摘要：管理團(tuán)隊(duì)是一種新的組織架構(gòu)，其在企業(yè)單位的合同管理中受到了廣泛的應(yīng)用。本文結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn),闡述了合同管理的特點(diǎn)與合同管理團(tuán)隊(duì)的組織形式,同時(shí)探討合同管理團(tuán)隊(duì)在工程各階段中應(yīng)用,對(duì)提高合同管理的質(zhì)量與效率有著一定的幫助。

關(guān)鍵詞：企業(yè)單位 合同管理 管理團(tuán)隊(duì) 組織形式

1.概論

合同管理是一個(gè)系統(tǒng),不是某個(gè)人或者某個(gè)部門的職責(zé)，它需要相關(guān)部門人員的參與,各方之間的合作與分工的形式和效率取決于管理組織的結(jié)構(gòu)形式,因此如何提高各方合作的效率,需要從管理組織結(jié)構(gòu)的角度加以分析，需要對(duì)合同管理的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。

在討論如何提高合同管理的效率的問(wèn)題時(shí)，單從崗位和個(gè)人的角度來(lái)分析是片面的，合同管理團(tuán)隊(duì)的影響是絕對(duì)不能被忽視的。管理團(tuán)隊(duì)作為一種新的組織形式更能適合于多變的環(huán)境中的決策和管理，從而提高合同管理的效率。

2.合同管理的特點(diǎn)

合同管理是一個(gè)復(fù)雜的動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，時(shí)間上從企業(yè)作出參加投標(biāo)的決定開始直到項(xiàng)目交付業(yè)主使用甚至質(zhì)量保證期到期為止。為了實(shí)施一個(gè)項(xiàng)目，設(shè)計(jì)單位作為承包商需要與業(yè)主簽訂各層次的合同，如項(xiàng)目前期是項(xiàng)目建議書，然后是可行性研究階段，項(xiàng)目立項(xiàng)成功后，進(jìn)入初步設(shè)計(jì)階段，然后是施工圖階段。施工單位依據(jù)設(shè)計(jì)圖施工，完成后交付業(yè)主使用，通常試行期為一年或兩年，驗(yàn)收通過(guò)合同效力結(jié)束。本文主要討論合同與業(yè)主之間的合同管理問(wèn)題。在合同執(zhí)行過(guò)程中涉及到項(xiàng)目相關(guān)的各方，如：業(yè)主，監(jiān)理工程師，政府相關(guān)部門等，合同的執(zhí)行結(jié)果直接受各方的影響。因此合同管理是一項(xiàng)復(fù)雜的管理工作。由于設(shè)計(jì)合同是一種不完備的合同，在合同中不可能就設(shè)計(jì)和施工過(guò)程中可能出現(xiàn)的所有問(wèn)題做出具體的規(guī)定，需要根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的具體情況協(xié)調(diào)項(xiàng)目相關(guān)各方，對(duì)合同作出必要的修改和補(bǔ)充，因此合同管理是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的管理工作。

3.合同管理團(tuán)隊(duì)的組織形式

按照合同管理所涉及的工作和部門，合同管理團(tuán)隊(duì)的成員應(yīng)該由生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部，技術(shù)質(zhì)量部，總工辦和相關(guān)設(shè)計(jì)人員組成，這些部門的人員在工程從投標(biāo)到施工設(shè)計(jì)完成的各個(gè)階段性參與的工作和所起的作用不同，見(jiàn)表1。

要確保合同的順利實(shí)施需要相關(guān)各部門的人員的積極參與，共同協(xié)作。而在實(shí)際工作中由于部門利益的不同，人員之間的協(xié)作往往在發(fā)生責(zé)任問(wèn)題的時(shí)候出現(xiàn)問(wèn)題，各部門人員不是積極配合解決問(wèn)題，而是相互推托責(zé)任，造成內(nèi)耗，拖延了決策和采取措施的最佳時(shí)機(jī)。這種情況下如果采用組織，組織成員除了代表本部門的利益之外，更重要的是完成組織的任務(wù)，這樣在出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，人們能夠相互配合，及早采取措施，把損失降到最低。并且由各部門的相關(guān)人員組成團(tuán)隊(duì)進(jìn)行合同管理能夠在合同的各個(gè)時(shí)期能夠適時(shí)地調(diào)整工作重心和團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)使之更能適合項(xiàng)目的具體情況提高決策的效率。團(tuán)隊(duì)能夠適應(yīng)合同實(shí)施過(guò)程中的多變的環(huán)境特點(diǎn)，使得在遇到問(wèn)題的時(shí)候群策群力快速準(zhǔn)確地做出反應(yīng)。按照合同從簽訂到完成的不同階段各個(gè)部門工作的重要性的不同，能適時(shí)地調(diào)整成員的組成和領(lǐng)導(dǎo)。

因此，設(shè)計(jì)企業(yè)單位若運(yùn)用管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行合同管理能充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的優(yōu)勢(shì)，提高合同管理和合同實(shí)施的效率。

