高偉

（元謀縣檔案館，云南 楚雄 651300）

0 引言

當(dāng)前，我國正處于全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化強(qiáng)國的關(guān)鍵時(shí)期，黨的建設(shè)是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要保障?；鶎狱h組織是黨的建設(shè)的基礎(chǔ)和戰(zhàn)斗堡壘，因此加強(qiáng)基層黨建工作具有極其重要的意義。而檔案管理作為基層黨建工作的重要組成部分，直接關(guān)系到黨的建設(shè)工作的順利進(jìn)行。然而，在實(shí)踐中我們也經(jīng)常會遇到檔案管理不規(guī)范、信息不完整等問題，因此需要采取措施來促進(jìn)基層黨建檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展。

1 建設(shè)檔案管理平臺

建設(shè)檔案管理平臺是提高基層黨建檔案管理效率和質(zhì)量的重要舉措。檔案管理平臺是基于信息技術(shù)手段構(gòu)建的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息管理系統(tǒng)。它通過集成各級黨組織的檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)全面、一體化的檔案管理。以某地區(qū)基層黨組織檔案管理平臺的建設(shè)為例，通過引入先進(jìn)的信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、信息共享與交流等功能。該平臺通過掃描紙質(zhì)檔案并進(jìn)行光學(xué)字符識別，將檔案材料轉(zhuǎn)化為可編輯、可檢索的電子文件。然后搭建了一個(gè)數(shù)據(jù)庫，存儲整理好的電子檔案，并確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。各級黨組織可以通過平臺上傳、下載、共享檔案信息，實(shí)現(xiàn)了信息共享和交流。同時(shí)，該平臺提供了查詢和借閱功能，黨員干部可以快速查找所需檔案，并進(jìn)行在線借閱申請，減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案借閱的時(shí)間和精力成本。此外，該平臺還通過對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和挖掘，發(fā)現(xiàn)了一些黨員干部培養(yǎng)和發(fā)展的問題，為黨組織調(diào)整工作策略提供了參考依據(jù)。以下是建設(shè)檔案管理平臺的具體內(nèi)容。

1.1 檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子形式，通過數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的存儲、檢索、共享和保護(hù)。具體內(nèi)容包括以下3 點(diǎn)。

（1）文檔掃描與錄入。將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)換成電子文件?？梢允褂脤I(yè)的掃描設(shè)備，對文件進(jìn)行逐頁掃描，并保存為標(biāo)準(zhǔn)的電子文件格式，如PDF。同時(shí)，需要對電子文件進(jìn)行命名、分類和歸檔，以便后續(xù)的檢索和管理。

（2）檔案存儲與管理。電子檔案需要有統(tǒng)一的存儲空間和管理系統(tǒng)?？梢越⒕W(wǎng)絡(luò)服務(wù)器或云存儲平臺，將電子檔案進(jìn)行安全存儲。同時(shí)，需要建立檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類、編目和索引，以方便檢索和使用[1]。

（3）檔案檢索與共享。電子檔案的數(shù)字化使得檔案的檢索更加方便快捷。可以通過關(guān)鍵詞搜索、日期范圍篩選等方式，快速找到需要的檔案信息。此外，還可以在檔案管理平臺上實(shí)現(xiàn)檔案共享，不同部門和人員可以按權(quán)限共同使用檔案資源。

1.2 數(shù)據(jù)庫建設(shè)

建立檔案管理平臺的數(shù)據(jù)庫，存儲整理好的電子檔案。數(shù)據(jù)庫需要具備良好的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、安全性和查詢功能，可以快速準(zhǔn)確地檢索檔案信息。具體內(nèi)容如下。

（1）數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)與搭建。首先需要進(jìn)行數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)，確定數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)和字段。根據(jù)檔案管理的需求，確定各個(gè)數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系和字段的定義。其次，根據(jù)設(shè)計(jì)的要求，搭建數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)表和索引，確保數(shù)據(jù)庫的可擴(kuò)展性和性能。

（2）數(shù)據(jù)錄入與整理。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入和整理工作。將已有的紙質(zhì)檔案或電子文件中的相關(guān)信息提取出來，并按照數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)的要求進(jìn)行錄入和整理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

