文/陜西彬長(zhǎng)胡家河礦業(yè)有限公司 周睿豪

在信息化社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各行各業(yè)扮演著至關(guān)重要的角色，越來越多的企業(yè)開始推進(jìn)信息化改革，煤礦企業(yè)也不例外。因信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)不足，煤礦企業(yè)檔案管理信息化改革成效不顯著，還無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。因此，分析煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)具有非常突出的現(xiàn)實(shí)意義。

一、煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）促進(jìn)信息交互。煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)可使以數(shù)字資料存儲(chǔ)為主的模式代替以紙質(zhì)檔案保管為主的模式，暢通檔案信息互聯(lián)渠道，便于相關(guān)人員在權(quán)力范圍內(nèi)調(diào)取、查閱檔案，降低檔案信息的利用難度。同時(shí)激活煤礦企業(yè)閑置的檔案信息，為檔案資源的開發(fā)利用夯實(shí)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

（二）降低管理成本。傳統(tǒng)煤礦企業(yè)檔案管理主要依靠人力，因檔案管理工作內(nèi)容繁雜，管理人員需要耗費(fèi)大量的時(shí)間、精力，管理成本較高。而推進(jìn)煤礦企業(yè)檔案管理信息化，可以利用自動(dòng)化系統(tǒng)代替大部分人力，為各部門基礎(chǔ)檔案的整合提供載體，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)文件、檔案的一體化管理，降低人力、物力資源損耗，減低煤礦企業(yè)管理成本。

（三）實(shí)現(xiàn)自動(dòng)管理。在現(xiàn)代煤礦企業(yè)管理體系中，檔案管理信息化關(guān)乎內(nèi)部管理自動(dòng)化。推進(jìn)煤礦檔案管理信息化建設(shè)，可以檔案管理信息系統(tǒng)為核心，自動(dòng)記錄、上傳日常工作內(nèi)容，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)檔案查閱記錄、銷毀記錄、更新記錄，將工作人員從煩瑣、重復(fù)的工作中解脫出來，提高管理效率。

二、煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）建設(shè)制度不完善。當(dāng)前，我國(guó)大多數(shù)煤礦企業(yè)在檔案管理方面仍然延續(xù)著傳統(tǒng)制度，在檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化開展方面存在極大的缺陷，管理水平無法適應(yīng)管理信息化建設(shè)的需求。加之市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)縱深發(fā)展過程中煤礦行業(yè)內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)的加劇，不完善的檔案管理制度不利于檔案信息的利用，無法充分發(fā)揮檔案的指導(dǎo)決策作用，影響煤礦企業(yè)內(nèi)部管理實(shí)力的增強(qiáng)。

（二）信息化系統(tǒng)缺失。在煤礦企業(yè)檔案資源管理現(xiàn)實(shí)需求日益增長(zhǎng)的背景下，信息化系統(tǒng)的缺失已成為煤礦企業(yè)檔案工作的現(xiàn)實(shí)情況。煤礦企業(yè)檔案類型目前僅有文書類檔案，單一的檔案類型導(dǎo)致檔案信息化長(zhǎng)期依賴已有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，檔案資料整理、歸檔效率不高。加之已有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)僅服務(wù)于煤礦政務(wù)管理，不具備海量數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化利用、科學(xué)化編研、安全化存儲(chǔ)能力。

（三）信息化內(nèi)容不全?？茖W(xué)而規(guī)范地記錄煤礦企業(yè)檔案信息，對(duì)煤礦企業(yè)快速發(fā)展具有非常重要的意義。但是當(dāng)前煤礦企業(yè)檔案信息化管理內(nèi)容不健全，特別是安全檔案。同時(shí)員工健康檔案信息化缺失，未完整記錄員工的健康狀況，或僅針對(duì)特定員工的健康狀況進(jìn)行信息化建檔，未全面落實(shí)員工健康檔案信息化要求，影響了健康檔案預(yù)防、預(yù)測(cè)、保健功能，導(dǎo)致大量檔案資源的浪費(fèi)。

