摘要：隨著教育信息化的發(fā)展，教育信息化建設正逐步從數字化向智慧化、標準化和規(guī)范化轉變。為了適應這一變化，優(yōu)化辦公業(yè)務流程、提升移動端用戶體驗，并實現(xiàn)隨時隨地高效辦公成為迫切需求。因此，高等教育機構亟須一個高效的協(xié)同辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)需要整合日常事務處理、文件辦理流程以及系統(tǒng)集成，靈活支持各類事務流程，有效提高辦公效率，并輔助領導層做出決策。

關鍵詞：協(xié)同辦公；流程；會議；公文；移動辦公

近年來，隨著國家對教育行業(yè)信息化改革重視程度的增加，各大高校在管理信息化建設方面逐步推進標準化和規(guī)范化。信息化已成為提升高校管理水平、教學質量、人才培養(yǎng)品質以及辦公效率的關鍵工具。數字化信息校園的建設已不可或缺于當前教育領域。隨著高等教育機構的持續(xù)發(fā)展，學院的組織架構和管理方式正在經歷變革，新的管理需求不斷涌現(xiàn)，對系統(tǒng)功能的需求也日益增加。因此，迫切需要規(guī)范辦公業(yè)務流程，提高移動端用戶體驗，實現(xiàn)業(yè)務高效協(xié)同，確保文件傳遞暢通無阻，并有效推動工作監(jiān)督與執(zhí)行，以實現(xiàn)上下級之間的良好互動和整體協(xié)作。由此可見，構建一個高效的協(xié)同辦公系統(tǒng)對于促進高校信息化的發(fā)展至關重要。

一、業(yè)務功能設計

本項目立足于學校的長期發(fā)展規(guī)劃，旨在解決現(xiàn)有辦公系統(tǒng)覆蓋不足、數字化水平有限以及缺乏統(tǒng)一規(guī)劃等問題。通過在現(xiàn)行辦公自動化系統(tǒng)的基礎上，將建立一個統(tǒng)一的學校協(xié)同辦公平臺。這個平臺將加強校級辦公室的管理職能，打通校辦與院辦之間的辦公業(yè)務流程，確保文件傳遞無阻，有效促進工作的執(zhí)行和落地，從而提升整個學校的管理效能。

（一）基礎應用

1.公文管理

發(fā)文管理：支持日常的發(fā)文擬稿、審批、審核、會簽及套紅用印等流程。發(fā)文結束后，實現(xiàn)一鍵轉發(fā)公告和自動歸檔，并同步至學校檔案管理系統(tǒng)。

收文管理：支持校外來文流轉、內部收文登記及收文轉發(fā)文等流程。辦文結束后，支持在線轉督辦，生成督辦單，以及手工或自動歸檔至學校檔案系統(tǒng)。

公文流轉與統(tǒng)計：提供公文交換、統(tǒng)計及公文督辦監(jiān)控功能，確保公文處理效率。

流程定制與監(jiān)控：支持根據學校實際需求靈活修改公文管理流程。系統(tǒng)管理員能夠查看和監(jiān)控流程處理進展，并有權撤銷、強制退回或終止流程。

2.會議管理

包括日常會議和周會議兩部分。日常會議管理：支持在線提交會議申請，領導審批完成后進行會議消息推送，設置會議開始前5分鐘消息提醒功能。周會議管理：支持職能部門在線發(fā)起周會議申請，學校辦公室主任完成審批后，系統(tǒng)自動生成周會議表并進行會議消息推送。日常會議和周會議申報成功后自動同步到個人日程中，同時可生成會議室看板，動態(tài)展示會議安排表和會議室占用情況，支持統(tǒng)計導出，并可通過會議系統(tǒng)同步至會議室LED屏。

3.站內信

系統(tǒng)支持發(fā)送站內信，支持站內信附件在線查閱，包括word/excel/ppt等多種格式。

4.日程管理

系統(tǒng)支持與會議看板關聯(lián)，自動同步會議信息到個人日程中，支持新建日程、事件、任務等，支持管理校領導日程，日程信息同步至學校一站式服務大廳中，用戶可在服務大廳查看詳情。

