劉靖雯

〔摘 要〕首先對我國中小企業(yè)信息資源、中小企業(yè)信息資源共享相關(guān)理論包括含義、意義等進行介紹,接著分析了我國中小企業(yè)信息資源共享的障礙,最后建設(shè)性地提出消除中小企業(yè)信息資源共享障礙的措施。

〔關(guān)鍵詞〕信息資源;信息資源共享;中小企業(yè);障礙

〔中圖分類號〕G201 〔文獻標(biāo)識碼〕A 〔文章編號〕1008-0821(2009)11-0169-04

Analysis on Obstacles of Small and Medium Enterprises

Information Resources Sharing in ChinaLiu Jingwen

(Library,Shengda College of Economics & Trade Management,Zhengzhou University,Zhengzhou 451191,China)

〔Abstract〕In this paper, the author firstly introduced relevant theories of Small & Medium Enterprises(SMEs)information resources,SMEs information resources sharing,including the theory of concepts,significance and so on,then introduced some obstacles of SMEs information resources sharing in China,in the final,the author in a constructive manner put forward some measures to eliminate the obstacles of SMEs information resources sharing.

〔Keywords〕information resources;information resources sharing;SMEs;obstacles

中小型企業(yè)簡稱中小企,是指在經(jīng)營規(guī)模上較小的企業(yè),雇傭人數(shù)與營業(yè)額皆不大,此類企業(yè)通常是由單一個人或少數(shù)人提供資金組成[1]。據(jù)統(tǒng)計,目前我國中小企業(yè)已超過1 000萬家,占企業(yè)總數(shù)的99%;中小企業(yè)的總產(chǎn)值對國民經(jīng)濟的貢獻率已超過60%,就業(yè)人數(shù)占職工總數(shù)的70%,在國民經(jīng)濟中占有舉足輕重的地位[2]。我國中小企業(yè)在市場機制下的運作在很大程度上依賴于信息的組織、協(xié)調(diào)、管理,即要走信息化道路[3]。而企業(yè)信息資源的共享又是其中的核心環(huán)節(jié)。企業(yè)信息資源能良好的共享,企業(yè)就可以更快,更好的發(fā)展,反之則可能陷入困境,甚至被市場所淘汰,對中小企業(yè)來說,效果尤其明顯,所以應(yīng)重視我國中小企業(yè)信息資源的共享,出現(xiàn)障礙則應(yīng)認真分析,迅速解決。

1 中小企業(yè)信息資源共享相關(guān)概念

1.1 中小企業(yè)信息資源及其構(gòu)成

中小企業(yè)信息資源按其范圍可分為廣義和狹義二種。

所謂廣義的中小企業(yè)信息資源,是指中小企業(yè)信息和信息的收集、加工整理、存儲、處理、傳遞及利用相關(guān)的技術(shù)設(shè)施、資金和人才。所謂狹義的中小企業(yè)信息資源就是中小企業(yè)收集、開發(fā)、加工、利用的文獻資源和數(shù)據(jù)。

中小企業(yè)信息資源按其來源又可分為企業(yè)內(nèi)部信息資源,企業(yè)外部信息資源和企業(yè)競爭情報三大類:

(1)企業(yè)內(nèi)部信息。包括:生產(chǎn)信息、財務(wù)信息、營銷信息、技術(shù)信息、人才信息。

(2)企業(yè)外部信息。包括:宏觀社會環(huán)境信息、科學(xué)技術(shù)發(fā)展信息、生產(chǎn)資源分布與生產(chǎn)信息、市場信息。

(3)企業(yè)競爭情報。競爭情報,也稱“競爭對手情報”或“商業(yè)情報”,是經(jīng)過篩選,提煉和分析過的,可據(jù)之采取行動的有關(guān)競爭對手和競爭環(huán)境的信息集合。

1.2 中小企業(yè)信息資源的特點

中小企業(yè)信息資源具有以下特點:

