徐維玲

檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的基礎(chǔ)地位十分重要,切實(shí)加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案管理,充分運(yùn)用檔案信息資源為企業(yè)改革發(fā)展服務(wù),是企業(yè)檔案工作的主要任務(wù)。面對(duì)新時(shí)期企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理對(duì)檔案工作提出的新要求,我們必須緊緊圍繞為企業(yè)服務(wù)這一主題,始終堅(jiān)持解放思想、與時(shí)俱進(jìn),大力推進(jìn)觀念、機(jī)制和管理創(chuàng)新,不斷增強(qiáng)和拓展檔案工作的綜合功能,更好地服務(wù)于企業(yè)改革發(fā)展大局。

一、推進(jìn)觀念創(chuàng)新,推動(dòng)檔案資源在服務(wù)中發(fā)揮效益

(一)要強(qiáng)化檔案是資產(chǎn)的觀念。在企業(yè),無論是文書檔案、科技檔案還是專門檔案,無論是文字檔案還是音像檔案,都是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐活動(dòng)的結(jié)晶和智慧積累,是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評(píng)價(jià)。企業(yè)發(fā)展的歷史沿革,企業(yè)所有產(chǎn)品從設(shè)計(jì)、試制、正式推出到品牌的創(chuàng)立,無不包含著歷代企業(yè)員工的聰明才智和心血,無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上,無不體現(xiàn)著企業(yè)每一代檔案工作者的辛勤勞動(dòng)。比如,青海省鹽業(yè)股份有限公司茶卡制鹽分公司從其前身茶卡鹽廠于上世紀(jì)五十年代成立,直到現(xiàn)在的發(fā)展歷程,其艱苦創(chuàng)業(yè)、發(fā)展壯大的經(jīng)驗(yàn),是難以用金錢買到的無價(jià)之寶。這些經(jīng)驗(yàn)和歷程,不僅真實(shí)地記錄著企業(yè)發(fā)展所走過的每一個(gè)腳印,具有重要的存史作用,而且同時(shí)具有重要的資政作用,對(duì)企業(yè)每一代建設(shè)者在深刻總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上正確把握企業(yè)發(fā)展規(guī)律,創(chuàng)新工作舉措,推進(jìn)企業(yè)不斷發(fā)展壯大具有不可替代的作用?？梢哉f,檔案財(cái)富是一種非常重要的資產(chǎn),而且是獨(dú)一無二的資產(chǎn),我們一定要千方百計(jì)去管理好、保護(hù)好、利用好各種檔案資料。只有始終樹立這樣的觀念,才會(huì)在思想上高度重視檔案工作,增強(qiáng)工作積極性和主動(dòng)性,勤勤懇懇、無怨無悔、盡心竭力地做好檔案工作。

(二)要強(qiáng)化檔案是企業(yè)獨(dú)有信息和知識(shí)的觀念。在當(dāng)今瞬息萬變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮中,各個(gè)企業(yè)特別是那些成立年代較早、具有悠久歷史的企業(yè),其各自的檔案都是獨(dú)有的原始記錄,記載著未公開的、未申請(qǐng)專利的知識(shí)和技術(shù),如各種設(shè)計(jì)資料、圖紙、數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)有知識(shí)。如果沒有這種意識(shí),就不可能做好企業(yè)檔案管理工作,在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈和信息手段高度發(fā)達(dá)的今天,就很容易泄密,給企業(yè)造成無法挽回的損失。

(三)要強(qiáng)化檔案具有實(shí)用效益的觀念。檔案資產(chǎn)是固定資產(chǎn)和一些無形資產(chǎn)的伴生物,它是在各種生產(chǎn)要素的配合下產(chǎn)生并不斷完善的。檔案資產(chǎn)的實(shí)用效益是在檔案利用中發(fā)揮出來的,實(shí)踐證明,許多企業(yè)技術(shù)革新、技術(shù)發(fā)明的問世和重大管理決策的出臺(tái),都是在充分研究相關(guān)檔案資料,全面、準(zhǔn)確了解掌握相關(guān)基本情況的基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)的,可見只要管理好、利用好檔案,就能產(chǎn)生好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此,檔案工作很重要的一項(xiàng)職能就是服務(wù),它的服務(wù)性集中體現(xiàn)在檔案信息資源的開發(fā)利用上。就企業(yè)檔案工作人員來說,除了要認(rèn)真負(fù)責(zé)地搞好本企業(yè)檔案材料的搜集、整理、保管等基礎(chǔ)工作外,其最主要的任務(wù)就是擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)的深度和廣度,盡可能挖掘檔案信息的隱性化價(jià)值,積極主動(dòng)地為企業(yè)各項(xiàng)工作提供及時(shí)有效的服務(wù),這也是企業(yè)檔案工作最根本的服務(wù)方向。

二、推進(jìn)機(jī)制創(chuàng)新,使檔案工作更加適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求

企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展要求,就必須對(duì)企業(yè)檔案工作實(shí)行機(jī)構(gòu)創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。

(一)機(jī)構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡(jiǎn)。無論哪個(gè)企業(yè),精簡(jiǎn)、效能、統(tǒng)一都是必然趨勢(shì),企業(yè)檔案工作也要按照這一要求,擴(kuò)大檔案工作的外延,深化檔案工作的內(nèi)涵,整合力量和資源,把過去只是單一管理檔案的檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、情報(bào)、信息、統(tǒng)計(jì)等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”,負(fù)責(zé)企業(yè)機(jī)關(guān)及所屬各部門、車間各級(jí)各類檔案資料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作,并以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為平臺(tái),實(shí)現(xiàn)各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享,真正形成一個(gè)集團(tuán)化的信息聯(lián)合體。這樣,既符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則,又有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性、便捷性和靈活性。