5.個人辦公

系統(tǒng)支持查看用戶相關的所有辦公事務，包括待辦事項、已辦事項、已發(fā)事項等，可查看事項正文、附件、流程審批記錄，支持設置事項到期前消息提醒，辦公事務實時同步到學校一站式服務大廳；支持統(tǒng)計個人已辦、已發(fā)事項，支持關鍵字模糊搜索，支持統(tǒng)計和導出。

6.通訊錄

與學校的全域數據中心平臺對接，自動同步教職工數據，支持樹形展示教職工通訊錄，支持搜索功能，支持移動端直接撥打電話、發(fā)送站內消息，支持與手機通訊錄同步，支持維護個人名片信息、分組信息。

（二）綜合辦公

1.督查督辦

校辦人員可以根據學校的文件、領導批示以及相關會議要求來發(fā)起督辦立項。立項流程審批通過后，項目便傳遞給承辦單位辦理。校辦教師負責跟蹤辦理進展，并可以對重點事項發(fā)起催辦，同時支持推送催辦消息提醒功能。事項辦結后，由承辦單位填寫事項辦理報告。一旦相關領導審批通過，該督辦單的狀態(tài)就會變?yōu)椤耙淹杲Y”。系統(tǒng)支持查看督辦事項庫和督辦事項的辦理詳情，并且能夠統(tǒng)計導出辦結率、催辦次數、超期次數、平均處理時長等數據。此外，系統(tǒng)還支持將督辦材料自動或手動歸檔至學校的檔案系統(tǒng)中。

2.合同管理

系統(tǒng)支持發(fā)起合同會簽流程，用戶可以上傳合同附件。隨后，系統(tǒng)自動生成合同編號。根據學校的實際需求，可以定制審批流程。在審批過程中，領導有權對合同附件進行修改，確保所有操作都有完整的記錄。審批流程結束后，合同管理員可在線生成最終版合同文本。系統(tǒng)還支持根據學?，F(xiàn)有的合同類別來分類管理，并為不同的合同類型定制特定的流轉流程。此外，系統(tǒng)提供了在線統(tǒng)計合同數據的功能，可以根據合同類型、發(fā)起人、部門等不同信息進行分類統(tǒng)計，并支持數據的導出。最后，系統(tǒng)既支持手動歸檔，也支持自動將合同資料歸檔至學校的檔案管理系統(tǒng)中，便于合同的存儲和管理。

3.議題管理

系統(tǒng)支持根據學校的具體需求，配置黨委會、校長辦公會等不同議題類型，并為每種議題類型定制相應的審批流程。職能部門可以在線發(fā)起議題申請，并上傳與議題相關的材料進行流程審批。一旦議題審批完成，系統(tǒng)便自動生成會議通知和參會回執(zhí)。此外，會議結束后，參會紀要可以在線轉換為公文進行發(fā)布。系統(tǒng)還具備將議題材料同步至會議室LED屏的功能，確保在會議過程中，與會人員能夠靈活查看相關資料。

4.印章管理

系統(tǒng)支持實體印章和電子印章的統(tǒng)一管理，支持在線發(fā)起用印申請、用印審批、統(tǒng)計查詢。在公文流轉過程中，支持使用電子印章、手寫簽名、數字簽名等功能，兼容多種類型的電子文檔，如word、excel、pdf等。電子印章由印章管理員統(tǒng)一管理，支持根據崗位、部門、分組等信息靈活分配印章使用權限，同時支持統(tǒng)計和導出印章使用數據。

5.請假管理

系統(tǒng)支持教職工發(fā)起請假申請、領導在線審批，以及支持銷假操作。同時，系統(tǒng)也支持為校領導和中層干部配置工作處理代理人，以確保在其請假期間工作正常進行。此外，系統(tǒng)提供實時查詢統(tǒng)計功能，可幫助管理人員及時了解請假情況并導出相關數據進行分析。

