楊旭青

前幾天,在某企業(yè)的項目管理信息化平臺的驗收評審活動現(xiàn)場,信息中心的技術(shù)人員一步步在計算機上做演示,將項目管理軟件帶來的可視化管理的優(yōu)勢展現(xiàn)得淋漓盡致。過程中,演示人員表示:“通過這個平臺,我們可以把公司復(fù)雜的新產(chǎn)品研發(fā)項目,甚至是財務(wù)部的定期審計工作等所有項目都管理起來。”說著,演示人員調(diào)出一個審計工作分解清單。領(lǐng)導(dǎo)看著這個展現(xiàn)審計步驟的甘特圖,半開玩笑地對在座的一位財務(wù)部人員說:“真行啊,你們都會用項目管理軟件啦?!”

這是領(lǐng)導(dǎo)善意的玩笑,但它一針見血地指出了目前對項目管理軟件的認識問題——應(yīng)用項目管理軟件的目的是使復(fù)雜項目的管理簡單化,而不是把簡單事情的管理復(fù)雜化。

依據(jù)復(fù)雜度區(qū)分項目

項目管理技術(shù)這些年來快速發(fā)展,一系列的方法論、工具以及實踐經(jīng)驗在世界范圍內(nèi)廣泛傳播。項目管理知識體系主要以分解和控制理論為基礎(chǔ),包括適用于不同類型項目的各種方法和手段。但問題是,哪個方法適用于哪種類型項目的哪個特征呢?答案似乎并不容易被找到。當管理一個項目的時候,我們強調(diào)方法和能力——方法是指適應(yīng)項目類型并有所增值的管理方法,能力是指符合項目環(huán)境并具備因之而調(diào)整方法的管理者的能力。

管好一個項目確實不易。這種復(fù)雜不只體現(xiàn)在管理的復(fù)雜上,更體現(xiàn)在項目本身有很多種類型,簡單的、繁瑣的,小型的、大型的,低風險的、高風險的,單獨的、組合的,等等。其實,評估項目的復(fù)雜度并采取相應(yīng)的方法和工具是做好項目管理的第一步。

在此,我們引入“項目復(fù)雜度”的概念,提供一個從多個維度指標來描述項目特性的框架模型,幫助項目團隊能夠判斷自己項目的復(fù)雜程度,從而確定適用的管理方法和工具。

但在詳細展現(xiàn)模型之前,我們必須強調(diào),所謂“項目復(fù)雜度”模型是將項目作為一個整體,從多個維度進行分析,綜合出其共同特征進行判斷,但同時我們也要關(guān)注具體項目的特殊性,靈活掌握。比如一個持續(xù)時間很短的項目仍然可能因為它的變更復(fù)雜、影響廣泛而成為一個復(fù)雜項目;一個技術(shù)很簡單的項目并不一定就是簡單項目,可能因為參與者來源于多種不同文化背景的組織而成為高風險管理復(fù)雜的項目。表1中所列的模型并不能覆蓋所有項目的情景,但我們希望能提出一個相對比較通用的框架來對實踐加以指導(dǎo)。

通過評估項目的規(guī)模、團隊、技術(shù)、風險和組織結(jié)構(gòu),我們可以把項目分為如下三類:一是多項目關(guān)聯(lián)的、高風險的大型項目,是指大規(guī)模企業(yè)級項目,項目的影響是戰(zhàn)略性的,參與項目的專業(yè)人員眾多,多個子項目共享,無論是需求還是解決方案都是多變、不夠清晰的,并時而實踐應(yīng)用一些未經(jīng)驗證的技術(shù);二是獨立的、高風險的中等規(guī)模項目,這類項目間關(guān)聯(lián)相對較少,項目參與人員大多在某段時間專職在這個項目中,需求復(fù)雜、解決方案有一定的難度,為此采用的技術(shù)復(fù)雜度也較高;三是獨立的、低風險的項目,這類項目持續(xù)時間較短,參與人員不多,故而在項目執(zhí)行期間,與其他項目的關(guān)聯(lián)或沖突幾乎沒有,這類項目無論是需求、解決方案,還是采用的技術(shù)都很清晰,而且一般來說,團隊對此經(jīng)驗豐富。

量體裁衣 管理工具因勢而異

對于獨立低風險項目,可以充分利用辦公自動化工具來完成項目管理的工作,最常用的軟件工具是MS Excel、 Word個人桌面版軟件,或者如果企業(yè)有聯(lián)網(wǎng)的辦公自動化系統(tǒng),可能都會有一些能夠幫助管理項目的功能模塊,如進度安排、團隊日歷、公告板、行動計劃等。雖然這些工具或軟件都不是專業(yè)的項目管理系統(tǒng),但作為輔助工具,對于這類并不復(fù)雜的項目的管理,還是可以大大改進管理績效的。這類工具的優(yōu)點是易用,不需額外學習;缺點是相對來說不夠?qū)I(yè),項目績效偏差分析不客觀,經(jīng)驗的繼承和分享效果不太好。

