郭 紅

[摘要] 獨立學院辦公室與普通高校辦公室一樣,是對學院各項工作實施管理的綜合性辦事機構(gòu)。它與普通高等院校有著相通的地方,又有其自身特性。本文認為,獨立學院辦公室工作理念要新、思路要清、工作要實,獨立學院辦公室特點決定了辦公室工作人員應(yīng)具備較高的素質(zhì)和相應(yīng)的能力。

[關(guān)鍵詞] 獨立學院 辦公室工作 工作人員

獨立學院是普通高等學校按照新機制、新模式與社會力量合作舉辦的本科層次學院,是新形勢下高等教育辦學機制與模式的一項探索和創(chuàng)新,是更快更好擴大高等教育資源的一種有效途徑,對今后我國高等教育的持續(xù)、健康發(fā)展有著重大的意義。作為獨立學院重要的職能部門,學院辦公室如何準確定位、發(fā)揮作用尤為重要。

獨立學院辦公室工作與普通高校辦公室工作既有相通之處,又有其自身獨有的特色。這就要求學院辦公室在工作中理念要新、思路要清、工作要實,針對獨立學院特點,切實做好學院辦公室工作。本文從五個方面進行分析。

一、獨立學院辦公室要服務(wù)于人

服務(wù)性是辦公室工作最原始的特征,是辦公室工作的出發(fā)點。它主要歸結(jié)為:為部門服務(wù)、為領(lǐng)導服務(wù)、為教學服務(wù)、為師生服務(wù)。隨著獨立學院的發(fā)展壯大,學院的內(nèi)外關(guān)系和外部環(huán)境發(fā)生了變化,學院內(nèi)外的各方面聯(lián)系也日益頻繁,辦公室加強并做好服務(wù)協(xié)調(diào)工作尤為重要。主要有以下幾個方面:(1)外部協(xié)調(diào),加強與院外的各個單位建立良好的關(guān)系,為學院各項工作順利進行搭建良好平臺。(2)協(xié)調(diào)處理好領(lǐng)導之間的關(guān)系。(3)協(xié)調(diào)處理好領(lǐng)導與教師之間的關(guān)系。(4)協(xié)調(diào)好教師和學生之間的關(guān)系。

這就要求辦公室具備一定的服務(wù)協(xié)調(diào)能力,辦公室工作要服務(wù)于教學科研工作,服務(wù)于學院領(lǐng)導,服務(wù)于上級職能部門,服務(wù)于師生員工。同時,要協(xié)調(diào)好與外部職能部門、學院內(nèi)各部門之間的關(guān)系,協(xié)調(diào)好領(lǐng)導、師生員工之間關(guān)系。

搞好獨立學院辦公室服務(wù)協(xié)調(diào)工作,對提高獨立學院的教學水平、科研水平都具有重要意義。

二、獨立學院辦公室要輔助領(lǐng)導工作

輔助性是辦公室工作的根本性質(zhì)。明確與領(lǐng)導的從屬關(guān)系,明確自身在相應(yīng)組織坐標上的既定位置,恰當發(fā)揮輔助領(lǐng)導的作用。院領(lǐng)導工作面廣、事情多、矛盾多,因此,在許多情況下,就需要辦公室予以協(xié)助,直接面對問題與矛盾,站到第一線,承擔一定的責任,努力維護正常秩序,全心全意地支持領(lǐng)導工作,有節(jié)有度地為領(lǐng)導拾漏補缺。在重大的組織決策問題上,辦公室要盡職盡責,為領(lǐng)導決策充當信息的提供者和出謀劃策的咨詢者,又要出謀而不決策,參與而不干預(yù),既要協(xié)助領(lǐng)導積極大膽地開展工作,又要做到不越權(quán)、不攬權(quán)。

