黃金國

摘要:試辦獨立學(xué)院是新形勢下我國高等教育辦學(xué)機制和模式的一項探索和創(chuàng)新,是高等教育辦學(xué)領(lǐng)域內(nèi)的一種新生事物。同樣,獨立學(xué)院在各項工作中形成的各類文件材料要不要建檔?如何建檔的問題就擺到了我們檔案工作者的面前。本文通過對獨立學(xué)院建檔工作現(xiàn)況的分析,從建檔理論、明晰產(chǎn)權(quán)、事業(yè)發(fā)展、歷史地位、法律規(guī)范和現(xiàn)實利用六個角度闡述了獨立學(xué)院建檔工作的依據(jù),從確立領(lǐng)導(dǎo)體制、建立管理機制等方面提出了獨立學(xué)院建檔工作的基本路徑與方法。

關(guān)鍵詞:獨立學(xué)院;檔案工作;建設(shè);分析

中圖分類號:G271文獻標志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)11—0111—02

獨立學(xué)院辦學(xué)時間較短,各校對其檔案工作的管理體制、方法尚沒有統(tǒng)一,對其檔案工作的實踐認識尚處于膚淺與不太清晰狀態(tài)。

一、獨立學(xué)院建檔工作現(xiàn)狀

依據(jù)國家教育部印發(fā)的有關(guān)文件精神,“獨立學(xué)院”是指我國公辦普通本科院校與社會力量采用新機制和新模式(新機制指按民營機制運作,新模式即獨立模式)聯(lián)合舉辦的、以開展普通本科學(xué)歷教育為主的、相對獨立的二級學(xué)院。它既不同于以往普通高校按照公辦機制、模式建立的二級學(xué)院、分?；蚱渌愃频亩夀k學(xué)機構(gòu),也有別于典型意義上的民辦高校,是我國高等教育領(lǐng)域內(nèi)的一種新經(jīng)濟成分或新辦學(xué)模式。大部分獨立學(xué)院建檔工作未能擺上議事日程。其表現(xiàn)形式為:國辦大學(xué)獨立興建的獨立學(xué)院,檔案管理混同于公辦機制模式建立的二級學(xué)院,檔案材料變成國辦大學(xué)全宗的組成部分;國辦高校與事業(yè)單位、社會團體或其它經(jīng)濟體聯(lián)合舉辦的獨立學(xué)院未能集中建檔,學(xué)院形成的文件材料多散布在各形成部門;在檔案管理體制上,學(xué)院檔案工作游離于國家檔案管理體制之外,同樣也游離于各類檔案社會團體(檔案學(xué)會、協(xié)會)之外?？傊?獨立學(xué)院沒有建檔是一種普遍現(xiàn)象,這樣下去不利于學(xué)院事業(yè)、不利于檔案事業(yè),這種現(xiàn)象需要及時得到改變。

二、獨立學(xué)院建檔工作依據(jù)

1.從建檔理論角度看。獨立學(xué)院能否獨立建檔,或其建檔的理論依據(jù)是什么?就是要我們回答獨立學(xué)院能否構(gòu)成立檔單位或其構(gòu)成立檔單位的依據(jù)是什么的問題?《檔案學(xué)詞典》中對立檔單位的定義及其構(gòu)成條件是這樣規(guī)定的:“立檔單位(也稱全宗構(gòu)成者)是指形成全宗的機關(guān)、團體、企事業(yè)單位。其一般構(gòu)成條件是:(1)可獨立行使職權(quán),能以自己名義對外行文;(2)是一個預(yù)算會計單位,可編造預(yù)決算或財務(wù)計劃;(3)設(shè)有管理人事的機構(gòu)或人員,并有一定人事任免權(quán)。其形成的全部檔案構(gòu)成一個全宗?！盵1]而國家教育行政管理部門對獨立學(xué)院的辦學(xué)模式又是如是規(guī)定:“獨立學(xué)院應(yīng)具有獨立的校園和基本辦學(xué)設(shè)施,實施相對獨立的教學(xué)組織和管理,獨立進行招生,獨立頒發(fā)學(xué)歷證書,獨立進行財務(wù)核算,應(yīng)具有獨立法人資格,能獨立承擔民事責任。獨立學(xué)院還可按國家有關(guān)教育事業(yè)統(tǒng)計工作的規(guī)定,獨立填報《高等教育基層統(tǒng)計報表》?！盵2]獨立學(xué)院因?qū)嵭忻駹I運作機制,在人事管理方面一般實行人事代理制度,內(nèi)部管理人員實行院長聘任任期制。