(1)時效性。即企業(yè)信息資源有生命周期。信息資源具有時效性并不意味著開發(fā)出來的信息資源越早投入使用就越好,之間沒有必然的因果關(guān)系,時效性突出表現(xiàn)為開發(fā)、利用的時機性。

(2)有序性。即相關(guān)信息發(fā)生的先后在時間上具有連貫性、相關(guān)性和動態(tài)性。

(3)共享性。即表現(xiàn)為多人可使用相同信息。所謂“共享”實質(zhì)上是相對的。這也很好地解釋了信息稀缺性這一基本事實。

(4)可存儲性。即企業(yè)信息資源可用存儲介質(zhì)來存儲。信息是客觀事物的特征通過一定物質(zhì)載體形式的反映[4]。

2 中小企業(yè)信息資源共享的含義和意義

2.1 中小企業(yè)信息資源共享的含義

中小型企業(yè)信息資源的共享,主要表現(xiàn)在同一內(nèi)容的信息資源可以為2個或2個以上的中小型企業(yè)使用[5]。同時,中小企業(yè)信息資源的共享常常是雙向的,信息資源的提供者同時也是信息資源的獲取者。

2.2 中小企業(yè)信息資源共享的意義

信息資源正在改變企業(yè)的資源結(jié)構(gòu)并成為主導(dǎo)資源。這必將引起企業(yè)現(xiàn)行管理模式的變革。要把握這種變革的趨勢,就要深入研究企業(yè)信息資源的實質(zhì)及其特點,同時這也是企業(yè)進行信息資源有效開發(fā)與利用的前提。

2.2.1 有利于提高企業(yè)利用信息的效能

中小企業(yè)進行信息資源共享以后,企業(yè)內(nèi)分散的文件、技術(shù)資料、工程圖紙、設(shè)備圖片、新聞素材、音像資料、日常宣傳資料、規(guī)章制度和企業(yè)外的大量信息都被有效的管理起來,經(jīng)過不斷的積累將成為企業(yè)資源,方便企業(yè)員工和企業(yè)管理者查詢。企業(yè)通過實現(xiàn)信息資源共享,從而達到減少運營管理成本、增加利潤總量、提高運作效率等積極作用。

中小企業(yè)通過信息共享,使企業(yè)對有用信息資源實施了有效管理;實現(xiàn)員工應(yīng)用系統(tǒng)協(xié)同工作;綜合、統(tǒng)一利用現(xiàn)有信息資源,提高信息的使用率;為每個員工提供個性化信息平臺管理自己需要的信息,提高工作效率。在不增加應(yīng)用系統(tǒng)的前提下,提高信息的綜合效能。

2.2.2 有利于推動現(xiàn)代化的企業(yè)管理機制變革

企業(yè)信息資源共享將極大的有利于落實現(xiàn)代化的企業(yè)管理思想,有效的解決專業(yè)分工下“信息孤島”的融合問題,以期建立“以信息流”為核心的現(xiàn)代經(jīng)營體系和高效作業(yè)體系。

中小企業(yè)信息資源共享將有利于推動了企業(yè)組織體系的變革,尤其在組織與渠道扁平化方面,促使傳統(tǒng)層次化的決策管理體制逐漸向信息集中的決策管理體制過渡[6];在經(jīng)營分析方面,定性分析更加快速,定量分析更加精確,反饋機制更加及時,將全面適時控制與動態(tài)管理變?yōu)楝F(xiàn)實;信息實現(xiàn)了無時延傳遞,信息失真的障礙也得以消除。

2.2.3 有利于規(guī)避風(fēng)險、保護投資

由于使用了信息共享技術(shù),中小企業(yè)不必擔(dān)心不同應(yīng)用系統(tǒng)、異構(gòu)數(shù)據(jù)庫間的共享問題,可以分步推進企業(yè)信息化建設(shè),在此進程中逐漸提高企業(yè)自身的信息技術(shù)水平,進而增加對企業(yè)信息化建設(shè)的操控能力,選擇優(yōu)秀的產(chǎn)品和資質(zhì)信譽好的集成商不斷推進企業(yè)信息化建設(shè)。避免一次性大量投資給企業(yè)帶來損失。利用信息共享技術(shù)可以將企業(yè)已經(jīng)建成的應(yīng)用系統(tǒng)與新建成的應(yīng)用系統(tǒng)集成到統(tǒng)一的企業(yè)信息平臺,不必因其軟件技術(shù)落后而淘汰他們,不必因更換應(yīng)用軟件而再進行培訓(xùn),保護原有投資。