（3）數(shù)據(jù)庫管理與維護(hù)。數(shù)據(jù)庫的管理和維護(hù)是數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。需要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)庫備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行性能監(jiān)控和調(diào)優(yōu)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和響應(yīng)速度。另外，要做好權(quán)限管理，限制不同用戶的訪問權(quán)限，保護(hù)敏感信息的安全。

1.3 信息共享與交流

信息共享與交流是指通過建設(shè)檔案管理平臺，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門、單位和人員之間黨建檔案信息的共享和交流。具體內(nèi)容包括以下3 點(diǎn)。

（1）黨建檔案信息發(fā)布。在檔案管理平臺上，可以建立信息發(fā)布功能，及時(shí)發(fā)布黨建檔案相關(guān)的通知、文件、政策等信息。這樣可以確保相關(guān)信息及時(shí)傳達(dá)給各個(gè)部門和黨員，提高信息的傳遞效率和準(zhǔn)確性。平臺管理員可以利用信息發(fā)布功能發(fā)布黨建活動(dòng)通知、文件公告等信息。黨員和相關(guān)工作人員登錄平臺后，可以及時(shí)查看這些信息，了解最新的黨建動(dòng)態(tài)。

（2）數(shù)據(jù)共享與權(quán)限控制。建設(shè)檔案管理平臺時(shí)，可以設(shè)立數(shù)據(jù)共享功能，讓各個(gè)部門和單位之間共享黨建檔案信息。同時(shí)，需要設(shè)置權(quán)限控制，確保只有具備相應(yīng)權(quán)限的用戶才能訪問和使用相關(guān)數(shù)據(jù)，保護(hù)敏感信息的安全性[2]。

（3）在線討論與協(xié)作。為了促進(jìn)信息交流與協(xié)作，檔案管理平臺可以提供在線討論和協(xié)作工具，讓各個(gè)部門和黨員可以在平臺上進(jìn)行討論、交流意見和分享經(jīng)驗(yàn)。這樣可以加強(qiáng)信息溝通和團(tuán)隊(duì)協(xié)作，提高黨建工作的效率和質(zhì)量。

1.4 檔案查詢與借閱

平臺提供檔案查詢和借閱功能，黨員干部可以通過平臺快速查找所需檔案，并進(jìn)行在線借閱申請。這樣能夠方便迅捷地獲取相關(guān)資料，提高工作效率。具體內(nèi)容包括以下3 點(diǎn)。

（1）檔案索引與檢索。在檔案管理平臺上，可以建立檔案索引和檢索系統(tǒng)，對黨建檔案進(jìn)行分類、編碼和標(biāo)簽化管理。通過輸入關(guān)鍵詞、日期范圍等條件，用戶可以進(jìn)行快速的檔案檢索，找到所需的檔案信息。

（2）檔案瀏覽與預(yù)覽。建設(shè)檔案管理平臺時(shí)，可以提供檔案的在線瀏覽和預(yù)覽功能，在線查看黨建檔案的內(nèi)容和附件。用戶可以通過平臺直接閱覽檔案，而無須到實(shí)體檔案室進(jìn)行查閱。

（3）檔案借閱與歸還。檔案管理平臺可以提供檔案借閱和歸還功能，允許具有相應(yīng)權(quán)限的用戶在線申請借閱檔案，并記錄借閱情況。借閱期滿后，用戶可以在平臺上進(jìn)行檔案歸還，方便管理和追蹤檔案借閱狀態(tài)。

1.5 數(shù)據(jù)分析與挖掘

數(shù)據(jù)分析與挖掘是指通過建設(shè)檔案管理平臺，利用各類數(shù)據(jù)分析工具和算法，對黨建檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和分析，以獲取有價(jià)值的信息并為黨建工作提供支持。具體內(nèi)容包括以下3 點(diǎn)。

（1）數(shù)據(jù)清洗與整理。在檔案管理平臺上，可以對黨建檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗和整理，包括去除重復(fù)數(shù)據(jù)、填補(bǔ)缺失數(shù)據(jù)、統(tǒng)一格式等。通過數(shù)據(jù)清洗與整理，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量良好，為后續(xù)的數(shù)據(jù)分析奠定基礎(chǔ)。

