(jù)安全存儲與使用.

2.3 用戶的角色和權限分配管理

系統(tǒng)采用用戶、角色、權限多對多的模式，一個用戶可以被分配多個角色;一個角色也可以擁有多個用戶.同理,角色與權限也是一樣的.維修管理信息系統(tǒng)根據(jù)工作流程，自定義了普通用戶、單位審核員、主管部門審核員、系統(tǒng)管理員4類角色，并為各個角色設置了訪問權限，而用戶根據(jù)職責需要，被指派為不同的角色，從而實現(xiàn)了用戶與訪問權限的邏輯分離[7]，這種角色和權限分配模式非常適合學校的機構和人事頻繁變動的情況.維修管理信息系統(tǒng)有特定的機構單位、用戶信息維護模塊，可以隨時調(diào)整任何一位用戶的角色和權限.

3 設備維修管理信息系統(tǒng)的應用與評價

設備維修管理信息系統(tǒng)于2008年9月開始部署在校園網(wǎng)上(http://lab.zjnu.net.cn)，初期目標是實現(xiàn)對計算機、打印機、復印機、投影儀等電子設備維修的信息化管理，然后逐步推廣至學校所有儀器設備.截止2009年12月31日，已有240余名注冊用戶，其中單位審核人員20多名，已申請的維修項目有1 200多項，同意維修的項目有1 000多項，已完成維修和報銷的項目950多項，維修經(jīng)費支出近50萬元.

用戶普遍反應使用管理信息系統(tǒng)后報修的工作量顯著減輕，網(wǎng)上填寫申請單與驗收單較以往手工填寫、再送到領導辦公室審核的方式要方便許多；每次審核的反饋時間也大大縮短，有些項目當天就可以完成整個維修流程，設備維修管理工作的效率有明顯的提高.而作為設備主管部門，系統(tǒng)的應用使維修管理工作更加規(guī)范化，過去用戶嫌麻煩不申請就維修，或電話申請不辦手續(xù)的現(xiàn)象都得到了有效遏制；所有工作人員能動態(tài)跟蹤申請項目的狀態(tài)，使維修工作更加透明化，加強了管理者與申請者的交流，提升了維修管理工作的服務質(zhì)量.另一方面，有了大量的維修基礎數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)挖掘和分析，能為一些決策提供支持.例如2009年初，筆者使用本系統(tǒng)中的真實數(shù)據(jù)，統(tǒng)計了2008年下半年更換率較高的投影儀燈泡和打印機硒鼓的型號，并對這些型號的配件進行招投標，最終的投標價格比平常維修時的價格有較大幅度地降低，節(jié)約了一筆相當可觀的維修費用；另外，通過統(tǒng)計近一年來計算機維修的數(shù)據(jù)，管理部門能很客觀地得出哪一年份購置或哪些品牌的機器維修率高、哪些部件易損壞、哪些維修費用支出大等信息，為設備主管部門的相關決策提供了詳實的參考數(shù)據(jù).

4 小 結

建設儀器設備維修管理信息系統(tǒng)，符合了當前設備管理部門規(guī)范管理、提高效率、提升服務的自身建設需求，能幫助管理人員及時監(jiān)控維修項目的進展情況，實現(xiàn)對維修的全過程動態(tài)管理.該系統(tǒng)應用以來，用戶普通認可網(wǎng)絡化、信息化在設備維修管理工作中的優(yōu)勢，認為系統(tǒng)不僅便捷、高效、安全、規(guī)范，而且明顯地提高了工作效率.當然也有不少用戶在界面、可操作性、數(shù)據(jù)分析等方面提出了一些寶貴意見，因此在后續(xù)的研究和應用中，我們將繼續(xù)完善系統(tǒng)功能，進一步優(yōu)化數(shù)據(jù)查詢模式，實現(xiàn)數(shù)據(jù)分析的可視化，并且要使管理信息系統(tǒng)的操作更加人性化.

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