【作者簡(jiǎn)介】吳葵(1988-),女,湖北荊州人,會(huì)計(jì)師,研究方向:事業(yè)單位內(nèi)部控制、財(cái)務(wù)管理、政府會(huì)計(jì)制度改革、績(jī)效管理、全面預(yù)算管理、績(jī)效評(píng)價(jià)等。
【摘? 要】在法律法規(guī)日益嚴(yán)格的商業(yè)環(huán)境下,企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷過(guò)程的內(nèi)部控制和合規(guī)性成為保障企業(yè)財(cái)務(wù)穩(wěn)健與維護(hù)企業(yè)聲譽(yù)的關(guān)鍵。論文深入探討了企業(yè)如何通過(guò)建立嚴(yán)格的審核流程、實(shí)施電子報(bào)銷系統(tǒng)、定期內(nèi)部審計(jì)、加強(qiáng)員工培訓(xùn)以及建立反饋和投訴機(jī)制來(lái)提升報(bào)銷流程的透明度和合規(guī)性。這些策略不僅有助于降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和提升效率,還能夠促進(jìn)良好的企業(yè)文化建設(shè),為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)報(bào)銷;內(nèi)部控制;合規(guī)性
【中圖分類號(hào)】F275? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069(2024)01-0182-03
1 引言
在當(dāng)今快速變化的商業(yè)環(huán)境中,有效的內(nèi)部控制和合規(guī)性對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)健康和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展至關(guān)重要。在企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷過(guò)程中,面臨著各種潛在問(wèn)題和挑戰(zhàn),如報(bào)銷憑證不完整、不真實(shí)和不合規(guī)等,這些問(wèn)題不僅威脅到企業(yè)的財(cái)務(wù)穩(wěn)定和聲譽(yù),還可能導(dǎo)致法律和合規(guī)問(wèn)題。因此,制定和實(shí)施一套有效的內(nèi)部控制和合規(guī)性策略,對(duì)于確保企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷過(guò)程的透明度、準(zhǔn)確性和合法性至關(guān)重要。
2 企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程及問(wèn)題
2.1 企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的常規(guī)步驟
企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程是企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中不可或缺的一部分,涉及員工因工作相關(guān)費(fèi)用而發(fā)生的各項(xiàng)開(kāi)支的報(bào)銷。報(bào)銷流程通常始于員工提交報(bào)銷請(qǐng)求,其中包括必要的收據(jù)或發(fā)票以證明費(fèi)用的實(shí)際發(fā)生。接著,這些報(bào)銷請(qǐng)求將被部門主管審查,以確保費(fèi)用的合理性和符合公司政策。審核通過(guò)后,報(bào)銷請(qǐng)求通常會(huì)被轉(zhuǎn)交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行進(jìn)一步的審計(jì)和核準(zhǔn)。財(cái)務(wù)部門在確認(rèn)報(bào)銷無(wú)誤并與公司預(yù)算相符后,會(huì)進(jìn)行資金的劃撥,最終將款項(xiàng)支付給員工。在整個(gè)流程中,各個(gè)環(huán)節(jié)都需要嚴(yán)格的文檔記錄和核查,以確保過(guò)程的透明度和合規(guī)性(見(jiàn)圖1)。
圖1? 企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程
2.2 企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷過(guò)程中存在的問(wèn)題
2.2.1 報(bào)銷憑證不完整
