張　莉

摘要：保管期限在事實(shí)上被賦予了反映檔案價(jià)值時(shí)效性和重要性的功能。然而時(shí)效性和重要性是兩個(gè)不同的價(jià)值特征，它們的趨向也不總是一致，因此需要區(qū)分時(shí)效性鑒定與重要性鑒定，擴(kuò)展價(jià)值鑒定的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：檔案；價(jià)值鑒定；時(shí)效性鑒定；重要性鑒定

通常認(rèn)為，檔案價(jià)值的大小與其保管期限的長(zhǎng)短是一致的，價(jià)值越大，保管期限應(yīng)當(dāng)越長(zhǎng)，反之亦然。然而依此就很難說(shuō)清，一些短期保存但又起到很大作用的檔案，其價(jià)值究竟是算大還是小。早已有專(zhuān)家學(xué)者注意到這種現(xiàn)象，認(rèn)為有些檔案“之所以沒(méi)有永久保存，主要是從可能被利用的時(shí)間的長(zhǎng)短來(lái)決定的。而從其發(fā)揮作用的大小而言，很難說(shuō)哪一種更重要，應(yīng)當(dāng)說(shuō)它們?cè)谝?guī)定的時(shí)間內(nèi)可能都是重要的”，并指出“有時(shí)檔案的重要性和保存時(shí)間的長(zhǎng)短這兩者又有不一致之處”，因此要“正確處理檔案的重要性和保存時(shí)間長(zhǎng)短之間的關(guān)系”。筆者通過(guò)進(jìn)一步的思考發(fā)現(xiàn)，這個(gè)問(wèn)題與價(jià)值鑒定的內(nèi)容相關(guān)。

1保管期限的含義及功能

保管期限，顧名思義，指的是檔案保存時(shí)間的長(zhǎng)短，作為一個(gè)時(shí)間性的概念，其當(dāng)然的也是首要的功能是反映檔案將被保存多長(zhǎng)時(shí)間。

除此之外，保管期限實(shí)際上還承擔(dān)著反映檔案重要程度的功能。與保密程度用密級(jí)、保存時(shí)間用保管期限來(lái)表達(dá)不同，重要程度并沒(méi)有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的概念來(lái)表達(dá)，一般是通過(guò)密級(jí)和保管期限來(lái)體現(xiàn)，又因?yàn)椴皇撬袡n案都需要保密并且密級(jí)會(huì)發(fā)生改變，所以多數(shù)情況下，主要是看其保管期限的長(zhǎng)短，“檔案價(jià)值的大小等級(jí)序列，主要是通過(guò)保管期限來(lái)顯示，即保管期限越長(zhǎng)，其價(jià)值越高；保管期限越短，其價(jià)值越低”，“檔案的保管期限長(zhǎng)短在某種意義上可以理解為是這份檔案價(jià)值大小的標(biāo)志”。按照保存時(shí)間的長(zhǎng)短與價(jià)值大小一致的認(rèn)識(shí)以及在這種認(rèn)識(shí)指導(dǎo)下進(jìn)行的價(jià)值鑒定工作實(shí)踐，這種看法順理成章。可見(jiàn)，一方面是缺少專(zhuān)門(mén)的與之相對(duì)應(yīng)的指標(biāo)概念；另一方面是現(xiàn)有的認(rèn)識(shí)和做法，使得保管期限在反映保存時(shí)間長(zhǎng)短的同時(shí)，又被賦予了反映檔案價(jià)值大小的功能，而且由于到期銷(xiāo)毀基本上沒(méi)有真正貫徹，這個(gè)功能在事實(shí)上是居于第一位的。然而，事實(shí)表明，保管期限這兩個(gè)功能有時(shí)會(huì)出現(xiàn)矛盾。矛盾的原因在于，保存時(shí)間與重要程度反映的是價(jià)值的不同屬性。