2.從產(chǎn)權(quán)明晰角度看。國家規(guī)定獨立學(xué)院無論是社會組織機構(gòu)或個人投資,還是由國辦大學(xué)自身籌資或轉(zhuǎn)資興建,都必須在明晰產(chǎn)權(quán)關(guān)系的前提下實行獨立核算,對國有資產(chǎn)實行有償使用。獨立學(xué)院在其辦學(xué)過程中形成積累的各類檔案文件材料,其實質(zhì)是獨立學(xué)院有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的衍生物或證明材料,它既不單獨屬于國辦大學(xué),也不能為合作單位單獨所有,應(yīng)該是學(xué)院資產(chǎn)的組成部分。這就要求獨立學(xué)院形成的文件材料應(yīng)將其作為獨立的體系進行處置。

3.從事業(yè)發(fā)展角度看。目前獨立學(xué)院發(fā)展迅速,它正逐漸成為當前和今后一個時期內(nèi)我國高等教育發(fā)展的重要組成部分。教育部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)指出,獨立學(xué)院是保證我國高等教育今后持續(xù)健康發(fā)展的一項重大舉措,獨立學(xué)院將會成為今后一個時期高等教育發(fā)展的一個亮點。這充分說明了獨立學(xué)院具有強大的生命力和廣闊而美好的發(fā)展前景。在學(xué)院事業(yè)發(fā)展的過程中,它不僅會不斷形成積淀各種各類文件材料,而且需要利用這些文件材料為學(xué)校事業(yè)發(fā)展科學(xué)決策與管理,為教學(xué)、科研、生產(chǎn)、生活的建設(shè)與維護等活動提供參考、憑證與稽查作用。這就需要我們科學(xué)規(guī)范、有計劃、按步驟地做好這些文件材料的積累、收集、整理、歸檔與保管工作,為日后利用提供完整、準確、全面、系統(tǒng)的檔案信息材料。

4.從歷史地位角度看。獨立學(xué)院的建立是我國高等教育事業(yè)不斷改革探索的結(jié)果,是我國特定歷史條件下高等教育事業(yè)中出現(xiàn)的新生事物,它正在并將繼續(xù)為我國的高等教育事業(yè)作出歷史性貢獻,它的形成、發(fā)展與消亡理應(yīng)在我國高等教育事業(yè)長河中留下深刻、完整而不是膚淺、零碎的社會記憶,這就需要我們對獨立學(xué)院形成的文件材料進行獨立建檔。同時,獨立學(xué)院建立檔案全宗將為后人研究我國高等教育發(fā)展史、研究高等教育的辦學(xué)機制與模式以及高等教育資源的科學(xué)配制、更好地把握高等教育發(fā)展規(guī)律等提供完整系統(tǒng)的物質(zhì)信息材料。

5.從法律規(guī)范角度看。獨立學(xué)院建檔工作也具有法律依據(jù)?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》第二章第六條規(guī)定,高校檔案機構(gòu)設(shè)置類型有檔案館和綜合檔案室;第七條第二款又規(guī)定:“需要特殊條件或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案,可以根據(jù)實際需要設(shè)立分室單獨保管。分室是高校檔案機構(gòu)的分支機構(gòu)?！盵3]獨立學(xué)院辦學(xué)模式的獨立性具備了一般普通高校的辦學(xué)條件與性質(zhì),它就是我國高校隊伍中的一員,按《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定應(yīng)設(shè)立獨立的檔案管理機構(gòu),科學(xué)管理自身在獨立辦學(xué)過程中形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的檔案信息資源。但對于國辦高校獨立興辦的獨立學(xué)院,由于其與母體高校的關(guān)系與合作興辦的獨立學(xué)院與母體高校的關(guān)系相比較存在一定的特殊性,也可按《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定設(shè)立母體高校檔案機構(gòu)的分支機構(gòu),確保其形成材料的獨立性。

6.從現(xiàn)實利用角度看。為了滿足獨立學(xué)院要有獨立的校園和基本辦學(xué)設(shè)施、實施相對獨立的教學(xué)組織和管理的國家規(guī)定要求,一般情況下獨立學(xué)院與母體國辦大學(xué)都是異地而建,多建立于城市的開發(fā)區(qū)或科教園區(qū),有的因客觀需要與母體高校異市、異省而建;獨立學(xué)院若不獨立建檔,將給其日常的檔案利用工作帶來嚴重不便。雖然我們身處計算機網(wǎng)絡(luò)較為發(fā)達的今天,但是電子檔案信息功能常不能更好地完全替代紙質(zhì)檔案文件材料的功能,在很多情況下,日常工作中仍然離不開紙質(zhì)文件材料檔案的直接利用。因此,從方便利用檔案角度看,獨立學(xué)院獨立建檔也是必要的。

