任旭波 張 彥

[摘 要]企業(yè)目前大部分都已經(jīng)建立了電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng),這使得企業(yè)會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化,會(huì)計(jì)核算的速度、準(zhǔn)確性和可靠性得到了巨大的提高。但是也應(yīng)該看到電算化的快速發(fā)展在給企業(yè)帶來巨大效益的同時(shí),也給企業(yè)內(nèi)部控制制度帶來新的問題,提出新的要求。如何建立電算化會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度就顯得十分必要。

[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)電算化 內(nèi)部控制 風(fēng)險(xiǎn)

作者簡(jiǎn)介:任旭波(1979年7月-),內(nèi)蒙古通遼市人,通遼熱電有限責(zé)任公司財(cái)務(wù)科;張彥(1979年6月-),吉林省吉林市人,東北電力學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院企業(yè)管理專業(yè)研究生。

眾所周知,企業(yè)的內(nèi)部控制是保證企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ),內(nèi)部控制的好壞直接關(guān)系到一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成敗。會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱,它是一個(gè)用電子計(jì)算機(jī)代替手工,實(shí)現(xiàn)記賬、算賬、報(bào)賬、查賬等過程,并替代部分需由人腦完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息(數(shù)據(jù))的統(tǒng)計(jì)、分析、判斷乃至提供決策的過程。本文通過分析會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制影響的基礎(chǔ)上,提出了完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的一系列措施。

一、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下開展內(nèi)部控制的必要性

隨著會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的發(fā)展,我國(guó)也越來越重視對(duì)內(nèi)部控制的研究,并發(fā)布了一系列規(guī)范和指導(dǎo)意見,促進(jìn)了企事業(yè)單位內(nèi)部控制的建立和完善。可是仍有許多企業(yè)還未意識(shí)到電算化下內(nèi)部控制的必要性和重要性。在電算化下,原有的許多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡(jiǎn)化,大部分處理由計(jì)算機(jī)完成,手工條件下的一些內(nèi)部牽制措施無法執(zhí)行,會(huì)計(jì)人員無法直接參與管理和控制,導(dǎo)致會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)控制效率低下。同時(shí)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化以后,會(huì)計(jì)人員的職能劃分發(fā)生了很大的變化,以電算化系統(tǒng)主導(dǎo)型的業(yè)務(wù)處理,會(huì)計(jì)人員的職能開始從核算型向管理型轉(zhuǎn)變。相關(guān)會(huì)計(jì)人員既可從事數(shù)據(jù)的輸人,又可負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報(bào)送。如果不加強(qiáng)內(nèi)部控制,就會(huì)使某些計(jì)算機(jī)操作人員直接對(duì)使用中的程序和數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行修改,對(duì)處理結(jié)果進(jìn)行操縱,從而加大了出現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。從我國(guó)目前會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的實(shí)際可以看出,企業(yè)不重視電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制建設(shè),從而使電算化后,企業(yè)經(jīng)營(yíng)失敗、會(huì)計(jì)信息失真及不守法經(jīng)營(yíng)行為時(shí)有發(fā)生。面對(duì)我國(guó)企業(yè)電算化內(nèi)部控制總體薄弱的客觀事實(shí),如何根據(jù)自身特點(diǎn),尋求建立和完善電算化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的措施,己經(jīng)成為我國(guó)多數(shù)企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化必須重點(diǎn)考慮的課題。為了適應(yīng)國(guó)際化的發(fā)展,適應(yīng)全球經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,我國(guó)會(huì)計(jì)電算化必須跟上國(guó)際的步伐,帶來的挑戰(zhàn)將是前所未有的,所以也要求我們必須加強(qiáng)內(nèi)部控制。

二、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下給內(nèi)部控制的帶來的影響

在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下由于會(huì)計(jì)信息處理方式和方法的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化,這使得會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序和工作組織等各方面發(fā)生了質(zhì)的變化,由此引發(fā)會(huì)計(jì)的內(nèi)部控制體系也出現(xiàn)了一些新的問題。

(一)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理方式變化帶來的問題

在電算化會(huì)計(jì)中,計(jì)算機(jī)輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下進(jìn)行的,對(duì)輸入的數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行加工和處理,并儲(chǔ)存于磁性介質(zhì)上。很多錯(cuò)誤沒有辦法發(fā)現(xiàn)。因此,必須由人工事先進(jìn)行審核原始數(shù)據(jù)再輸入計(jì)算機(jī),一旦原始數(shù)據(jù)發(fā)生錯(cuò)誤或者輸入錯(cuò)誤,計(jì)算機(jī)無法識(shí)別,將會(huì)造成輸出失真的會(huì)計(jì)信息。正因?yàn)槿绱?對(duì)電算化內(nèi)部控制提出了新的具體要求:所有的數(shù)據(jù)處理方法和過程都必須規(guī)范化,并保證其準(zhǔn)確性,這樣才能保持會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。