(二)機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。近年來,青海鹽業(yè)不斷深化內(nèi)部改革,以使企業(yè)運(yùn)行的體制機(jī)制更加適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要,高效合理運(yùn)作,增強(qiáng)企業(yè)活力,以創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。按照這一總體要求,企業(yè)檔案工作管理機(jī)制也要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新,始終堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),始終堅(jiān)持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的管理理念,深入分析研究工作存在的薄弱環(huán)節(jié)和突出問題,敢于否定自己,善于完善自己,真正從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報(bào)、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換,提高辦事效率,讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造和管理創(chuàng)新的動(dòng)力源之一。

(三)制度創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)是要增強(qiáng)內(nèi)驅(qū)力。回顧多年來的檔案工作實(shí)踐,領(lǐng)導(dǎo)支持固然非常重要,但具體活動(dòng)的開展卻要靠各項(xiàng)制度的規(guī)范和檔案專業(yè)人員的不懈努力,推動(dòng)檔案工作制度創(chuàng)新關(guān)鍵是要發(fā)揮檔案工作人員的工作積極性和主動(dòng)性。目前看來,茶卡制鹽分公司的檔案管理制度還不夠健全,一些重要的檔案仍然比較分散,管理不夠規(guī)范,降低了利用率,必須制定較為細(xì)化、規(guī)范,更加針對(duì)性和可操作性的管理制度,明確規(guī)定檔案工作的目標(biāo)任務(wù),以及各職能部門、各車間兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任,評(píng)價(jià)檔案工作效果的方式、方法,以及月考核、年評(píng)比的相關(guān)辦法,職責(zé)明確,獎(jiǎng)罰分明,有效地調(diào)動(dòng)起全體專兼職檔案人員的工作積極性,推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、制度化。

三、推進(jìn)管理創(chuàng)新,全面提升檔案工作整體水平

(一)在提高工作效率上下功夫。堅(jiān)持從檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)做起,切實(shí)改進(jìn)不符合、不適應(yīng)工作需要的薄弱環(huán)節(jié),以每一項(xiàng)具體工作的改進(jìn)促進(jìn)整體工作效率的不斷提高。比如,在立卷環(huán)節(jié),要盡量簡(jiǎn)化檔案部門長(zhǎng)期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟,從組卷的形式到裝訂的手段上考慮,取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟,做到既不影響日后調(diào)檔利用,又能盡快完成歸檔程序,盡量縮短立卷歸檔周期。又如,目前計(jì)算機(jī)已廣泛應(yīng)用于檔案管理,但大多僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索,而在檔案資料編研、檔案信息交流以及檔案業(yè)務(wù)管理等方面應(yīng)用則較少,應(yīng)不斷創(chuàng)新工作方式,加強(qiáng)電子文件歸檔管理工作,充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息設(shè)備在檔案管理中的重要作用,進(jìn)一步提高工作效率和服務(wù)水平,使檔案工作真正成為企業(yè)靈敏、準(zhǔn)確信息系統(tǒng)的重要組成部分。

(二)在提高人員素質(zhì)上下功夫。隨著電子計(jì)算機(jī)在檔案中的廣泛應(yīng)用,隨著辦公自動(dòng)化水平的不斷提高,隨著無紙化辦公的推行,今后企業(yè)許多崗位都能形成電子文檔,這就要求這些崗位上的每一名員工都要懂得電子文書處理和歸檔的一整套程序,了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系,明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個(gè)管理崗位上應(yīng)負(fù)的責(zé)任,更好地實(shí)現(xiàn)信息資源共享。為此,要對(duì)企業(yè)各級(jí)專兼職檔案人員加強(qiáng)包括辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)知識(shí)在內(nèi)的業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高檔案人員的綜合業(yè)務(wù)能力,在企業(yè)內(nèi)部加快建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的檔案專業(yè)干部隊(duì)伍。

(三)在加強(qiáng)信息安全管理上下功夫?，F(xiàn)代化信息設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)在公文處理和檔案管理中的應(yīng)用,既提高了工作效率,但同時(shí)也使得重要文件資料失密泄密的途徑增多、機(jī)率增大。為此,要圍繞既提高檔案信息利用效率、又確保檔案資源保密,通過建立健全管理制度和管理方法,建立嚴(yán)格的權(quán)限管理機(jī)制,加強(qiáng)對(duì)檔案資源特別是企業(yè)核心機(jī)密的管理,確保檔案信息資源安全。

(四)在增強(qiáng)綜合服務(wù)功能上下功夫。著眼于把企業(yè)檔案室建成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、質(zhì)量管理、設(shè)備管理、人事管理、財(cái)會(huì)管理等方面檔案信息的匯集中心,進(jìn)一步增強(qiáng)工作主動(dòng)性,加強(qiáng)信息搜集,把好檔案鑒定關(guān),不斷豐富館藏內(nèi)容。在此基礎(chǔ)上,加快提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。一方面,要完善管理制度,包括保管制度、保密制度、統(tǒng)計(jì)制度、立卷歸檔制度、利用制度等,促進(jìn)工作規(guī)范化、制度化。另一方面,要利用現(xiàn)代化的信息處理和分析工具,抓緊制作開發(fā)利用檔案必備的檢索工具,多途徑多形式地開展檔案信息咨詢,始終使檔案工作與企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)新保持同步,使檔案工作人員的努力與企業(yè)提供的資源形成合力,不斷提升檔案管理工作的科技含量,更好地為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行科學(xué)決策與管理提供信息支持,為企業(yè)科研設(shè)計(jì)工作創(chuàng)造必要條件。

(作者單位:青海省鹽業(yè)公司茶卡制鹽分公司)