[摘 要] 會計電算化的應(yīng)用廣度和深度不斷擴(kuò)大，如何有效提高會計電算化條件下會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為企業(yè)管理層提供正確的決策依據(jù)已成為重要的研究課題。本文分析了影響會計數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的原因，從加強(qiáng)期初建賬、建立完善稽核機(jī)制、推行會計稽核作業(yè)分類、合理使用“反記賬”“反結(jié)賬”功能、加強(qiáng)內(nèi)部審計的及時性等幾方面進(jìn)行了探討。

[關(guān)鍵詞] 會計電算化;會計數(shù)據(jù);準(zhǔn)確性;策略

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2009 . 22 . 002

[中圖分類號]F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2009)22 - 0007 - 03

面對全球性的金融危機(jī)，會計電算化如何發(fā)揮會計作為企業(yè)管理信息中心的作用，為企業(yè)管理部門、業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)管理、調(diào)整制度、優(yōu)化系統(tǒng)提供正確的決策依據(jù)， 有效規(guī)避金融風(fēng)險已成為重要的研究課題。會計電算化的推廣普及，帶來了整個企業(yè)經(jīng)營管理的“電算化”。但我們在工作中還是能感受到會計電算化并沒有達(dá)到我們所預(yù)期的管理效果，提供給管理層的會計數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確直接影響到企業(yè)的經(jīng)營決策，有必要探討和研究其中的原因并進(jìn)行策略分析。

一、會計電算化條件下影響會計數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的原因

從手工賬務(wù)處理方式轉(zhuǎn)換為會計電算化后，會計工作發(fā)生了很大的變化，涉及稽核環(huán)節(jié)、數(shù)據(jù)提取方式以及管理范圍、方式等諸多方面，這些都直接影響到會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

1. 會計稽核環(huán)節(jié)減少

手工操作條件下，每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都需要經(jīng)過多重手續(xù)，會計稽核工作是多環(huán)節(jié)進(jìn)行的，會計差錯比較容易發(fā)現(xiàn)。從原始憑證的審核、 “T”型賬、科目匯總表的編制、明細(xì)賬和總賬的登記、明細(xì)賬和總賬的期末結(jié)賬，到報表的編制，均由不同的責(zé)任人分別記錄并保管，即按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)分為不同的工作職責(zé)，各司其職，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審核復(fù)查機(jī)制，在相互牽制、相互核對、檢查監(jiān)督等重要措施的實施過程中，包含大量的會計數(shù)據(jù)的提取、傳輸和校驗等工作。

而會計電算化條件下，僅需將原始憑證審核后一次錄入，許多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡化，算賬、登賬過程均可由計算機(jī)進(jìn)行處理且瞬間即可完成。電算化會計信息系統(tǒng)缺乏賬務(wù)處理的痕跡，弱化了賬務(wù)處理流程。手工操作會計中嚴(yán)格的憑證、賬簿制度，在電算化會計系統(tǒng)中減少或消失，造成其審查、稽核機(jī)制被削弱，數(shù)據(jù)錄入時無意形成的差錯很難發(fā)現(xiàn)。

2. 數(shù)據(jù)提取方式增多

會計電算化下，為滿足管理需求，開發(fā)的會計賬簿種類繁多，通常只打印部分存檔的賬簿，其他賬簿都是虛擬的，不像手工賬簿那么直觀，平時日常管理所需數(shù)據(jù)大多數(shù)是存放在計算機(jī)內(nèi)，我們隨時根據(jù)管理者的需求來調(diào)用、檢索數(shù)據(jù)。

數(shù)據(jù)的提取，一般是要通過設(shè)置篩選的條件進(jìn)行，條件的組合不合理，如篩選條件過高，易發(fā)生數(shù)據(jù)不完整;篩選條件過低，會產(chǎn)生海量信息，不具有實際的可操作性。數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性更加難以得到保證。

3. 輔助核算功能運(yùn)用增多

現(xiàn)代企業(yè)所包含的業(yè)務(wù)活動的種類越來越多，所涉及的專業(yè)領(lǐng)域也越來越廣，各種業(yè)務(wù)的工作量也越來越大。為了提高企業(yè)的管理力度和經(jīng)營效率，很多單位實施了加強(qiáng)財務(wù)管理，細(xì)化會計核算的政策，要求進(jìn)行明確的分類核算和管理。會計電算化適應(yīng)了這種管理的需要，會計輔助核算功能得到廣泛運(yùn)用。

