文/淄博市衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展中心 張蕓熙

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位日常工作中的應(yīng)用越來越廣泛，這不僅能夠顯著提升檔案管理、應(yīng)用效率，同時(shí)還有助于提升檔案應(yīng)用的深度。針對(duì)這一實(shí)際需求，事業(yè)單位可積極引入大數(shù)據(jù)系統(tǒng)并通過搭建數(shù)據(jù)檔案館來全面提升檔案管理信息化層次。但由于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用尚不成熟，因此在實(shí)際工作中往往暴露出一系列問題，阻礙了檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。針對(duì)這一問題，本文對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理展開研究，總結(jié)歸納了現(xiàn)存的主要問題，并提出改進(jìn)措施。

一、檔案管理信息化的意義

大數(shù)據(jù)即海量信息，由于信息量龐大，因此難以在短時(shí)間內(nèi)以人工方式處理成人們能夠直接接收的信息，需要采取特殊技術(shù)予以整合。大數(shù)據(jù)主要具有以下幾個(gè)特征：其一，容量大，即數(shù)據(jù)儲(chǔ)存空間大，能夠在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下收集整理數(shù)據(jù)，形成海量數(shù)據(jù)儲(chǔ)備；其二，多樣性，數(shù)據(jù)內(nèi)容及格式均具有多樣性，且可通過圖片、視頻等可視化形式展現(xiàn)出來；其三，高效性，數(shù)據(jù)生產(chǎn)、處理速度快；其四，真實(shí)性，真實(shí)有效的數(shù)據(jù)能夠?yàn)楹罄m(xù)處理提供可靠的支持。由此可以發(fā)現(xiàn)，大數(shù)據(jù)技術(shù)具有的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)使其逐步成為當(dāng)前各行業(yè)數(shù)據(jù)處理的主要手段。事業(yè)單位的檔案管理工作主要是數(shù)據(jù)采集及處理，因此在信息時(shí)代下推廣應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)有必然性。作為事業(yè)單位日常工作的基礎(chǔ)板塊，檔案管理對(duì)于推動(dòng)事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展具有重大意義。隨著信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，事業(yè)單位檔案管理的工作內(nèi)容、要求也在持續(xù)變化，傳統(tǒng)的手工登記已逐步被信息化技術(shù)所替代。

檔案管理信息化是當(dāng)前社會(huì)各領(lǐng)域信息化趨勢(shì)下的必然要求，只有落實(shí)數(shù)據(jù)信息化、應(yīng)用便捷化及團(tuán)隊(duì)專業(yè)化，才能為地方建設(shè)、民生建設(shè)提供更加有力的支持。當(dāng)前，我國(guó)各事業(yè)單位已逐步加大對(duì)檔案管理信息化的重視程度，常德市城建檔案館正在大力推進(jìn)數(shù)字檔案館概念，以數(shù)據(jù)中心為著力點(diǎn)，快速推進(jìn)檔案信息化；廣東稅務(wù)以稅務(wù)系統(tǒng)信息化為基礎(chǔ)，升級(jí)搭建云檔案管理平臺(tái)，其核心理念在于結(jié)合資料管理封閉化及檔案服務(wù)開放化；山東省則對(duì)轄區(qū)內(nèi)流動(dòng)人員的人事檔案做信息化試點(diǎn)，逐步構(gòu)建源頭管理模式，并推行錄入、接收相統(tǒng)一的交接制度。由此可以發(fā)現(xiàn)，目前我國(guó)各地區(qū)都在嘗試推動(dòng)檔案管理信息化，并在實(shí)際工作中提出了許多先進(jìn)做法，但部分事業(yè)單位檔案管理信息化程度尚處于初級(jí)階段，且多采取外包形式搭建信息化體系?？傮w來看，在推進(jìn)檔案管理信息化的過程中仍存在一些不足，若不及時(shí)校正優(yōu)化，不僅會(huì)對(duì)管理效率產(chǎn)生影響，而且也難以建立切實(shí)有效的管理制度。

二、檔案管理信息化現(xiàn)存的主要問題

為剖析當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題，本文結(jié)合管理現(xiàn)狀明確主要的影響因素，并對(duì)具體問題展開分析，為改進(jìn)措施的提出提供可靠支持。

（一）大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用不足。當(dāng)前，我國(guó)大多事業(yè)單位在檔案管理信息化方面主要用于記錄、歸檔等常規(guī)工作，如某市檔案局搭建的信息化管理體系如圖1所示。

