劉亞彬 田文馨

摘要:本文在引入信息化校園的基本框架和建設(shè)目標(biāo)的基礎(chǔ)上,首先探討信息化校園的管理模式所涵蓋的范圍,之后針對(duì)信息化校園管理中信息與服務(wù)項(xiàng)目、IT治理機(jī)制、政策制定、經(jīng)費(fèi)投資、管理信息化、教學(xué)信息化、技術(shù)培訓(xùn)等方面的建設(shè)和管理的情況進(jìn)行了分析,總結(jié)了信息化校園管理模式的內(nèi)涵。

關(guān)鍵詞:信息化校園 管理模式 IT治理機(jī)制

中圖分類號(hào):G40-057 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:B 文章編號(hào):1673-8454(2009)21-0010-03

近年來(lái),國(guó)內(nèi)高校信息化建設(shè)發(fā)展迅速,校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)基本完成,數(shù)據(jù)中心初具規(guī)模。但是由于多種原因,對(duì)信息化校園管理模式的理解尚不完全清晰,信息化建設(shè)和學(xué)校的各項(xiàng)業(yè)務(wù)聯(lián)系度不高,還停留在幾個(gè)職能部門的信息化建設(shè)中,未將信息化與相應(yīng)部門工作的改革和發(fā)展融為一體,數(shù)字教學(xué)資源匱乏,科研信息化的探索尚未起步,信息技術(shù)的推廣和培訓(xùn)工作不夠深入,配套制度建設(shè)滯后。

一、信息化校園的基本框架

信息化校園的基本框架分為兩個(gè)層次,如圖1所示。

第一層是數(shù)字化校園的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),是高校信息化的基礎(chǔ),包括校園網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。第二層是數(shù)字化校園的組織管理建設(shè),主要有五個(gè)基本組成部分:管理信息化、教學(xué)信息化、科研信息化、圖書資源信息化和公共服務(wù)信息化。前者主要指高校校園網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)建設(shè),后者則主要指高校內(nèi)的信息、資源的共享和交流的建設(shè)。這兩個(gè)層次、五個(gè)方面共同構(gòu)成了高校信息化建設(shè)和發(fā)展的基本框架,使得高校能夠在傳統(tǒng)校園的基礎(chǔ)之上,在時(shí)間和空間維度上實(shí)現(xiàn)教學(xué)資源、科研數(shù)據(jù)、管理信息化和公共服務(wù)信息化方面的跨時(shí)空交流和共享,從而最大限度地提高高等教育機(jī)構(gòu)運(yùn)行的效率。

國(guó)內(nèi)外教育信息化領(lǐng)域的學(xué)者普遍認(rèn)為,高校信息化建設(shè)過程中,技術(shù)層面的建設(shè)僅僅是數(shù)字化校園的基礎(chǔ),更為重要的是從組織和管理層面進(jìn)行的校園信息化建設(shè),例如管理、教學(xué)、科研和圖書資源等方面的信息化。只有將這兩方面的建設(shè)統(tǒng)籌規(guī)劃和系統(tǒng)組織起來(lái),才有可能最大程度地發(fā)揮出校園信息化的效果。

二、信息化校園的管理模式及內(nèi)容

信息化校園的管理模式從概念上來(lái)說(shuō),是用來(lái)發(fā)現(xiàn)和解決信息化校園管理過程中的問題,從而規(guī)范管理手段,完善管理機(jī)制,實(shí)現(xiàn)既定信息化校園的目標(biāo)。管理的模式?jīng)Q定了管理的內(nèi)容。如圖2所示是北京大學(xué)的信息管理專家對(duì)信息化校園管理模式的概覽,該圖是對(duì)信息化校園基本框架(圖1)的具體擴(kuò)展,中間部分代表了信息化校園所包含的所有技術(shù)層面,包括信息基礎(chǔ)設(shè)施、共享與交互平臺(tái)以及應(yīng)用系統(tǒng)和信息門戶。而左右兩邊的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系、運(yùn)行服務(wù)體系、網(wǎng)絡(luò)與信息安全體系、保障體系就代表了信息化校園所內(nèi)涵的管理層面。

