宋李娜

檔案數(shù)字化是指“利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫”。住房公積金貸款檔案是住房公積金管理機(jī)構(gòu)在住房公積金貸款工作中形成的具有查考和利用價值的歸檔保存的合同、文件及其他相關(guān)資料,對其進(jìn)行數(shù)字化具有重要的意義。

一、住房公積金貸款檔案數(shù)字化的意義

1、實現(xiàn)了住房公積金貸款檔案的實時跨地域查找利用。住房公積金貸款檔案主要是滿足公積金管理機(jī)構(gòu)日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)查詢服務(wù)、逾期訴訟服務(wù)和數(shù)據(jù)分析服務(wù),對規(guī)避、化解住房公積金貸款風(fēng)險具有重要的作用,這些利用目的使得住房公積金貸款檔案利用具有頻率高、利用時限性強(qiáng)的特點,而檔案利用的時限性與檔案數(shù)量的膨脹性矛盾給庫房檔案調(diào)閱利用增加了壓力,手工調(diào)閱原件的傳統(tǒng)利用手段,難以滿足利用者的利用需求。而檔案數(shù)字化很好地解決了這一矛盾,利用者不再礙于原件利用的局限,檔案查閱利用不再受時間、地點限制,實現(xiàn)了多次、重復(fù)利用,住房公積金管理機(jī)構(gòu)的所屬管理部門和營業(yè)網(wǎng)點可以實時在線瀏覽和查閱,檔案利用方便、快捷、高效。

2、有利于住房公積金貸款檔案的長久安全保管。隨著近幾年房價的迅猛上漲,住房公積金貸款金額上調(diào),貸款年限增長,住房公積金貸款檔案的保存年限也隨之變長。通過直接查閱掃描件,可以減少原件調(diào)閱對檔案造成的損害,防止檔案原件利用過程中的散落、遺失、涂改和更換,同時以光盤等載體方式備份,可應(yīng)對突發(fā)意外所造成的損失。

3、有利于推進(jìn)住房公積金管理機(jī)構(gòu)的檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程,涉及到檔案工作的方方面面,住房公積金貸款檔案作為住房公積金管理機(jī)構(gòu)的一項重要檔案,實現(xiàn)檔案數(shù)字化掃描能夠加快住房公積金管理機(jī)構(gòu)檔案信息化整體建設(shè)的步伐,同時,檔案數(shù)字化作為檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工程,建立檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫,能夠為檔案信息化整體建設(shè)提供寶貴經(jīng)驗。

二、住房公積金貸款檔案數(shù)字化存在的主要問題

1、住房公積金貸款檔案基礎(chǔ)工作不健全。規(guī)范化是檔案數(shù)字化工作的基本要求。當(dāng)前,各地住房公積金管理機(jī)構(gòu)的住房公積金貸款檔案整理狀況參差不齊,基礎(chǔ)不一,很多地方缺少科學(xué)規(guī)范的檔案收集要求和整理歸檔標(biāo)準(zhǔn),檔案整理質(zhì)量不高,統(tǒng)一管理水平低,這直接影響了檔案數(shù)字化掃描工作的開展。

2、數(shù)據(jù)安全缺少技術(shù)保障。安全是檔案數(shù)字化工作不能突破的一道防線,數(shù)據(jù)安全直接受技術(shù)水平和技術(shù)手段的影響,需要配備過硬的軟件、硬件設(shè)施和專業(yè)的技術(shù)維護(hù)人員。隨著信息技術(shù)的突飛猛進(jìn),入侵與反入侵的技術(shù)較量日益激烈,如何確保數(shù)據(jù)的安全、可靠,成為檔案數(shù)字化工作面臨的一個重要問題。

