李兆明

歸檔文件整理只有科學(xué)地劃分成若干個(gè)既相互獨(dú)立又互相聯(lián)系的程序，才能使該項(xiàng)工作井井有條，忙而不亂。實(shí)現(xiàn)歸檔文件程序化整理，還在于規(guī)范此項(xiàng)工作，實(shí)行全過(guò)程質(zhì)量控制，提高歸檔文件整理水平和工作效率，并為實(shí)現(xiàn)歸檔文件計(jì)算機(jī)整理奠定基礎(chǔ)。

1實(shí)現(xiàn)歸檔文件整理程序化的意義

1．1實(shí)現(xiàn)規(guī)范化操作。如何在實(shí)施《歸檔文件整理規(guī)則》基礎(chǔ)上繼續(xù)細(xì)化歸檔文件整理工作，規(guī)范操作程序和優(yōu)化工作狀態(tài)，直接關(guān)系到歸檔文件整理水平與工作效率。怎么接收文件，歸檔文件怎么裝訂，怎么排序并如何組成基本保管單位；整理歸檔文件，先干哪些工作，后干哪些工作；這些工作應(yīng)當(dāng)建立哪些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，都是需要我們認(rèn)真考慮的問(wèn)題。即使被有些人認(rèn)為輕車熟路的文件鑒定，也是大有學(xué)問(wèn)。將歸檔文件整理納入程序化管理，確定每一個(gè)程序中的主要內(nèi)容、操作要領(lǐng)和技術(shù)規(guī)范等方面，就可以基本解決上述問(wèn)題。

1．2達(dá)到過(guò)程質(zhì)量控制，實(shí)現(xiàn)歸檔文件程序化整理、規(guī)范化操作，便有了簡(jiǎn)單易行的操作規(guī)范和考核指標(biāo)，可以做到程序項(xiàng)目明確，質(zhì)量指標(biāo)清晰，考核標(biāo)準(zhǔn)明確，便于對(duì)工作質(zhì)量加以監(jiān)督測(cè)評(píng)，實(shí)現(xiàn)歸檔文件整理全過(guò)程質(zhì)量控制，保證歸檔文件整理工作質(zhì)量得到不斷提高。

1．3便于開(kāi)展聯(lián)勞協(xié)作。歸檔文件整理既沒(méi)有固定而明確的程序，也沒(méi)有具體工作標(biāo)準(zhǔn)，多人同時(shí)開(kāi)展工作必然是忙亂不堪、互不銜接，甚至窩工返工。越忙越亂。只有在工作程序與操作標(biāo)準(zhǔn)明確之后，多人同時(shí)工作才可以分工明確，按部就班，相互銜接，有次序高效率和相互配合地將工作開(kāi)展下去。

1．4使文書和檔案管理實(shí)現(xiàn)良好銜接。歸檔文件整理是文書管理與檔案管理的接合部，又是文檔一體化管理的“接口”，一些文書和檔案管理人員往往予以忽略，文件交接不認(rèn)真清點(diǎn)，不辦理任何手續(xù)，出了問(wèn)題難以追究責(zé)任。一些負(fù)責(zé)文檔編程的計(jì)算機(jī)人員也往往對(duì)此問(wèn)題認(rèn)識(shí)不清，使兩者“接口”發(fā)生錯(cuò)位，影響了文檔一體化的有機(jī)銜接。如果制定了歸檔文件整理程序，就可以明確文書和檔案人員在文件交接中的各自責(zé)任，也可以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)文件即時(shí)歸檔工作的良好銜接，使數(shù)字文件和數(shù)字檔案的管理平臺(tái)結(jié)合為一個(gè)有機(jī)整體。

