□霍雄飛

2 008年國家教育部、國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》首次明確將高校學(xué)生檔案列入高等學(xué)校檔案的管理與利用范圍。這表明學(xué)生檔案管理工作被提上了高校檔案管理的新日程，也意味著高校學(xué)生檔案管理將步入正規(guī)化與制度化。培養(yǎng)人才是大學(xué)的根本任務(wù)，促進(jìn)就業(yè)是大學(xué)的生命線。高校學(xué)生檔案管理與高校人才培養(yǎng)、大學(xué)生就業(yè)服務(wù)存在怎樣的內(nèi)在聯(lián)系？如何充分發(fā)揮學(xué)生檔案管理在促進(jìn)人才培養(yǎng)過程中的積極作用,特別是在服務(wù)大學(xué)生成功就業(yè)中的作用？這是在大學(xué)生就業(yè)形勢日益嚴(yán)峻的今天，各大高校學(xué)生檔案管理工作面臨的新課題。

一、學(xué)生檔案管理在大學(xué)生就業(yè)服務(wù)中的地位與作用

（一）第一階段：就業(yè)前記錄和提升大學(xué)生的綜合素質(zhì)

高校的根本任務(wù)是培養(yǎng)德、智、體全面發(fā)展的人。學(xué)生檔案真實(shí)記錄了大學(xué)生在高校學(xué)習(xí)、生活和參加各種實(shí)踐活動的情況。它既反映了學(xué)生在高校的成長經(jīng)歷，也體現(xiàn)了高校對學(xué)生的培養(yǎng)過程，是國家和社會全面了解、選拔、任用、考核人才的重要依據(jù)①。檔案管理對培養(yǎng)和提升大學(xué)生綜合素質(zhì)起著獨(dú)特的作用：一方面，高校老師總是特別注重利用學(xué)生檔案對學(xué)生進(jìn)行差別化教育與培養(yǎng)；另一方面，完善的學(xué)生檔案是大學(xué)生就業(yè)時的重要背景材料和籌碼，每一個希望在就業(yè)雙向選擇中贏得更多機(jī)會的學(xué)生，總是會通過自身的全方位努力使得自己的檔案更加完善、更具競爭力。

（二）第二階段：就業(yè)中增加大學(xué)生的被擇機(jī)會

學(xué)生檔案的有效管理與利用是高校增加大學(xué)生就業(yè)機(jī)會的重要手段。隨著我國教育管理體制改革和大學(xué)生就業(yè)體制改革的不斷深化，“供需見面，雙向選擇”已成為當(dāng)今大學(xué)生就業(yè)的基本方式。這種方式通常以高校就業(yè)主管部門牽頭舉辦招聘會為主要形式。學(xué)生檔案材料以其權(quán)威性成為畢業(yè)生與用人單位就業(yè)雙向選擇的可靠橋梁。在實(shí)際工作中，一些政府部門或事業(yè)單位在選擇人才時，往往是先聽學(xué)校介紹畢業(yè)生情況，而后通過查看學(xué)生檔案材料，了解學(xué)生的綜合素質(zhì)，最后確定面洽人選。毋庸置疑，一份全面、高質(zhì)量的學(xué)生檔案材料對用人單位具有強(qiáng)烈的吸引力，同時也使學(xué)生本人擁有了更多的選擇用人單位的自由與機(jī)會。

（三）第三階段：就業(yè)后保障大學(xué)生的合法權(quán)益

學(xué)生檔案的有效管理與利用有助于高校保障大學(xué)生就業(yè)后的合法權(quán)益。盡管一些用人單位在錄用工作人員時不調(diào)檔案，不落戶口，致使許多畢業(yè)生并不重視人事檔案的重要性。但隨著我國人事制度改革的深入推進(jìn)，人事管理將逐步進(jìn)入規(guī)范化管理階段。畢業(yè)生就業(yè)以后的有關(guān)落戶、辦理社會保險、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報等問題都需要查閱人事檔案，畢業(yè)生繼續(xù)升學(xué)、報考公務(wù)員也需要使用人事檔案。因此，高校有責(zé)任加強(qiáng)對學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)與教育，并做好畢業(yè)生就業(yè)后的檔案投遞管理工作，這對于保障畢業(yè)生就業(yè)后的個人合法權(quán)益具有重要意義。

二、學(xué)生檔案管理失范對大學(xué)生就業(yè)服務(wù)的不利影響

（一）管理觀念落后，就業(yè)服務(wù)意識缺乏

1、管理主體的檔案管理觀念陳舊。檔案管理的主體主要包括高校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生檔案管理人員。雖然大多數(shù)高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作在理論上的重要性有一定認(rèn)識，但在現(xiàn)實(shí)中，常常出現(xiàn)“檔案工作說起來重要，排起來次要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象②。領(lǐng)導(dǎo)的不重視致使學(xué)生檔案管理沒有被納入高校檔案管理的整體規(guī)劃，也未對學(xué)生檔案管理工作的內(nèi)容、程序提出明確的規(guī)范和要求。而檔案管理人員的管理觀念落后、普遍缺乏服務(wù)意識，則進(jìn)一步制約了學(xué)生檔案就業(yè)服務(wù)功能的發(fā)揮。

