胡 有 紅

(浙江廣播電視大學(xué) 長(zhǎng)興學(xué)院,浙江 長(zhǎng)興 313100)

學(xué)籍是指一種學(xué)生屬于某學(xué)校的法律上的身份和資格。學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間的學(xué)習(xí)發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到的學(xué)識(shí)水平的信用憑證。[1]基層電大學(xué)生學(xué)籍檔案管理是電大教務(wù)管理工作的組成部分。它是依據(jù)有關(guān)政策、法規(guī),采取科學(xué)的、規(guī)范的手段，對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)學(xué)習(xí)過(guò)程的記載和管理。它包括學(xué)生接受教育、參加學(xué)習(xí)等各方面的表現(xiàn)，各個(gè)教學(xué)階段與教學(xué)環(huán)節(jié)的學(xué)習(xí)效果、質(zhì)量考核的有效評(píng)價(jià)等?；鶎与姶髮W(xué)生學(xué)籍檔案既有獨(dú)立性，又與省級(jí)電大和中央電大有密切的聯(lián)系。它從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。由于電大采用學(xué)分制，學(xué)籍8年有效，再加上學(xué)生本人各方面的變化和管理人員的不定期變動(dòng)等因素，在實(shí)際管理工作中會(huì)出現(xiàn)管理信息丟失和學(xué)生個(gè)人信息不全等各類(lèi)問(wèn)題。這些問(wèn)題如果處理不當(dāng)，可能會(huì)導(dǎo)致影響學(xué)生正常畢業(yè)、正常就業(yè)及將來(lái)的提拔重用等不良后果。

電大學(xué)生學(xué)籍檔案的形成時(shí)間跨度較大，尤其是到了幾十年后，學(xué)籍檔案對(duì)于研究電大教育史具有重要的參考價(jià)值。而學(xué)籍檔案不同于一般的歷史文物，具有記錄性和原始性的特點(diǎn)。隨著社會(huì)的發(fā)展，學(xué)籍檔案的利用率會(huì)不斷提高，與此同時(shí)，檔案的破損速度也會(huì)不斷加快。這樣就產(chǎn)生了學(xué)籍檔案“保存”與“利用”之間的矛盾。因此，重視基層電大學(xué)生學(xué)籍檔案管理質(zhì)量，經(jīng)常分析管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，研究科學(xué)對(duì)策，不僅關(guān)系到電大辦學(xué)的規(guī)范化、制度化問(wèn)題，而且直接影響到電大辦學(xué)的質(zhì)量和效益。

一、基層電大學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題

(一)重視程度不夠，管理力量單薄

在生源市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的宏觀辦學(xué)環(huán)境下，基層電大學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)招生工作非常重視，但是，對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的重要性往往缺乏正確的認(rèn)識(shí)。這個(gè)問(wèn)題主要表現(xiàn)在：(1)為學(xué)生學(xué)籍檔案管理配備的管理人員以前并不從事學(xué)藉檔案管理工作，很少有高學(xué)歷,專業(yè)人才相當(dāng)匱乏。(2)有些管理人員是領(lǐng)導(dǎo)的配偶和子女，有的甚至是校外聘用的臨時(shí)工。(3)由于學(xué)?？傮w編制較緊，所以往往還在管理人員的人數(shù)配備上打折扣，致使人員配備不足。就目前而言，有些基層電大甚至還沒(méi)有專職的學(xué)生學(xué)籍管理員。這樣，有的管理人員整天忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，而有的管理人員工作得過(guò)且過(guò)、應(yīng)付了事，缺乏學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)的積極性，更談不上改革創(chuàng)新。

(二)學(xué)籍檔案的形成過(guò)程管理不嚴(yán)密

基層電大學(xué)生的學(xué)籍檔案形成過(guò)程有一個(gè)時(shí)間跨度。有些學(xué)校沒(méi)有形成從收集、整理、審查到歸檔的規(guī)范的管理程序，同時(shí)缺乏定期檢查、隨時(shí)反省、防患于未然的意識(shí)和機(jī)制。這個(gè)問(wèn)題主要表現(xiàn)在：(1)填表不認(rèn)真,項(xiàng)目填寫(xiě)不完整，檔案材料信息不全面。(2)對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)信息未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，漏登學(xué)分，甚至歸錯(cuò)檔。(3)在檔案的管理和傳送過(guò)程中手續(xù)不規(guī)范。(4)不能落實(shí)定期核查學(xué)籍檔案的制度，等等。這樣必然會(huì)導(dǎo)致個(gè)別學(xué)生的個(gè)人檔案缺失，個(gè)別學(xué)生不能按時(shí)畢業(yè)，以至影響個(gè)別學(xué)生今后的發(fā)展。