3、缺少統(tǒng)籌規(guī)劃。住房公積金貸款檔案的數(shù)字化工作是涉及到檔案部門、信息技術(shù)部門、利用部門的一項綜合性工程,從檔案數(shù)字化平臺的建設(shè)、應(yīng)用到維護(hù),需要各方共同參與,統(tǒng)籌考慮,全面規(guī)劃,軟硬件齊下。很多公積金管理機(jī)構(gòu)在開展檔案數(shù)字化掃描時,把檔案數(shù)字化掃描當(dāng)成一蹴而就的工作,只著眼于當(dāng)前,缺少長期規(guī)劃和統(tǒng)籌安排,尤其是軟件、硬件環(huán)境搭建與公積金業(yè)務(wù)系統(tǒng)的兼容性等方面欠缺考慮,或者是在開發(fā)設(shè)計時只考慮了檔案部門的管理需要,忽視了與管理部及營業(yè)網(wǎng)點的溝通,缺少對業(yè)務(wù)利用部門多層次利用需求的考慮,導(dǎo)致事倍功半,掃描成果難以有效利用。

4、檔案人員信息化素質(zhì)不高。檔案數(shù)字化對檔案人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求。目前,很多公積金管理機(jī)構(gòu)的檔案人員都是兼職,專職檔案人員少,檔案工作大多停留在手工管理階段,檔案信息化意識淡薄,檔案信息化知識欠缺,這些使得在檔案管理中難以從檔案信息化工作的角度去開展工作,給檔案的數(shù)字化工作增加了難度。

三、住房公積金檔案數(shù)字化應(yīng)把握的重點內(nèi)容

1、以一筆住房公積金貸款業(yè)務(wù)形成的檔案資料為立卷單位進(jìn)行掃描,保持單筆借款人貸款檔案資料的完整性和獨(dú)立性。住房公積金貸款檔案按“單筆貸款”為一個案卷立卷,因此在掃描時應(yīng)保持單筆貸款檔案資料的獨(dú)立性。

2、制定規(guī)范,明確標(biāo)準(zhǔn)。這是保證掃描質(zhì)量的重要步驟,包括整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化和圖像掃描技術(shù)規(guī)范化兩方面。整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是指掃描前需制定住房公積金貸款檔案規(guī)范化整理操作規(guī)范,包括著錄格式、目錄格式、文件排放順序、編頁方式、拆裝方法、文本類型即原件與復(fù)印件的區(qū)分,重復(fù)件、多余件的識別與剔除,卷內(nèi)文件目錄與檔案實體的一致性等,這些內(nèi)容都必須在掃描工作開始前進(jìn)行規(guī)范、核查并實施。

掃描技術(shù)規(guī)范化主要是為了確保掃描電子圖像的完整、清晰、無誤,保證圖像和檔案實體的一一對應(yīng),圖像掃描技術(shù)規(guī)范主要是明確掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、存儲格式等。

3、確定索引信息。索引信息的選擇直接影響到掃描成果的檢索利用。住房公積金貸款檔案索引信息應(yīng)具有通用性和開放性,能夠滿足公積金貸款管理機(jī)構(gòu)各相關(guān)部門的多種需要,索引信息可以從借款人信息和檔案目錄信息兩個角度綜合考慮,一方面以檔案編號、借款申請人證件號、借款申請人姓名等惟一性信息項目作為索引信息,檢索一筆住房公積金貸款的全部檔案資料。另一方面可以以檔案中留存的固定文件名稱建立索引信息。住房公積金貸款檔案根據(jù)房屋性質(zhì)的不同,形成的檔案材料雖存有部分差異,但仍存在大量的同類歸檔文件,如貸款委貸合同、委托貸款通知單、還款賬戶確認(rèn)書、電話委托服務(wù)協(xié)議、用于還款的銀行卡或存折、借款申請表、借款合同、購房合同等,這些共同材料可以作為索引信息,以滿足查找多筆檔案中某一種文件的利用需要。