另外,在應(yīng)用Excel和Word進行項目管理時有如下注意事項:

· 事先定義好Excel或Word模版,然后填寫或修改,不要一個項目每次文檔展現(xiàn)格式都不一樣,那樣會影響溝通。應(yīng)用模版帶來的好處是管理統(tǒng)一化,能輔助經(jīng)驗繼承和復(fù)用。

· 在文檔主內(nèi)容前面增加一個“修訂內(nèi)容”的章節(jié)。Excel或Word文檔用于項目管理時,無外乎就是計劃類文檔或報告類文檔,這些內(nèi)容都是隨項目進展而不斷修改或增加的。養(yǎng)成一個好習慣,每次修訂該文檔時候,就在“修訂內(nèi)容”章節(jié)標注什么時間、誰、修訂了哪些內(nèi)容,這樣能很好地提醒項目團隊成員關(guān)注本階段重點內(nèi)容。(這也是符合項目管理中的“基線管理”原則的。)

· 對于Excel工具使用熟練的人,應(yīng)該盡量利用工具的計算、圖表、顏色、格式等優(yōu)勢,特別在工作分配和進度管理上,Excel的計算功能,可以幫助你避免進度安排不合理的地方。

· 但從另一個角度說,也不要因為對Excel使用得熟練,就去發(fā)揮它的宏或VBA等二次開發(fā)能力,幾乎自己制造一個專用的項目管理工具。因為與其花費時間,做二次開發(fā),不如直接選用現(xiàn)成的項目管理專業(yè)工具。

而對于獨立高風險項目來說,其規(guī)模相對較大,對項目經(jīng)理的管理能力以及管理手段的要求也相應(yīng)較高,需要按照專業(yè)的項目管理技術(shù)去管理項目,也需要專業(yè)的項目管理軟件去輔助達到管理目標。這時候,我們大多建議項目團隊選用一些單機或C/S結(jié)構(gòu)的、功能相對單一的項目管理工具,例如MS Project專業(yè)版就是一個不錯的項目管理軟件。選用單機或C/S結(jié)構(gòu)軟件的優(yōu)點是對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境依賴相對較弱,而界面和功能又相對強大,這樣會方便項目經(jīng)理的計劃或進展跟蹤不受環(huán)境限制;同時,這些工具的分析和展現(xiàn)功能又清晰而多樣。功能相對單一的好處是我們需要把管理重點集中在我們最關(guān)心、能夠快速看到效果的地方。例如,MS Project專業(yè)版就是一個以進度管理為核心的項目管理工具,而進度管理常常是我們在項目的管理過程中最頭疼,但也是應(yīng)用工具后收效最顯著的管理領(lǐng)域。這類工具的優(yōu)點是上手快、見效快,缺點是管理領(lǐng)域不夠全面(例如MS Project就缺少對風險的管理),跨項目的管理和分析功能欠缺。

說到這兒,也許有人會問:既然MS Project學起來也不復(fù)雜,見效還快,那為什么還要用Excel來做項目管理,都用MS Project不可以嗎?

其實不盡然,因為使用好MS Project等專業(yè)工具是有前提條件的。要想使項目管理的專業(yè)工具能夠真正地、快速地發(fā)揮效用,前提條件是以項目經(jīng)理為首的項目團隊,甚至是整個企業(yè)都需要學習并按照項目管理知識體系中所提到的技術(shù)、方法以及管理規(guī)范來運作項目,包括WBS分級技術(shù)、關(guān)鍵路徑管理技術(shù)、基線管理、責任分配矩陣、掙值技術(shù)等。舉例而言,就進度管理來說,這類工具都可以幫你畫出非常直觀好看的甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖、直方圖等各種圖表,同時會提示你哪些是關(guān)鍵路徑上的活動,各個活動的總浮時和自由浮時是多少,這都為項目經(jīng)理提供管理的靈活度。但如果你不懂這些數(shù)據(jù)可以怎樣來利用,那么,“見效快”的項目管理工具就變成了“見好看圖的效果快”的工具了。

管理績效的提高不能一蹴而就,只有學習項目管理方法,應(yīng)用軟件作為管理手段的可視化工具,才能看到管理思想帶來的成績。否則,沒過多久,人們就會覺得應(yīng)用項目管理工具又麻煩又沒效果,開始埋怨工具沒用。因此,我們并不建議“獨立低風險”的簡單項目去花時間應(yīng)用專業(yè)的項目管理工具。對負責“簡單型項目”的項目經(jīng)理(更合適的稱呼應(yīng)該是項目協(xié)調(diào)人)來說,他們實際上會花更多時間在專業(yè)工作上,因為“軟”的管理技巧常常比“硬”的管理技術(shù)見效更快、更實用。