（2）數(shù)據(jù)挖掘與關(guān)聯(lián)分析。利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對黨建檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析，發(fā)現(xiàn)其中的關(guān)聯(lián)規(guī)律和潛在信息。可以使用關(guān)聯(lián)規(guī)則挖掘、聚類分析、決策樹等方法，挖掘出黨建活動(dòng)、黨員參與等方面的重要特征和模式。

（3）統(tǒng)計(jì)分析與可視化。通過統(tǒng)計(jì)分析工具和可視化技術(shù)，對黨建檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行整體統(tǒng)計(jì)和圖表展示，以呈現(xiàn)數(shù)據(jù)的分布、趨勢和關(guān)系。可以生成各類報(bào)表、圖表，幫助用戶直觀地理解和分析數(shù)據(jù)。

1.6 安全與保密

在基層黨建檔案管理平臺的建設(shè)中，安全與保密是非常重要的內(nèi)容。建設(shè)檔案管理平臺需要采取一系列措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和保密性。以下是建設(shè)檔案管理平臺中安全與保密的具體內(nèi)容如下。

（1）數(shù)據(jù)加密與權(quán)限管理。建設(shè)檔案管理平臺應(yīng)采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)加密技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸，保障數(shù)據(jù)的機(jī)密性。同時(shí)，需要建立完善的權(quán)限管理機(jī)制，對不同角色的用戶進(jìn)行權(quán)限劃分，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。在基層黨建檔案管理平臺中，使用傳輸層安全協(xié)議（TLS/SSL）對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密傳輸，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。而在權(quán)限管理方面，設(shè)立超級管理員、管理員、普通用戶等角色，并根據(jù)角色需求設(shè)置相應(yīng)的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，例如，只有管理員可以修改檔案信息，普通用戶只能進(jìn)行查看操作[3]。

（2）審計(jì)與日志記錄。建設(shè)檔案管理平臺應(yīng)具備審計(jì)與日志記錄功能，能夠記錄用戶的操作行為和系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)。通過審計(jì)與日志記錄，可以追蹤和監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)的訪問、修改和刪除等操作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況并采取相應(yīng)措施。檔案管理平臺可以記錄用戶的登錄和退出時(shí)間、瀏覽和修改檔案的時(shí)間和內(nèi)容等信息，并將這些日志記錄存儲在安全的地方。當(dāng)發(fā)生數(shù)據(jù)泄露或違規(guī)操作時(shí)，管理員可以通過審計(jì)與日志記錄進(jìn)行溯源，查找責(zé)任人并采取相應(yīng)處置措施。

（3）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)。建設(shè)檔案管理平臺需要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可靠性。同時(shí)，還需要建立災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，即使發(fā)生意外情況也能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)化備份，將備份數(shù)據(jù)存儲在離線安全的設(shè)備或云端服務(wù)器上。當(dāng)發(fā)生數(shù)據(jù)損壞或丟失的情況時(shí)，可以通過備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。

2 優(yōu)化檔案管理

優(yōu)化檔案管理可以提高基層黨建檔案管理的效率、減少錯(cuò)誤和遺漏，并確保黨建工作的高質(zhì)量發(fā)展。下文將詳細(xì)闡述優(yōu)化檔案管理的具體內(nèi)容，并結(jié)合實(shí)例進(jìn)行說明。

2.1 規(guī)范檔案整理和歸檔流程

建立規(guī)范的檔案整理和歸檔流程，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任分工和操作規(guī)范。例如，制定檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)操作流程，包括文件分類、全宗編號、裝訂等步驟，以確保檔案的有序和完整性。某地區(qū)黨委在優(yōu)化檔案管理流程時(shí)，制定了明確的操作規(guī)范。他們建立了檔案整理小組，負(fù)責(zé)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類整理，采用專門的檔案盒和編號系統(tǒng)進(jìn)行歸檔，確保了檔案的有序存放。

2.2 引入數(shù)字化技術(shù)