4.管理團(tuán)隊(duì)在工程各階段中的運(yùn)用

我國(guó)設(shè)計(jì)和施工企業(yè)多數(shù)是按照工作的不同分為不同的部門，如經(jīng)營(yíng)部主要負(fù)責(zé)取得項(xiàng)目，投標(biāo)和簽訂合同；技術(shù)部門主要負(fù)責(zé)技術(shù)設(shè)計(jì)等。從項(xiàng)目取得到項(xiàng)目交付，不同的部門在不同階段的主要工作和任務(wù)也不同。合同管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，在不同的階段以不同的工作為核心。

在投標(biāo)階段，以完成投標(biāo)文件提高中標(biāo)機(jī)會(huì)為主要工作；在合同實(shí)施階段，以完成合同目標(biāo)為主要任務(wù)。在合同實(shí)施的不同階段合同管理的重心也不同。按照合同管理工作的重心在項(xiàng)目的各個(gè)階段可以采用不同的人員組成和不同成員領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)隊(duì)；也可以為了保持合同管理的連接性和繼承性采用以專任的合同管理人員領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)隊(duì)。如果采用以合同管理人員為領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)隊(duì)，專任的合同管理人員應(yīng)該注意在各個(gè)階段的合同管理的工作的調(diào)整，以適應(yīng)合同管理共作的需要。

4.1投標(biāo)階段需要由經(jīng)營(yíng)部領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)隊(duì)

投標(biāo)工作需要技術(shù)、工程、經(jīng)營(yíng)等部門的積極配合。由相關(guān)技術(shù)部門提供相關(guān)的技術(shù)支持，特別是對(duì)于設(shè)計(jì)施工承包合同，設(shè)計(jì)直接影響能否中標(biāo)，以及項(xiàng)目的盈利水平；由經(jīng)營(yíng)部進(jìn)行招標(biāo)文件詳細(xì)分析和制定投標(biāo)策略；由技術(shù)部門提供技術(shù)部分的組織設(shè)計(jì)內(nèi)容。只有部門積極配合才能提供一個(gè)高質(zhì)量的投標(biāo)文件，才能提高中標(biāo)的機(jī)會(huì)。因此在這個(gè)階段需要建立一個(gè)由經(jīng)營(yíng)部為領(lǐng)導(dǎo)的合同管理團(tuán)隊(duì)。

4.2 設(shè)計(jì)準(zhǔn)備階段合同管理的準(zhǔn)備工作

準(zhǔn)備工作非常重要，只是這項(xiàng)工作通常被忽視。很多設(shè)計(jì)或施工企業(yè)都是在合同實(shí)施的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后再參看合同，進(jìn)行解決。而實(shí)際工作中由于這種合同管理的滯后會(huì)給企業(yè)帶來(lái)很大的損失。因此，在設(shè)計(jì)和施工準(zhǔn)備階段不只是機(jī)械設(shè)備，人員的準(zhǔn)備，合同管理工作也需要做大量的準(zhǔn)備工作，需要各方對(duì)未來(lái)可能出現(xiàn)的問(wèn)題做到心中有數(shù)。

(1)在設(shè)計(jì)準(zhǔn)備階段，需要建立一個(gè)由項(xiàng)目經(jīng)理（也叫項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，即設(shè)計(jì)總工程師，簡(jiǎn)稱設(shè)總）為領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)隊(duì)。在這個(gè)階段合同管理的主要任務(wù)是掌握和熟悉合同，并且對(duì)合同解釋取得共識(shí)。為了取得合同解釋的一致，要求經(jīng)營(yíng)部人員在合同實(shí)施前，需要對(duì)合同文本和合同條款作出統(tǒng)一的解釋，使得參與項(xiàng)目管理的人員對(duì)合同規(guī)定的權(quán)利和義務(wù)達(dá)成共識(shí)。如果合同中某些條款模糊不清，或者團(tuán)隊(duì)成員解釋存在嚴(yán)重分歧，則需要經(jīng)營(yíng)部人員與業(yè)主溝通取得統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，避免在合同實(shí)施過(guò)程中發(fā)生不必要的誤解和索賠等問(wèn)題。

(2)參與各方熟悉合同的主要內(nèi)容，建立合同事件網(wǎng)絡(luò)。在設(shè)計(jì)準(zhǔn)備階段，團(tuán)隊(duì)的成員應(yīng)該了解主要的合同責(zé)任，工程范圍，業(yè)主和監(jiān)理的主要責(zé)任和權(quán)利，合同價(jià)格，計(jì)價(jià)方法和價(jià)格補(bǔ)償條件，工程款的支付條件和支付方法，工期要求和順延條件，合同雙方的違約責(zé)任，合同變更方式和變更程序和工程驗(yàn)收方法，爭(zhēng)執(zhí)的解決方法等。合同的實(shí)施由許多具體的工程活動(dòng)構(gòu)成，而合同事件之間存在一一定的技術(shù)，時(shí)間和空間的邏輯關(guān)系，這些事件之間相互聯(lián)系形成網(wǎng)絡(luò)，這種網(wǎng)絡(luò)又被稱為合同事件網(wǎng)絡(luò)。每一個(gè)合同事件都規(guī)定著雙方的權(quán)利和責(zé)任。合同雙方的權(quán)利和義務(wù)是互換的，即一方的權(quán)利是另一方的義務(wù)，義務(wù)是另一方的權(quán)利。合同事件的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系使得合同雙方的權(quán)利和義務(wù)也存在一定的邏輯關(guān)系，一方權(quán)利的行使受另一方義務(wù)履行狀況的制約。因此熟悉和了解合同事件之間的邏輯關(guān)系也是合同管理的重要的準(zhǔn)備工作。