MS Project專業(yè)版等類似工具更多的是輔助項目經(jīng)理和單一項目團隊的。但當一個企業(yè)同時管理著眾多個項目、有嚴謹?shù)捻椖抗芾硪?guī)章,甚至有專門的項目管理部門(項目管理辦公室),并且,企業(yè)中眾多項目間有顯著的資源沖突、部門間的協(xié)作、子項目間的依賴性等問題時,就需要企業(yè)級的項目管理信息系統(tǒng)了。這時候的項目管理目標也就從關(guān)注單一項目的成功過渡到企業(yè)內(nèi)所有項目的共同成功。這二者是完全不同的概念。當存在顯著的資源沖突時,追求單一項目的成功可能會損害其他項目的利益,而企業(yè)追求所有項目的成功是在平衡沖突的基礎(chǔ)上,尋求企業(yè)利益最大化的項目成功。

對于關(guān)聯(lián)高風險項目管理而言,企業(yè)級項目管理信息系統(tǒng)力求全面覆蓋項目管理知識體系的管理領(lǐng)域,將項目全生命周期的管理過程中的各種信息加以整合和控制,使得項目的各個參與方能夠協(xié)同配合。從管理方法和流程角度來講,全生命周期的項目管理模式,就是以計劃為核心,根據(jù)計劃將項目目標分解,將工作范圍細化成可執(zhí)行的工作包或活動,每個工作包或活動包含完整的資源、交付物、進度、成本、風險、質(zhì)量等信息,并通過“自上而下的計劃數(shù)據(jù)下發(fā)”來落實計劃,通過“自下而上的進展數(shù)據(jù)匯總”來監(jiān)控執(zhí)行過程。這個過程是完全動態(tài)的。也就是說,企業(yè)管理者可以及時了解項目的執(zhí)行狀況,分析偏差和沖突,及時調(diào)整下階段計劃,再通過下發(fā)來指導(dǎo)多個項目的管理,達到多個項目“共同成功”的目的。

由于行業(yè)、管理內(nèi)容的不同,企業(yè)項目管理信息系統(tǒng)的組成也會有較大區(qū)別。既然稱為項目管理信息系統(tǒng),而不是簡單購買一個項目管理軟件,這就意味著企業(yè)付出的代價也要多些。所以企業(yè)在選擇項目管理信息系統(tǒng)之前要先問問自己:我們具備了上線項目管理平臺的條件了嗎?參考以下問題,如果答案都是“是”,那么企業(yè)在項目管理平臺上的投入一定可以得到超值回報。

流程信息化平臺是企業(yè)管理流程的具體化、固化的體現(xiàn)。企業(yè)有明確規(guī)定的項目管理流程嗎?

組織企業(yè)有明確指定的項目管理者和項目管理部門嗎?項目管理辦公室一般是企業(yè)內(nèi)專職于項目管理規(guī)范建立與推廣、項目輔助與支持、項目決策與指導(dǎo)的部門。項目經(jīng)理可能從屬于各個業(yè)務(wù)部門、開發(fā)部或?qū)嵤┎?但項目管理辦公室是真正負擔起定義和推廣項目管理系統(tǒng)平臺,并確保其服務(wù)于企業(yè)業(yè)務(wù)目標的實體。

方法項目的工作模版、文檔模版和管理手段是否清晰定義?項目管理系統(tǒng)平臺是個載體,裝載著各種項目管理的方法。計劃應(yīng)該包括哪些內(nèi)容?執(zhí)行控制應(yīng)該收集哪些數(shù)據(jù)?項目績效評價應(yīng)該用哪些指標?回答上面問題的并不是項目管理軟件系統(tǒng),而是管理者自己。

文化企業(yè)有沒有形成以目標為導(dǎo)向的項目管理文化氛圍和學習氛圍?項目管理軟件平臺不只是計劃、執(zhí)行和控制的管理系統(tǒng),同時更是一個圍繞項目這個主體開展工作的協(xié)同平臺。不要以為項目管理是項目經(jīng)理自己的事情,通過項目管理技術(shù)的應(yīng)用來獲得項目成功是團隊所有人的職責。

復(fù)雜度維度獨立低風險項目獨立高風險項目關(guān)聯(lián)高風險大型項目

從項目特性角度分析

時間/成本規(guī)模 <3個月3～12個月 >12個月

<50萬元 50～500萬元 >500萬元

團隊規(guī)模3～4個成員5～10個成員 >10個成員

團隊組成來自同一部門的內(nèi)部員工有來自內(nèi)部,也有來自外部的同一或不同部門的員工,但在這個項目中基本都是專職人員。復(fù)雜的團隊組成,例如,來自本企業(yè)不同國家、不同部門人員,外包人員,不同上下游人員等。技術(shù)人員大多是由多個項目競爭共享的。