在企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷過(guò)程中,報(bào)銷憑證不完整是一個(gè)常見(jiàn)且棘手的問(wèn)題。這種情況通常發(fā)生在員工提交的報(bào)銷文件缺乏必要的信息或附件。例如,員工報(bào)銷的餐飲費(fèi)用的發(fā)票可能沒(méi)有附上相關(guān)的會(huì)議記錄或參與人員名單,這使得審核人員難以確認(rèn)費(fèi)用的合理性和必要性。同樣,交通費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)若沒(méi)有詳細(xì)說(shuō)明出行的目的和地點(diǎn),也會(huì)使得費(fèi)用的必要性難以被核實(shí)。此外,缺乏時(shí)間戳或具體日期的報(bào)銷憑證,可能導(dǎo)致無(wú)法確定費(fèi)用發(fā)生的實(shí)際時(shí)間,從而影響費(fèi)用的合理性判斷。例如,一筆去年沒(méi)有明確日期標(biāo)記的旅行費(fèi)用在今年才被提交報(bào)銷,這就難以區(qū)分這筆費(fèi)用是否仍屬于有效期內(nèi)。報(bào)銷憑證的不完整不僅增加了財(cái)務(wù)部門審核的難度,也增加了企業(yè)面臨的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。如果不能充分證明費(fèi)用的合理性和必要性,企業(yè)可能會(huì)承擔(dān)不必要的成本,甚至面臨財(cái)務(wù)報(bào)表失真的風(fēng)險(xiǎn)。
2.2.2 報(bào)銷憑證不真實(shí)
在企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷過(guò)程中,報(bào)銷憑證不真實(shí)的問(wèn)題極其嚴(yán)重,涉及偽造或篡改的發(fā)票、虛構(gòu)的費(fèi)用等形式。這類問(wèn)題通常源于個(gè)別員工試圖通過(guò)欺詐手段獲取不當(dāng)利益,例如,員工可能提交虛假的出租車收據(jù)來(lái)報(bào)銷未發(fā)生的費(fèi)用,或者故意夸大實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用金額。在更復(fù)雜的情況下,員工可能偽造整個(gè)交易的發(fā)票。不真實(shí)的報(bào)銷憑證有時(shí)也是管理層監(jiān)管不力的結(jié)果,例如,如果公司對(duì)報(bào)銷政策執(zhí)行不嚴(yán)格,員工可能會(huì)利用這一點(diǎn)來(lái)進(jìn)行不當(dāng)報(bào)銷。這種情況不僅違反財(cái)務(wù)合規(guī)原則,也可能導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真。當(dāng)財(cái)務(wù)報(bào)告包含虛假信息時(shí),它會(huì)誤導(dǎo)管理層的決策,并可能對(duì)公司的市場(chǎng)聲譽(yù)造成損害。
2.2.3 報(bào)銷憑證不合規(guī)
報(bào)銷憑證不合規(guī)是企業(yè)財(cái)務(wù)管理中一個(gè)常見(jiàn)而復(fù)雜的問(wèn)題,它涵蓋了違反公司內(nèi)部政策、稅法或其他相關(guān)法律規(guī)定的各種情況。員工可能提交超出公司規(guī)定報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的娛樂(lè)或旅行費(fèi)用,或者報(bào)銷一些根本不符合公司政策的費(fèi)用,如個(gè)人消費(fèi)或非業(yè)務(wù)相關(guān)的支出。這類報(bào)銷憑證雖然可能反映了實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用,但因?yàn)椴环掀髽I(yè)的報(bào)銷政策或法律規(guī)定,因此被視為不合規(guī)。在更廣泛的范圍內(nèi),報(bào)銷憑證的不合規(guī)還可能涉及違反特定行業(yè)規(guī)范或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn),特別是在跨國(guó)企業(yè)中。例如,不同國(guó)家對(duì)于商務(wù)接待和禮品的報(bào)銷有著不同的規(guī)定,忽視這些差異可能導(dǎo)致合規(guī)問(wèn)題甚至法律糾紛。同樣,國(guó)際業(yè)務(wù)中的報(bào)銷也需要注意符合各國(guó)的稅收和報(bào)銷規(guī)定。不合規(guī)的報(bào)銷憑證的不合規(guī)性不僅反映了內(nèi)部控制的薄弱,也可能給企業(yè)帶來(lái)法律和聲譽(yù)上的風(fēng)險(xiǎn)。
2.3 企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷問(wèn)題存在的原因
2.3.1 報(bào)銷政策宣傳不充分
