成　飚

摘要:高校辦公室作為學(xué)校一級(jí)綜合性管理機(jī)構(gòu),在創(chuàng)新管理理念、規(guī)范管理制度、優(yōu)化管理效能和服務(wù)意識(shí)、建設(shè)管理隊(duì)伍方面還需要加強(qiáng)研究實(shí)踐。二級(jí)管理制度的構(gòu)建和推進(jìn)對(duì)高校辦公室管理提出了更高、更具體的要求。創(chuàng)新化、規(guī)范化、精細(xì)化、信息化、主動(dòng)化以及無間化管理將切實(shí)有效地推進(jìn)新時(shí)期下高校辦公室管理工作。

關(guān)鍵詞:辦公室管理;二級(jí)管理;創(chuàng)新管理

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展,高等教育進(jìn)入了一個(gè)前所未有的大發(fā)展時(shí)期,伴隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,為適應(yīng)學(xué)科建設(shè)和發(fā)展的需要,許多高校不但建立了二級(jí)管理建制,而且各高校在二級(jí)管理建設(shè)方面各有特色,有著不同的成功經(jīng)驗(yàn)。二級(jí)管理的深入發(fā)展,對(duì)高校辦公室提出的更高、更新的要求。作為管理的綜合協(xié)調(diào)辦事機(jī)構(gòu),辦公室是保證高校各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞,是上情下達(dá)、下情上傳的紐帶,它的職能涵蓋了現(xiàn)代高校管理系統(tǒng)中的決策、執(zhí)行、監(jiān)督、檢查、反饋等各個(gè)子系統(tǒng),而且又具有特定的服務(wù)及信息傳遞功能。作為學(xué)校的一級(jí)綜合性管理機(jī)構(gòu),其管理水平直接關(guān)系到全校各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。目前,高校辦公室在管理工作中有些方面可以做得更好。主要表現(xiàn)在:管理理念的創(chuàng)新方面、管理制度的規(guī)范方面、管理工作的效能方面、管理意識(shí)的服務(wù)方面、管理隊(duì)伍的建設(shè)方面。揚(yáng)棄傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)式管理,不斷創(chuàng)新辦公室管理工作,是新形勢(shì)下,我們要重點(diǎn)研究的工作。

創(chuàng)新化的管理理念

辦公室管理創(chuàng)新,不僅僅是管理方式的創(chuàng)新,更重要是管理理念和管理過程的創(chuàng)新。管理理念和管理過程的創(chuàng)新是高校辦公室管理創(chuàng)新的核心。從實(shí)踐看,高校辦公室管理創(chuàng)新理念包括以下內(nèi)涵[1]:

第一,明確科學(xué)觀的理念。科學(xué)的管理是基礎(chǔ),只有科學(xué)管理,才能實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新。

第二,樹立全局觀的理念。高校辦公室是高校的“樞紐”,因此辦公室管理者要總攬全局,把握學(xué)校的中心工作,懂得合理分配人力、物力、財(cái)務(wù),處理好重點(diǎn)和一般,近期和長(zhǎng)遠(yuǎn)的關(guān)系。

第三,強(qiáng)化服務(wù)觀的理念。高校辦公室原來基本都是傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)型管理,管理重點(diǎn)是“辦事”,而且是“交辦型”的經(jīng)驗(yàn)管理。創(chuàng)新型的管理理念要求我們由經(jīng)驗(yàn)型管理走向科學(xué)化管理,不能只停留在辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦的日常事務(wù),還必須在學(xué)校的發(fā)展、建設(shè)、管理等方面進(jìn)行思考,要站在“參謀服務(wù)型”的管理高度,在全局觀念的指引下,主動(dòng)幫助領(lǐng)導(dǎo)出思路、出辦法,為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策出智囊。

第四,發(fā)揚(yáng)集體觀的理念。高校辦公室是一個(gè)集體,管理創(chuàng)新就是要發(fā)揮集體智慧。從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員,全員參與,圍繞工作高效和優(yōu)質(zhì)服務(wù),求同存異,搞好管理,要換位思考,加強(qiáng)團(tuán)結(jié)。辦公室的管理人員還應(yīng)該經(jīng)常與其他部門溝通聯(lián)系,開闊眼界,開闊思路,有利于創(chuàng)新的層次,還要吸收其他高層次和同類學(xué)校在管理工作中的做法,并結(jié)合實(shí)際,使創(chuàng)新理念更實(shí)際化,更易開展工作。