1.建立科學(xué)的信息化治理體系

IT治理機(jī)制是確保高效地解決在校園信息化建設(shè)過程中所出現(xiàn)的組織和協(xié)調(diào)問題的保障。IT治理機(jī)制對(duì)于校園信息化的建設(shè)意義重大。高校IT治理模式的核心是CIO體制,包括三個(gè)關(guān)鍵的角色:CIO、各種形式委員會(huì)和內(nèi)部信息審計(jì)部門,這三種角色共同構(gòu)成了進(jìn)行有效IT治理的組織基礎(chǔ)。CIO是建立IT治理機(jī)制的關(guān)鍵角色,負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、組織和協(xié)調(diào)高校IT戰(zhàn)略規(guī)劃,IT管理標(biāo)準(zhǔn)和政策的制定,以及IT架構(gòu)和基礎(chǔ)設(shè)施投資等決策的制定。CIO是將信息技術(shù)與高校戰(zhàn)略目標(biāo)相融合的橋梁,也是各種IT管理決策的執(zhí)行監(jiān)督者。進(jìn)行IT治理的基本組織結(jié)構(gòu)還包括各種形式的委員會(huì),如教學(xué)科研IT委員會(huì),日常管理IT委員會(huì),學(xué)生IT委員會(huì),信息技術(shù)指導(dǎo)委員會(huì)等。由委員會(huì)為IT決策制定提供建議和信息,幫助CIO盡可能做出正確的IT決策。內(nèi)部信息審計(jì)部門負(fù)責(zé)評(píng)估和控制信息技術(shù)應(yīng)用的可用性、效率、安全性,確保高校的IT環(huán)境提供準(zhǔn)確可信的信息技術(shù)服務(wù)。IT治理重點(diǎn)關(guān)注的領(lǐng)域有與高校的整體戰(zhàn)略相融合的IT戰(zhàn)略,降低IT投資風(fēng)險(xiǎn),平衡IT預(yù)算,合理規(guī)劃IT架構(gòu)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),更好地支持教職工的教學(xué)與科研,學(xué)生的學(xué)習(xí)與生活,學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)管理活動(dòng),設(shè)置IT服務(wù)機(jī)構(gòu),制定有效的IT原則、標(biāo)準(zhǔn)、管理政策,使高校IT服務(wù)部門提供更高水平的IT服務(wù),評(píng)估IT運(yùn)營(yíng)的效率和效益,并制定完善的信息化政策。

2.為加快教學(xué)信息化進(jìn)展制定激勵(lì)政策

高校的中心工作是教學(xué),校園信息化建設(shè)的中心也應(yīng)圍繞著教學(xué)而進(jìn)行。教學(xué)信息化,就是指在高校的教學(xué)過程中,改革教學(xué)觀念、運(yùn)用系統(tǒng)化的教學(xué)設(shè)計(jì)方法,充分利用信息通訊技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)教學(xué)組織形式的多樣化、教學(xué)內(nèi)容的電子化、教學(xué)方法和教學(xué)手段的信息化,從而拓展師生之間信息交流的渠道,提高教學(xué)效率,擴(kuò)大教學(xué)范圍的改革過程。幫助教師將信息技術(shù)整合于教學(xué)中,通過網(wǎng)絡(luò)提供在線/網(wǎng)絡(luò)教育,是教學(xué)信息化的工作重點(diǎn)。選擇適用的課程/學(xué)習(xí)管理系統(tǒng),即網(wǎng)絡(luò)教學(xué)系統(tǒng)或在線教學(xué)平臺(tái),并且及早制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),簡(jiǎn)化用戶技術(shù)支持服務(wù),有利于加快教學(xué)信息化的發(fā)展。