企業(yè)中報(bào)銷問(wèn)題的一個(gè)根本原因在于報(bào)銷政策宣傳的不足。報(bào)銷政策宣傳不足會(huì)導(dǎo)致員工對(duì)報(bào)銷政策的理解模糊不清,從而無(wú)意中違反規(guī)定。在很多情況下,員工可能不完全了解哪些費(fèi)用是可以報(bào)銷的,或者對(duì)報(bào)銷的具體流程和要求不熟悉。例如,員工可能不清楚對(duì)于差旅費(fèi)用的具體報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn),或者對(duì)于需要提供哪些憑證來(lái)證明費(fèi)用的合理性和必要性存在疑問(wèn)。
2.3.2 內(nèi)部控制體系不健全
企業(yè)內(nèi)部控制體系的缺陷通常體現(xiàn)在審核流程的不嚴(yán)格性和監(jiān)控系統(tǒng)的不完善性上。例如,如果企業(yè)的財(cái)務(wù)審核流程過(guò)于寬松,或者缺乏有效的監(jiān)控和檢查機(jī)制,就可能容易出現(xiàn)虛假報(bào)銷或超額報(bào)銷等不規(guī)范行為。如果內(nèi)部控制體系缺乏透明度,審批過(guò)程不公開(kāi)或不可追蹤,也會(huì)增加不當(dāng)報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)。這些內(nèi)部控制的不足可能導(dǎo)致企業(yè)面臨財(cái)務(wù)不準(zhǔn)確性、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)甚至財(cái)務(wù)欺詐的問(wèn)題。
2.3.3 財(cái)務(wù)報(bào)銷監(jiān)管不充分
在許多企業(yè)中,盡管存在明確的報(bào)銷政策,但這些政策往往沒(méi)有得到有效的執(zhí)行和監(jiān)督。監(jiān)管不足的原因可能包括缺乏足夠的監(jiān)控資源,或監(jiān)督人員的專業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任感不足。在一些情況下,監(jiān)管不充分可能是由于企業(yè)文化中存在的一種寬松態(tài)度,導(dǎo)致對(duì)違規(guī)行為的忽視或容忍,當(dāng)監(jiān)督人員對(duì)于小額的不規(guī)范報(bào)銷視而不見(jiàn)時(shí),這可能會(huì)鼓勵(lì)更廣泛的不合規(guī)行為。如果監(jiān)督和審計(jì)過(guò)程中缺乏獨(dú)立性,例如,由與報(bào)銷直接相關(guān)的人員負(fù)責(zé)審計(jì),這也會(huì)降低監(jiān)管的有效性。
2.3.4 管理層責(zé)任與執(zhí)行不力
管理層在確保報(bào)銷體系有效運(yùn)作中扮演著至關(guān)重要的角色。管理層責(zé)任與執(zhí)行不力是導(dǎo)致報(bào)銷問(wèn)題的另一個(gè)重要原因。這種不力可能表現(xiàn)為對(duì)報(bào)銷政策的不重視、對(duì)違規(guī)行為的寬容態(tài)度,或是對(duì)內(nèi)部控制機(jī)制的忽略。如果管理層對(duì)報(bào)銷規(guī)定的執(zhí)行不嚴(yán)格,或者對(duì)于違規(guī)行為缺乏必要的懲罰措施,這可能導(dǎo)致員工對(duì)報(bào)銷規(guī)定的忽視。同時(shí),管理層如果在維護(hù)內(nèi)部控制方面表現(xiàn)出疏忽,如不定期審查和更新報(bào)銷政策,或者不監(jiān)督審計(jì)過(guò)程的有效性,也會(huì)對(duì)整個(gè)企業(yè)的報(bào)銷流程和合規(guī)性產(chǎn)生負(fù)面影響。管理層的不力還可能包括對(duì)員工培訓(xùn)和指導(dǎo)的缺失,使員工在面對(duì)復(fù)雜或不清晰的報(bào)銷情況時(shí)缺乏足夠的指導(dǎo)和支持。
3 財(cái)務(wù)報(bào)銷過(guò)程中的內(nèi)部控制與合規(guī)性策略
3.1 建立嚴(yán)格的審批流程
財(cái)務(wù)報(bào)銷審批流程的核心是確保每項(xiàng)報(bào)銷的合理性、準(zhǔn)確性及其符合性,不僅與企業(yè)的內(nèi)部財(cái)務(wù)政策相一致,而且遵循相關(guān)的法律和法規(guī)。為此,企業(yè)需要制定一套詳盡的審批標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則,明確每一筆支出的審查要求和批準(zhǔn)流程,從最基本的日常開(kāi)支到較大金額的特殊報(bào)銷申請(qǐng),每一筆支出都應(yīng)經(jīng)過(guò)適當(dāng)級(jí)別的審查。