2、管理客體的檔案意識薄弱。檔案意識是指個人及社會對檔案的認(rèn)識程度，它決定了人們對檔案的社會地位和作用的認(rèn)識，影響著檔案用戶對檔案需求的準(zhǔn)確表達(dá)，支配著檔案用戶的檔案行為③。由于高校檔案管理部門和管理者對本職工作的宣傳不到位，使得作為檔案管理客體的學(xué)生缺乏檔案意識。根據(jù)有關(guān)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，大學(xué)生對檔案不太了解的占調(diào)查對象的52%，對檔案比較了解的為30%，對檔案很了解的只占2%④。學(xué)生的檔案意識薄弱，使得學(xué)生檔案的利用率低，就業(yè)服務(wù)功能發(fā)揮不出來。

（二）管理機(jī)制不完善，就業(yè)服務(wù)功能弱化

1、檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，就業(yè)服務(wù)水平不高。據(jù)了解，我國高校從事學(xué)生檔案管理工作的大都是兼職人員。因此，相當(dāng)一部分管理人員對高校學(xué)生檔案的管理缺乏專業(yè)素養(yǎng)與責(zé)任心，不熟悉學(xué)生檔案管理的規(guī)律。在日常檔案管理工作中常常出現(xiàn)：一是檔案轉(zhuǎn)遞程序不規(guī)范的問題，在轉(zhuǎn)遞檔案時，不按規(guī)定通過機(jī)要渠道轉(zhuǎn)遞，并且只顧檔案發(fā)出，而不注意收集檔案回執(zhí)，從而容易造成檔案的丟失；二是出現(xiàn)檔案漏發(fā)、誤發(fā)現(xiàn)象，由于兼職人員的工作時間和精力投入有限，且業(yè)務(wù)水平不高，要限期把大批畢業(yè)生檔案發(fā)往各地，容易造成失誤。

2、檔案內(nèi)容不完整，無法反映大學(xué)生素質(zhì)全貌。隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，用人單位對人才的錄用標(biāo)準(zhǔn)越來越高，對畢業(yè)生關(guān)注的重心逐步從注重思想狀況、學(xué)習(xí)成績轉(zhuǎn)向?qū)δ芰Α⑸眢w、心理等綜合素質(zhì)與信用情況的全面了解。而傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理模式在材料收集方面僅重視個人思想政治表現(xiàn)與學(xué)習(xí)成績，缺乏對個人的實(shí)踐能力、人際交往能力、創(chuàng)新能力、組織管理能力和心理素質(zhì)、誠信品質(zhì)等情況的記錄⑤。這使得用人單位無法根據(jù)檔案材料對學(xué)生作出準(zhǔn)確評價，進(jìn)而不利于用人單位選拔人才。

3、檔案管理方式落后，不能滿足大學(xué)生就業(yè)需要。目前，大學(xué)生檔案管理基本沿襲著計劃經(jīng)濟(jì)體制下的老辦法，一直遵循著“檔隨人走”的原則，使得檔案提供滯后于大學(xué)生就業(yè)需要。這種現(xiàn)象應(yīng)歸因于落后的學(xué)生檔案管理方式。目前，我國大部分高校的學(xué)生檔案管理方式都以紙質(zhì)檔案為主，較少采用電子檔案。這種以手工操作為主的檔案管理手段，建檔工作量大，學(xué)生在校期間產(chǎn)生的檔案材料大多散放在各部門或各班主任乃至個人手中，等畢業(yè)生離校時再集中歸檔。當(dāng)用人單位需要高校提供詳實(shí)、全面的學(xué)生檔案時，校方卻不能及時提供出來。這種落后的學(xué)生檔案管理方式使得檔案的利用率低，進(jìn)而嚴(yán)重阻礙了大學(xué)生的就業(yè)和擇業(yè)。

三、提升學(xué)生檔案管理的就業(yè)服務(wù)功能的對策思路

為充分發(fā)揮學(xué)生檔案管理在促進(jìn)人才培養(yǎng)過程中的積極作用,特別是服務(wù)大學(xué)生成功就業(yè)的作用，需要創(chuàng)新學(xué)生檔案管理工作思路。針對目前高校學(xué)生檔案管理失范這一現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為，高校應(yīng)從以下兩大方面提高學(xué)生檔案管理的就業(yè)服務(wù)能力。

（一）創(chuàng)新檔案管理觀念，增強(qiáng)就業(yè)服務(wù)意識

1、增強(qiáng)校領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的檔案服務(wù)意識。學(xué)生檔案管理是高校檔案工作的重要組成部分，也是高校管理的基礎(chǔ)性工作。因此要讓每一位高校領(lǐng)導(dǎo)、教育管理工作者認(rèn)識到學(xué)生檔案是關(guān)系到學(xué)校加強(qiáng)學(xué)生素質(zhì)教育以及學(xué)生順利就業(yè)的大事。學(xué)校應(yīng)提高學(xué)生檔案管理工作的地位，將學(xué)生檔案納入學(xué)校的綜合管理，制定和完善檔案管理工作的相關(guān)制度。對檔案管理工作人員提出具體工作要求，進(jìn)一步明確檔案管理責(zé)任，使之按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行學(xué)生檔案的收集和管理。