在高校實(shí)施管理信息化和教學(xué)信息化過程中,往往因?yàn)榻處熀蛯W(xué)生對(duì)信息化系統(tǒng)的陌生以及系統(tǒng)的推廣不夠完善,造成信息化利用率低的現(xiàn)象,沒有使IT效用充分發(fā)揮出來(lái)。因此,學(xué)校應(yīng)該重視制定各種指向于信息化發(fā)展目標(biāo)的政策和規(guī)章制度,以鼓勵(lì)和促進(jìn)教職員工齊心合力工作。針對(duì)學(xué)校全校教職員工的日常工作考核和職務(wù)、職稱晉升制定各種保障性和鼓勵(lì)性政策,對(duì)其在教學(xué)信息化和管理信息化過程的行為表現(xiàn)進(jìn)行強(qiáng)化和反饋,進(jìn)而達(dá)到組織內(nèi)成員行為協(xié)調(diào)一致的目標(biāo)。

3.加強(qiáng)管理信息化中的業(yè)務(wù)流程改造

高校管理信息化使高校在運(yùn)營(yíng)管理上取得了一定的便利,但整體水平不高,并未使高校在管理水平上取得根本性的突破,很大一部分仍然是用信息技術(shù)去模擬原有的手工流程,而沒有從流程上整體規(guī)劃,重新構(gòu)建合理的業(yè)務(wù)流程。規(guī)范化管理流程的目標(biāo)就在于實(shí)現(xiàn)管理流程信息化,改變傳統(tǒng)管理流程的封閉性和不透明性,確保做到運(yùn)營(yíng)管理中的信息開放、實(shí)時(shí)和共享。隨著信息化的推進(jìn),應(yīng)該逐步加強(qiáng)執(zhí)行層和領(lǐng)導(dǎo)層的直接聯(lián)系與溝通,加快信息傳播速度,擴(kuò)大領(lǐng)導(dǎo)層的管理幅度和范圍,縮減中間層次的重復(fù)信息傳遞,減少信息傳播層次,減少信息失真情況。

高校目前現(xiàn)有的管理機(jī)制表現(xiàn)為條塊分割的直線職能模式,即橫向部門之間相對(duì)獨(dú)立,只對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),而縱向?qū)蛹?jí)的行政組織分為縱向的若干層次,每一下級(jí)層次對(duì)上一層次負(fù)責(zé),每一部門在全校范圍內(nèi)構(gòu)成一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的縱向系統(tǒng)。傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)隨著高校信息化的開展,顯現(xiàn)出越來(lái)越多的弊端。因此如果對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造,照搬原套的將原來(lái)的管理業(yè)務(wù)和行政服務(wù)轉(zhuǎn)移至網(wǎng)上實(shí)現(xiàn),管理信息化就很難深入下去。

業(yè)務(wù)流程再造是管理信息化實(shí)施過程中關(guān)鍵的環(huán)節(jié),結(jié)合管理信息化的特點(diǎn)和要求進(jìn)行重新的組合設(shè)計(jì),構(gòu)建前臺(tái)業(yè)務(wù)模型和后臺(tái)信息管理系統(tǒng),對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和組合,提高組織協(xié)同程度和運(yùn)行效率。以業(yè)務(wù)流為主線發(fā)展校園信息化的過程,就是利用信息技術(shù)梳理高校管理的過程,把高校內(nèi)部的管理信息系統(tǒng)建設(shè)與面向用戶的信息服務(wù)建設(shè)結(jié)合起來(lái),盡快擴(kuò)大信息化校園向用戶提供服務(wù)的廣度和深度。實(shí)施管理流程信息化,必須避免信息孤島,致力于建立透明、高效、公正和具有服務(wù)意識(shí)的高校,實(shí)現(xiàn)各管理部門都只產(chǎn)生并維護(hù)自己的“源點(diǎn)數(shù)據(jù)”,同時(shí)查詢和使用其他部門的“源點(diǎn)數(shù)據(jù)”。這一趨勢(shì)將有力地促進(jìn)部門之間的邊界模糊,行政機(jī)構(gòu)的規(guī)模逐漸縮小,組織結(jié)構(gòu)的扁平化和網(wǎng)絡(luò)化。