特別是對(duì)于高額報(bào)銷,企業(yè)需要設(shè)置更多層次的審批流程,增加流程的嚴(yán)謹(jǐn)性,提高對(duì)異常或不規(guī)范請(qǐng)求的識(shí)別能力。同時(shí),定期對(duì)審批流程進(jìn)行審查和更新,確保其符合最新的法律法規(guī)和企業(yè)政策。在審核過(guò)程中,需要細(xì)致檢查報(bào)銷文件,包括但不限于對(duì)發(fā)票、收據(jù)、合同以及其他相關(guān)文件的核查,確保所有報(bào)銷請(qǐng)求均有充分且合法的證據(jù)支撐。
企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)和溝通,確保他們清楚了解報(bào)銷政策和流程。良好的溝通有助于強(qiáng)化員工對(duì)流程的理解和遵守,減少因誤解或不知情造成的錯(cuò)誤。同時(shí),企業(yè)還可以通過(guò)引入自動(dòng)化工具和技術(shù),如電子報(bào)銷系統(tǒng),來(lái)簡(jiǎn)化流程、提高效率并減少人為錯(cuò)誤。
建立嚴(yán)格的審核和批準(zhǔn)流程不僅有助于防止財(cái)務(wù)欺詐和錯(cuò)誤,還能加強(qiáng)企業(yè)的財(cái)務(wù)監(jiān)控,保護(hù)其財(cái)務(wù)健康和整體聲譽(yù)。通過(guò)這些措施,企業(yè)可以在保持財(cái)務(wù)透明度和責(zé)任感的同時(shí),確保其財(cái)務(wù)活動(dòng)的合法性和有效性。
3.2 實(shí)施電子報(bào)銷系統(tǒng)
電子報(bào)銷系統(tǒng)不僅為企業(yè)帶來(lái)了操作效率的提升,還加強(qiáng)了內(nèi)部控制和合規(guī)性管理,為企業(yè)的財(cái)務(wù)健康和透明度提供了有力支持。通過(guò)電子報(bào)銷系統(tǒng),企業(yè)能夠自動(dòng)化處理大量的報(bào)銷事務(wù),從而減少人為錯(cuò)誤和提高處理速度。電子報(bào)銷系統(tǒng)能夠確保所有報(bào)銷請(qǐng)求都經(jīng)過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的處理流程,從提交到審批再到支付,每一步都在電子平臺(tái)上進(jìn)行,大幅提高了流程的透明度和追蹤性。系統(tǒng)通常具備自動(dòng)檢查功能,能夠驗(yàn)證報(bào)銷請(qǐng)求與企業(yè)政策的一致性,及時(shí)識(shí)別不符合規(guī)定的申請(qǐng),從而有效地減少欺詐和不規(guī)范操作的風(fēng)險(xiǎn)。電子報(bào)銷系統(tǒng)還可集成數(shù)據(jù)分析工具,為管理層提供有價(jià)值的洞察,如報(bào)銷趨勢(shì)分析、預(yù)算執(zhí)行情況和成本控制,幫助企業(yè)更好地管理財(cái)務(wù)資源。系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和備份功能也確保了重要財(cái)務(wù)記錄的安全性和完整性。
3.3 定期進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)
內(nèi)部審計(jì)的主要目的是對(duì)整個(gè)報(bào)銷流程進(jìn)行徹底的檢查和評(píng)估,以便識(shí)別和解決潛在的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)部審計(jì)涉及對(duì)報(bào)銷文件的全面審查,包括驗(yàn)證其完整性和準(zhǔn)確性,以及確保所有報(bào)銷活動(dòng)都嚴(yán)格符合企業(yè)政策和法律法規(guī)要求。通過(guò)內(nèi)部審計(jì),企業(yè)能夠確保其財(cái)務(wù)報(bào)銷流程不僅遵循內(nèi)部準(zhǔn)則,而且符合外部監(jiān)管要求。內(nèi)部審計(jì)還關(guān)注流程效率和資源使用的合理性,能夠揭示任何導(dǎo)致資源浪費(fèi)或效率低下的問(wèn)題。例如,審計(jì)可能發(fā)現(xiàn)報(bào)銷流程中的冗余步驟或過(guò)時(shí)的程序,這些都是優(yōu)化和改進(jìn)的潛在領(lǐng)域。通過(guò)評(píng)估員工如何遵守財(cái)務(wù)政策和程序,內(nèi)部審計(jì)還可以幫助企業(yè)確定哪些領(lǐng)域需要更多的培訓(xùn)和溝通,以提高員工對(duì)這些政策和程序的理解水平和遵守自覺(jué)性。
詳細(xì)的審計(jì)報(bào)告應(yīng)提交給企業(yè)的高級(jí)管理層,以便他們能夠及時(shí)了解審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,并采取適當(dāng)?shù)拇胧┯枰越鉀Q。這種及時(shí)的信息傳遞對(duì)于保持企業(yè)財(cái)務(wù)流程的健康和透明度至關(guān)重要。