4、做好掃描系統(tǒng)與其他相關(guān)系統(tǒng)的順利對接。由于住房公積金貸款檔案數(shù)量多,動輒上萬筆,掃描工作多是外包給專業(yè)的掃描公司來完成,因此存在不同系統(tǒng)的對接問題。對數(shù)據(jù)信息而言,可以通過檔案編號、借款申請人證件號、借款申請人姓名等關(guān)鍵項進(jìn)行數(shù)據(jù)匹配,在檔案管理系統(tǒng)及公積金貸款業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)立全文瀏覽模塊,共享全文數(shù)據(jù)庫,檔案部門及各營業(yè)網(wǎng)點的業(yè)務(wù)人員可以在各自的操作系統(tǒng)中使用全文數(shù)據(jù)。針對全文數(shù)據(jù)安全,應(yīng)采用先進(jìn)的信息安全技術(shù),主要包括防火墻技術(shù)、攻擊檢測技術(shù)、虛擬專用技術(shù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等。同時,制定住房公積金貸款檔案數(shù)字成果安全利用與管理的相關(guān)措施,建立身份認(rèn)證,設(shè)定用戶角色和訪問權(quán)限,進(jìn)行訪問控制,通過技術(shù)手段避免全文數(shù)據(jù)在各應(yīng)用系統(tǒng)遭到人為或非人為的破壞、更改或泄漏。

5、重視掃描過程控制。住房公積金貸款檔案的數(shù)字化從工作流程上主要有檔案出庫、檔案清點、接收、組卷、檔案整理、檔案掃描、排序索引、質(zhì)量檢查、裝訂還原、圖像上傳歸檔、檔案回庫。對其中的每一個環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格審查,責(zé)任落實到人。在檔案提檔、歸檔環(huán)節(jié)認(rèn)真清點登記;接收環(huán)節(jié)做到檔案有序存放;整理環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照操作規(guī)范整理檔案,案卷內(nèi)文件有序拆裝,目錄頁文件按序統(tǒng)一排放;掃描環(huán)節(jié)應(yīng)保證案卷內(nèi)文件歸檔正確,杜絕串檔,保證掃描圖像規(guī)整清晰;嚴(yán)把質(zhì)檢環(huán)節(jié),檢查原始檔案的完整性、裝訂是否合格、文件的排放順序等,確保原始檔案的完好無損。

6、加強(qiáng)監(jiān)管。檔案數(shù)字化是一項集信息、技術(shù)于一體的工作,需要公積金管理機(jī)構(gòu)下檔案部門、信息技術(shù)部門與外包公司的緊密合作,加強(qiáng)掃描各階段的監(jiān)督管理對保證掃描質(zhì)量和掃描工作的順利完成非常重要,應(yīng)引入掃描項目負(fù)責(zé)人聯(lián)絡(luò)制度和項目管理例會制度,明確聯(lián)絡(luò)對象、聯(lián)絡(luò)方式和職責(zé)內(nèi)容。通過項目管理例會,履約各方溝通情況、交流信息、協(xié)調(diào)處理和研究解決存在問題,項目例會主要把握四方面內(nèi)容,一是當(dāng)前掃描進(jìn)展情況;二是對以前發(fā)現(xiàn)的問題,報告處理結(jié)果;三是根據(jù)需求方的最新要求討論形成決議;四是匯總相關(guān)方需要協(xié)作解決的問題。通過建立項目監(jiān)督管理制度,達(dá)到最終的掃描目標(biāo)。

7、提高檔案人員的信息化管理水平。檔案數(shù)字化要求檔案人員必須與時俱進(jìn),要用檔案信息化知識武裝自己,更新自己的知識結(jié)構(gòu),檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展, 抓好知識的更新、引進(jìn)和消化,要學(xué)會利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)對檔案信息進(jìn)行存儲、檢索和開發(fā)利用,檔案管理部門要加大對檔案人員的信息化管理培訓(xùn)力度,加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革,多途徑、多層次地培養(yǎng)人才,如此才能適應(yīng)檔案數(shù)字化工作的需要,保障檔案數(shù)字化管理工作的有效開展。

參考文獻(xiàn):

1、馮惠玲、張輯哲:《檔案學(xué)概論》,北京:中國人民大學(xué)出版社,2001年版,76～77頁。

2、張銳:《檔案數(shù)字化建設(shè)的障礙、原則與策略》,《黑龍江檔案》, 2009年第1期。

3、王春霞:《檔案數(shù)字化助力民營企業(yè)信息化建設(shè)》,《北京檔案》,2008第7期。

作者單位:北京住房公積金管理中心