2歸檔文件整理程序

2．1文件交接。如果文書員不負(fù)責(zé)歸檔文件整理，就應(yīng)將一年中收集到的全部文件于次年初集中向檔案員辦理交接。交接文件時(shí)，文書管理人員應(yīng)將收、發(fā)文分開(kāi)排序、分類捆扎，作出文件移交清單和必要說(shuō)明，與文件一同向檔案員辦理移交。檔案員應(yīng)認(rèn)真查看文件交接說(shuō)明并按文件清單逐一點(diǎn)核，準(zhǔn)確無(wú)誤后雙方辦理文件交接手續(xù)，雙方在文件交接清單上簽字，各留一份存查。

2．2文件鑒定，文件鑒定包括以下四個(gè)方面：一是文件齊全性鑒定。將文件清點(diǎn)并與相應(yīng)年度收、發(fā)文簿認(rèn)真對(duì)照，統(tǒng)計(jì)出當(dāng)年文件收集齊全率。二是文件完整性鑒定。所接收文件中有無(wú)其他缺件(如文件正本與定稿是否——對(duì)應(yīng)，文件是否短缺附件、附表等)、缺頁(yè)、殘頁(yè)或其他污損現(xiàn)象。三是文件價(jià)值鑒定。將全部接收的文件區(qū)分出應(yīng)歸檔文件和不歸檔文件兩大部分，并對(duì)文件鑒定進(jìn)行復(fù)驗(yàn)，以發(fā)現(xiàn)并糾正文件漏歸檔和誤歸檔問(wèn)題，還應(yīng)檢查有無(wú)文件重復(fù)歸檔問(wèn)題。四是歸檔文件技術(shù)鑒定。將全部歸檔文件逐份鑒定，確認(rèn)定稿是否簽發(fā)，正本是否蓋章，合同協(xié)議法律手續(xù)是否完備齊全：所有文件辦理中有無(wú)鉛筆、圓珠筆等非永久性字跡；文件字跡反差是否良好。文件鑒定是非常細(xì)心的工作，應(yīng)當(dāng)逐件甚至逐頁(yè)鑒定，尤其是文件價(jià)值鑒定，決定文件存亡，實(shí)施者應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)處置。對(duì)于文件鑒定中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，尤其是歸檔文件中的問(wèn)題。應(yīng)向文書人員及時(shí)確認(rèn)，采取補(bǔ)救措施，未能解決的問(wèn)題應(yīng)記錄在相應(yīng)檔案盒內(nèi)備考欄中。

2．3文件裝訂。為防止文件散失，應(yīng)及時(shí)拆除金屬釘予以線訂。起釘應(yīng)保證不傷及文件，開(kāi)張不一的文件應(yīng)予折疊或齊邊，無(wú)法折疊或裁邊的文件外觀也應(yīng)整齊美觀。

2．4歸檔文件分類。按分類表對(duì)歸檔文件劃分類別，某一類文件數(shù)量過(guò)多可再細(xì)分類。分類文件應(yīng)有類別標(biāo)志，以避免之后文件整理發(fā)生混類問(wèn)題，分類文件應(yīng)分別捆扎，將注明文件類別的“類簽”置于該類文件之首。

2．5劃分文件保管期限，按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)將不同保管價(jià)值的文件區(qū)分出來(lái)，予以捆扎。杜絕混淆。

2．6文件整理。將已劃分出類別與保管期限的文件組成基本保管單位，并按照本單位文件一上級(jí)文件一其他文件統(tǒng)一排序以固定其次序。每年的文件排序方式應(yīng)予一致，以便于檢索。

2．7基本保管單位排序。將已確定的若干文件保管單位進(jìn)行排序，編立統(tǒng)一的流水號(hào)并在標(biāo)簽上標(biāo)示，以保證各保管單位間文件的有機(jī)聯(lián)系。標(biāo)注流水號(hào)應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，保證不重號(hào)、不漏號(hào)。

2．8加蓋文件歸檔戳記。在指定位置加蓋歸檔文件戳記并填寫相應(yīng)內(nèi)容。歸檔戳記不應(yīng)覆蓋文件字跡并保證清晰，所填寫內(nèi)容應(yīng)保證無(wú)誤并用詞規(guī)范。

