潘偉聰

隨著科技發(fā)展，越來越多的高、精、尖設(shè)備運用到醫(yī)療技術(shù)中來，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理也在醫(yī)院管理中占有越來越重要的地位。醫(yī)療設(shè)備作為醫(yī)院資產(chǎn)的重要項目構(gòu)成，是醫(yī)院賴以生存和發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)，是體現(xiàn)醫(yī)院綜合實力的重要指標，因此對醫(yī)療設(shè)備的檔案管理成為了醫(yī)療設(shè)備管理甚至于整個醫(yī)院管理中的重要環(huán)節(jié)。醫(yī)療設(shè)備檔案的建立、管理與使用既是設(shè)備管理的基礎(chǔ),反映了醫(yī)療設(shè)備管理的整個過程，也是醫(yī)院實施管理的客觀決策依據(jù)。完整的設(shè)備檔案是解決設(shè)備糾紛的原有憑證，是效益分析的客觀依據(jù)，是工程技術(shù)人員的得力工具。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案的作用

設(shè)備檔案中的合同、資質(zhì)材料是合法引進與使用設(shè)備的重要依據(jù)。醫(yī)療設(shè)備是直接用于診斷和治療疾病的儀器，與人的生命息息相關(guān)，購買合法的、有品質(zhì)保障的機器是對病患生命的負責，設(shè)備檔案則成為日后解決醫(yī)療糾紛的依據(jù)。檔案中的技術(shù)維修資料可以保障科室正確的使用與維護機器。手冊中的操作規(guī)程是儀器正常運行的保證，是確保醫(yī)療診斷的可靠性，維護設(shè)備安全、延長設(shè)備使用壽命、消除事故隱患的必要資料。設(shè)備的安裝、驗收資料，是確保儀器正常開機使用，主機及零配件與購買合同條款相符，以及明確保修期，維護醫(yī)院權(quán)益的文件。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案的內(nèi)容

醫(yī)療設(shè)備檔案應(yīng)包括從設(shè)備論證申請、效益分析、招標采購到安裝調(diào)試、使用驗收、計量管理、保養(yǎng)維修、淘汰報廢整個過程中的全部歷史資料,主要包括：

2.1 醫(yī)療儀器設(shè)備考察論證期間的資料包括:

使用科室的申請報告、醫(yī)療需求、社會效益和經(jīng)濟效益分析論證報告、資金來源、設(shè)備管理委員會討論審批意見、衛(wèi)生資源配置許可的有關(guān)資料、供貨商資質(zhì)、產(chǎn)品介紹、報價單等。

2.2 醫(yī)療儀器設(shè)備購置期間的資料包括:

招標書、投標書、協(xié)議書、合同( 價格、產(chǎn)品性能、技術(shù)參數(shù)、售后服務(wù)、聯(lián)系方式、交貨期及地點、付款方式、違約責任等)、備忘錄等。

2.3 醫(yī)療儀器設(shè)備安裝驗收期間的資料包括:

發(fā)票復印件( 原件保存在財務(wù)檔案中)、機電設(shè)備進口證明、海關(guān)免稅證明、報關(guān)單、商檢證明、檢驗檢疫證明、隨機全部技術(shù)資料、醫(yī)療儀器設(shè)備安裝驗收檢測報告、計量檢測記錄等。

2.4 醫(yī)療儀器設(shè)備啟用后的資料包括:

登記帳、卡、使用記錄、計量資料、保養(yǎng)維修記錄、性能動態(tài)記錄、醫(yī)療儀器設(shè)備拆除報廢處理情況、經(jīng)濟效益分析和成本核算報告、使用率和完好率的統(tǒng)計分析等。

其中設(shè)備啟用后的維修資料的檔案管理, 是醫(yī)療設(shè)備管理中的重要環(huán)節(jié)。維修資料是維修工作中不可缺少的、經(jīng)常需要查閱的重要資料, 對能否快速排除故障, 能否修復設(shè)備十分關(guān)鍵。

3 醫(yī)療設(shè)備檔案的管理

完整的醫(yī)療儀器設(shè)備檔案可為醫(yī)療設(shè)備的正常運行、維護大修、狀態(tài)檢修提供技術(shù)依據(jù)?？梢酝ㄟ^規(guī)范化的檔案管理制度的建立，規(guī)范了建檔程序，從而保證設(shè)備檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、移交順利進行。

3.1 認真貫徹執(zhí)行《檔案法》,強化各級管理人員依法治檔的意識,自覺接受法規(guī)的約束和監(jiān)督。對醫(yī)療設(shè)備的檔案管理實行分管院長負總責、設(shè)備檔案領(lǐng)導小組審查、設(shè)備科主任負責、設(shè)備檔案管理人員具體實施、設(shè)備維修人員參與管理的辦法, 實行醫(yī)院、科室、操作人員三級管理網(wǎng)絡(luò), 統(tǒng)一管理，確保設(shè)備檔案文件的齊全、完整、準確、系統(tǒng)、安全和及時歸檔。

3.2 為了建檔的完整性,在設(shè)備購置前必須獲取全面的資料。從設(shè)備論證到開箱驗收的整個過程中,要注意技術(shù)資料收集齊全。當醫(yī)療設(shè)備到院后,檔案管理人員和設(shè)備維修人員要共同開箱驗收并當場填寫驗收報告,將隨機資料收集整理好一并裝入檔案盒,登記建檔。

3.3 確定醫(yī)療儀器設(shè)備檔案的歸檔范圍。根據(jù)醫(yī)療儀器設(shè)備檔案的管理要求和各階段設(shè)備文件的形成規(guī)律,結(jié)合醫(yī)院實際,有目的、分階段(考察-論證-購置-安裝- 使用-報廢)跟蹤收集相關(guān)資料,分類整理,明確歸檔內(nèi)容并按年度歸入設(shè)備檔案,便于使用。同時將有關(guān)材料印發(fā)使用科室,讓各科的設(shè)備操作者都了解設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容和要求,配合檔案部門做好資料的歸檔工作。

3.4 確定醫(yī)療儀器設(shè)備檔案的組卷原則。醫(yī)療儀器設(shè)備驗收完成后,設(shè)備管理部門的檔案員應(yīng)及時將形成的設(shè)備文件材料整理組卷。根據(jù)設(shè)備文件材料的形成規(guī)律、內(nèi)容和載體形式等情況,在便于利用、查找的原則下,將每項設(shè)備文件材料進行系統(tǒng)整理,組成檔案卷。

此外，對醫(yī)療設(shè)備的檔案管理也應(yīng)該充分利用科技手段進行智能化管理，充分發(fā)揮計算機管理在檔案管理中的優(yōu)勢，為醫(yī)療設(shè)備合理、高效使用及科學管理提供服務(wù),從而使醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作正規(guī)化、科學化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化, 更好的為現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展提供服務(wù)。

[1]GB/T 11822-2000,科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求[S].

[2]沈水珍,周露瓊.醫(yī)療設(shè)備維修資料的檔案管理[J].中國醫(yī)療器械雜志,2004,28(1).

[3]王小弋.淺談醫(yī)院設(shè)備檔案管理[J].中華現(xiàn)代臨床醫(yī)學雜志,2004,2(3).

[4]Healthcare Management ,Issue dtd. 16th to 31st March,2004.

[5]施元春，劉亞杰，葉淑華.大型醫(yī)療設(shè)備檔案管理及成效[J].中國醫(yī)學裝備，2009,6(7):47.