三、煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策

（一）建立健全檔案信息化制度。1.檔案轉(zhuǎn)換制度。面對(duì)檔案信息化建設(shè)制度缺失的現(xiàn)狀，煤礦企業(yè)應(yīng)以信息技術(shù)為支撐，落實(shí)電子檔案單套制管理，全方位推進(jìn)檔案資源的數(shù)字化存量、電子化增量、網(wǎng)絡(luò)化利用。在全方位推進(jìn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)化的過程中，煤礦企業(yè)應(yīng)進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)換制度的細(xì)化和完善，為基于計(jì)算機(jī)的歷史檔案電子存儲(chǔ)、檢索和使用提供指導(dǎo)，進(jìn)而根據(jù)檔案信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檢索的要求，將檔案管理制度程序化、量化處理，形成貫穿檔案管理信息化建設(shè)全過程的參照。煤礦企業(yè)檔案轉(zhuǎn)換技術(shù)需涵蓋數(shù)字檔案資源轉(zhuǎn)換的目的、介質(zhì)、轉(zhuǎn)換方式、周期、范圍等內(nèi)容。煤礦企業(yè)數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換目的是保護(hù)檔案資源，避免數(shù)據(jù)丟失或遭受病毒攻擊，確保檔案資源管理的可靠和穩(wěn)定；煤礦企業(yè)數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)換介質(zhì)為光盤、硬盤、云端等，各介質(zhì)需要存入防磁柜，避免灰塵、有害氣體或電磁輻射的干擾；煤礦企業(yè)數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)換方式為掃描上傳、代理軟件自動(dòng)調(diào)取上傳；煤礦企業(yè)數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)換周期為一個(gè)月；煤礦企業(yè)數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)換范圍涵蓋企業(yè)重要活動(dòng)事項(xiàng)（經(jīng)濟(jì)、文化等）、具有重要保存價(jià)值的文件、反映企業(yè)管理活動(dòng)的內(nèi)容、與職工或重要設(shè)備有關(guān)的具有現(xiàn)實(shí)意義的數(shù)字檔案等。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案后，因?yàn)殡娮訖n案有易復(fù)制、易更改、難保存的特點(diǎn)，極易遭受自然環(huán)境、突發(fā)事件或人為不當(dāng)操作的威脅，加之電子文件存儲(chǔ)工具壽命有限、電子檔案讀取設(shè)備不斷更新，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)新的檔案讀取設(shè)備無法讀取舊工具內(nèi)電子文檔的情況，影響后續(xù)工作的開展。因此，檔案管理人員應(yīng)注重電子檔案的異地異質(zhì)備份，優(yōu)選用于煤礦開采問題的電子檔案，突出重點(diǎn)，將登記備份與煤礦開采檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)有機(jī)整合，積極完善虛擬檔案系統(tǒng)并在線備份。煤礦在線檔案?jìng)浞萜陂g，各崗位職工需要先填寫登記備份表格、數(shù)據(jù)移交－接收檔案，再加密納入登記備份范圍檔案生成備份加載包，在線（周期備份）或離線（脫機(jī)備份）轉(zhuǎn)移。2.檔案信息化責(zé)任制度。在建立健全檔案轉(zhuǎn)換制度的基礎(chǔ)上，煤礦企業(yè)應(yīng)注重優(yōu)化現(xiàn)有檔案人員責(zé)任制度。在明確檔案管理人員懂技術(shù)、會(huì)管理、熱心服務(wù)的基礎(chǔ)上，從電子化移交文件范圍、時(shí)限以及記錄內(nèi)容、保存形式、檔案資源與其他業(yè)務(wù)資源對(duì)接著手，逐一完善，便于增強(qiáng)檔案管理者的責(zé)任意識(shí)，使檔案管理者更好地為企業(yè)內(nèi)其他部門服務(wù)。檔案管理人員需要對(duì)檔案信息化的形成、完善、歸檔保存、備份等整個(gè)過程負(fù)責(zé)，礦資料涵蓋采礦全程形成的與礦有關(guān)的文件。同時(shí)檔案管理人員每月應(yīng)當(dāng)借助計(jì)算機(jī)或其他數(shù)碼設(shè)備規(guī)范收集、整理、歸檔、查找、利用，作為定稿、草稿、記錄最終修改結(jié)果的憑證信息，如借助掃描儀或照相機(jī)獲得的靜態(tài)圖像文件、采礦期間形成的修改稿以及定稿文件、計(jì)算機(jī)軟件設(shè)計(jì)繪制的圖形文件、多媒體制作的多媒體文件、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)制作的數(shù)據(jù)文件、網(wǎng)絡(luò)接收傳播的文件、自主產(chǎn)權(quán)或使用權(quán)的程序類文件、音頻設(shè)備獲得的聲音文件、視頻設(shè)備獲得的影像文件等。除此之外，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)煤礦檔案文件的分類方案、整理方法，按照順序優(yōu)先選擇檔案保存形式，包括只讀光盤、一次性寫入光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬盤等，避免選擇軟盤、移動(dòng)硬盤、U盤作為電子文檔的長(zhǎng)期保存載體；在檔案資源與其他業(yè)務(wù)資源對(duì)接時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢測(cè)電子文件，確認(rèn)檔案載體無劃痕污漬、電子檔案無病毒且文件真實(shí)完整、特殊格式版本與操作手冊(cè)完整后，填寫對(duì)接表格，一式兩份，一份隨檔案移交，另一份由檔案管理部門整理。