（三）集成應用

支持與學校已有的業(yè)務系統(tǒng)數據同步、流程集成、應用接入、功能集成，提供開放接口庫、組織機構人員數據的同步、消息推送集成、單點登錄等。

1.支持與學校已有的統(tǒng)一身份認證平臺對接。關閉系統(tǒng)自身的登錄入口、注銷入口，用戶通過統(tǒng)一身份認證平臺，使用統(tǒng)一的賬號密碼認證登錄系統(tǒng)。

2.支持與學校已有的消息平臺對接。通過消息平臺實現(xiàn)通知、公告、會議、待辦事項等消息提醒，支持短信、郵件、微信三種推送方式。

3.支持與學校已有的數據中心平臺對接。提供數據庫的完整只讀訪問權限，提供完整的接口文檔、數據字典、接口源代碼等；通過數據中心平臺接口，實現(xiàn)與其他業(yè)務系統(tǒng)之間的數據自動同步更新，包括教職工基本信息、學校組織機構信息等。

4.支持與學院已有的一站式服務大廳對接。通知公告、日程、個人辦公事項實時同步至一站式服務大廳，支持在大廳點擊公告、日程、事務信息時跳轉至協(xié)同辦公系統(tǒng)詳情界面，事務處理狀態(tài)實時同步。

5.支持與學校已有的檔案系統(tǒng)對接。支持合同、公文等文件的自動、手動歸檔至檔案系統(tǒng)，支持在協(xié)同辦公系統(tǒng)中查看已歸檔的數據，支持數據統(tǒng)計、導出。

（四）移動辦公

支持移動APP和企業(yè)微信兩種模式實現(xiàn)移動辦公，支持Ios、Android等主流操作系統(tǒng)，實時同步移動端與PC端的消息、通知、事項辦理狀態(tài)等數據，支持個性化定制移動端界面；確保移動端運行流暢，避免卡頓、閃退、長時間連接超時等問題。

1.公文審批。在移動端支持公文審批、手寫簽名、批注，能查看公文信息、附件和流程審批信息。

2.通知公告。移動端支持新通知公告消息推送，允許查看通知內容和附件。

3.信息搜索。移動端支持搜索公文、公告、通訊錄，可以在線查看各種格式的附件如Word、PPT等；支持通訊錄搜索，方便直接通過APP發(fā)送消息和撥打電話。

4.事務管理。支持移動端查看所有已辦、已發(fā)、待辦事項的詳細信息，也支持流程審批。

二、技術實現(xiàn)

（一）系統(tǒng)總體設計方案

協(xié)同辦公系統(tǒng)依托學校現(xiàn)有的基礎網絡設計，結合實際業(yè)務需要，構建以前端應用、表單管理平臺、流程管理平臺、接口管理平臺為核心的4層B/S架構設計。

1.門戶管理：支持自定義門戶風格、版面、顏色、內容，支持根據學校不同部門、崗位、級別靈活配置權限，支持在用戶登錄系統(tǒng)時根據不同的用戶角色推送不同的消息和待辦事項提醒；支持通過學校已有的統(tǒng)一身份認證實現(xiàn)統(tǒng)一登錄、功能集成，關閉系統(tǒng)登錄界面；支持自定義移動端門戶，包括門戶菜單和內容等。

2.表單管理平臺：提供多樣化的表單控件和公式函數，支持表單設計和導出導入功能，可靈活調整表單格式和內容；支持多表單業(yè)務數據關聯(lián)，跨表單查詢統(tǒng)計數據，支持表單與流程節(jié)點綁定，可以靈活控制表單字段的查看、編輯和隱藏權限；支持國際通用的InfoPath等表單自定義工具，數據結構與表單格式分離，可以根據實際需求自定義表單。