所謂輔助核算功能，是指當(dāng)一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，在進(jìn)行記賬處理時，不但要記到總分類賬、明細(xì)賬等正式賬簿，還要求記到相應(yīng)的輔助核算賬簿，如部門、項目、單位往來、個人往來等賬簿。會計人員在錄入原始憑證時，不但要輸入會計科目，還要輸入部門或項目等。使用輔助核算賬，在強(qiáng)化會計信息的管理和控制的同時，操作環(huán)節(jié)的增多也增加了產(chǎn)生差錯的概率。

4. 管理的空間增大

隨著大型企業(yè)ERP系統(tǒng)的使用和電算會計網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部賬務(wù)處理系統(tǒng)與工資、固定資產(chǎn)、銷售及應(yīng)收款、采購及應(yīng)付款、存貨等管理系統(tǒng)等相連，進(jìn)行聯(lián)機(jī)實時處理。財務(wù)系統(tǒng)與企業(yè)的各個部門、各個子公司的信息接口對接 ，無論是在本地還是在異地 ，都能通過網(wǎng)絡(luò)實時接收財務(wù)信息。財務(wù)系統(tǒng)對接收到的信息進(jìn)行整理 ，并加以分析。它一方面可以使用戶實時得到當(dāng)前的信息，另一方面數(shù)據(jù)由多個用戶進(jìn)行輸入 ，大量業(yè)務(wù)同時進(jìn)行。一些錯誤的單據(jù)或不合理的交易一旦審核通過進(jìn)入系統(tǒng)，一切都是自動進(jìn)行處理和轉(zhuǎn)儲，各人根據(jù)各自的需要提取不同的數(shù)據(jù)，一般的用戶對于系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)只有讀取的權(quán)限，很難再進(jìn)行更正。多個數(shù)據(jù)輸入口和財務(wù)系統(tǒng)的監(jiān)控不到位，將使會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度下降。

二、會計電算化條件下提高會計數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的策略

1.高度重視會計電算化系統(tǒng)的初始化或期初建賬工作，盡量規(guī)避原則性會計差錯的發(fā)生

首先，時間安排上要提前。在年末至年初這個階段，年度決算、新年度預(yù)算與建新賬時間會有一定的沖突，年初建賬工作要提前。

其次，在初始化或建賬之初，要全盤考慮全年的需要、管理的需要。選擇好適合本企業(yè)的會計核算方法及核算體系。在會計科目設(shè)置方面，除了要按照會計制度中規(guī)定的會計科目名稱和代碼設(shè)置一級總賬科目外，還要根據(jù)本單位的實際業(yè)務(wù)，設(shè)置二級科目甚至三級、四級科目，還有部門編碼、項目編碼等都要便于檢索數(shù)據(jù)，增強(qiáng)編碼的科學(xué)性，如分級代表一個大類的信息，盡可能在初始階段考慮周全，因為建賬以后，有了數(shù)據(jù)的科目將不能再修改名稱和編碼。

針對一些會計核算的細(xì)節(jié)做出明確的規(guī)定。如實施成本費(fèi)用預(yù)算實時控制時，預(yù)算指標(biāo)輸入的借貸方關(guān)系的處理，如果調(diào)減預(yù)算指標(biāo)時，應(yīng)統(tǒng)一用紅字記在成本費(fèi)用科目的貸方，如果記在成本費(fèi)用科目的借方，將預(yù)算數(shù)與實際開支數(shù)混雜在一起，則在統(tǒng)計成本費(fèi)用數(shù)據(jù)時，必須一一剔除預(yù)算指標(biāo)數(shù)，容易出現(xiàn)差錯。

2. 合理使用“反記賬”“反結(jié)賬”功能，及時糾正已發(fā)生差錯

反記賬、反結(jié)賬功能的合理使用最大的好處是能減少賬簿中冗余信息的干擾。當(dāng)發(fā)生大量的錯誤憑證被登記入賬或者是憑證出現(xiàn)差錯后，經(jīng)過多次更正時，會計人員多次采用“紅字沖銷法”和“補(bǔ)充登記法”，會編制大量的紅字憑證和藍(lán)字憑證予以糾錯，其結(jié)果就會導(dǎo)致會計賬簿中存在大量的正、負(fù)相抵的金額記錄，更正完成后已很難看出這筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的本來面目，嚴(yán)重干擾了會計人員準(zhǔn)確、及時地利用會計信息。發(fā)現(xiàn)差錯時，使用會計軟件中的反記賬、反結(jié)賬功能，會計人員就可以通過取消結(jié)賬、記賬，恢復(fù)了記賬前狀態(tài)，在錯誤憑證上直接修改后再重新審核、記賬、結(jié)賬，最終實現(xiàn)賬、證相符。這樣一來，賬簿記錄清楚、易讀，便于會計人員正確提取會計數(shù)據(jù)。