(三)檔案保護(hù)意識(shí)淡薄，方法不科學(xué)

目前，電大學(xué)生學(xué)藉檔案管理多采用信息系統(tǒng)軟件、光盤(pán)等現(xiàn)代化手段，但卻存在新老系統(tǒng)銜接，光盤(pán)材料定期復(fù)制等工作不到位等情況，并由此導(dǎo)致學(xué)籍檔案材料內(nèi)容殘缺，質(zhì)量低下，可信度差等現(xiàn)象?；鶎与姶笊踔吝€存在畢業(yè)生學(xué)籍檔案散存于學(xué)生個(gè)人手中的現(xiàn)象，如有些基層電大的學(xué)生檔案讓學(xué)生個(gè)人填寫(xiě)，常常出現(xiàn)涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息內(nèi)容失實(shí)等問(wèn)題，影響了檔案的原始性、真實(shí)性和完整性。檔案保護(hù)是一項(xiàng)非常細(xì)致的工作，每個(gè)管理人員都應(yīng)該懂得，管理中的一個(gè)小小疏忽將會(huì)給學(xué)校、學(xué)生和社會(huì)帶來(lái)無(wú)法挽回的損失。

(四)檔案管理職責(zé)不明確，缺乏激勵(lì)機(jī)制

筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，許多基層電大檔案管理沒(méi)有一個(gè)明確的檔案管理責(zé)任人，也沒(méi)有相應(yīng)的獎(jiǎng)罰措施，出問(wèn)題了相互推托，界限不清。而對(duì)于檔案的質(zhì)量、數(shù)量，工作人員往往是一片茫然。因此，工作人員的工作比較被動(dòng)，缺乏改革創(chuàng)新的理念。

二、基層電大學(xué)生學(xué)籍檔案管理的對(duì)策

(一)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高管理隊(duì)伍整體素質(zhì)

從管理學(xué)的角度來(lái)講，學(xué)生學(xué)籍檔案管理也應(yīng)該實(shí)行科學(xué)管理。在當(dāng)代，由于設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類(lèi)及載體的多樣化，要求檔案管理水平不斷提高。教務(wù)處的主要分管領(lǐng)導(dǎo)及其檔案管理工作人員，要不斷學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高認(rèn)識(shí)和技能。現(xiàn)代檔案管理對(duì)管理人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)技術(shù)知識(shí)、相關(guān)學(xué)科知識(shí)及管理水平和能力等多方面，都提出了新的更高的要求。檔案管理人員必須具有熱情負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)；要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，熟練掌握計(jì)算機(jī)管理檔案的技能，包括檔案材料的計(jì)算機(jī)收集、分類(lèi)、編排、歸檔、保護(hù)等多個(gè)環(huán)節(jié)的操作流程；還要學(xué)習(xí)外語(yǔ)知識(shí)，提高綜合素質(zhì)。[2]同時(shí)，由于學(xué)籍管理的政策性強(qiáng)，管理隊(duì)伍一定要相對(duì)穩(wěn)定。這樣才便于管理人員在自己的工作崗位上邊學(xué)習(xí)邊提高,熟悉業(yè)務(wù)的變化,不斷提高管理水平和保持管理工作的連續(xù)性。

(二)實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化

電大是信息時(shí)代管理方法現(xiàn)代化的領(lǐng)跑者，是把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理的最新數(shù)字化科研成果及其理論組織應(yīng)用于學(xué)籍檔案管理的垂范者。檔案信息數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。電大學(xué)籍檔案可以用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檢索、統(tǒng)計(jì)和查閱，可與現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳遞檔案信息。目前該技術(shù)已經(jīng)成為電大學(xué)生學(xué)籍檔案管理的主要手段。但是，筆者在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)運(yùn)行中還經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這樣和那樣的問(wèn)題，因此需要我們對(duì)以往工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，以進(jìn)一步提高工作效率，做到事半功倍。在實(shí)現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化的同時(shí)，管理人員也要現(xiàn)代化。學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該掌握計(jì)算機(jī)、光盤(pán)存貯、縮微技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)的管理手段，從經(jīng)驗(yàn)管理過(guò)渡到現(xiàn)代化管理。