利用數(shù)字化技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，可以方便快捷地檢索、共享和保存檔案信息。通過建立電子檔案庫和采用電子文檔管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理。某黨委引入數(shù)字化技術(shù)，建設(shè)了基層黨建檔案管理系統(tǒng)。他們通過掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并建立了電子檔案庫。黨員干部可以通過系統(tǒng)進(jìn)行檔案查詢和借閱申請，提高了檔案管理的效率和便捷性[4]。

2.3 加強(qiáng)檔案信息共享

建立跨部門、跨層級的檔案信息共享機(jī)制，促進(jìn)各個(gè)黨組織之間的信息交流和協(xié)作。通過建設(shè)統(tǒng)一的檔案管理平臺或信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速分享和共享。在某市建設(shè)檔案信息共享平臺，在該平臺上各區(qū)縣的黨組織可以上傳、下載和共享檔案信息。這樣，不僅可以減少重復(fù)工作，還能夠提高工作效率，推動(dòng)黨建工作的高質(zhì)量發(fā)展。

2.4 完善檔案安全保密措施

加強(qiáng)檔案信息的安全保密工作，采取措施防止非法獲取和篡改檔案信息。建立權(quán)限管控機(jī)制、數(shù)據(jù)加密和備份等安全措施，確保檔案信息的安全性和可靠性。

3 提升檔案管理人員素質(zhì)

提升檔案管理人員素質(zhì)對于推動(dòng)黨建工作的高質(zhì)量發(fā)展至關(guān)重要。下面將詳細(xì)闡述提升檔案管理人員素質(zhì)的具體內(nèi)容，并結(jié)合實(shí)例進(jìn)行說明。

3.1 檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)

提供系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，使檔案管理人員了解檔案管理的基本原理、規(guī)范和流程。培訓(xùn)內(nèi)容可以包括檔案管理法律法規(guī)、文件分類與編號、電子文檔管理等方面的知識。

3.2 公共管理技能培養(yǎng)

除了檔案管理的專業(yè)知識外，檔案管理人員還需要具備一定的公共管理技能，如溝通協(xié)調(diào)能力、組織協(xié)作能力、問題解決能力等。這些技能可以通過培訓(xùn)、實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)積累進(jìn)行提升。某黨委為檔案管理人員組織了團(tuán)隊(duì)合作培訓(xùn)，通過團(tuán)隊(duì)建設(shè)、角色扮演等方式，提升了他們的協(xié)作能力和溝通技巧。這樣，在檔案管理工作中，他們能夠更好地與相關(guān)部門合作，解決問題和完成任務(wù)。

3.3 制定規(guī)范操作規(guī)程

建立規(guī)范的操作規(guī)程，明確檔案管理人員的職責(zé)和操作流程，使其具備規(guī)范、高效的工作方法。操作規(guī)程可以包括文件整理、檔案存儲、信息檢索等方面的詳細(xì)步驟和要求。某單位制定了檔案管理操作手冊，詳細(xì)說明了檔案整理和歸檔的流程、存儲要求、檢索方法等，以及日常工作中的注意事項(xiàng)。檔案管理人員按照規(guī)程進(jìn)行操作，提高了檔案管理的準(zhǔn)確性和效率[5]。

3.4 檔案管理經(jīng)驗(yàn)分享與交流

組織檔案管理人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)分享和交流，促進(jìn)彼此之間的學(xué)習(xí)和進(jìn)步?？梢远ㄆ谡匍_檔案管理座談會、經(jīng)驗(yàn)交流會，分享成功案例、遇到的問題及解決方法等。某黨委定期組織檔案管理人員座談會，通過演講、經(jīng)驗(yàn)分享等形式，讓各位管理人員互相學(xué)習(xí)借鑒。他們可以分享自己的成功經(jīng)驗(yàn)，也可以提出遇到的難題，共同探討解決方法，從而提升了整體的檔案管理水平。

4 結(jié)語

通過本項(xiàng)目的實(shí)施，某地區(qū)基層黨組織的檔案管理工作得到了顯著改善，提高了基層黨建工作的效率和質(zhì)量。建設(shè)檔案管理平臺、優(yōu)化管理流程以及提升人員素質(zhì)，為其他地區(qū)基層黨建檔案管理提供了可行的參考。