文/山東省菏澤信息工程學(xué)校 單長莉

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，“互聯(lián)網(wǎng)+”成為各行各業(yè)發(fā)展的新機(jī)遇，“互聯(lián)網(wǎng)+”可以將電子信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及移動(dòng)通信技術(shù)等應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，推動(dòng)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展。山東省菏澤信息工程學(xué)校本年度接收文書、教學(xué)、會(huì)計(jì)、基建、聲像、實(shí)物檔案共計(jì)收集整理170件，增錄案卷級(jí)目錄81條。由于校區(qū)搬遷，1990年以前的檔案全部交給檔案館，1990年后檔案重新整理上架共計(jì)4000余件。新購置會(huì)計(jì)憑證柜5組，接收財(cái)務(wù)科2020年度報(bào)表、決算報(bào)表、憑證、會(huì)計(jì)賬簿等四大類財(cái)務(wù)檔案。在開展檔案管理工作時(shí)，學(xué)校順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，從教學(xué)理念、管理模式、管理手段等方面入手，將信息化技術(shù)作為發(fā)展基礎(chǔ)，提升檔案管理活動(dòng)的成效。然而，校內(nèi)的檔案管理工作在開展之后，仍存在不足，例如缺乏完善的管理制度、缺乏足夠管理資金等，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的開展。因此，學(xué)校必須對(duì)信息化的檔案管理給予高度關(guān)注，從制度建設(shè)、人員培訓(xùn)等方面入手，全面提高檔案管理水平和效率，為學(xué)校的發(fā)展提供支持。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下學(xué)校檔案管理信息化的積極意義

（一）優(yōu)化檔案管理工作，促進(jìn)學(xué)生健康成長。學(xué)校在促進(jìn)自身檔案管理工作有序開展的過程中，相關(guān)部門增加了對(duì)檔案管理的關(guān)注度，并且制定更加完善的管理制度。通過實(shí)施科學(xué)合理的檔案管理制度，能夠有效提高學(xué)生學(xué)習(xí)和生活中的積極性和主動(dòng)性。在日常的學(xué)習(xí)和生活中，學(xué)生可以將自身的學(xué)習(xí)情況、學(xué)習(xí)態(tài)度等通過各種途徑進(jìn)行記錄和反饋，以便更好地了解自身在各個(gè)方面存在的不足，及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)[1]。優(yōu)化學(xué)校檔案管理工作，有利于促進(jìn)學(xué)生健康成長。

（二）實(shí)現(xiàn)學(xué)校資源共享，提高檔案管理效率。在實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)后，檔案管理人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將各部門的資源進(jìn)行整合，建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。通過這種方式，不僅可以使學(xué)校的資源得到充分共享，還可以提高檔案管理人員的工作效率，從而為學(xué)生提供更好的服務(wù)。在實(shí)踐過程中，學(xué)校可以對(duì)各類信息資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和設(shè)計(jì)，建立學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)。通過這個(gè)系統(tǒng)，檔案管理人員可以對(duì)不同部門和層次的信息進(jìn)行整合，學(xué)校能夠在檔案管理層面擁有更高效率。

（三）增強(qiáng)檔案信息資源的利用率?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”技術(shù)的應(yīng)用，不僅成為學(xué)校檔案管理的發(fā)展機(jī)遇，也帶來了更多的挑戰(zhàn)。在學(xué)校檔案管理工作中，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理學(xué)生的檔案資料。與此同時(shí)，檔案管理人員還能夠利用信息化手段，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)、挖掘和整理，為學(xué)校的教育教學(xué)工作提供服務(wù)[2]。例如，學(xué)生可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢自己的檔案資料，這樣不僅可以節(jié)省時(shí)間和精力，而且還能夠提高工作效率。此外，學(xué)校檔案管理人員還能夠利用數(shù)字化設(shè)備，存儲(chǔ)學(xué)生的檔案，既有效提升了檔案管理的實(shí)際質(zhì)量，又提高了學(xué)生對(duì)學(xué)校檔案管理工作的認(rèn)同感和滿意度。

（四）有利于推動(dòng)學(xué)校信息化建設(shè)的進(jìn)程。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，學(xué)校檔案管理工作不僅可以實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，同時(shí)還能夠利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立電子檔案管理系統(tǒng)。如此，學(xué)校的檔案管理工作就可以由傳統(tǒng)的人工操作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)來完成，不僅提高了工作效率，而且還能夠提升檔案管理的水平。其次，學(xué)校的檔案管理人員還能夠借助計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)各類檔案信息資源的有效整合和共享，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源共享、信息交流、工作交流等一系列功能[3]。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，重視對(duì)學(xué)校的檔案管理信息化建設(shè)工作，可以為學(xué)校的整體信息化建設(shè)提供幫助，為學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展提供了有力保障。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下學(xué)校檔案管理信息化研究過程中存在的問題