(三)加強(qiáng)學(xué)籍檔案的形成過(guò)程管理

基層電大學(xué)生學(xué)籍檔案主要包括：(1)學(xué)生學(xué)籍記錄表；(2)新生入學(xué)登記表及各年級(jí)學(xué)生花名冊(cè)；(3)學(xué)生在籍注冊(cè)表；(4)學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)表；(5)學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍變動(dòng)情況登記表；(6)學(xué)生的獎(jiǎng)懲文件及登記表；(7)修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件；(8)實(shí)習(xí)總結(jié)、畢業(yè)生論文；(9)學(xué)位申報(bào)審批表、畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)及結(jié)業(yè)證書(shū)；(10)畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報(bào)到證存根、畢業(yè)證書(shū)及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。面對(duì)如此繁雜的學(xué)籍檔案系統(tǒng)，必須規(guī)范收集、整理、審查、歸檔程序，完善中央、省和基層電大的多層次學(xué)籍檔案檢查制度，認(rèn)真把好以下三個(gè)關(guān)，以確保學(xué)生學(xué)籍檔案的原始性、真實(shí)性和完整性。

1.把好入學(xué)審查關(guān) 必須對(duì)入學(xué)新生所持的畢業(yè)證書(shū)進(jìn)行認(rèn)證,防止弄虛作假、冒名頂替。對(duì)持假冒、無(wú)效證書(shū)的學(xué)生堅(jiān)決給予辭退。同時(shí)，必須保證招生錄取數(shù)據(jù)的規(guī)范性、完整性和嚴(yán)肅性。

2.把好轉(zhuǎn)專業(yè)審查關(guān) 電大學(xué)生入學(xué)后,由于工作變動(dòng)等原因，經(jīng)常有學(xué)生提出轉(zhuǎn)專業(yè)的要求。在辦理審批手續(xù)時(shí)，我們應(yīng)該對(duì)照轉(zhuǎn)專業(yè)的條件，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)的規(guī)定。

3.把好畢業(yè)發(fā)證審查關(guān) 在頒發(fā)畢業(yè)證以前，應(yīng)該抱著對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)負(fù)責(zé)任的態(tài)度，認(rèn)真做好畢業(yè)資格審查工作。根據(jù)培養(yǎng)規(guī)格，仔細(xì)審核每一個(gè)學(xué)生是否已修完教學(xué)計(jì)劃所規(guī)定的全部課程,學(xué)習(xí)成績(jī)、思想政治品德等是否已達(dá)到畢業(yè)的要求。

(四)完善激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化

目標(biāo)、事業(yè)、待遇、情感是學(xué)校檔案管理激勵(lì)機(jī)制的主要內(nèi)容。其中目標(biāo)因素包括學(xué)校目標(biāo)和檔案管理人員個(gè)人目標(biāo)，事業(yè)因素包括合理的崗位和對(duì)檔案管理勞動(dòng)的尊重，待遇因素包括物質(zhì)待遇和精神待遇，情感因素包括人本關(guān)懷與和諧的人際關(guān)系。以上各個(gè)內(nèi)容都必須通過(guò)人的需要的實(shí)現(xiàn)而發(fā)揮作用。要通過(guò)引導(dǎo)和培訓(xùn)，促使檔案管理人員積極參與職稱評(píng)審活動(dòng)，讓他們?yōu)閷?shí)現(xiàn)自身目標(biāo)而奮斗。同時(shí)，學(xué)校必須完善有關(guān)的激勵(lì)機(jī)制，獎(jiǎng)勤罰懶，為檔案管理人員創(chuàng)設(shè)一個(gè)良好的互幫互促的工作環(huán)境，以促進(jìn)電大學(xué)生學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化。

(五)開(kāi)發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，服務(wù)學(xué)生和社會(huì)

筆者認(rèn)為，開(kāi)發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，有利于檔案真正為教學(xué)、科研及學(xué)生、社會(huì)服務(wù)?；鶎与姶罂山W(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊(cè)表、學(xué)生成績(jī)記載表、畢業(yè)證書(shū)編號(hào)、學(xué)位證書(shū)編號(hào)及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，最大限度地整合有關(guān)學(xué)生的分散或零星的信息資源，把它變成系統(tǒng)的、集中的、動(dòng)態(tài)的檔案信息，并拓寬信息交流渠道，擴(kuò)大信息的交流量，以方便師生、用人單位和社會(huì)有關(guān)部門(mén)通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索所需信息，獲得需要的學(xué)籍檔案材料，同時(shí)也能為學(xué)生就業(yè)、提拔、晉級(jí)、考評(píng)、轉(zhuǎn)正和晉升工資等提供正確有效的信息資源。

總之，在當(dāng)代信息社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷提高，管理系統(tǒng)不斷升級(jí)換代，電大檔案管理工作面臨著全新的工作要求?；鶎与姶髮W(xué)生學(xué)籍檔案管理人員必須學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，更新管理理念，同時(shí)不斷提高自身的政治思想素質(zhì)、職業(yè)道德素養(yǎng)，這樣才能使基層電大的檔案管理工作成為電大系統(tǒng)管理鏈中的一個(gè)合格環(huán)節(jié)。

參考文獻(xiàn)：

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