由圖1可知，信息化管理體系整體過程主要分為文件收錄及調(diào)用兩部分，且主要功能僅限于文件調(diào)用，未對(duì)其做進(jìn)一步分析，此外，由于前期錄入數(shù)據(jù)時(shí)均采用人工操作，檔案管理效率受到一定的限制。同時(shí)，在檔案文件調(diào)用板塊，關(guān)鍵詞檢索功能未得到深入開發(fā)，在以文件名檢索文件時(shí)，需要滿足60%以上的關(guān)鍵詞才可較為準(zhǔn)確地定位文件。若關(guān)鍵詞輸入過少，則檢索效率將大大降低。依據(jù)部門、日期等大范圍篩查也進(jìn)一步提升了文件調(diào)用難度，限制了檔案流轉(zhuǎn)效率。這些問題廣泛存在于各事業(yè)單位的檔案管理工作中，且基于檔案類型、數(shù)量有不同的程度和傾向。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)突出。安全是事業(yè)單位檔案管理的底線與高壓線。在實(shí)際工作中，檔案的信息化管理可通過多種軟件完成管理，其中軟件是管理載體，數(shù)據(jù)是流通主體。數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)情況如圖2所示：

由圖2可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理信息化主要包含三個(gè)部分，即數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)傳遞與共享、數(shù)據(jù)更新，而管理風(fēng)險(xiǎn)也可通過這三部分展開分析。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)環(huán)節(jié)容易受到外部攻擊，發(fā)生數(shù)據(jù)存儲(chǔ)不正確等問題，并對(duì)后續(xù)管理帶來不利影響，此外，當(dāng)前各事業(yè)單位數(shù)據(jù)安全體系建設(shè)水平參差不齊，無形中增大了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)；數(shù)據(jù)傳遞與共享環(huán)節(jié)涉及不同部門、單位間信息數(shù)據(jù)傳輸，且其技術(shù)水平、管理制度均存在一定程度的差異，這也容易造成數(shù)據(jù)丟失、偏差等問題；在數(shù)據(jù)更新環(huán)節(jié)中，數(shù)據(jù)持續(xù)處于變化狀態(tài)下，若數(shù)據(jù)無法及時(shí)更新，則會(huì)間接影響信息存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性并對(duì)后續(xù)工作造成阻礙。在數(shù)據(jù)更新時(shí)，由于涉及內(nèi)容比較復(fù)雜，大部分事業(yè)單位采用人工錄入的方式進(jìn)行處理，通過定期手動(dòng)點(diǎn)擊的方式更新檔案信息。這一方法不僅容易帶來管理漏洞，同時(shí)還可能滋生腐敗問題，使數(shù)據(jù)信息不可信。

總體來看，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化仍存在突出的風(fēng)險(xiǎn)，若不有效處理，則很可能危及檔案管理進(jìn)程，甚至帶來不可估量的安全風(fēng)險(xiǎn)。

（三）缺乏專業(yè)的信息化管理團(tuán)隊(duì)。專業(yè)化的人才隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)事業(yè)發(fā)展的根基，也是創(chuàng)新的靈感來源。但當(dāng)前許多事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)嚴(yán)重依賴于外包形式，也即檔案信息化管理體系自搭建、運(yùn)營(yíng)至維護(hù)各環(huán)節(jié)均通過招投標(biāo)的形式聘用外包人員操作。由此可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前大部分事業(yè)單位內(nèi)部缺乏專業(yè)團(tuán)隊(duì)，核心模塊的組建存在外包環(huán)節(jié)過多的問題。盡管外包服務(wù)能夠在一定程度上提升工作效率，但同時(shí)也可能帶來各種管理風(fēng)險(xiǎn)，如信息外泄、管理維護(hù)不及時(shí)、溝通不順暢等。這些因素會(huì)進(jìn)一步阻礙檔案管理信息化體系的完善，使其難以最大化發(fā)揮應(yīng)有的功能。

（四）欠缺有效的管理、激勵(lì)制度。合理的管理、激勵(lì)制度能夠持續(xù)刺激檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，也是確保檔案管理質(zhì)量的重要手段。檔案管理制度應(yīng)當(dāng)做到有據(jù)可依、有跡可循，最大程度提升檔案管理的科學(xué)性，并充分結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，促進(jìn)硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn)相協(xié)調(diào)。當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理信息化普遍存在制度要求不明確、職責(zé)劃分不詳細(xì)、獎(jiǎng)懲制度不完善等問題。在制度要求方面，由于制度劃分精細(xì)化程度不足，當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí)難以快速確定風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)；在職責(zé)劃分方面，由于權(quán)責(zé)不明晰導(dǎo)致管理中容易發(fā)生責(zé)任推諉、監(jiān)管不力等現(xiàn)象；在獎(jiǎng)懲制度方面，缺乏即時(shí)獎(jiǎng)懲措施，難以有效調(diào)動(dòng)員工的積極性，不僅不利于管理人員的職業(yè)發(fā)展，而且也可能阻礙工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、檔案管理信息化的改進(jìn)措施