（一）檔案管理信息化資金投入不足?，F(xiàn)如今，我國學(xué)校持續(xù)擴(kuò)大自身的辦學(xué)規(guī)模，學(xué)校檔案管理工作也變得越來越重要。在檔案管理工作中，需要重視信息化技術(shù)的應(yīng)用，但是當(dāng)前學(xué)校對(duì)檔案管理工作存在一定程度的忽視。檔案管理工作的信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期工程，需要大量資金支持。資金投入不夠，勢必會(huì)影響學(xué)校檔案管理工作的信息化建設(shè)。從當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀來看，主要存在以下問題：一方面，在實(shí)際工作中，很多學(xué)校認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)只是對(duì)硬件設(shè)備的更新，并不會(huì)影響到學(xué)校各項(xiàng)工作的正常開展；另一方面，很多學(xué)校由于資金投入不夠，在軟件方面還缺乏相應(yīng)的資金支持，從而導(dǎo)致軟件設(shè)備不能及時(shí)更新，難以滿足檔案管理工作需求。

（二）學(xué)校檔案管理工作安全保障不足。在學(xué)校檔案管理工作中，安全保障是最為關(guān)鍵的部分。但是，由于當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中的安全保障不足，檔案信息在整理和存儲(chǔ)過程中，極易受到各種因素的干擾而出現(xiàn)丟失、損壞等現(xiàn)象。此外，在學(xué)校檔案管理工作中，很多人員缺乏安全防范意識(shí)，也沒有進(jìn)行專業(yè)的安全防護(hù)培訓(xùn)，在使用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)的過程中，極易受到病毒侵襲等現(xiàn)象，導(dǎo)致已有檔案信息缺乏足夠的安全性，從而出現(xiàn)泄露或者遺失問題。

（三）學(xué)校檔案管理工作管理意識(shí)不足。在學(xué)校的教育教學(xué)工作中，檔案管理是一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容，是學(xué)校進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)的重要參考依據(jù)[4]。然而，當(dāng)前許多學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視，沒有將其納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中，缺乏檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)。其原因有：一方面是因?yàn)槭艿絺鹘y(tǒng)觀念影響，部分學(xué)校認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)簡單、枯燥的工作，沒有將其作為一項(xiàng)重要的工作進(jìn)行推進(jìn)；另一方面是因?yàn)椴糠謱W(xué)校缺乏檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)，未將其納入發(fā)展規(guī)劃中來。同時(shí)也因?yàn)闄n案管理工作內(nèi)容具有繁瑣、枯燥以及難以量化等特點(diǎn)，導(dǎo)致部分學(xué)校對(duì)檔案管理信息化建設(shè)不夠 重視。

（四）創(chuàng)新能力不足。學(xué)校在檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)立足于實(shí)際情況，不斷創(chuàng)新工作方法，以滿足時(shí)代發(fā)展的需要。但是目前很多學(xué)校的檔案管理信息化創(chuàng)新能力不足，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)不能與學(xué)校發(fā)展同步；首先，很多學(xué)校在實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)過程中，由于缺乏足夠的重視，導(dǎo)致應(yīng)當(dāng)落實(shí)的方案措施被擱置。其次，有的學(xué)校雖然進(jìn)行了一定的投入，但是因?yàn)榧夹g(shù)力量薄弱等原因，導(dǎo)致學(xué)校的檔案管理信息化建設(shè)水平不高；最后，由于學(xué)校在開展檔案信息化建設(shè)過程中缺乏專業(yè)人才的支持和指導(dǎo)，導(dǎo)致部分學(xué)校在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過程中不能科學(xué)利用信息技術(shù)和數(shù)字化資源，無法滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)學(xué)校檔案管理的要求。

三、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

（一）轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，學(xué)校內(nèi)部負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員，主動(dòng)關(guān)注檔案管理相關(guān)的信息化建設(shè)活動(dòng)，并積極參與其中。學(xué)校檔案管理工作人員要積極學(xué)習(xí)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)知識(shí)，明確新時(shí)期學(xué)校需要滿足的檔案管理要求，從而摒棄陳舊的、傳統(tǒng)的管理理念，樹立信息化的先進(jìn)管理理念。學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)教師進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)。在開展檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，教師要發(fā)揮自身優(yōu)勢，積極參與其中。另外，教師還要主動(dòng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)知識(shí)，掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)手段。如可以定期組織檔案管理人員進(jìn)行信息化建設(shè)知識(shí)培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)操作技能培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)信息安全知識(shí)培訓(xùn)等活動(dòng)。學(xué)?？梢云刚?qǐng)一些檔案管理方面的專家，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，并讓他們?cè)趯?shí)際工作中發(fā)揮重要作用。只有這樣才能提高學(xué)校檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。