價(jià)值有多方面的特征，時(shí)效性與重要性是其中的兩項(xiàng)。時(shí)效性指客體能夠滿足主體需求的有效時(shí)期，就檔案而言，體現(xiàn)其保存價(jià)值存續(xù)時(shí)間的長(zhǎng)短；重要性則指的是客體對(duì)主體需求的滿足程度，體現(xiàn)檔案價(jià)值的大小。時(shí)效性所指的價(jià)值存續(xù)期，本質(zhì)上是檔案的有效期，只要檔案有保存價(jià)值，這個(gè)期限就會(huì)延續(xù)，無(wú)論價(jià)值大小都不改變這種狀態(tài)，除非小到失去保存價(jià)值這個(gè)臨界點(diǎn)，此即意味著有效期終結(jié)，所以，時(shí)效性只與有無(wú)保存價(jià)值相關(guān)，無(wú)關(guān)價(jià)值大小。與此相對(duì)，重要性只與價(jià)值大小相關(guān)，與這個(gè)價(jià)值會(huì)延續(xù)多久無(wú)關(guān)。這一點(diǎn)在以重要性、時(shí)效性為縱橫坐標(biāo)的坐標(biāo)系中，可以直觀地表達(dá)出來(lái)：檔案的價(jià)值表現(xiàn)為坐標(biāo)系中的一條線，時(shí)效性與線條的長(zhǎng)短相關(guān)，定期的為有限的線段，永久的為一直延續(xù)的射線：重要性與線條的高低位置相關(guān)，位高表示價(jià)值大，低則價(jià)值小?？梢?jiàn)，時(shí)效性與重要性是不相同的，很明顯，它們分別與保管期限和重要程度相對(duì)應(yīng)，即保管期限反映價(jià)值的時(shí)效性，重要程度反映價(jià)值的重要性。

在這種情況下，保管期限兼具兩種功能的必備條件是時(shí)效性與重要性的趨向一致，若如此，即便時(shí)效性與重要性不同也無(wú)關(guān)緊要。因此，兩者趨向之間的關(guān)系成為問(wèn)題的關(guān)鍵。實(shí)際中常?？梢钥吹?。保管期限相同的檔案，其價(jià)值大小也會(huì)相去甚遠(yuǎn)。這說(shuō)明，時(shí)效性與重要性之間不存在某種固定的對(duì)應(yīng)關(guān)系，從重要性的高或低不能夠必然地推出時(shí)效性的長(zhǎng)或短，它們的趨向可能一致也可能不一致，如下表所示。

將兩個(gè)含義不同、趨向不總是一致的價(jià)值屬性集中由保管期限這一個(gè)指標(biāo)來(lái)反映，才使得原本是井水不犯河水因而根本沒(méi)有矛盾可能性的兩個(gè)屬性矛盾起來(lái)。要避免這種現(xiàn)象，就需要簡(jiǎn)化保管期限的功能。然而如此一來(lái)，又會(huì)引出下面的疑問(wèn)：價(jià)值鑒定的主要內(nèi)容是確定保管期限，保管期限如果只反映時(shí)效性，這是不是意味著重要性這一重要價(jià)值特征在價(jià)值鑒定中就無(wú)用武之地了呢?是不是檔案保管中無(wú)須關(guān)注檔案的重要程度了呢?如果答案是否定的，那么，是不是我們的預(yù)設(shè)即“價(jià)值鑒定的主要內(nèi)容為確定保管期限”存在問(wèn)題呢?價(jià)值鑒定應(yīng)當(dāng)有什么樣的內(nèi)容呢?

2價(jià)值鑒定內(nèi)容的擴(kuò)展

價(jià)值鑒定的內(nèi)容，除了為確定保管期限而進(jìn)行的時(shí)效性鑒定以外。還應(yīng)當(dāng)有重要性鑒定。這由價(jià)值鑒定的目的決定。

價(jià)值鑒定所要達(dá)到的目的，應(yīng)當(dāng)是整個(gè)檔案管理的目的在這一環(huán)節(jié)的落實(shí)和體現(xiàn)，有兩個(gè)：(1)利用，包括有的用和便于利用等多重含義。有的用要求檔案保管期限恰當(dāng)，這依賴(lài)于時(shí)效性鑒定；便于利用的一個(gè)要求是區(qū)分價(jià)值大小不同的檔案以適應(yīng)不同的利用者，這靠重要性鑒定完成。(2)保管。包括區(qū)別管理和減輕庫(kù)房負(fù)擔(dān)等。區(qū)別管理，是針對(duì)價(jià)值大小各異的檔案實(shí)施有區(qū)別的管理，重點(diǎn)檔案重點(diǎn)監(jiān)管。而區(qū)分價(jià)值大小，是重要性鑒定的內(nèi)容。減輕庫(kù)房負(fù)擔(dān)，需要將到期無(wú)保存價(jià)值的檔案剔除，這是時(shí)效性鑒定的任務(wù)。可見(jiàn)，無(wú)論是從利用還是從保管的角度，重要性鑒定都是價(jià)值鑒定的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