3.流程平臺：支持圖形化的流程設計，支持多種格式的控件，包括下拉菜單和明細表等，支持用拖拽的方式實現(xiàn)流程表單自定義和編輯；支持excel格式表單導入；支持靈活調整流程審批節(jié)點和操作，如同意、回退、加簽、轉辦等；支持靈活的權限設置，不同權限的用戶具有不同的流程發(fā)起和審批權限；支持流程審批超時提醒，通過消息平臺推送包括郵件、短信、微信等不同形式的提醒。

4.接口管理：支持主流的應用軟件領域接口規(guī)范和標準，支持加密傳輸數據，確保數據的安全性。支持與學校已有系統(tǒng)的數據接口對接，包括與統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)對接，實現(xiàn)統(tǒng)一的身份認證、授權、單點登錄；與消息平臺對接，通過學校短信平臺的接口實現(xiàn)短信、郵件、微信消息推送；與數據中心對接，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)數據的實時同步。與業(yè)務系統(tǒng)通過數據庫中間表集成，主要采用webService接口和API接口，對接遵循數據一致性、完整性和安全性原則。

（二）性能設計

1.系統(tǒng)應支持7×24長期穩(wěn)定運行。

2.支持PC端和移動端至少5000用戶并發(fā)訪問，系統(tǒng)運行流暢不卡頓；支持系統(tǒng)管理員實時查看系統(tǒng)資源利用率。

3.7×24連續(xù)運行下，可靠性達到99.9%，平均故障恢復時間不超過1小時。

（三）安全設計

1.提供完整的應用級別權限控制，支持靈活授權，根據用戶部門、角色、組、崗位等信息，支持系統(tǒng)管理員、安全管理員、審計管理員三員管理模式。

2.支持第三方認證，支持學?，F(xiàn)有的統(tǒng)一身份認證。

3.支持加密存儲數據，控制訪問權限，支持Https通道加密訪問。

4.支持日志管理，包括用戶行為日志和安全日志，支持日志審計和回溯，可通過關鍵字模糊查詢日志、統(tǒng)計、導出相關日志數據，且日志保存時間不少于6個月。

5.服務器部署災備策略，提供應用系統(tǒng)和數據庫全量備份和增量備份兩種模式，支持數據恢復。

（四）兼容性設計

1.支持校園網和外網訪問，支持VPN接入。

2.PC端支持主流操作系統(tǒng)，包括但不限于Windows 7/8/10操作系統(tǒng)、國產麒麟操作系統(tǒng)等；支持常用辦公軟件，包括WPS、Office等；支持Edge、Chrome、360、火狐等常用瀏覽器。

3.移動端支持IOS、Android、鴻蒙等主流操作系統(tǒng)。

（五）系統(tǒng)拓撲

圖1是該協(xié)同辦公系統(tǒng)的部署方案，在學校的核心機房集中部署3臺應用服務器+2臺MySQL數據庫服務器作為生產環(huán)境，對外提供全文檢索服務、文件共享等服務，用戶可通過校園網、外網訪問該系統(tǒng)。在托管機房部署1臺應用備份服務器和1臺數據庫備份服務器用作災備，實時備份數據，確保生產服務器故障時業(yè)務不中斷，數據不丟失。

三、結束語

本文建設的協(xié)同辦公系統(tǒng)是智慧校園背景下的校級公共基礎平臺的建設重點，通過電子化流程審批，大大提高辦公事務辦理效率，有效減少紙張費用、差旅費、通信費用等行政費用；通過移動辦公，實現(xiàn)隨時隨地處理工作事務；通過規(guī)范的流程制度管理，將復雜的事務簡化，將簡單的事務規(guī)范化，在系統(tǒng)中實現(xiàn)公文、任務交辦，通過督辦流程落實任務的進展，切實提高管理執(zhí)行力。在學校范圍內實現(xiàn)全面信息共享，與學校已有的業(yè)務系統(tǒng)在業(yè)務邏輯和數據層面深度集成，打破信息孤島，真正滿足教職工復雜業(yè)務處理的需求。

作者單位：朱麗霞 武漢工程大學網絡信息中心

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