2.2.4 有利于為企業(yè)提供決策支持

利用信息共享技術(shù),將提高決策的準(zhǔn)確性和質(zhì)量?？梢詫⒅行∑髽I(yè)的信息資源有效管理和綜合利用,為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供更好的依據(jù)。從而增強企業(yè)競爭力,使企業(yè)在激烈的競爭中取得競爭優(yōu)勢,進而在競爭中立于不敗之地。

3 中小企業(yè)信息資源共享的障礙分析

3.1 對中小企業(yè)信息資源共享的認識不足

大部分中小企業(yè)仍然認為,能夠有基本的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及信息終端,就算是實現(xiàn)了信息化;就算實現(xiàn)了企業(yè)信息資源的共享。重硬件,輕軟件,認識不到通過企業(yè)信息資源共享的應(yīng)用提高管理效率的必要性。

我國中小企業(yè)大部分是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè),企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者缺乏睿智的信息意識,長期以來形成的單憑主觀感覺和經(jīng)驗進行工作的習(xí)慣還遠未消除。另外,一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對管理存有誤區(qū),認為企業(yè)的發(fā)展,效益的提高靠產(chǎn)權(quán)制度改革和外延擴張取得,只要有良好的外部環(huán)境即可,把深化改革與加強管理對立起來,對企業(yè)信息資源共享工作缺乏長遠考慮和財力、物力及人力等方面的配合與支持。不重視企業(yè)信息資源共享工作,對建立有關(guān)的信息系統(tǒng)沒有熱情,由此導(dǎo)致企業(yè)決策失誤,企業(yè)在競爭中失利,甚至破產(chǎn)倒閉。

3.2 中小企業(yè)信息機構(gòu)地位較低

信息機構(gòu)在企業(yè)中的地位高低是影響企業(yè)信息化的重要因素之一。從信息機構(gòu)在我國企業(yè)中的地位來看,有以下幾種方式:部門附屬式,即信息機構(gòu)附屬于企業(yè)的某一部門;部門平行式,即信息機構(gòu)和企業(yè)的其他部門處于平等地位;信息中心式,即信息機構(gòu)直接處于企業(yè)經(jīng)理(或副經(jīng)理)的領(lǐng)導(dǎo)之下,比其他部門具有更重要的地位。目前在我國,信息機構(gòu)在企業(yè)中的地位主要是部門平行的方式,還有不少企業(yè)仍處于部門附屬的方式,地位比較低,從而導(dǎo)致了工作人員積極性不高,工作效率差。

3.3 資金投入不足

發(fā)達國家在企業(yè)信息資源共享方面的投資占總資產(chǎn)的比例較高,我國則較低。中小企業(yè)規(guī)模小、利潤低,對企業(yè)信息資源共享投資的敏感程度遠小于大企業(yè)。而目前國內(nèi)ERP、OA、CRM等信息化軟件市場上,比較成熟的主要還是高端產(chǎn)品,高昂的軟硬件成本初始投入及后續(xù)的二次開發(fā)、運行中的系統(tǒng)維護、更新和管理費用,令許多中小企業(yè)望而卻步。這導(dǎo)致在實現(xiàn)企業(yè)信息資源共享方面出現(xiàn)兩極分化現(xiàn)象:大型、巨型企業(yè)有實力斥巨資自己搭建信息化平臺,享用先進的企業(yè)信息化服務(wù),在競爭中更具優(yōu)勢;而更多的中小企業(yè)因無力承擔(dān)高昂的信息化成本而愈加處于競爭劣勢。