如果我們認(rèn)可保管期限只對(duì)應(yīng)時(shí)效性，并且也認(rèn)可重要性鑒定不可或缺，那么，就應(yīng)當(dāng)確立一個(gè)指標(biāo)與重要性相對(duì)應(yīng)。換句話講，傳統(tǒng)價(jià)值鑒定的內(nèi)容要加以擴(kuò)展。

其實(shí)，在傳統(tǒng)的價(jià)值鑒定中，也包含有時(shí)效性鑒定與重要性鑒定，只是它們被不加區(qū)分地?cái)嚭驮谝黄鸩⒁员９芷谙迊?lái)反映。實(shí)踐中，人們已經(jīng)感覺(jué)到這種混同存在不足，提出要對(duì)相同保管期限下不同價(jià)值大小的檔案實(shí)行分級(jí)管理，從而將檔案的重要程度以保管期限以外的形式表達(dá)出來(lái)，且與保管期限并列，獨(dú)立成為價(jià)值鑒定的一項(xiàng)內(nèi)容。

擴(kuò)展價(jià)值鑒定的內(nèi)容，區(qū)分時(shí)效性鑒定與重要性鑒定，除了可以避免前述矛盾現(xiàn)象，還有助于我們認(rèn)識(shí)不同時(shí)期和不同檔案價(jià)值鑒定的重點(diǎn)。例如電子檔案價(jià)值鑒定的重心相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)移。紙質(zhì)檔案的內(nèi)容與載體具有一體性，載體消亡，往往就意味著內(nèi)容不存在；載體占據(jù)空間大，并且隨時(shí)間推移而快速地可以說(shuō)是無(wú)限增長(zhǎng)，而一個(gè)時(shí)期內(nèi)能夠提供的存放空間是有限的。所以，要對(duì)絕大多數(shù)檔案的保存時(shí)間作出限定，時(shí)效性鑒定自然是重點(diǎn)。對(duì)于電子檔案來(lái)講，因有限存儲(chǔ)空間而要進(jìn)行取舍鑒定的壓力并不大，倒是區(qū)別管理所要求的重要性鑒定較為突出。

3結(jié)束語(yǔ)

認(rèn)識(shí)到價(jià)值鑒定內(nèi)容的擴(kuò)展，有更深遠(yuǎn)的意義。很難預(yù)測(cè)，今后價(jià)值鑒定會(huì)有什么樣的內(nèi)容，能夠把握的只有一個(gè)原則，即只要有需求，就應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的內(nèi)容，價(jià)值鑒定的內(nèi)容與方法應(yīng)當(dāng)隨時(shí)代與社會(huì)的變化加以調(diào)整而不是固定不變的，不論簡(jiǎn)單或復(fù)雜，當(dāng)今的鑒定方法都有著這樣那樣的不足，這種自身有缺點(diǎn)的價(jià)值鑒定，所提供的也是不那么可靠的結(jié)果，現(xiàn)實(shí)中到期檔案真正銷(xiāo)毀的比例也說(shuō)明了結(jié)果的實(shí)際指導(dǎo)作用。這是否意味著，今天的價(jià)值鑒定，其主要意義不在鑒定結(jié)果，而在于作為探索更好的鑒定方法的過(guò)程?作為過(guò)程的價(jià)值鑒定，契合著當(dāng)代中國(guó)社會(huì)轉(zhuǎn)型與技術(shù)變革帶來(lái)的巨大變化，需要以新思維來(lái)認(rèn)識(shí)問(wèn)題，允許各種不完善的、帶有探索性質(zhì)的觀點(diǎn)和做法出現(xiàn)。例如，在可以不考慮存儲(chǔ)空間壓力時(shí)。時(shí)效性鑒定的意義是否仍如同以往一樣?在進(jìn)行重要性鑒定時(shí)，可不可以借鑒網(wǎng)絡(luò)點(diǎn)擊率的做法，“點(diǎn)擊率”高的檔案其價(jià)值就大?若如此。重要性鑒定就成為一項(xiàng)較為容易的工作了。當(dāng)然。這種做法有不足之處，需要進(jìn)一步完善。而這，也正體現(xiàn)了作為過(guò)程的特點(diǎn)。

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(作者單位：西北大學(xué)公共管理學(xué)院來(lái)稿日期：2009-06-19)