規(guī)范化的管理制度

辦公室工作頭緒多,比較繁瑣,很多在規(guī)范化建設(shè)上還比較欠缺,工作無序且有一些的隨意性的現(xiàn)象,而解決這類問題的關(guān)鍵是規(guī)章制度的建立與執(zhí)行。辦公室要根據(jù)新形勢(shì),制訂和完善各項(xiàng)工作制度,明確崗位職責(zé),實(shí)行目標(biāo)管理,形成分工合作、職責(zé)明確的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制,處理好分工與協(xié)作的關(guān)系,將各項(xiàng)工作落實(shí)到實(shí)處。而且明確崗位責(zé)任,符合現(xiàn)代管理理念,只有職責(zé)明確、獎(jiǎng)懲分明,各項(xiàng)工作有章可循,才能充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和自覺性,極大限度地發(fā)揮辦公室的整體效能。

規(guī)章制度的制定要遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、全面性、穩(wěn)定性的原則,以使辦公室這個(gè)有機(jī)的整體形成最大合力,高效、高質(zhì)、高速、低耗地完成自身所承擔(dān)的工作。

精細(xì)化的管理工作

實(shí)施精細(xì)化管理,對(duì)充分發(fā)揮辦公室的綜合職能,提高管理水平和質(zhì)量、提高執(zhí)行力和執(zhí)行到位率有著積極意義。

辦公室管理的核心主要是人和事,是通過制度、通過崗位對(duì)人實(shí)施管理和通過流程對(duì)事進(jìn)行管理。要處理日常繁瑣、復(fù)雜的具體事務(wù),首先要有能夠執(zhí)行到位的制度,還要有健全和完善的崗位責(zé)任制,更要精細(xì)化的管理流程,這樣才能發(fā)揮管理者的主觀能動(dòng)性,減少人為損失,減少工作的誤區(qū),提高工作效率,提升管理水平。

精細(xì)化的管理工作,就是將管理工作過程縱向精細(xì)化分解為工作流程,管理者明確流程的各個(gè)單元的各個(gè)細(xì)節(jié),抓住核心細(xì)節(jié),從而提高管理工作效率。細(xì)節(jié)決定成敗,對(duì)細(xì)節(jié)的把握,需要管理者具有精細(xì)管理意識(shí),并認(rèn)真分析管理工作的內(nèi)涵和外延。這項(xiàng)工作需要定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn),也就是建立健全的崗責(zé)體系,在機(jī)制上保證職權(quán)責(zé)利一致。當(dāng)然崗責(zé)體系,需要有相應(yīng)綜合、科學(xué)的考核評(píng)價(jià)體系,對(duì)能夠標(biāo)準(zhǔn)量化和非流程、主觀因素較強(qiáng)的其他工作設(shè)計(jì)必要的評(píng)價(jià)指標(biāo),這樣才能發(fā)揮主觀能動(dòng)性,提高工作效率,推進(jìn)管理水平。

信息化的管理方式

辦公室是信息的中心,是學(xué)校各種信息的一個(gè)交匯點(diǎn)和集散地。國(guó)家教育主管部門的方針、政策,學(xué)校上層管理機(jī)關(guān)的指示、指令,各個(gè)系的總體規(guī)劃、目標(biāo)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策、重大事件、重大活動(dòng)等都要通過辦公室的上傳下達(dá)。辦公室作為信息中樞,實(shí)施信息化管理,十分必要,這也是高校辦公室工作的發(fā)展方向和趨勢(shì),更是提高辦公室管理效率的有效途徑。我們必須樹立信息化管理的觀念,大力推進(jìn)信息化建設(shè),并以此帶動(dòng)學(xué)校的其他方面的建設(shè)。

信息化管理,可以從以下兩個(gè)方面著手:

一方面建立辦公管理系統(tǒng),包括基于校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的無紙化辦公平臺(tái)和基于計(jì)算機(jī)管理的檔案系統(tǒng)。無紙化辦公平臺(tái)是高校辦公室信息化管理的工作重點(diǎn),可以實(shí)現(xiàn)行政管理、教學(xué)管理、學(xué)生管理、校園新聞公告、文件的收集、整理、傳輸,而且可以通過信息庫(kù)對(duì)信息進(jìn)行分析、篩選,從而提高管理水準(zhǔn)。檔案的信息化建設(shè)也是高校院系辦公室信息化建設(shè)的重要工作方面。檔案的重要性不言而喻,必須實(shí)現(xiàn)有效的管理。但是,長(zhǎng)期以來檔案的重要性和其在實(shí)際工作中的地位不盡相符,因?yàn)闄n案管理的復(fù)雜繁瑣造成了管理者對(duì)其望而卻步,這也給高校院系辦公室的日常管理帶來了極大的困擾。要解決這個(gè)問題,提高檔案管理的效率,只有依靠信息化,信息化特有的科學(xué)性、便捷性和可操作性能夠極大地改變傳統(tǒng)的檔案管理方式,能把管理人員從繁瑣的檔案管理中解放出來,提高辦公效率[2]。

另一方面是建立校園內(nèi)外的信息發(fā)布系統(tǒng)。高校辦公室可以將高校新聞、特色在第一時(shí)間在內(nèi)外網(wǎng)發(fā)布,對(duì)外實(shí)現(xiàn)與管理部門、其他同類高校的互聯(lián)溝通、信息共享,展示校園文化及高校形象;對(duì)內(nèi)將信息及時(shí)傳達(dá)給學(xué)生、教師,這是教學(xué)活動(dòng)得以順利組織與調(diào)整的必要條件。

主動(dòng)化的服務(wù)意識(shí)

服務(wù)性、服從性是辦公室工作的一個(gè)鮮明特點(diǎn)。很多工作都可以根據(jù)辦公室工作的規(guī)律性提前預(yù)測(cè),主動(dòng)開展。主動(dòng)開展工作,一要有超前意識(shí),要有預(yù)見性。凡事越早越主動(dòng),越晚越被動(dòng)。二要樹立服務(wù)意識(shí)。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為部門服務(wù)、為師生員工服務(wù)是辦公室的最基本的職能。在開展工作的過程中還要注意服務(wù)對(duì)象的多層次性和服務(wù)內(nèi)容的多樣性,堅(jiān)持把服務(wù)作為工作的著力點(diǎn),無論是文稿起草、內(nèi)外宣傳、會(huì)議安排,還是車輛調(diào)度、教學(xué)督察、后勤協(xié)調(diào)都要圍繞“主動(dòng)服務(wù)”這一中心,并不斷創(chuàng)新服務(wù)方式,提升服務(wù)水平,提高服務(wù)質(zhì)量辦公室的工作。

無間化的管理隊(duì)伍

管理隊(duì)伍的素質(zhì),影響整體工作效率。辦公室人少事多,要做好工作,首先要講無間化合作,也就是團(tuán)結(jié)合作,相互支持,相互幫助,相互諒解。只有無間化合作的隊(duì)伍,才能充分發(fā)揮出團(tuán)隊(duì)整體效能。而且每位辦公室工作人員代表的都是整個(gè)學(xué)校的形象。無間化合作的態(tài)度,能夠影響整個(gè)校園,如果說教育是“立人”“達(dá)人”,那么無間化合作的態(tài)度,能夠“立校”“達(dá)?！?。辦公室管理人員還要樹立終身學(xué)習(xí)的理念,終身學(xué)習(xí)的內(nèi)容主要有:人際關(guān)系溝通能力、表達(dá)能力、觀察能力、應(yīng)變能力、競(jìng)爭(zhēng)能力、理財(cái)能力以及分析判斷能力、決策能力、創(chuàng)新能力、組織管理能力等。而這些能力的培養(yǎng)只有通過不斷的實(shí)踐,在實(shí)際的工作得以不斷的提高[3]。只有通過終身學(xué)習(xí),才能使管理隊(duì)伍不斷在新的起點(diǎn)上不斷創(chuàng)新,不斷得取得各方面的佳績(jī)。

高校辦公室管理是教育管理的一個(gè)重要組成部分,研究辦公室管理的問題既有理論意義,也有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義?！苞L其鳴矣,求其友聲”。愿與同行們共同探討、共同進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]蘇秀章.論高校辦公室管理創(chuàng)新的內(nèi)涵及其特征.山東省青年管理干部學(xué)院學(xué)報(bào),2005.

[2]萬承華.高校院系辦公室的信息化建設(shè).重慶職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2007.

[3]黃若燕.淺談新時(shí)期高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作水平的提高.《科技信息(科學(xué)·教研),2007年8期.