進度、成本、范圍的目標清晰,但伸縮余地也比較大。進度、成本、范圍等目標可以有小范圍的變化,但最后期限是嚴格的。嚴格的最后期限,進度、成本、范圍等目標都沒有任何可以伸縮的余地。

靈活度與緊迫度

解決方案清晰度解決方法易于理解,采用確定的技術(shù),解決方案是可達到的。解決方案比較清晰但實現(xiàn)有難度,采用新技術(shù)或創(chuàng)新方法,問題總會出現(xiàn),解決有難度。問題和解決方案是模糊的,意見各異,導(dǎo)致執(zhí)行出現(xiàn)問題,采用未經(jīng)驗證的或復(fù)雜的技術(shù)。

需求清晰度清晰、直接、穩(wěn)定的需求需求是可以搞清楚的,但變更總不少。需求易變而且不清晰,客戶支持不足夠,高復(fù)雜度的功能性要求。

變更程度較少變更,即使有,項目團隊內(nèi)部也可以處理,不會影響業(yè)務(wù)目標的達成。變更較多,并且會影響到業(yè)務(wù)目標的達成。組織級別的變更,影響巨大,涉及多個部門或組織。

風險受控程度風險低風險程度雖高,但主要風險事件被認為可以受控。高風險,外部不可控因素的影響較大;項目間制約因素和外部依賴條件多且關(guān)鍵。

戰(zhàn)略重要度較少高層介入,對企業(yè)戰(zhàn)略沒有嚴重影響。對企業(yè)戰(zhàn)略有直接的影響,但可以獲得合適的、來自管理層的支持。影響核心戰(zhàn)略,來自高層領(lǐng)導(dǎo)的直接介入,項目涉及多個期望值有沖突的項目關(guān)系人組織。

從組織結(jié)構(gòu)角度分析

組織結(jié)構(gòu)職能型結(jié)構(gòu)弱矩陣的結(jié)構(gòu),就項目運作而言,跨部門的協(xié)作還比較少。平衡矩陣結(jié)構(gòu)或偏項目型結(jié)構(gòu)

項目管理部門既沒有物理存在也沒有虛擬存在的項目管理部門沒有專職的項目管理部門,或項目管理部門職責局限于某一兩個管理領(lǐng)域(例如,只負責質(zhì)量或作為高層管理者與項目團隊的聯(lián)絡(luò)人)。專職的項目管理部門

(項目管理辦公室)

項目管理部門無服務(wù)中心、學習中心、知識管理中心投資和決策支持中心,管理和控制中心,標準化中心。

的職責

項目經(jīng)理的特點兼職項目經(jīng)理(或者稱為項目協(xié)調(diào)人更合適),是項目所涉及專業(yè)領(lǐng)域的專家或?qū)T。專職的項目經(jīng)理,具備較強的技術(shù)能力,要求管理能力、領(lǐng)導(dǎo)能力、溝通能力的綜合素質(zhì)。專職的項目經(jīng)理,具備很好的領(lǐng)導(dǎo)能力,能夠應(yīng)用良好的外交、人際、沖突協(xié)調(diào)等管理技巧,具有足夠的項目管理知識和實踐經(jīng)驗。

項目經(jīng)理職責會花較多時間在具體專業(yè)工作上,依靠技術(shù)威力來領(lǐng)導(dǎo)。參與一些技術(shù)工作,但更多是去管理他人,依靠管理能力結(jié)合技術(shù)能力來領(lǐng)導(dǎo)。較少介入技術(shù)工作,利用項目管理專業(yè)知識和技能,按照計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制的管理職責來工作。

辦公地點集中度項目團隊集中式辦公比較集中,偶爾會因工作安排原因?qū)е虏煌攸c辦公。團隊成員分散在全國甚至全世界不同地區(qū)協(xié)同工作

項目類型舉例如在一個辦公場所搭建計算機網(wǎng)絡(luò)如開發(fā)和實施ERP系統(tǒng) 如大型工程建設(shè)項目、軍工型號研制項目

企業(yè)類型舉例如服務(wù)型企業(yè)、行政單位等如獨立軟件開發(fā)商、系統(tǒng)集成商、軟件外包企業(yè)等如工程承包企業(yè)、項目型制造企業(yè)、大型研發(fā)企業(yè)等

適用軟件工具Excel, Word等辦公自動化工具 MS Project專業(yè)版MS Project 服務(wù)器版、P3ec、Deltek Open Plan等