文/曹縣檔案館 殷憲玉

要想在新時期加強對信息資源的開發(fā)與利用，文書檔案管理工作就要針對檔案管理的實質(zhì)，從數(shù)據(jù)和資料的視角出發(fā)，完善、綜合檔案信息內(nèi)容，以滿足單位生產(chǎn)和決策方面的數(shù)據(jù)需求，進一步提高文書檔案工作的政治性以及服務(wù)性，探索與新時期技術(shù)發(fā)展融合的道路，幫助單位在市場經(jīng)濟競爭中加強競爭力和風(fēng)險承擔(dān)能力。

一、新時期文書檔案管理與開發(fā)利用工作的創(chuàng)新意義

首先，做好檔案資源的管理與開發(fā)利用工作，真實反映單位員工的個人信息以及個人發(fā)展的實際情況，結(jié)合單位發(fā)展進行記錄、歸檔，成為一種有效憑證。要以全局視角出發(fā)，提升檔案資源的利用效率，發(fā)揮檔案管理的服務(wù)性能，使文書檔案的信息資源能夠真實反映出市場經(jīng)濟的發(fā)展情況，并為企業(yè)決策者提供真實的信息服務(wù)。其次，新時期文書檔案管理工作能夠提升制度的創(chuàng)新能力，與科學(xué)化的管理模式相呼應(yīng)，使單位在制度方面能夠貼合市場經(jīng)濟發(fā)展趨勢，讓檔案管理工作逐步朝著科學(xué)化、法治化以及規(guī)范化的方向發(fā)展。企業(yè)應(yīng)樹立大局意識，加強機制變革的推進作用，使檔案管理工作能夠與新時期的管理環(huán)境相適應(yīng)。檔案管理人員應(yīng)重視檔案工作對其他工作的滲透，挖掘檔案數(shù)據(jù)價值的服務(wù)性質(zhì)，促使檔案工作機制能夠與可持續(xù)發(fā)展的環(huán)境步調(diào)相一致，進一步提升文書檔案管理工作的實際價值。最后，管理和開發(fā)利用工作創(chuàng)新，還能使文書檔案工作在新時期的要求下，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和電子文件接收存儲能力，實現(xiàn)單機編目和檢索目錄創(chuàng)設(shè)，進一步加強檔案內(nèi)容的主動接收能力和信息系統(tǒng)化，提升綜合信息的接收能力，使其成為具有基礎(chǔ)性和實用性的數(shù)據(jù)資源。這種軟硬件設(shè)施的完善還能提升文書檔案管理人員的隊伍素質(zhì)，使文書檔案管理人員經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)獲得上崗資格，并熟練掌握檔案的分類和立卷。加強文書檔案管理人員關(guān)鍵能力和素質(zhì)的提升，建立專職文書檔案管理人員的責(zé)任落實制度，擴大檔案信息收集范圍，明確檔案信息收集內(nèi)容，掌握辨別信息數(shù)據(jù)材料的真?zhèn)涡?，防止文書檔案工作出現(xiàn)數(shù)據(jù)收集缺失等問題。新時期，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，應(yīng)融合計算機和微機技術(shù)進行文書檔案管理和開發(fā)利用工作，進一步提高管理效率和數(shù)據(jù)的應(yīng)用頻率，發(fā)揮出文書檔案管理中信息數(shù)據(jù)的真實價值[1]。