三、獨立學(xué)院建檔工作方法

1.確立領(lǐng)導(dǎo)體制。從管理角度看,確立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制是建檔工作有序、健康、可持續(xù)地朝著正確方向邁進的基本保證。獨立學(xué)院一般實行董事會或管理委員會領(lǐng)導(dǎo)下的院長負責制。在上級領(lǐng)導(dǎo)部門與獨立學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)體制問題上,由于獨立學(xué)院還處在試辦過程中,學(xué)院的歸屬權(quán)尚處于模糊狀態(tài),在管理體制問題上還沒有明確的規(guī)定。也就是說獨立學(xué)院既不屬上級教育主管部門直管,也不受國辦大學(xué)和合作者直管,這就形成了管理上的斷層現(xiàn)象。目前教育主管部門對獨立學(xué)院檔案工作的開展尚無規(guī)范性指導(dǎo)意見,這樣聯(lián)合舉辦的獨立學(xué)院的檔案工作也就處于“無綱之目”的狀態(tài)。為了確保獨立學(xué)院建檔工作的有序開展,筆者認為:一方面,有關(guān)教育主管部門和檔案管理部門應(yīng)盡快制定相關(guān)政策彌補這一不足;另一方面,在政策真空期內(nèi),獨立學(xué)院董事會或管理委員會可根據(jù)辦學(xué)地點的情況,就近委托國辦大學(xué)或辦學(xué)所在地檔案主管部門實行代管,主動委派有關(guān)人員積極參加各級各類檔案社會團體,了解檔案工作信息,確保獨立學(xué)院建檔工作有序、健康、可持續(xù)開展,確保建檔工作朝著規(guī)范、正確的軌道前進。

2.建立管理機制。從管理角度看,建立機制是建檔工作開展的基本保證。建立機制就是要我們根據(jù)獨立學(xué)院的自身實際設(shè)立檔案管理機構(gòu)、建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)、制定檔案管理的行政與業(yè)務(wù)等方面的制度,配備與學(xué)院事業(yè)發(fā)展需要相適應(yīng)的檔案管理人員、辦公場所與設(shè)備以及符合檔案保管要求的庫房。在檔案管理機構(gòu)設(shè)置方面不必強求一致,具體情況具體對待:對于規(guī)模較小、形成材料較少的學(xué)院,不必設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu),只要指定專人專管或兼管檔案工作即可;在制度建設(shè)方面要建立以學(xué)院檔案管理辦法為基礎(chǔ)的檔案規(guī)章管理體系,確保學(xué)院檔案管理有章可循、依法管理、規(guī)范管理、科學(xué)管理。

3.做好四個方面的工作。獨立學(xué)院在建檔過程中要注意做好以下四方面的工作:(1)建檔工作要立足當前著眼長遠。即根據(jù)獨立學(xué)院的實際情況和特點,創(chuàng)造性地開展富有特色的工作,要高標準、嚴要求、守規(guī)范、扎實推進建檔工作,為未來工作打下堅實的基礎(chǔ),為后人做好示范帶頭作用。(2)采取多種形式確保獨立學(xué)院全宗檔案的全面、完整、系統(tǒng)、準確。由于獨立學(xué)院建檔工作滯后,建院初期形成的一些文件材料一般都已歸到母體高校或有關(guān)社會組織的全宗內(nèi),有些材料甚至散失在其它社會機構(gòu)或個人手中;為此,對確屬獨立學(xué)院歸檔范圍的文件材料可采取轉(zhuǎn)讓、復(fù)制、補充、征集等形式,保證獨立學(xué)院全宗檔案的全面、完整、系統(tǒng)、準確。(3)處理好獨立學(xué)院與母體高校之間文件材料的關(guān)系。在歸檔文件材料方面獨立學(xué)院與母體高校之間往往存在著千絲萬縷的聯(lián)系,有一些文件需要雙方共同執(zhí)行,在教學(xué)管理和師資管理方面顯得尤為突出,為保證雙方歸檔材料的系統(tǒng)與完整,允許雙方同時歸檔。(4)建立紙質(zhì)常規(guī)文件材料與電子文件材料雙軌歸檔制,努力打造好常規(guī)檔案全宗,積極建立數(shù)字檔案全宗,服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會、造福后人。

綜上所述,獨立學(xué)院建檔工作既是必要的,也是可行的。我們堅信,在教育主管部門和上級檔案管理部門的正確領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)下,廣大檔案工作者一定會肩負起對歷史、現(xiàn)實和未來負責的責任與使命,通過不懈的努力,不斷學(xué)習(xí)、實踐、研究、探索、創(chuàng)新,一定會創(chuàng)造出獨立學(xué)院檔案工作的美好明天。

參考文獻:

[1]檔案學(xué)詞典[K].上海:上海辭書出版社,1994,1:165.

[2]《關(guān)于規(guī)范并加強普通高校試辦獨立學(xué)院管理意見》,中華人民共和國教育部,國教[2003]第8號文,2003年5月14日.

[3]《高等學(xué)校檔案管理辦法》,教育部部長周濟、國家檔案局局長楊冬權(quán),中華人民共和國教育部令第27號,2008年8月20日.

(責任編輯/彭巍)