(二)信息存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上,易于修改問題,容易造成計(jì)算機(jī)犯罪

與手工條件下相比,電算化會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和信息都存儲(chǔ)在磁(光)性介質(zhì)上,極易被篡改而不留任何痕跡,不象手工在紙介質(zhì)上修改困難,修改會(huì)留有痕跡。另外,電磁介質(zhì)易受損壞,一旦損壞,損失比較大。而隨著數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的提高,數(shù)據(jù)高度集中,一些不法人員有可能通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)竊取數(shù)據(jù)文件或者銷毀數(shù)據(jù)。發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪的難度較大,具有很大的隱蔽性和危害性。如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠、防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個(gè)非常重要的問題,也對(duì)我們提出了新的要求。

(三)Interne對(duì)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的影響

Internet在會(huì)計(jì)軟件中的應(yīng)用對(duì)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的影響是革命性的。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開放性、分散性、數(shù)據(jù)的共享性等方面大大超過了以往的系統(tǒng),網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用在很大程度上彌補(bǔ)了單機(jī)電算化系統(tǒng)的不足,極大地改變了以往計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用模式,使電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)控制度更加完善。擴(kuò)展了系統(tǒng)運(yùn)行的環(huán)境的同時(shí)也給計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制帶來新的問題。尤其是網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊的可能性更大,對(duì)此我們更應(yīng)當(dāng)給予充分的重視。

三、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的措施

要完善電算化環(huán)境下企業(yè)的內(nèi)部控制可以從計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的建立和運(yùn)行過程來進(jìn)行控制,主要針對(duì)系統(tǒng)開發(fā)和實(shí)施的控制、對(duì)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)各個(gè)部門的人員和組織管理控制、對(duì)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)日常運(yùn)行過程的安全控制和操作控制以及加強(qiáng)內(nèi)審等。

(一)系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)控制。企業(yè)是用電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng),不論是自行組織開發(fā)還是購(gòu)買商品化會(huì)計(jì)軟件,都必需遵循國(guó)家有關(guān)機(jī)關(guān)和部門制訂的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。目前我國(guó)已經(jīng)頒布的有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范主要由財(cái)政部1996年頒布執(zhí)行的《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》共十二條,對(duì)會(huì)計(jì)電算化管理進(jìn)行了基本規(guī)定,而《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》對(duì)于軟件的質(zhì)量做出了規(guī)定,《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作做出全面規(guī)定等。按標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開發(fā)的電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)可以使企業(yè)會(huì)計(jì)系統(tǒng)更加可靠、更加完善,并且有利于系統(tǒng)的發(fā)展和更新。

(二)系統(tǒng)安全控制。系統(tǒng)的可靠性、信息的安全性及信息處理的正確性都倚賴于強(qiáng)有力的安全控制。影響系統(tǒng)安全的因素很多,電算化的外部環(huán)境、工作失誤、計(jì)算機(jī)病毒以及舞弊犯罪活動(dòng)等。外部環(huán)境尤其注意電源安全,保證不斷點(diǎn),安裝不間斷電源;同時(shí)要有適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸?太高太低的溫度都不能讓系統(tǒng)正常工作;數(shù)據(jù)安全控制方面一定要在存儲(chǔ)和備分?jǐn)?shù)據(jù)時(shí)候,一定保護(hù)好數(shù)據(jù)不被破壞,使得數(shù)據(jù)能夠恢復(fù)到最好的狀態(tài);軟件的安全,防止病毒的入侵,防止軟件別串改,要使用防毒工具,不是用盜版軟件等。

(三)操作控制。操作控制是通過制定嚴(yán)格的、標(biāo)準(zhǔn)的操作規(guī)程,并認(rèn)真地加以執(zhí)行來實(shí)現(xiàn)的,操作人員有嚴(yán)格的權(quán)限限制和密碼控制,上機(jī)前做好各方面準(zhǔn)備工作,對(duì)輸入的信息進(jìn)行嚴(yán)格的審核,憑證和報(bào)表信息要認(rèn)真檢查確認(rèn)。儲(chǔ)存的文檔資料要有領(lǐng)導(dǎo)審批才能調(diào)閱。

(四)電算化系統(tǒng)的實(shí)施控制。建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)輸入控制方法,比如科目代碼限制,平衡控制等。人員操作時(shí)候,實(shí)行牽制制度,互相驗(yàn)證、重復(fù)輸入邏輯控制,順序校驗(yàn)等過程控制;輸出和處理過程控制主要通過審核的程序,和人員的控制。

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