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試論企業(yè)內(nèi)部控制

2006-12-29 00:00:00張玉文
會計(jì)之友 2006年36期


  【摘要】建立和完善公司內(nèi)部控制制度是當(dāng)前國企改革的重頭戲,但是到目前為止,盡管政府有關(guān)部門正在制定相應(yīng)的規(guī)則,國內(nèi)各界人士對內(nèi)部控制的認(rèn)識還遠(yuǎn)未取得共識,筆者認(rèn)為有些重大的問題還有深入討論的必要。
  
  一、我國企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀
 ?。ㄒ唬哪壳扒闆r來看
  1.觀念滯后,重視程度不足;2.法人治理結(jié)構(gòu)不完善,內(nèi)控組織虛位;3.風(fēng)險意識差,內(nèi)部壓力不足;4.職責(zé)不清,內(nèi)部控制乏力,缺乏必要的獎懲機(jī)制。
 ?。ǘ┰斐蛇@些現(xiàn)狀的根本原因
  1.整體利益與個體利益的矛盾主要表現(xiàn)在:(1)貢獻(xiàn)與報(bào)酬的矛盾。報(bào)酬大于等于貢獻(xiàn)是個體為整體效勞的原因。在相反的情況下,個體會脫離組織或通過其他途徑謀取自身利益(可能會損害整體利益)。
 ?。?)存在謀私風(fēng)險與相應(yīng)報(bào)酬的矛盾。在出現(xiàn)了謀私機(jī)會的情況下,個體會評估相應(yīng)的風(fēng)險與報(bào)酬。因內(nèi)部控制不嚴(yán)密等原因,報(bào)酬大于一般風(fēng)險報(bào)酬的情況下,可能會出現(xiàn)損壞整體利益的謀私行為。
  2.企業(yè)內(nèi)外環(huán)境的復(fù)雜性和變化性。企業(yè)的內(nèi)外環(huán)境并不是簡單和固定不變的系統(tǒng),而是復(fù)雜多變的動態(tài)系統(tǒng)。環(huán)境的復(fù)雜性和多變性使企業(yè)既定的管理模式失效,如果企業(yè)沒有足夠的控制手段,必然會產(chǎn)生各種不利于企業(yè)整體利益的行為。
  二、企業(yè)要建立完善內(nèi)部控制制度,應(yīng)從以下幾個方面做起
 ?。ㄒ唬┮?guī)范內(nèi)部控制程序
  內(nèi)部控制有四個程序:設(shè)計(jì)階段、執(zhí)行階段、評價階段和改進(jìn)階段。在設(shè)計(jì)階段,主要應(yīng)注意內(nèi)部控制的健全性和適當(dāng)性;在執(zhí)行階段應(yīng)注意的是內(nèi)部控制的有效性;在評價階段關(guān)注內(nèi)部控制是否實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo);在改進(jìn)階段主要注意改進(jìn)的及時性、穩(wěn)定性及可靠性。
 ?。ǘ┻x擇適當(dāng)?shù)?、全面的?nèi)部控制方法
  當(dāng)前,主要的內(nèi)部控制方法有五種:
  1.組織控制。組織控制旨在建立一個框架,組織在這個框架內(nèi)開展其各項(xiàng)經(jīng)營活動。組織控制包括了總體控制以及各項(xiàng)具體控制,如職責(zé)說明、授權(quán)程序和具體的工作要求等。組織控制可分為四種類型:
 ?。?)目標(biāo)、授權(quán)和責(zé)任。組織通過制定目標(biāo)、授權(quán)和責(zé)任的聲明,為其內(nèi)部的各分支機(jī)構(gòu)或部門的活動提供指南。聲明的內(nèi)容包括所要承擔(dān)的職能、被授予的權(quán)限以及具體的責(zé)任。
  (2)組織結(jié)構(gòu)。劃分企業(yè)組織結(jié)構(gòu),不但要把組織劃分為幾個相對獨(dú)立的部分,而且要明確各部分在業(yè)務(wù)活動和信息溝通之間的內(nèi)在聯(lián)系。
 ?。?)決策授權(quán)。在劃分了組織Qj7MRXcfU/z88z/mzYvVMw==結(jié)構(gòu)以后,向企業(yè)的各組成部分授予一定的決策權(quán)力。
 ?。?)工作說明,包括相關(guān)職責(zé)的分離。包括:具體的職責(zé)、工作的匯報(bào)和擔(dān)任該工作的資格。
  2.經(jīng)營控制。經(jīng)營控制指組織開展各種活動、處理各項(xiàng)事務(wù)所采取的方法。經(jīng)營控制的常用方法有:
 ?。?)制定計(jì)劃。有效的計(jì)劃應(yīng)包括總體計(jì)劃和具體計(jì)劃,通常包括長期計(jì)劃、中期計(jì)劃和短期計(jì)劃。