（二）建立檔案信息化管理系統(tǒng)。信息化管理系統(tǒng)是煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的核心，也是檔案管理由封閉化邁向開放的支撐。因此，煤礦企業(yè)應(yīng)以檔案實(shí)體和電子文檔信息科學(xué)化管理、檔案信息綜合化利用為導(dǎo)向，引入基于信息安全技術(shù)、圖像處理技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)開發(fā)的JAVA Collaboration6軟件，以J2EE框架為基礎(chǔ)，打造企業(yè)級(jí)數(shù)字檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案管理全過程的自動(dòng)化管理，對(duì)上移交匯總、對(duì)下監(jiān)督指導(dǎo)。同時(shí)選擇無侵入式IOC/AOP模式編程，銜接檔案管理資料內(nèi)容（礦生產(chǎn)服務(wù)數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)庫、檔案的信息移動(dòng)客戶端），滿足基于H5移動(dòng)端辦公與煤業(yè)檔案的協(xié)同要求。在此基礎(chǔ)上，依據(jù)不同檔案資源的特性，掃描檔案目錄入庫，將檔案內(nèi)容精準(zhǔn)存儲(chǔ)于相應(yīng)位置，并銜接存儲(chǔ)位置、系統(tǒng)平臺(tái)檔案管理模塊索引數(shù)據(jù)庫，經(jīng)階梯式目錄索引，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同類型檔案信息資源（文件、音像、圖紙、報(bào)表等）的全流程監(jiān)督，為加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化提供充足的支持。

根據(jù)煤礦檔案信息化管理的需求，在檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)技術(shù)支持下的檔案管理應(yīng)具備安全性、前瞻性、先進(jìn)性。同時(shí)煤礦企業(yè)檔案管理系統(tǒng)需要涵蓋個(gè)人借閱檔案、檔案信息查詢、檔案利用記錄、個(gè)人檔案查詢、檔案信息維護(hù)幾個(gè)模塊。其中個(gè)人借閱檔案主要基于用戶檔案查詢、信用共享服務(wù)，以用戶數(shù)據(jù)集成為重點(diǎn)，設(shè)置系統(tǒng)端檔案借閱審批權(quán)限，由煤礦企業(yè)檔案分管領(lǐng)導(dǎo)審批借閱申請(qǐng)單，通過借閱申請(qǐng)單，由系統(tǒng)端調(diào)取借閱檔案內(nèi)容并提供給借閱者，全程允許煤礦企業(yè)檔案管理人員閱讀、保存、打??；檔案信息查詢主要是在系統(tǒng)端開放關(guān)鍵詞查詢頁面，允許檔案管理人員或者其他部門具有檔案查詢權(quán)限的人員設(shè)置檢索范圍，分層檢索；檔案利用記錄主要是在系統(tǒng)端設(shè)置檔案借閱歸還日期提醒、檔案瀏覽統(tǒng)計(jì)功能，自動(dòng)向到了歸還期限但未歸還檔案的人員、檔案管理人員發(fā)送提醒，便于檔案管理人員及時(shí)催交，快速提高檔案利用效率；個(gè)人檔案查詢?cè)试S煤礦企業(yè)個(gè)人進(jìn)入檔案管理賬戶終端查閱個(gè)人信息，并根據(jù)收檔要求進(jìn)行數(shù)據(jù)的修改、添加或刪除。

檔案信息維護(hù)需要檔案員借助掃描儀，將科技檔案、文書檔案、音像檔案、會(huì)議檔案、照片檔案等不同類別介質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案信息，并對(duì)檔案信息進(jìn)行分類別編目。編目后的檔案總目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄可順次嵌入JC6檔案管理模塊，并在服務(wù)器內(nèi)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，對(duì)接檔案數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，針對(duì)不同操作者可設(shè)計(jì)不同種類文檔的訪問權(quán)限，加密處理重要文檔，并加強(qiáng)防火墻技術(shù)，規(guī)避非法訪問、病毒入侵。常用的煤礦企業(yè)檔案加密技術(shù)為Windows資源管理器，單擊開啟程序并選擇附件，選中待加密檔案文件（或文件夾）并單擊文件屬性。在文件屬性欄常規(guī)選項(xiàng)卡中選擇“高級(jí)”，并選中“加密內(nèi)容以便保護(hù)數(shù)據(jù)”框，完成NTFS（New Technology File System）分區(qū)卷上檔案文件（或文件夾）加密。在加密文件夾時(shí)，管理人員應(yīng)根據(jù)需要選擇是否同時(shí)加密檔案子文件夾，便于全部文件、子文件夾在添加進(jìn)文件夾時(shí)自動(dòng)加密。