4.積極開拓信息化經(jīng)費(fèi)來(lái)源,保證穩(wěn)定投資

校園信息化建設(shè)的順利進(jìn)行離不開充足的經(jīng)費(fèi)支持。無(wú)論從校園信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、設(shè)施購(gòu)置和維護(hù),還是人員培訓(xùn)、技術(shù)支持及服務(wù)上來(lái)說(shuō),都需要大量的經(jīng)費(fèi)來(lái)源。近年來(lái),國(guó)內(nèi)高校各項(xiàng)信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投資都處于直線上升的趨勢(shì)。由于基礎(chǔ)設(shè)施投資、人員培訓(xùn)和技術(shù)服務(wù)等影響,高校的技術(shù)經(jīng)費(fèi)投資快速攀升,但隨著應(yīng)用系統(tǒng)逐漸進(jìn)入運(yùn)行維護(hù)階段,投資經(jīng)費(fèi)就會(huì)放緩并逐年下降,直至需求的快速更新帶來(lái)對(duì)原有應(yīng)用系統(tǒng)的重大調(diào)整和升級(jí)時(shí),經(jīng)費(fèi)投資又會(huì)開始慢慢提升。目前,絕大多數(shù)高校正處于基礎(chǔ)建設(shè)初期,因此經(jīng)費(fèi)投資必然很大。隨著高校信息化建設(shè)的進(jìn)一步深入,便會(huì)進(jìn)入一個(gè)經(jīng)費(fèi)需要相對(duì)穩(wěn)定的時(shí)期。

5.為信息技術(shù)培訓(xùn)制定相應(yīng)政策

實(shí)施管理信息化和教學(xué)信息化都離不開對(duì)教職工和學(xué)生的信息技能的培訓(xùn)。所有教職員工都必須參加培訓(xùn),管理人員也必須參加。在信息化校園建設(shè)階段,必須高度重視教育信息技術(shù)的推廣應(yīng)用,大力加強(qiáng)教師培訓(xùn),制定配套的培訓(xùn)和考核政策,這是保證師生提升信息素養(yǎng)的有效途徑。

三、結(jié)論

校園信息化管理模式要求高校轉(zhuǎn)變管理理念,同時(shí)還要加強(qiáng)制度建設(shè),推進(jìn)內(nèi)部管理制度化、規(guī)范化,只有當(dāng)信息化成果逐步取得管理人員、教師、學(xué)生的普遍接受和認(rèn)可,并最終體現(xiàn)在各自的行為中,才算是最終建立起了精簡(jiǎn)高效的信息化管理模式。綜上所述,高校信息化管理模式所包含的內(nèi)容可以總結(jié)為以下幾點(diǎn):

(1)以“服務(wù)”為核心,致力于建立透明、高效、公正和具有服務(wù)意識(shí)的高校;

(2)完善的IT治理機(jī)制,健全的信息化服務(wù)機(jī)構(gòu);

(3)各種指向于信息化發(fā)展目標(biāo)的政策和規(guī)章制度,以鼓勵(lì)和促進(jìn)教職員工齊心合力工作;

(4)為保障教學(xué)信息化,加快CMS的應(yīng)用范圍和程度,簡(jiǎn)化用戶技術(shù)支持服務(wù),擴(kuò)大教學(xué)范圍;

(5)為保障管理信息化,實(shí)現(xiàn)管理流程信息化,加強(qiáng)執(zhí)行層和領(lǐng)導(dǎo)層的直接聯(lián)系與溝通,擴(kuò)大領(lǐng)導(dǎo)層的管理幅度和范圍,組織結(jié)構(gòu)向扁平化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展;

(6)拓展經(jīng)費(fèi)來(lái)源,保障經(jīng)費(fèi)投入;

(7)開展面向所有教職工的現(xiàn)代教育技術(shù)培訓(xùn)和信息化應(yīng)用培訓(xùn),并提供制度保障。

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