3.4 信息化人才缺乏

缺少復(fù)合型專業(yè)人員,人員結(jié)構(gòu)不合理。信息人員只能對信息作簡單的整理等表面性工作,人員結(jié)構(gòu)也存在著嚴重的不合理性,影響了信息科研成果的力度。企業(yè)網(wǎng)站信息更新率低,不善于利用網(wǎng)絡(luò)資源。人才對于任何企業(yè)都是寶貴的資源和財富,對于實現(xiàn)企業(yè)信息資源共享來說更是如此。對于大企業(yè),它們有雄厚的資金和極強的吸引力來吸引優(yōu)秀的信息人才,而對于大部分中小企業(yè)則可望而不可求。

另外,中小企業(yè)實現(xiàn)信息資源共享的周期一般比較長,而中小企業(yè)經(jīng)營管理思路卻經(jīng)常發(fā)生變化,且中小企業(yè)規(guī)模小、利潤低,沒有能力更沒有時間去實現(xiàn)企業(yè)信息資源共享化。

4 消除中小企業(yè)信息資源共享障礙的措施

4.1 管理理念創(chuàng)新

要充分認識到實現(xiàn)中小企業(yè)信息資源共享的重要性,我國企業(yè)在信息資源的開發(fā)利用上不斷出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象,緣于沒有考慮信息資源共享問題。企業(yè)實現(xiàn)信息資源共享,不但可以解決企業(yè)內(nèi)部“信息孤島”問題,還可以實現(xiàn)企業(yè)之間的“雙贏”。

只有在思想上認識到它的重要戰(zhàn)略意義和現(xiàn)實意義,才能在行動上認真執(zhí)行。所以要重視企業(yè)信息資源共享的重要性,尤其是領(lǐng)導(dǎo)者更應(yīng)提高信息管理意識,規(guī)范企業(yè)信息管理。同時還應(yīng)提高信息機構(gòu)的地位,設(shè)置CIO。在此基礎(chǔ)上要建立一些企業(yè)信息方面的規(guī)章制度,并可向政府相關(guān)部門建議建立以及完善信息法規(guī)。企業(yè)信息資源共享涉及到企業(yè)的每一個人,在具體的實施過程中,可能還會涉及到企業(yè)業(yè)務(wù)流程的重組,還關(guān)系到企業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整,管理理念的創(chuàng)新,必須要讓企業(yè)的每位員工都清楚,提高全體員工對企業(yè)信息資源共享的認識,企業(yè)的每位員工要搞清自己所在的崗位要配合的工作和將要發(fā)生的變化。

4.2 加大資金投入

在實現(xiàn)中小企業(yè)信息資源共享的工程中,如果資金不夠,不要說順利的實施企業(yè)信息資源共享,恐怕基本的硬件設(shè)施都不能配置。而如果人才不足或人才素質(zhì)不夠好,也是不可能實現(xiàn)企業(yè)信息資源共享。所以只有在資金上得到充分的投入,才能保證措施的順利實施,同時企業(yè)如果有足夠的人才特別是足夠的信息化人才,才能更好地實現(xiàn)企業(yè)信息資源共享。而如果兩者配置的都比較好的話,則建設(shè)企業(yè)信息資源共享工程的周期就將大大縮短。

4.3 充分利用信息技術(shù)