（三）豐富檔案信息化內(nèi)容。1.員工健康檔案。員工健康檔案信息化是煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必然趨勢(shì)，也是全面掌握員工身體狀況并為其提供高質(zhì)量服務(wù)的關(guān)鍵。因此，煤礦企業(yè)應(yīng)注重從企業(yè)管理層面入手，樹立正確的信息化意識(shí)，強(qiáng)化員工健康檔案信息采集措施，及時(shí)調(diào)查員工健康狀況，完整記錄各崗位員工健康信息，記錄各種健康因素，如是否有職業(yè)病、何時(shí)何地采取過何種治療手段、治療后的康復(fù)情況等，并對(duì)員工健康檔案中的個(gè)人隱私信息進(jìn)行保密。同時(shí)建立動(dòng)態(tài)檔案資料更新機(jī)制，借助信息化技術(shù)隨訪記錄特殊崗位員工的真實(shí)健康狀況，縮短檔案更新時(shí)間，提高檔案信息管理的時(shí)效性，杜絕健康信息盲區(qū)，為員工健康檔案應(yīng)用價(jià)值的提高提供依據(jù)。在這個(gè)基礎(chǔ)上，根據(jù)現(xiàn)代煤礦開采模式下的員工架構(gòu)，將專業(yè)知識(shí)與思想理論相結(jié)合，熟練利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與數(shù)字化管理方法，在多崗位多部門進(jìn)修學(xué)習(xí)，了解一線員工的真實(shí)工作情況，關(guān)聯(lián)分析員工工作內(nèi)容與健康狀況，為員工健康檔案預(yù)測(cè)、指導(dǎo)功能的發(fā)揮提供依據(jù)。2.安全培訓(xùn)檔案。安全培訓(xùn)是煤礦企業(yè)內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，安全培訓(xùn)檔案是煤礦企業(yè)檔案管理信息化推進(jìn)的關(guān)鍵。完善的安全培訓(xùn)檔案可以發(fā)現(xiàn)煤礦企業(yè)安全培訓(xùn)管理漏洞并提供改善方案，預(yù)先規(guī)避培訓(xùn)工作中存在的多種事故，保障煤礦開采過程安全。從安全培訓(xùn)檔案信息化的構(gòu)成來看，可以貫徹權(quán)限管理靈活性原則，將檔案管理劃分為員工信息、安全獎(jiǎng)懲、隱患信息、工傷事故幾個(gè)小模塊。員工信息以樹形結(jié)構(gòu)反映各部門員工之間的關(guān)系以及組織變換，并劃分為人事管理、角色管理、用戶管理幾個(gè)部分，分別負(fù)責(zé)煤礦企業(yè)全部員工個(gè)人信息的查詢與更改、賦予不同用戶權(quán)利并變更其行為權(quán)利、設(shè)定或更改操作系統(tǒng)全部用戶信息等；安全獎(jiǎng)懲主要是定期統(tǒng)計(jì)煤礦管理期間違規(guī)行為、創(chuàng)新行為，為績(jī)效獎(jiǎng)懲制度的制定提供依據(jù)；隱患信息包括潛在的安全隱患、直觀安全隱患等，在登記安全隱患信息的基礎(chǔ)上，統(tǒng)計(jì)公示存在隱患的部門、導(dǎo)致隱患的原因、隱患處理措施，為安全培訓(xùn)方案的制定提供依據(jù)；工傷事故主要是記錄培訓(xùn)前后煤礦工傷事故的發(fā)生率、處理情況，并記錄月度煤礦工傷事故的發(fā)生比例、傷亡人數(shù)、事故發(fā)生原因，將數(shù)據(jù)提交至管理方，為煤礦安全培訓(xùn)分析安全質(zhì)量問題的解決方案提供依據(jù)。

四、總結(jié)

綜上所述，檔案是煤礦企業(yè)歷史發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)的記錄，有助于煤礦企業(yè)管理人員了解過去、掌握現(xiàn)在和預(yù)測(cè)將來。煤礦企業(yè)檔案信息化建設(shè)可以暢通信息交互渠道，減少管理成本，促進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化進(jìn)程。因此，面對(duì)當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，煤礦企業(yè)檔案管理者應(yīng)持續(xù)完善檔案管理信息化制度，升級(jí)檔案管理信息化工具，豐富檔案管理信息化內(nèi)容，為檔案管理信息化的推進(jìn)提供充足的動(dòng)力。