2、增強(qiáng)學(xué)生的檔案意識。高校能否恰當(dāng)利用學(xué)生檔案管理來培養(yǎng)和教育學(xué)生、提高檔案的就業(yè)服務(wù)功能，受制于學(xué)生的檔案意識是否具備及其強(qiáng)弱程度。高?？赏ㄟ^多種途徑與方式，加強(qiáng)學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)：一是可利用新生入學(xué)繳交檔案之機(jī)，通過各種形式貫徹宣傳《檔案法》，讓學(xué)生初步樹立檔案意識，使之知曉在校期間哪些材料將進(jìn)入畢業(yè)生檔案，進(jìn)而改善自己的一言一行，為完善檔案而努力學(xué)習(xí)、鍛煉自己的能力；二是在學(xué)生畢業(yè)前，學(xué)校應(yīng)把檔案意識教育作為就業(yè)教育的重要內(nèi)容，依托多種平臺宣傳畢業(yè)生檔案的內(nèi)容、作用和去處，提高學(xué)生檔案意識。

（二）完善檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化就業(yè)服務(wù)功能

1、提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，提升就業(yè)服務(wù)水平。檔案管理工作是一項專業(yè)性很強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)要求比較高的工作。建設(shè)一支強(qiáng)有力的檔案管理隊伍是提高學(xué)生檔案管理質(zhì)量的重要基礎(chǔ)和保證。為此，學(xué)校應(yīng)成立學(xué)生檔案管理的職能部門，落實(shí)發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)，根據(jù)工作需要配備專職檔案管理人員，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)，使每位檔案管理人員充分認(rèn)識到學(xué)生檔案服務(wù)學(xué)生的功能，并定期組織人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)知識、科學(xué)文化知識和運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備的技能。

2、設(shè)置完善的學(xué)生檔案內(nèi)容，全面反映學(xué)生綜合素質(zhì)。高校要真正實(shí)現(xiàn)“為單位選送優(yōu)秀人才、為畢業(yè)生推薦合適單位”的目標(biāo)，就應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理，充實(shí)檔案內(nèi)容。為此，反映學(xué)生道德品質(zhì)、思想素質(zhì)、組織能力、實(shí)踐能力、科研能力的材料等都應(yīng)歸入學(xué)生檔案。這里，筆者想重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)增加學(xué)生在校期間的誠信材料的意義。隨著我國人事制度改革的深入推進(jìn)，社會人員流動日趨活躍，個人信用情況的利用率將越來越高。將個人誠信情況納入畢業(yè)生檔案收集范圍，不僅可以增強(qiáng)學(xué)生的誠信意識，也可以為用人單位提供有利的選人依據(jù)。

3、轉(zhuǎn)變學(xué)生檔案管理方式，強(qiáng)化檔案就業(yè)服務(wù)功能。當(dāng)今社會已進(jìn)入信息化時代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)高校管理及大學(xué)生就業(yè)服務(wù)的需要。電子檔案管理以其檢索速度快、查找方便、可靠性高、存儲量大、壽命長、成本低等優(yōu)勢成為現(xiàn)代檔案管理的新趨勢。學(xué)生檔案的電子化管理方式具有無可比擬的優(yōu)勢：一是減輕管理人員的勞動強(qiáng)度，大大提高其工作效率；二是在信息不對稱的就業(yè)環(huán)境下，有利于符合條件的用人單位全面、及時、方便地查找畢業(yè)生的檔案信息(涉密及隱私部分除外)，進(jìn)而增加畢業(yè)生就業(yè)機(jī)會；三是充分利用電子檔案管理系統(tǒng)跟蹤畢業(yè)生的就業(yè)信息，通過對畢業(yè)生的就業(yè)質(zhì)量進(jìn)行分析，了解人才市場對人才的需求狀況，進(jìn)而改進(jìn)人才培養(yǎng)模式，加快教學(xué)計劃、內(nèi)容、方法和手段的改革與調(diào)整，為在校大學(xué)生更好就業(yè)提供服務(wù)。因此，高校在學(xué)生檔案信息的收集、傳播和使用方面，有必要結(jié)合自身條件，推進(jìn)學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè)。

注釋：

①丘如華：《強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理的思考》，《廣西社會科學(xué)》2009年第8期

②曲德強(qiáng)：《高校學(xué)生人事檔案與大學(xué)生就業(yè)研究》，《中國電力教育》2008年第12期

③馮瑜：《檔案服務(wù)功能與大學(xué)生就業(yè)》，《中國檔案》2008年第12期

④謝寶琴：《關(guān)注大學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)》，《蘭臺世界》2007年第3期

⑤趙滟：《大學(xué)生檔案意識現(xiàn)狀分析及其對策研究》，《云南檔案》2008年第3期