二、現(xiàn)階段文書檔案管理與開發(fā)利用工作產(chǎn)生的問題

（一）管理方式僵化落后，導(dǎo)致檢索效率低?，F(xiàn)今，多數(shù)單位在文書檔案管理工作方面仍存在管理方式僵化落后，管理制度落實不到位等現(xiàn)象。一般來說，通常會出現(xiàn)檔案編號不規(guī)范、檔案編題有誤差、案卷目錄和組卷產(chǎn)生分類混亂的現(xiàn)象，并缺乏行之有效的管理規(guī)范和數(shù)據(jù)資源的開發(fā)體系，從而忽視了建立管理工作的監(jiān)督機制，使單位范圍內(nèi)的文書檔案管理工作質(zhì)量參差不齊，導(dǎo)致文書檔案在管理過程中資源的開發(fā)與利用效率低下。特別是在檔案信息檢索環(huán)節(jié)，檔案管理工作無法與新時期的信息技術(shù)相接軌，忽視了信息技術(shù)對于工作效率的提升作用，從而無法實現(xiàn)辦公自動化。以傳統(tǒng)的人工檢索和數(shù)據(jù)錄入為主的檔案管理工作，過于依賴于文書檔案管理人員，且易在文書檔案分析和歸檔時產(chǎn)生區(qū)分困難、歸檔混亂等情況。此外，單位為文書檔案管理工作開發(fā)和編制引入了多種檢索形式以及檢索工具，但實際數(shù)據(jù)開發(fā)利用工作環(huán)節(jié)檢索效率卻極其低下，一方面是由于檢索形式和檢索工具未能及時更新，另一方面是由于檔案數(shù)據(jù)日積月累，數(shù)量不斷增多，導(dǎo)致有些數(shù)據(jù)未能及時歸檔，或者存在遺漏的情況，這些因素都會迫使檢索效率進一步降低。一旦需要某一類檔案數(shù)據(jù)，文書檔案管理人員只能在大致范圍內(nèi)根據(jù)檢索目錄確定資源歸檔位置，無法做到對同一專題類的文書檔案材料進行綜合分析和精加工處理。

（二）管理人員專業(yè)技能和素質(zhì)有待提升。新時期，文書檔案管理工作也應(yīng)拓展思路，創(chuàng)新發(fā)展。文書檔案管理工作人員需要具備更高的管理素質(zhì)和技術(shù)應(yīng)用能力，帶動行業(yè)朝著信息化方向發(fā)展。但在實際工作過程當(dāng)中，部分文書檔案管理人員仍然無法掌握并利用電腦和計算機軟件完成檔案數(shù)據(jù)的資源收集、整理、歸納、分類、輸入、輸出等工作，導(dǎo)致檔案資料收集不及時、檔案資料真?zhèn)畏直娌磺宓痊F(xiàn)象，從而產(chǎn)生檔案資源劃分混亂，檔案數(shù)據(jù)缺失。

三、新時期文書檔案管理與開發(fā)利用工作的創(chuàng)新策略

（一）創(chuàng)新建立檔案管理制度，探索全新的檔案管理工作手段。新時期，文書檔案管理者要結(jié)合單位實際發(fā)展情況，創(chuàng)新檔案管理工作機制。針對不同機制對傳統(tǒng)的文書檔案管理方法進行彌補和改進，對舊模式中的漏洞和不足加以補充和完善。例如，在創(chuàng)新機制的探索中，管理手段要從內(nèi)部結(jié)構(gòu)中進行重新建構(gòu)，樹立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。加強基礎(chǔ)管理制度的建設(shè)完善，逐步建立電子檔案管理系統(tǒng)，針對實際工作中的執(zhí)行情況和需求，定期對現(xiàn)行的檔案管理制度進行審評，及時找到管理制度中存在的漏洞并加以彌補，從而保證檔案制度能夠始終發(fā)揮其完整性和有效性。此外，要立足于信息時代的發(fā)展背景，突破傳統(tǒng)的檔案管理模式，對檔案資料收集和整理進行內(nèi)容創(chuàng)新。要立足于實際發(fā)展需求，多方面地利用信息技術(shù)手段管理檔案，使文書檔案管理工作在單位發(fā)展過程中起到重要的數(shù)據(jù)支撐作用。單位應(yīng)對文書檔案的數(shù)字化管理模式進行綜合探索，優(yōu)化檔案信息的記錄形式，建立信息數(shù)據(jù)庫。例如，將檔案資料信息進行數(shù)字化編撰和整體編寫，設(shè)置出單位內(nèi)部獨有的檔案數(shù)據(jù)庫，并做好檔案的數(shù)字編號管理和分類處理，使文書檔案管理人員利用檢索欄目對信息進行高效利用和綜合開發(fā)，進一步提升文書檔案管理工作的安全性和數(shù)據(jù)輸入輸出環(huán)節(jié)中的保密程度[2]。在此期間，文書檔案管理者也要加強傳統(tǒng)文書檔案管理人員的職業(yè)落實，利用信息數(shù)據(jù)，對檔案資源進行集中收集和提取，從而提高數(shù)據(jù)信息的關(guān)聯(lián)性，使用戶在輸入相關(guān)信息時，數(shù)據(jù)庫能及時作出反應(yīng)，調(diào)取與之相應(yīng)的檔案內(nèi)容。另外，檔案管理部門還可以利用單位二維碼或企業(yè)小程序，設(shè)置客戶端訪問單位的檔案系統(tǒng)，快速完成信息錄入和數(shù)據(jù)傳遞，進一步提升檢索速度和資源開發(fā)利用效率，使文書檔案管理工作在程序上縮減流程，提升檔案信息的檢索能力。