2．9折疊檔案盒并予以定型。將平面展開(kāi)的檔案盒折疊成立體狀并予以定型，檔案盒外觀整潔，保證不同脊厚的檔案盒數(shù)量滿足需要。

2．10歸檔文件登錄和計(jì)算機(jī)做表。按照相應(yīng)要求，將歸檔文件整理要素逐一錄入計(jì)算機(jī)，應(yīng)保證該錄入的文件不遺漏，重要的錄入項(xiàng)目不遺漏、無(wú)差錯(cuò)。將歸檔文件目錄封面及錄入完畢的歸檔文件目錄打印輸出，并在“備注”欄內(nèi)注明相應(yīng)盒號(hào)、所在柜號(hào)，以便于檢索。

2．11標(biāo)示檔案盒。根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》相應(yīng)規(guī)定，在檔案盒脊背和封面用永久性字跡或蓋戳方式標(biāo)示出相應(yīng)符號(hào)。符號(hào)標(biāo)示要保證字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確、字號(hào)大小適當(dāng)。

2．12填寫備考表。將本保管單位中歸檔文件整理過(guò)程中需說(shuō)明的問(wèn)題記錄在備考表中并簽上歸檔文件整理人和檢查人姓名，注明歸檔文件整理完成日期。

2．13文件裝盒。將全部歸檔文件按已標(biāo)注的基本保管單位流水次序裝入檔案盒中。標(biāo)簽上標(biāo)注的歸檔文件保管單位流水號(hào)應(yīng)與該檔案盒盒號(hào)以及其他相關(guān)內(nèi)容保持一致，避免歸檔文件“進(jìn)錯(cuò)門”。

2．14文件入柜。按既定流水次序?qū)⑷恳呀?jīng)裝盒的歸檔文件入柜，應(yīng)確認(rèn)檔案盒號(hào)次序是否有打亂現(xiàn)象。

2．15歸檔文件整理工作小結(jié)。將本年度歸檔文件整理基本情況與主要事項(xiàng)以及所采用不同的歸檔文件分類方法、保管期限、基本保管單位流水及其排架方式，或需要說(shuō)明的其他問(wèn)題一同記錄下來(lái)歸人全宗卷。

3實(shí)現(xiàn)歸檔文件整理計(jì)算機(jī)程序操作和文檔一體化管理

歸檔文件整理的程序化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)文件整理的基礎(chǔ)。只有將歸檔文件整理程序分解成一個(gè)個(gè)細(xì)小的操作動(dòng)作并實(shí)現(xiàn)整體聯(lián)動(dòng)，才能在此基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)出較為理想的歸檔文件整理軟件。我們應(yīng)當(dāng)讓計(jì)算機(jī)在歸檔文件整理過(guò)程中從容應(yīng)對(duì)復(fù)雜細(xì)膩的工作流程，對(duì)具體標(biāo)準(zhǔn)做到正確判斷與準(zhǔn)確選擇、程序運(yùn)行，尤其是文件分類、價(jià)值鑒定這些“高難度”動(dòng)作上也按照人的意愿圓滿完成，戳記加蓋的位置適當(dāng)，內(nèi)容記錄得準(zhǔn)確，檔案盒脊背與封面各項(xiàng)標(biāo)志都準(zhǔn)確到位，才算圓滿達(dá)到目標(biāo)。將歸檔文件整理全過(guò)程貫徹始終并能確保工作質(zhì)量。是該系統(tǒng)設(shè)計(jì)的基本要求。計(jì)算機(jī)歸檔文件整理程序應(yīng)與原有文書管理和檔案管理程序聯(lián)結(jié)起來(lái)，使之成為一個(gè)通暢的“信息通道接口”，使文書與檔案工作的計(jì)算機(jī)處理結(jié)合為一個(gè)有機(jī)整體，實(shí)現(xiàn)文檔計(jì)算機(jī)一體化管理。

(摘自《檔案界》網(wǎng)站)