張傳剛

校務(wù)會(huì)議是學(xué)校通報(bào)日常工作情況、總結(jié)前一階段工作、部署下一階段工作等事務(wù)的重要平臺(tái),是校領(lǐng)導(dǎo)和教師直接溝通的便利渠道,是一所學(xué)校正常運(yùn)轉(zhuǎn)不可缺少的一部分。校務(wù)會(huì)議少則一月一次,多則兩周、甚至一周一次。不過,在校務(wù)會(huì)議的運(yùn)行過程中,由于開會(huì)形式一成不變、會(huì)議時(shí)間過長(zhǎng)、會(huì)議內(nèi)容多有雷同,久而久之引起教職工的反感,會(huì)上不再認(rèn)真聽會(huì),甚至做起小動(dòng)作,讀書看報(bào)、玩手機(jī)、竊竊私語等。會(huì)議主持人就要多說幾句,強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律,無形中就又延長(zhǎng)了會(huì)議的時(shí)間,教職工愈加不滿。長(zhǎng)此以往,校務(wù)會(huì)就變成了領(lǐng)導(dǎo)說領(lǐng)導(dǎo)的,教職工做教職工的,會(huì)上安排的工作落實(shí)不好,學(xué)校整體工作懈怠。于是校領(lǐng)導(dǎo)愈發(fā)要在會(huì)上強(qiáng)調(diào),會(huì)議時(shí)間拉長(zhǎng),教職工愈發(fā)不滿,形成了惡性循環(huán):學(xué)校工作無起色,開長(zhǎng)會(huì)強(qiáng)調(diào),教職工消極怠工。要改變這種情況,當(dāng)從以下幾方面入手,提高會(huì)議效率。

1.利用現(xiàn)代技術(shù)手段,減少“會(huì)次”。在現(xiàn)代技術(shù)條件下,許多學(xué)校都已經(jīng)建成了校園網(wǎng),開通了“校信通”等信息平臺(tái),但在實(shí)際工作中并沒有充分發(fā)揮它們的作用。因此,要充分利用現(xiàn)代技術(shù)的便捷條件,提高工作效率。比如說,依托校園網(wǎng),開通現(xiàn)代辦公系統(tǒng)?，F(xiàn)代辦公系統(tǒng)方便快捷,覆蓋無遺漏。學(xué)校的日常工作安排、文件傳達(dá)、通知等均可通過其來傳達(dá)?！靶Ｐ磐ā币部砂褜W(xué)校的相關(guān)信息及時(shí)地發(fā)到各位教師的手機(jī)上。不需要再把全校教職工集合起來宣讀文件、發(fā)布通知。學(xué)校在安排工作、布置任務(wù)、傳達(dá)文件、發(fā)布通知等方面,要能上網(wǎng)發(fā)布的就網(wǎng)絡(luò)公告,能文件傳達(dá)的就文件傳達(dá),能短信群發(fā)告知的就短信發(fā)送,能不開的會(huì)就不開,兩個(gè)會(huì)能合成一個(gè)的就合成一個(gè),能一月開一次的就不兩周開一次,充分減少會(huì)議的次數(shù)。減少了會(huì)議次數(shù),也就提高了工作效率。

2.有針對(duì)性地開會(huì),減少“會(huì)員”。因?yàn)楣ぷ饔兄鞔?任務(wù)有側(cè)重,校務(wù)會(huì)并不是每次都要全校教職工參加的。在開會(huì)之前,會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)會(huì)議的工作內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確的安排,確定參加會(huì)議的必要人員,做到應(yīng)該參會(huì)的一個(gè)不漏,無須參會(huì)的一個(gè)不來,減少參加會(huì)議人員,保證會(huì)議的針對(duì)性、有效性,避免會(huì)議的大鍋飯現(xiàn)象,減少教師的抱怨。會(huì)員貴在“vip”,而不是全員。假如是班主任老師的事情,就不要安排代課老師參加;是教學(xué)的事情,就不要通知后勤的教師參加;是一年級(jí)級(jí)組教師的事情,就不要告知二年級(jí)的老師參加。當(dāng)然了,非常重大的、確實(shí)需要全校全員參與的會(huì)議除外。減少“會(huì)員”,并不會(huì)降低會(huì)議效率,相反會(huì)提高效率。

3.確定主題,言簡(jiǎn)意賅,減少“會(huì)時(shí)”。會(huì)前,對(duì)會(huì)議的各事項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)周密的安排,將會(huì)議需要注意的細(xì)節(jié)問題整理出來,提前準(zhǔn)備,設(shè)定合理的流程,減少中間環(huán)節(jié),使會(huì)議的內(nèi)容啟承轉(zhuǎn)接,流暢自然,避免重復(fù)內(nèi)容的出現(xiàn)。開會(huì)時(shí),圍繞會(huì)議主題,開門見山,就事論事,不借題發(fā)揮,不迂回曲折;語言精練簡(jiǎn)短,不嘮叨啰嗦;前面人講過的問題,后面的就不要重復(fù)講。如此以來,就使會(huì)議過程重點(diǎn)突出,詳略得當(dāng),言簡(jiǎn)意賅,既減少了會(huì)議的環(huán)節(jié)阻塞,也節(jié)約了會(huì)議的時(shí)間。李敖曾說過,演講要像迷你裙,越短越好,其實(shí),會(huì)議也是如此。進(jìn)行時(shí)間越短的會(huì),落實(shí)工作越有效。

4.保持會(huì)議的新鮮度,提高“會(huì)趣”。校務(wù)會(huì)內(nèi)容的重復(fù)乃至陳舊,是導(dǎo)致廣大教職工參會(huì)興趣不高的重要因素。當(dāng)然,由于學(xué)校工作的單調(diào)性、重復(fù)性,校務(wù)會(huì)很難避免會(huì)議內(nèi)容上的重復(fù)。盡管如此,還應(yīng)當(dāng)從看似重復(fù)的工作中,挖掘重復(fù)事件上的新鮮點(diǎn),換角度思考,擷取其中的亮點(diǎn),來作為會(huì)議的內(nèi)容;從看似平常的工作中,發(fā)現(xiàn)新鮮事,呈現(xiàn)在會(huì)場(chǎng)上,激起教師參會(huì)的興趣。此外,也可以從會(huì)議的形式入手,創(chuàng)新會(huì)議形式,如讓廣大教職工切實(shí)參與到會(huì)議中,這將會(huì)極大地調(diào)動(dòng)起教師參會(huì)的積極性。

校務(wù)會(huì),對(duì)于一所學(xué)校而言,是非開不可的。但要秉著高效的原則,減少會(huì)次、會(huì)員、會(huì)時(shí),提高會(huì)趣,消除教職工的會(huì)議疲勞癥,消弭開會(huì)者的會(huì)議依賴癥,充分提高校務(wù)會(huì)的“會(huì)率”,進(jìn)而提高學(xué)校的工作效率,開創(chuàng)學(xué)校工作的新局面。