根據(jù)前文分析可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前大部分事業(yè)單位盡管已經(jīng)在逐步推行檔案管理信息化建設(shè)，但由于技術(shù)不成熟、應(yīng)用時(shí)間短等原因，仍存在一定風(fēng)險(xiǎn)，如大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理結(jié)合程度不足、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)不可控、專業(yè)人才缺失、制度建設(shè)不完善等。所以，應(yīng)針對(duì)當(dāng)前存在的問題提出改進(jìn)措施，全面提升事業(yè)單位檔案管理的信息化程度。

（一）提升信息化層次，深化大數(shù)據(jù)技術(shù)。事業(yè)單位檔案管理信息化要將大數(shù)據(jù)技術(shù)與工作流程結(jié)合起來，深化技術(shù)應(yīng)用程度，提升信息化層次。在分別以技術(shù)、設(shè)備等層面落實(shí)信息化的同時(shí)，管理人員要不斷修正、調(diào)整各部門參與水平，強(qiáng)化檔案管理中對(duì)信息的二次加工價(jià)值，提高服務(wù)終端建設(shè)水平，進(jìn)一步提升信息資源錄入的便捷性，持續(xù)創(chuàng)新管理軟件、信息設(shè)備維度。具體而言，要在收錄、調(diào)用文件的基礎(chǔ)功能上引入大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，協(xié)助完成文件歸納、整理、分析及總結(jié)，并將其用于后續(xù)的檔案數(shù)據(jù)開發(fā)。如在開展流動(dòng)人口普查時(shí)，可借助大數(shù)據(jù)系統(tǒng)整理分析當(dāng)前數(shù)據(jù)，生成人口流動(dòng)分布趨勢(shì)圖，為相關(guān)研究奠定基礎(chǔ)。而在關(guān)鍵詞檢索方面，也可加強(qiáng)與第三方合作，引入先進(jìn)技術(shù)，提高檔案管理檢索的效率及精度，便于準(zhǔn)確調(diào)用所需文件。

（二）強(qiáng)化安全防控，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。安全是檔案管理的第一要求，部分事業(yè)單位的檔案涉及國(guó)家安全、利益，甚至是絕密文件。所以，強(qiáng)化檔案管理工作應(yīng)當(dāng)以安全為核心導(dǎo)向，具體可從軟件、硬件兩個(gè)維度加強(qiáng)安全防護(hù)。1.檔案存儲(chǔ)。應(yīng)滿足規(guī)范性、安全性及效益性原則，通過體系化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及法規(guī)為媒介推動(dòng)研究、開發(fā)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，最大程度確保檔案信息不受外部侵入、盜取。除此之外，還可建立云端服務(wù)備份數(shù)據(jù)，不僅能夠規(guī)避數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)，降低潛在風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)還能夠顯著節(jié)省存儲(chǔ)空間，避免數(shù)據(jù)崩盤。2.數(shù)據(jù)的傳輸、共享。搭建單位內(nèi)信息循環(huán)交互及外部信息共享通路，且應(yīng)對(duì)關(guān)聯(lián)單位檔案管理提供統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，確保信息能夠在不同單位之間高效共享。為確保檔案信息共享通路的安全性，需要建立與之相應(yīng)的數(shù)據(jù)檢測(cè)手段，對(duì)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)過程中的狀態(tài)進(jìn)行長(zhǎng)期監(jiān)測(cè)。除此之外，事業(yè)單位也需要建立完善的信息傳輸、共享責(zé)任制度，詳細(xì)記錄數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)全過程中涉及的各傳輸方、獲取方的信息，如責(zé)任人姓名、部門、職位、IP等，且可通過臉部驗(yàn)證等方式來進(jìn)一步強(qiáng)化信息核驗(yàn)的準(zhǔn)確性。3.數(shù)據(jù)更新。對(duì)于需要及時(shí)更新的數(shù)據(jù)信息，建立實(shí)時(shí)檢測(cè)系統(tǒng)，這需要相關(guān)管理人員重視管理系統(tǒng)內(nèi)權(quán)限建設(shè)，減少不必要的人工干預(yù)，提升系統(tǒng)智能化、自動(dòng)化程度，確保信息能夠適時(shí)自動(dòng)更新。此外，為確保數(shù)據(jù)自動(dòng)更新的準(zhǔn)確性，可在信息化系統(tǒng)內(nèi)嵌入實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)及錯(cuò)誤預(yù)警模塊，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)最大化降低虛假信息產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，確保數(shù)據(jù)更新過程的安全。