3. 建立完善的稽核機(jī)制，保證各輸入口數(shù)據(jù)的正確性

除了對軟件自身的檢查控制之外，財務(wù)部門內(nèi)部也要建立控制體系，對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗 ， 還特別要針對一些軟件無法檢查出的錯誤進(jìn)行認(rèn)真的審核，不符合的數(shù)據(jù)則不能正常輸入。

對與賬務(wù)系統(tǒng)對接的各個管理子系統(tǒng)，建立安全有效的數(shù)字簽名制度，確保電子單據(jù)的準(zhǔn)確，并通過數(shù)字簽名技術(shù)明確責(zé)任。

對經(jīng)網(wǎng)絡(luò)傳送到總公司的信息 ，要由專業(yè)會計人員進(jìn)行把關(guān)，如果發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的信息要對其進(jìn)行修改，最后生成合格的會計憑證。

4. 推行會計稽核作業(yè)分類，提高稽核工作質(zhì)量

將稽核任務(wù)按內(nèi)容和復(fù)雜程度劃分為多類，實施分類作業(yè)。不同業(yè)務(wù)能力的人員承擔(dān)不同內(nèi)容等級的業(yè)務(wù)。

比如，財務(wù)部門安排稽核人員，負(fù)責(zé)一般稽核事務(wù)，包括原始憑證的審核、記賬憑證的審核;需要憑借一定的專業(yè)知識、經(jīng)驗和動態(tài)信息資料分析判斷的內(nèi)容。

安排主管會計負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)操作復(fù)雜，不易通過人工直接審核的會計業(yè)務(wù)，即事中事后對賬務(wù)處理系統(tǒng)中生成數(shù)據(jù)的審核。這要求要有手工記賬的經(jīng)驗，對財務(wù)軟件的應(yīng)用方法和技巧掌握得透徹和熟練，對電算會計軟件中的各種內(nèi)部勾稽關(guān)系相當(dāng)熟悉，對單位財務(wù)工作有全面認(rèn)識，能識別明顯錯誤，及時發(fā)現(xiàn)問題。通過對賬目及時清理，及時調(diào)整，尤其是一些科目使用錯誤等原則性的差錯，避免重復(fù)發(fā)生。

5. 提高內(nèi)部審計的及時性，加強(qiáng)對會計稽核工作的外部監(jiān)控

綜合采用多種科學(xué)的審計方法，積極開展電算化會計系統(tǒng)的事前審計、事中審計。

事前對會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置的嚴(yán)密性、完善性、科學(xué)性等進(jìn)行評價，保證系統(tǒng)合法地、正確地運(yùn)行。

開發(fā)針對特定會計軟件的審計軟件，與財務(wù)部門的會計電算化系統(tǒng)接口連接，或直接在審計部門增加會計電算化系統(tǒng)接口，事中對電算化內(nèi)部會計控制進(jìn)行日常性、全過程的控制及監(jiān)督，可以及時發(fā)現(xiàn)會計稽核工作中的疏漏問題，調(diào)查了解系統(tǒng)的實際運(yùn)行情況，找出操作中的薄弱環(huán)節(jié)，提出改進(jìn)意見。

隨著市場規(guī)模的擴(kuò)大以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展步伐的加快，隨著資本市場的活躍度增加，通過并購重組后形成的集團(tuán)化公司越來越多，隨著信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，會計電算化的發(fā)展，無論是在深度和廣度上都將出現(xiàn)更新的局面——互聯(lián)網(wǎng)在會計電算化中的應(yīng)用是大勢所趨，尤其是在集團(tuán)型企業(yè)，應(yīng)用將更廣泛。系統(tǒng)不僅僅是接收實時數(shù)據(jù)的上傳，其更大的價值在于結(jié)合不同行業(yè)的生產(chǎn)特點對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整合與應(yīng)用。實現(xiàn)這些功能就必須有相應(yīng)的控制。同時，企業(yè)可能會擔(dān)心相關(guān)內(nèi)部資料暴露于外，影響其競爭能力，因此必須運(yùn)用更復(fù)雜的查核技術(shù)，內(nèi)部稽核難度進(jìn)一步加大，將大幅增加查核所需的時間與成本，對財務(wù)人員的綜合素質(zhì)要求會很高。只有采取有效的應(yīng)對策略和改進(jìn)措施，才能保證會計信息系統(tǒng)提供準(zhǔn)確的會計信息。

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