4.3.1 對中小企業(yè)信息流進行重組

中小企業(yè)信息的信息量大,且具有實時性、互動性,它包括縱向信息流和橫向信息流。其中縱向信息流是指信息在企業(yè)中及企業(yè)之間向上、向下流動,橫向信息流是指信息在相關(guān)業(yè)務(wù)單元、職能部門、子公司和跨組織項目小組之間沿水平方向的流動。實現(xiàn)企業(yè)縱向信息流和橫向信息流的水平交流和橫向互動,使它們最終都以最低的成本實現(xiàn)最大價值,是企業(yè)信息流重組要解決的問題,也是信息資源共享的核心。信息流邏輯地內(nèi)含著企業(yè)所生產(chǎn)和需要的全部信息資源,這些信息資源及其積累代表著企業(yè)的過去、解讀著企業(yè)的現(xiàn)狀、蘊涵著企業(yè)的未來,只有對它們實施統(tǒng)一的、分層次的、集成式的管理,才能充分發(fā)揮它們的潛在價值,為企業(yè)贏得競爭優(yōu)勢[7]。企業(yè)信息流重組就是根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和顧客需求,對業(yè)務(wù)流程內(nèi)含的信息流進行優(yōu)化組合的過程。企業(yè)信息流重組是信息資源共享的處理過程,實現(xiàn)路徑主要包括基于價值鏈的信息流重組、基于大規(guī)模定制的信息流重組和基于虛擬企業(yè)的信息流重組等。信息流重組的實現(xiàn)途徑也是信息資源共享的表現(xiàn)形式。

4.3.2 加強中小企業(yè)信息資源共享數(shù)據(jù)庫建設(shè)

中小企業(yè)為實現(xiàn)信息資源的共享,強化企業(yè)信息資源的利用效果,則更應(yīng)加強中小企業(yè)信息資源共享數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。信息資源共享數(shù)據(jù)庫保存和管理著整個企業(yè)的信息資源,一方面供企業(yè)內(nèi)部各類人員使用,使企業(yè)的工程技術(shù)和管理人員可隨時了解到所需要的各種信息;另一方面向外界提供本企業(yè)的公有信息,以增加市場機會。企業(yè)信息資源的共享就是通過建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和企業(yè)間的信息系統(tǒng),并借助于這種信息資源共享數(shù)據(jù)庫來實現(xiàn)。

4.3.3 實施ERP工程

ERP是企業(yè)全面資源計劃管理系統(tǒng)的杰出代表,是企業(yè)信息資源共享發(fā)展的重要方向,它構(gòu)成了現(xiàn)代企業(yè)信息化的核心內(nèi)容。ERP是一種科學(xué)管理思想的計算機實現(xiàn),它強調(diào)對產(chǎn)品研發(fā)與設(shè)計,作業(yè)控制,生產(chǎn)計劃,市場營銷,庫存,財務(wù)和人事等方面進行集成優(yōu)化的管理,并包括相應(yīng)的模塊組成部分。ERP是將企業(yè)的三大流:物流,資金流,信息流進行全面一體化管理的管理信息系統(tǒng),它對企業(yè)信息資源共享建設(shè)的作用是巨大和深遠的。

中國ERP市場正從成長期步入成熟期,中小型企業(yè)應(yīng)該從ERP廠商的公司層面、軟件層面、顧問服務(wù)層面、成功案例層面來考慮選擇ERP軟件[8]。中小型企業(yè)實施ERP項目過程中,應(yīng)該從思想觀念和行為手段方面做好全員培訓(xùn)。主要包括3個方面:一是理論培訓(xùn);二是流程培訓(xùn);三是操作培訓(xùn)[9]。

4.3.4 建設(shè)中小企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)

企業(yè)信息傳遞的目的是為了實現(xiàn)信息的共享,信息只有通過共享才能更大限度地發(fā)揮它的效用。中小企業(yè)可以通過Intranet(企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng))提供企業(yè)內(nèi)部信息查詢的通用平臺,實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源的共享。企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)服務(wù)的對象是企業(yè)內(nèi)部員工,企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)連通企業(yè)內(nèi)部各個環(huán)節(jié)的網(wǎng)絡(luò),通過整合企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、營銷、倉儲等管理信息資源,加速內(nèi)部信息傳播速度,使企業(yè)各分支機構(gòu)、各部門之間的信息交流變得更加快捷、方便,以達到簡化工作流程,促進科學(xué)決策,提高企業(yè)運轉(zhuǎn)效率的效果,Intranet是企業(yè)內(nèi)部建立信息共享平臺的強有力工具,可以使企業(yè)簡化文件復(fù)制分發(fā)過程,使內(nèi)部的信息資源實行高效共享。