 ?。?)編制預(yù)算。預(yù)算通常包括:針對企業(yè)整體的總預(yù)算和針對企業(yè)的各組成部分的分預(yù)算。
  (3)建立會計(jì)和信息系統(tǒng)。會計(jì)和信息系統(tǒng)能夠完整、綜合地反映企業(yè)的各種活動,產(chǎn)生的定期報(bào)告為管理層和其他報(bào)告使用者做出決策提供重要的依據(jù)。
 ?。?)制定證明文件。
  (5)授權(quán)。為了保護(hù)企業(yè)的利益,在開展任何活動之前都應(yīng)當(dāng)進(jìn)行授權(quán)。
 ?。?)制定政策和程序。政策和程序通常要以方便的形式記錄下來,任何職員能隨時獲得與其工作相關(guān)的部分。缺少適當(dāng)?shù)恼吆统绦颍约安蛔裱榷ǖ恼吆统绦蚨急砻鲀?nèi)部控制的無效性。
  (7)秩序。包括固定文件記錄方式、明確職員的工作地點(diǎn)、保證資產(chǎn)和資料的存放安全、業(yè)務(wù)的處理過程井然有序。
  3.人事控制。(1)招聘和選擇合適的員工;(2)定向培訓(xùn)和技能的發(fā)展;(3)監(jiān)督。
  4.定期檢查。包括對員工的活動進(jìn)行檢查,對經(jīng)營和項(xiàng)目的內(nèi)部檢查和接受外部檢查。組織內(nèi)部的會計(jì)控制和財(cái)務(wù)報(bào)表由外部審計(jì)師實(shí)施外部檢查。
  5.設(shè)施和設(shè)備的控制。對設(shè)施和設(shè)備的控制包括:設(shè)計(jì)、修理、維護(hù)、清理等環(huán)節(jié)的控制。
  (三)加強(qiáng)內(nèi)控手段
  1.加強(qiáng)授權(quán)和批準(zhǔn)控制。為了保證經(jīng)營業(yè)務(wù)的有效處理,企業(yè)必須明確規(guī)定對處理各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的授權(quán)和批準(zhǔn)程序。管理當(dāng)局對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的授權(quán)有一般授權(quán)和特別授權(quán)之分。
  2.加強(qiáng)職務(wù)分離控制。職務(wù)分離的主要目的是預(yù)防和及時發(fā)現(xiàn)員工在履行職責(zé)過程中產(chǎn)生的錯誤和舞弊行為。對于不相容職務(wù)必須進(jìn)行分離,包括組織機(jī)構(gòu)之間分離和組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部有關(guān)人員之間的分離。除了對不相容職務(wù)進(jìn)行分離外,對一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理的全過程的各個步驟也要分派給不同的部門和人員。
  3.加強(qiáng)憑證與記錄控制。屬企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),均應(yīng)填制憑證,如實(shí)記錄。
  4.加強(qiáng)接近控制。接近控制是指限制非授權(quán)人隨意接近資產(chǎn)及其記錄,以保證資產(chǎn)及其記錄的安全完整。
  5.加強(qiáng)獨(dú)立檢查控制。獨(dú)立檢查是指由業(yè)務(wù)執(zhí)行者以外的人員對已執(zhí)行業(yè)務(wù)的正確性所進(jìn)行的驗(yàn)證,又稱內(nèi)部稽核。
  綜上所述,建立和完善內(nèi)部控制最重要的是強(qiáng)化內(nèi)部控制的有效性。有效性是內(nèi)部控制的精髓,如果一種內(nèi)部控制制度不能實(shí)現(xiàn)有效控制,則實(shí)質(zhì)上就不存在什么內(nèi)部控制制度了。在內(nèi)部控制評價的三個一般標(biāo)準(zhǔn)中,內(nèi)部控制的有效性以其健全與合理性為基礎(chǔ),內(nèi)部控制的健全性與合理性則以其有效性為目的。有效性要求內(nèi)部控制制度能有效地防止錯誤與弊端的發(fā)生,產(chǎn)生效率和收益。這不僅需要內(nèi)部控制總體上是有效的,而且需要各項(xiàng)具體制度也要有明確的目的并發(fā)揮其自身的作用。因此,內(nèi)部控制系統(tǒng)要相互協(xié)調(diào),決不能顧此失彼、自相矛盾;要既有制約作用,又有協(xié)調(diào)作用,以有利于整體功能的發(fā)揮。
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