陳　玲

摘要人事檔案是組織、人事部門在人事管理過程中形成的，記述和反映一定個人社會經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的，以個人為保管單位集中保存起來以備查者的文件資料。做好人事檔案管理，可以為學(xué)校黨的組織工作、人事工作的決策提供可靠的依據(jù)，為學(xué)校合理分配使用人力資源提供可靠的信息參考。筆者針對學(xué)校人事檔案管理中出現(xiàn)問題，強(qiáng)調(diào)了管理應(yīng)該朝著規(guī)范化、信息化推進(jìn)的觀點。

關(guān)鍵詞干部人事檔案管理；規(guī)范化；信息化

干部人事檔案與教職工個人的切身利益密切相關(guān)，是單位考察選拔任用干部的重要依據(jù)。在干部人事制度改革不斷深化的大環(huán)境下，人事檔案工作不可避免的出現(xiàn)了許多新情況、新問題。貫徹檔案工作科學(xué)發(fā)展的方針，適應(yīng)改革發(fā)展的需要，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案管理規(guī)范化和信息化建設(shè)，是當(dāng)前所有檔案工作者應(yīng)該直面正視的研究課題。

一、干部人事檔案的重要作用

人事檔案是指一定個人社會經(jīng)歷、思想品行、業(yè)務(wù)能力、工作情況的正式記錄，是經(jīng)過組織審定認(rèn)可并由組織形成的，隨著個人成長而建立并不斷補(bǔ)充的檔案材料。因此人事檔案具有真實性、現(xiàn)實性、專指性、保密性和統(tǒng)一性的特點。人事檔案內(nèi)容由10大部分組成，包括個人履歷，自傳，年度考核，學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料，政審、參加黨、團(tuán)和民主黨派材料，獎勵處分、任用、聘用、離退休，工資變動審定表和其他可供組織參考的材料。人事檔案翔實的記載了個人成長的經(jīng)歷，在解決個人工資、專業(yè)職務(wù)評聘、落實政策、辦理離退休等關(guān)系到個人切身利益問題時，人事檔案是開展工作的最好依據(jù)。同時，人事檔案也是學(xué)?？疾鞕?quán)衡和正確選拔使用干部的重要參考依據(jù)。

二、當(dāng)前人事檔案管理中存在的問題

1、歸檔材料的紙質(zhì)不一，良莠不齊，給人事檔案的保管造成一些困難。人事檔案是個人的歷史檔案，其中有不少像個人自傳、思想?yún)R報、政審材料、個人鑒定等手寫紙質(zhì)材料，這些材料的紙質(zhì)通常又薄又小，且規(guī)格不一，在被列入個人人事檔案夾后，查閱的時候容易被撕破、漏頁，很不便于保管和利用。建議將這些又薄又小、規(guī)格不一的人事材料按照內(nèi)容、整齊有序地粘貼在16K紙上，然后進(jìn)行立卷歸檔。

2、個別教工對人事檔案工作不夠重視，人事檔案材料收集不夠完整、及時，造成人事檔案的短缺。有些人事部門未能及時將表彰、處分和年度考核等資料進(jìn)行歸檔，多年后想收集歸檔就難上加難。還偶有發(fā)現(xiàn)在職稱申報表中未粘貼個人相片的疏漏。個別教職工對干部人事檔案工作認(rèn)識不到位。有的教工填寫檔案材料不規(guī)范，如在填寫年度考核表時不認(rèn)真，潦草幾行，應(yīng)付了事；還有些教工在查、借閱檔案不辦理相應(yīng)手續(xù)等問題，這些都一定程度上給檔案管理工作造成了一些困難。

3、格式化的內(nèi)容還不能充分體現(xiàn)個人的特征，不夠有利于單位對個人進(jìn)行全面深度的考察了解。在現(xiàn)有的人事檔案中，記載個人履歷、社會關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容偏多，而體現(xiàn)個性的材料偏少。建議增加充實反映個人工作能力、技術(shù)特長、愛好等方面的內(nèi)容，讓人事檔案的內(nèi)容更加豐富，更加能夠體現(xiàn)個人的特性。

4、數(shù)碼相機(jī)、攝像手機(jī)等現(xiàn)代化傳播通訊工具的普及，增加了人事檔案的保密工作的難度。眾所周知，根據(jù)《干部檔案工作條例》和有關(guān)規(guī)定，人事檔案的利用者必須是人員主管單位或上級機(jī)關(guān)的黨組織及勞動人事、紀(jì)檢監(jiān)察等部門。雖然如此，因為數(shù)碼相機(jī)和攝像手機(jī)等現(xiàn)代化傳播通訊工具的普及，在利用者履行利用登記手續(xù)后，在利用過程中，仍需人事檔案工作人員在場，互相監(jiān)督，以防止出現(xiàn)私自拍攝、傳播個人檔案資料的危險。