（二）規(guī)范管理，提高檔案管理信息化的規(guī)范性。學(xué)校的檔案管理工作一般由檔案館和辦公室共同完成，其中檔案館負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校的教學(xué)檔案、行政管理檔案、基建檔案、科研檔案等進(jìn)行收集與整理，辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門的教學(xué)檔案與整理，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校各個(gè)部門的教學(xué)和行政管理以及基建項(xiàng)目等進(jìn)行審核與審批，各部門根據(jù)學(xué)校制定的制度規(guī)范自己的工作。在這個(gè)過程中，圍繞《國家保密文件管理法》結(jié)合學(xué)校自身實(shí)際情況制定健全的保密制度。嚴(yán)格按照文件中規(guī)定的內(nèi)容、范圍、原則和程序執(zhí)行，保證學(xué)校所有信息都在國家機(jī)密與學(xué)校機(jī)密之間找到平衡點(diǎn)，確保檔案管理工作安全。同時(shí)，要做好紙質(zhì)檔案管理工作，做到紙質(zhì)檔案和電子檔案同步進(jìn)行。在紙質(zhì)文件保管方面，學(xué)?？梢栽诩堎|(zhì)文件歸檔完成后將其統(tǒng)一存放到檔案館或辦公室保管；電子文件也可以定期歸檔到檔案館或辦公室保存。在電子文件歸檔方面，學(xué)校應(yīng)該設(shè)立專門的人員負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔電子文件，將其制作成相應(yīng)的電子文檔格式后放在專門的服務(wù)器中保存，以備日后使用。

（三）加大投入，構(gòu)建信息化檔案資源庫?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到各行各業(yè)中，為各行各業(yè)的發(fā)展提供了非常廣闊的空間。在學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要針對(duì)信息化資源庫的建設(shè)，投入更多的資金以及資源，積極引入先進(jìn)的信息技術(shù)和設(shè)備。一方面，學(xué)校在建設(shè)信息化的檔案管理體系方面，首先要保證檔案資源庫的信息化水平以及檔案庫的完善性，全面整合學(xué)校各種類型的檔案信息資源，建立一個(gè)具有綜合性、全面性、系統(tǒng)性和實(shí)用性的檔案信息資源庫；另一方面，在學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)過程中，還需要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募⑶乙詳?shù)字化、電子化等方式存儲(chǔ)在電子計(jì)算機(jī)中。通過建立一個(gè)多層次、多載體、多功能的檔案資源庫，全面提升學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)水平。

（四）規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全保障機(jī)制。在學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中，網(wǎng)絡(luò)安全極為重要，因此需要規(guī)避網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全保障機(jī)制，使學(xué)?？梢皂樌鋵?shí)檔案管理相關(guān)的信息化建設(shè)方案，在此過程中，信息化建設(shè)工作需要強(qiáng)化以下幾點(diǎn)：第一，在學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中，需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，通過分析檔案管理信息化建設(shè)的影響因素，有針對(duì)性地制定相應(yīng)的解決方案；第二，學(xué)校需要建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全保障體系。學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)自身的網(wǎng)絡(luò)安全給予高度重視，持續(xù)完善相關(guān)管理機(jī)制，同時(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)防范手段、建立健全網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別體系等，確保學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的安全性；第三，學(xué)校要對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理工作人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，提高其操作技能；第四，學(xué)校要定期開展網(wǎng)絡(luò)安全檢查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

（五）利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，提高檔案信息化管理水平。1.借助現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，學(xué)校檔案管理工作也需要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型[6]。在開展學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，可以通過引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。例如：借助現(xiàn)代信息技術(shù)來建立檔案管理信息系統(tǒng)、檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)等。在為學(xué)校檔案管理工作帶來便利的同時(shí)，也可以幫助教師、學(xué)生等用戶更加高效地檢索到自己所需要的相關(guān)信息。2.建立數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文件相結(jié)合。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，學(xué)?？梢岳秒娮游募韺?duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行替代和保存，同時(shí)利用電子文件來完成紙質(zhì)文件的存檔、存儲(chǔ)等工作。通過將紙質(zhì)文件與電子文件進(jìn)行有機(jī)結(jié)合的方式來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)型。3.構(gòu)建數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各部門、各科室之間數(shù)據(jù)共享。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，學(xué)校必須要建立起數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，將各部門、各科室之間的數(shù)據(jù)進(jìn)行有機(jī)整合和共享。通過在數(shù)字化檔案管理平臺(tái)中建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一格式的電子文檔數(shù)據(jù)信息，并通過網(wǎng)絡(luò)將其上傳到檔案管理平臺(tái)中。這樣一來就能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享和利用，提高學(xué)校檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，從而為學(xué)校各項(xiàng)工作的開展提供有利條件。

四、結(jié)語

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)校檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。學(xué)校檔案管理部門要通過不斷提升管理人員的專業(yè)水平和服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)力度，打造高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，加大對(duì)檔案信息化建設(shè)資金投入等措施，全面提升學(xué)校檔案管理信息化水平。在開展檔案管理工作時(shí)，要以學(xué)生和教師為中心，圍繞學(xué)生和教師需求展開工作。學(xué)校檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變思想觀念，以互聯(lián)網(wǎng)為載體，以信息化技術(shù)為手段，全面提高學(xué)校檔案管理水平。