除了以上措施，事業(yè)單位檔案管理信息化還可采取多元化保障方案，即對(duì)檔案管理內(nèi)網(wǎng)建立物理隔離，以此隔絕與外部網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)系，如路由器IP地址、防火墻技術(shù)都能夠有效管控網(wǎng)絡(luò)訪問，也可配置專業(yè)防毒軟件及數(shù)據(jù)恢復(fù)軟件，全方位提升信息化管理的安全保障層級(jí)。

（三）加強(qiáng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。檔案管理信息化人才專業(yè)化水平直接決定著管理體系的建設(shè)效果。許多事業(yè)單位由于缺乏專業(yè)素養(yǎng)過硬的管理團(tuán)隊(duì)，大多采用外包形式搭建管理平臺(tái)。針對(duì)這一現(xiàn)狀，事業(yè)單位要積極招納高端技術(shù)人才，搭建檔案管理人才庫，切實(shí)減少外包環(huán)節(jié)中的問題。1.事業(yè)單位應(yīng)充分重視管理崗位，給予與科研崗位同等的培養(yǎng)機(jī)制、人文關(guān)懷等福利政策，調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，營(yíng)造良好的檔案管理工作氛圍。2.秉 承“走出去”“引進(jìn)來”相結(jié)合的理念。事業(yè)單位要廣泛吸納高階復(fù)合型人才，特別是兼具檔案管理素養(yǎng)、信息化技能的人才，制定有針對(duì)性的人才引進(jìn)政策。此外，也應(yīng)同步鼓勵(lì)本單位檔案管理人員參與專業(yè)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)會(huì)議，將國(guó)內(nèi)外先進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)引進(jìn)企業(yè)。3.完善檔案管理人員工作考核機(jī)制。成立專門的領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)檔案管理工作定期進(jìn)行考核評(píng)估，以職稱、指標(biāo)達(dá)成、工作量等方面綜合評(píng)定管理人員工作成果并適當(dāng)給予獎(jiǎng)懲，激發(fā)員工的主觀能動(dòng)性，打造優(yōu)勝劣汰的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。

（四）完善管理、激勵(lì)制度建設(shè)。作為檔案管理工作穩(wěn)定持續(xù)進(jìn)行的有力保障，切實(shí)可行的管理制度能夠有效規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)、健全工作流程，使各環(huán)節(jié)都能有章可依、有據(jù)可循，對(duì)于各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時(shí)更新、快速同步，避免不規(guī)范風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，落實(shí)檔案管理信息化的制度保障，減少權(quán)責(zé)不明、監(jiān)管不力的現(xiàn)象。此外，科學(xué)合理的激勵(lì)制度有助于將工作細(xì)化至個(gè)人，對(duì)于業(yè)績(jī)優(yōu)秀的先進(jìn)個(gè)人予以表彰獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于工作未達(dá)預(yù)期的員工予以通報(bào)批評(píng)，強(qiáng)化員工的責(zé)任意識(shí)，優(yōu)化檔案管理信息化層次。

四、結(jié)語

作為事業(yè)單位管理工作的重要記錄，檔案管理能夠記錄過往、明確當(dāng)下并規(guī)劃未來。所以，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展、事業(yè)單位提效具有重大意義?？傮w來看，檔案管理應(yīng)當(dāng)順應(yīng)國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略全局，把握時(shí)代發(fā)展核心趨勢(shì)，逐步將傳統(tǒng)檔案管理由重人工操作向信息化、智能化發(fā)展，逐步淘汰紙質(zhì)化、人工化作業(yè)，以大數(shù)據(jù)技術(shù)等高新技術(shù)提升檔案管理效率。隨著檔案管理信息化的不斷推進(jìn)，各事業(yè)單位應(yīng)積極做好表率，以信息化建設(shè)帶頭人、先鋒隊(duì)的要求來規(guī)范工作，有力推動(dòng)檔案管理的信息化進(jìn)程。