（二）立足服務(wù)視角，加強檔案管理人員素質(zhì)和專業(yè)技能。一方面，要進一步強化檔案信息管理和開發(fā)利用工作的服務(wù)性能，在創(chuàng)新意識視角下利用信息技術(shù)樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，開展檔案業(yè)務(wù)工作，使檔案信息能夠通過現(xiàn)代化技術(shù)為傳播媒介和管理手段解決實際數(shù)據(jù)傳輸問題，建立檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化信息組織結(jié)構(gòu)。企業(yè)應(yīng)將文書檔案的電子管理模式融入各大網(wǎng)絡(luò)體系，確保檔案資料從收集整理再到檢索和利用環(huán)節(jié)都能夠與單位的實際發(fā)展部門相聯(lián)系，實現(xiàn)資源共享和信息流通。進一步緊抓數(shù)據(jù)和信息化建設(shè)能力，通過采用先進技術(shù)進行檔案信息的排查和區(qū)分，優(yōu)化整體信息接收端口，使檔案信息數(shù)據(jù)能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下健康運行，最終呈現(xiàn)出立體化的服務(wù)能力。另一方面，為切實做到加強檔案管理人員的個人技能和綜合素質(zhì)，單位檔案管理部門要加強員工的職業(yè)道德素養(yǎng)和政治意識引導(dǎo)，樹立起服務(wù)思維和細致化管理態(tài)度，落實職責(zé)意識，加強政治文化理論學(xué)習(xí)，掌握新形勢下正確的檔案管理方針政策以及路線，進一步加強相關(guān)檔案管理法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，從而提高自身政治理論和思維水平，具備優(yōu)良的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)[3]。例如，單位檔案管理部門可以加強對人事干部檔案的相關(guān)專業(yè)理論學(xué)習(xí)，定期組織學(xué)習(xí)交流會議，或組織學(xué)習(xí)小組，使文書檔案管理人員在學(xué)習(xí)過程中積累檔案管理經(jīng)驗，提升工作技能，從而使技術(shù)能力能夠適應(yīng)單位內(nèi)部的發(fā)展脈絡(luò)，幫助文書檔案管理者具備高度的責(zé)任感和責(zé)任心。此外，檔案管理部門應(yīng)從內(nèi)部針對員工進行素質(zhì)提升和技能培養(yǎng)，改進工作方法，通過開展培訓(xùn)等方式提高文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，建立獎懲機制與職責(zé)落實機制，進一步提高檔案管理與開發(fā)利用工作的質(zhì)量性和高效性。例如，檔案管理部門可以建立健全文書檔案管理部門的人員晉升機制和職稱評選系統(tǒng)，并給予文書檔案管理人員真實的管理獎勵，促使其能夠通過現(xiàn)實激勵，提升職稱評定和職業(yè)晉升熱情和追求，逐步吸引年輕的專業(yè)人才投入檔案管理領(lǐng)域，使檔案管理工作得到有效開展。