5、干部人事檔案管理信息化程度還比較落后。學(xué)校的干部人事檔案基本依靠紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，依靠手工操作的方法進(jìn)行，工作效率比較低下，與教育事業(yè)的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。

三、以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，推進(jìn)人事檔案工作的規(guī)范化和信息化

1、建立健全人事檔案管理制度，實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。建立健全人事材料遞交制度，收集登記制度，通過人事、黨、團(tuán)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門收集人事材料，確保人事檔案的完整齊全。材料歸檔要特別注意兩個方面的問題：一是歸檔材料要齊全、完整、手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的，要由組織蓋章。審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料，應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。任免呈報表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批準(zhǔn)時間和文號。出國、出境審批表，須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時間。凡不符合歸檔要求、手續(xù)不完備的檔案材料，須補(bǔ)辦完手續(xù)后歸檔。二是干部、教師的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、論文等目錄材料，應(yīng)由本人配合所在單位進(jìn)行摘錄，并注明原件出處和形成日期，加蓋組織公章后，才能歸檔。材料鑒別要根據(jù)“取之有據(jù)，舍之有理，實事求是，審慎細(xì)致”的原則．對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。

2、嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案的查閱規(guī)定，做好人事檔案的安全保密工作。第一，查閱人事檔案的單位必須出具組織介紹信，并填寫《查閱人事檔案登記簿》。第二，人事檔案一般不外借。如必須借出使用時，要說明理由，經(jīng)主管處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還。第三，查(借)閱檔案要妥善保管，嚴(yán)格遵守保密制度和查(借)閱規(guī)定，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。嚴(yán)禁涂改、圈畫、抽取、撤換、污損檔案材料。第四，查(借)用檔案的單位或個人，未經(jīng)單位主管批準(zhǔn)不得擅自拍攝、復(fù)制、復(fù)印檔案內(nèi)容。第五，任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

3、提高人事檔案工作人員的素質(zhì)是做好檔案工作的關(guān)鍵。第一，檔案工作人員要不斷提高政治素質(zhì)。不僅是學(xué)校，我國各個單位的檔案工作人員一般都由共產(chǎn)黨員擔(dān)任的，這正充分說明了我國對檔案工作人員政治素質(zhì)的高度要求。檔案工作人員只有具備政治上的堅定性、敏銳性，具有求真務(wù)實、嚴(yán)守機(jī)密的品格，才能保證檔案工作的可靠性、安全性。檔案工作者只有堅持學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論，學(xué)習(xí)新時期黨的方針、政策，才能不斷提高自身的政治素質(zhì)。第二，檔案工作人員要不斷提高文化素質(zhì)。中專學(xué)校的檔案工作者在省教育廳的直接領(lǐng)導(dǎo)下，更應(yīng)該“在工作中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中工作”，樹立終身教育、終身學(xué)習(xí)的理念，成為一名學(xué)習(xí)型的檔案工作者，以適應(yīng)事業(yè)發(fā)展對檔案工作與時俱進(jìn)的要求。新時期檔案工作者應(yīng)該響應(yīng)教育部號召，積極參加教師NIT計算機(jī)信息技術(shù)考試、全國計算機(jī)等級考試，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求。第三，檔案工作人員要不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)罐案工作是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，從事這項工作，必須熟悉與檔案工作相關(guān)的政策和法律法規(guī)，掌握檔案工作的方法和規(guī)律，精通檔案業(yè)務(wù)。檔案工作者要認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高文件歸檔的鑒別能力，積極參加檔案繼續(xù)教育，與同類學(xué)校交流檔案管理經(jīng)驗，學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理經(jīng)驗，促進(jìn)本校檔案工作的開展。

4、運用干部人事檔案原件管理系統(tǒng)軟件，實行計算機(jī)管理，逐步推進(jìn)檔案管理工作信息化。檔案信息化建設(shè)是學(xué)校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢，已經(jīng)成功研發(fā)并運用的干部人事檔案原件管理系統(tǒng)，可以使查檔人員利用計算機(jī)在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。檔案信息化建設(shè)存在著檔案干部素質(zhì)低、管理手段落后、資金投入不足等的不利因素，對此檔案工作人員要深入學(xué)習(xí)科學(xué)發(fā)展觀，積極與校領(lǐng)導(dǎo)溝通，通過熱忱周到的服務(wù)，充分發(fā)揮人事檔案的巨大作用，在取得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子對人事檔案工作的重視和資金支持下，加快學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)的步伐，積極推動學(xué)校各項事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。