(3)投標(biāo)策略的交底。經(jīng)營(yíng)部投標(biāo)負(fù)責(zé)人應(yīng)該就投標(biāo)策略等向項(xiàng)目經(jīng)理（設(shè)總）及其他現(xiàn)場(chǎng)管理人員作出解釋和說(shuō)明，以便根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的具體情況和合同實(shí)施過(guò)程中的具體情況采取及時(shí)相應(yīng)的措施，確保投標(biāo)策略的成功。例如，某水電施工單位參與某建設(shè)項(xiàng)目的施工投標(biāo)，由于招標(biāo)文件中規(guī)定低價(jià)中標(biāo)原則，該單位經(jīng)營(yíng)部在投標(biāo)的時(shí)候?yàn)榱私档蛨?bào)價(jià)，把預(yù)計(jì)未來(lái)可能會(huì)發(fā)生變更的部分采用了少報(bào)的策略，期望在實(shí)施工程中發(fā)生變更時(shí)通過(guò)變更取得該省略部分的報(bào)價(jià)。但是在合同執(zhí)行的過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理由于不知道經(jīng)營(yíng)部的投標(biāo)策略，并未把這部分作為變更提出來(lái)讓業(yè)主確認(rèn)。等到項(xiàng)目完工時(shí)再提出來(lái)，已為時(shí)已晚，業(yè)主自然不承認(rèn)這部分發(fā)生過(guò)任何變更，因此該公司也得不到任何支付。

4.3設(shè)計(jì)階段需要建立一個(gè)由項(xiàng)目經(jīng)理（即設(shè)總）為領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)隊(duì)

在這個(gè)階段技術(shù)人員是履行合同管理的主體，在這個(gè)階段即使有專門的合同管理人員，但大量的合同管理資料仍然需要項(xiàng)目經(jīng)理合作提供，因此需要建立一個(gè)由項(xiàng)目經(jīng)理為領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)隊(duì)。在這個(gè)階段雖然以設(shè)計(jì)為主，仍然需要各個(gè)部門的積極配合。例如現(xiàn)場(chǎng)的相關(guān)管理人員提供合同的執(zhí)行情況，遇到技術(shù)問(wèn)題，需要相關(guān)技術(shù)人員提供技術(shù)支持；如果遇到重大的變更需要經(jīng)營(yíng)部與業(yè)主的協(xié)調(diào)工作；對(duì)于需要特殊材料的項(xiàng)目還需要相應(yīng)部門提供相應(yīng)的特殊材料供應(yīng)保障。只有存在這樣一個(gè)由各個(gè)部門成員組成的管理團(tuán)隊(duì)，才能保證合同的順利實(shí)施，保證合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

4.4質(zhì)保期階段

合同的失效一般是質(zhì)量保證期結(jié)束，所以合同管理工作也一般持續(xù)到質(zhì)量保證期結(jié)束為止。隨著項(xiàng)目的交付使用合同管理與工程相關(guān)的工作也基本完成，但合同管理工作并沒(méi)有結(jié)束，在合同執(zhí)行后應(yīng)該進(jìn)行合同后評(píng)價(jià)?？偨Y(jié)合同簽訂和實(shí)施過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，作為以后合同簽訂，管理和實(shí)施的借鑒。項(xiàng)目交付使用后的合同管理還包括在質(zhì)量保證期間的質(zhì)量問(wèn)題的處理?！?/p>

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作者簡(jiǎn)歷：張文麗，2001年畢業(yè)于茂名學(xué)院中文系，同期畢業(yè)于中山大學(xué)中文系本科（全國(guó)自考），現(xiàn)在職供讀第二學(xué)歷，河北工程學(xué)院工程管理專業(yè)。

01年6月～03年5月就職于廣東省東深供水改造工程建設(shè)總指揮部，負(fù)責(zé)合同洽談和管理工作。（東深工程榮獲國(guó)家魯班獎(jiǎng)，多項(xiàng)省級(jí)科技獎(jiǎng)）被授予先進(jìn)工作者稱號(hào)和優(yōu)秀通訊員稱號(hào)。

現(xiàn)就職于廣東省水利電力勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理工作。

2006年11月考取經(jīng)濟(jì)師（中級(jí)）職稱。