（三）融合信息技術(shù)和安全防護，探索文書檔案管理新路徑。首先，要突破傳統(tǒng)文書檔案在立卷歸檔以及整理工作中的繁雜工作步驟，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，進一步提高文書檔案的實際管理水平。例如，單位內(nèi)部的文書檔案管理部門可以強化辦公設(shè)備的現(xiàn)代化布置，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及軟件和硬件設(shè)施建設(shè)，從而更新檔案管理辦法，創(chuàng)新檔案應(yīng)用模式。在掌握技術(shù)的前提下，利用計算機輔助進行立卷工作，憑借文檔一體化的管理系統(tǒng)實現(xiàn)電子案卷的數(shù)據(jù)建立，減少人工參與的干擾性，進一步發(fā)揮電子文書檔案管理工作優(yōu)勢。其次，檔案管理工作人員還可以利用辦公自動化設(shè)備開展數(shù)據(jù)信息的存儲和檢索工作。紙質(zhì)檔案在整理過程中一般采用流水排列法進行堆砌擺放資料查找，需要人工查看資料，完成調(diào)卷工作。例如，文書檔案管理人員可以利用辦公自動化系統(tǒng)與電子檔案庫建立數(shù)據(jù)聯(lián)系，使數(shù)據(jù)檔案資料能夠進行有序整合和數(shù)字化排列，方便人員在提取檔案信息時，能夠從任意角度進行信息資源的交叉存儲和綜合查閱，從而建立起更加科學(xué)和完善的檔案分類方法，并將其作為組卷的塞抽和依據(jù)[4]。此外，逐步集中工作量，將分散的工作內(nèi)容進行綜合處理，并通過動態(tài)監(jiān)督體系加強檔案信息的類型區(qū)分和編號索引以及登記負責(zé)工作定期進行檔案的級別認定和保管時間的反復(fù)審核，切實提高立卷管理水平，使檢索變得更加方便快捷，防止沒有決策支撐作用的數(shù)據(jù)信息占據(jù)數(shù)據(jù)庫空間。最后，單位文書檔案管理部門要通過網(wǎng)絡(luò)平臺的基礎(chǔ)建設(shè)，加強對黑客攻擊以及入侵性訪問的嚴(yán)格監(jiān)管，防止檔案信息泄露對單位造成經(jīng)濟損失。不斷利用科學(xué)技術(shù)加強網(wǎng)絡(luò)防護級別，實現(xiàn)文書檔案的長久保密和持續(xù)安全管理，使網(wǎng)絡(luò)防御能力值發(fā)揮到最大屬性。要重視文書檔案的保密和安全工作建立，從源頭上降低檔案信息泄露的可能性，檔案管理部門可以通過動態(tài)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督創(chuàng)新工作方式，設(shè)立網(wǎng)絡(luò)密鑰和部門防火墻，使管理系統(tǒng)發(fā)揮持久能動作用。此外，還要優(yōu)化檔案記錄載體的穩(wěn)定性，并進行安全技術(shù)上的綜合整頓。例如，檔案管理部門可以建立統(tǒng)一且具有保密級別的立卷模式，始終賦予同一類型信息相同的案卷安全和管理標(biāo)識，從而幫助混亂的檔案信息進行安全收集，使之成為一個整體[5]。在這樣的管理條件下，文書檔案管理人員就可以利用計算機將網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息資源進行深入分析，并逐步從知識、信息等單元組織內(nèi)容中進行框架結(jié)構(gòu)的重新建構(gòu)為信息的利用者提供不同的瀏覽和查閱角度。

四、結(jié)語

綜上所述，文書檔案的管理和開發(fā)利用工作是衡量單位檔案管理整體水平的重要指標(biāo)和核心內(nèi)容，因此，為了進一步在新時期下探索工作內(nèi)容的創(chuàng)新路徑，必須加強文書檔案管理工作的重視程度，做好工作的規(guī)范化銜接，創(chuàng)新管理機制，探索管理手段，提升管理人員的專業(yè)技能素養(yǎng)，并立足服務(wù)視角，融合信息技術(shù)手段，使文書檔案管理和開發(fā)利用工作實現(xiàn)效率提升和動能持續(xù)。