三、獨立學院辦公室工作要統(tǒng)籌兼顧

獨立學院辦公室是一個綜合性的職能部門,統(tǒng)籌承擔了學院的教學、科研、學生工作、人事、總務(wù)、財務(wù)、黨務(wù)、行政、對外聯(lián)絡(luò)等各項工作。領(lǐng)導要管的工作,辦公室要負責進行輔助,領(lǐng)導不能親自做的,如文秘、檔案、統(tǒng)計、收發(fā)、文印等,辦公室也要管,還包括日常事務(wù)工作,諸如值班室工作、大事記編寫、接待管理、車輛管理、福利品發(fā)放等。迎來送往,電話接進接出,事再小不過,但卻代表一個單位的精神面貌,這就是所謂的“辦公室工作無小事”吧。所以辦公室是非常重要的綜合性管理部門,工作錯綜復雜、頭緒多、牽涉面廣,這就要求辦公室工作人員必須具備較強的決策、計劃、組織協(xié)調(diào)、創(chuàng)新等管理能力,為領(lǐng)導決策提供依據(jù)。

四、獨立學院辦公室工作要依據(jù)相應(yīng)政策

政策是為實現(xiàn)一定的任務(wù)而規(guī)定的行為準則。制定正確的政策,正確地執(zhí)行政策是各級領(lǐng)導的一項根本性任務(wù)。辦公室工作人員作為領(lǐng)導的參謀與助手,要學習研究上級的政策,協(xié)助領(lǐng)導收集匯總處理來自各方面的信息,供領(lǐng)導制定政策時參考,并參與政策性文件的擬寫。而且辦公室人員每天要處理紛繁的事務(wù),都要以政策為依據(jù)進行解決,都是在執(zhí)行政策、體現(xiàn)政策。所以政策性是辦公室工作的根本特點之一,工作中一定要依據(jù)相應(yīng)政策執(zhí)行。

五、辦公室工作人員要不斷提高自身的綜合素質(zhì),不斷學習、創(chuàng)新

辦公室是獨立學院重要的職能部門,這就要求辦公室工作人員具有全面的綜合素質(zhì),政治上成熟、思想上堅定、業(yè)務(wù)上過硬、作風上優(yōu)良、為人上正派,同時要熱愛工作、甘于平凡、不辭勞苦、不計報酬、自尊自重、克己奉公、謙虛謹慎、平等待人、嚴守機密、提高警惕。

同時,辦文、辦事是辦公室的基本職能,表達能力是辦公室人員的一項基本功。無論是匯報、宣傳、調(diào)研等工作,還是公文處理、文件資料起草,都離不開表達,所以辦公室人員要多思、多練,日積月累,潛移默化,做到出口成章、文思敏捷、下筆如神,向上能如實反映事情的真相,向下能準確表達領(lǐng)導的意圖。

要推動辦公室工作全面而高效地開展,不斷提高工作質(zhì)量,不僅要有肯干、實干、會干的精神,并且要不斷地學習和創(chuàng)新。

知識日新月異,新問題層出不窮,辦公室人員要較好地履行自己的工作職責,就必須不斷地完善自己的知識結(jié)構(gòu),多讀書看報,了解國家政策方針和教育政策法規(guī),不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力。在現(xiàn)今這樣一個信息社會,辦公室作為整個學院的信息中心,承擔著信息收集、加工、整理和傳遞的任務(wù),工作人員應(yīng)加大對信息管理工作的投入力度,建立多渠道、多層次、全方位的信息采集制度,保證信息的準確性、時效性。

沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展。院辦公室工作人員必須在工作中強化創(chuàng)新理念,并大膽進行工作創(chuàng)新,充分發(fā)揮主人翁精神與積極主動的能動作用。一方面,辦公室要繼承并發(fā)揚優(yōu)良傳統(tǒng)和寶貴經(jīng)驗;另一方面,更要有開拓精神和創(chuàng)新意識,不斷在工作實踐中積極探索辦公室工作的新思路、新途徑、新方法。體現(xiàn)在工作中理念創(chuàng)新、方法創(chuàng)新、管理創(chuàng)新。

總而言之,獨立學院辦公室是一個重要的職能部門,辦公室工作人員只有不斷地加強和提升自身的整體能力和素質(zhì),積極團結(jié)和協(xié)調(diào)所有人員,才能充分發(fā)揮辦公室的作用。