為了保持內(nèi)部審計(jì)的有效性,審計(jì)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)不斷更新其審計(jì)方法和技術(shù)。隨著業(yè)務(wù)環(huán)境的變化和新法規(guī)的實(shí)施,審計(jì)策略和技術(shù)也需要相應(yīng)地調(diào)整,以確保審計(jì)活動(dòng)保持相關(guān)性和準(zhǔn)確性。在這個(gè)過(guò)程中,審計(jì)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)不斷尋求最新的審計(jì)技術(shù)和最佳實(shí)踐,以提高審計(jì)的質(zhì)量和效率。除此之外,內(nèi)部審計(jì)還起著教育和預(yù)防的作用。通過(guò)定期的審計(jì),企業(yè)能夠向員工傳達(dá)財(cái)務(wù)合規(guī)性的重要性,同時(shí)通過(guò)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題,展示其對(duì)財(cái)務(wù)誠(chéng)信和透明度的承諾。這樣的做法不僅有助于企業(yè)的整體財(cái)務(wù)健康,還能在長(zhǎng)期內(nèi)維護(hù)企業(yè)的聲譽(yù),為企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中穩(wěn)固其地位提供支持。
3.4 加強(qiáng)員工培訓(xùn)與宣傳
通過(guò)對(duì)員工進(jìn)行定期和系統(tǒng)的培訓(xùn),可以強(qiáng)化他們對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)政策、報(bào)銷程序以及相關(guān)法律法規(guī)的理解和遵守。這種培訓(xùn)應(yīng)包括詳細(xì)介紹報(bào)銷流程的各個(gè)環(huán)節(jié),強(qiáng)調(diào)合規(guī)報(bào)銷的重要性,以及如何正確填寫報(bào)銷單和提交相關(guān)憑證。培訓(xùn)還應(yīng)涵蓋對(duì)潛在財(cái)務(wù)欺詐行為的識(shí)別和預(yù)防教育,幫助員工理解欺詐行為的嚴(yán)重性及其對(duì)企業(yè)造成的潛在影響。通過(guò)模擬情景和案例研究,員工可以更好地理解在日常工作中應(yīng)如何應(yīng)對(duì)和避免這些問(wèn)題。
為了加強(qiáng)這些培訓(xùn)效果,企業(yè)還應(yīng)通過(guò)內(nèi)部通訊、工作坊、在線教育平臺(tái)等多種渠道進(jìn)行持續(xù)宣傳。這種宣傳不僅限于新員工入職培訓(xùn),還應(yīng)包括定期的更新和提醒,以確保所有員工都能夠跟上政策變化。
3.5 建立財(cái)務(wù)報(bào)銷反饋和投訴機(jī)制
建立財(cái)務(wù)報(bào)銷反饋和投訴機(jī)制允許員工和管理層就報(bào)銷流程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題或疑慮提供反饋,以及報(bào)告任何潛在的不規(guī)范或欺詐行為。通過(guò)設(shè)立易于訪問(wèn)和使用的平臺(tái),如內(nèi)部網(wǎng)站、專用郵箱或匿名熱線,員工可以在感覺(jué)到有必要時(shí),提出他們對(duì)報(bào)銷流程的見(jiàn)解或擔(dān)憂。反饋和投訴機(jī)制還應(yīng)該包含明確的流程(見(jiàn)表1),用于處理收到的反饋和投訴。這包括對(duì)投訴進(jìn)行初步評(píng)估、分配適當(dāng)?shù)馁Y源進(jìn)行調(diào)查,以及在必要時(shí)采取糾正措施。對(duì)于提出的每個(gè)問(wèn)題,都應(yīng)有明確的響應(yīng)和跟蹤程序,確保員工反饋得到認(rèn)真對(duì)待,并及時(shí)解決問(wèn)題。
表1? 財(cái)務(wù)報(bào)銷反饋和投訴流程
為了鼓勵(lì)員工提出反饋,企業(yè)應(yīng)保證對(duì)提供信息者的保密性和保護(hù)。員工知道他們的身份和信息會(huì)被保密,會(huì)更愿意報(bào)告不規(guī)范的行為。此外,管理層應(yīng)定期審查和分析收到的反饋和投訴,以識(shí)別任何系統(tǒng)性問(wèn)題或趨勢(shì),并據(jù)此改進(jìn)報(bào)銷流程和內(nèi)部控制措施。
4 結(jié)語(yǔ)
總結(jié)而言,在企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷過(guò)程中實(shí)施有效的內(nèi)部控制與合規(guī)性策略對(duì)于確保財(cái)務(wù)健康、提升透明度和維護(hù)企業(yè)聲譽(yù)至關(guān)重要。通過(guò)上述措施有助于提高報(bào)銷流程的效率,減少錯(cuò)誤和欺詐行為,同時(shí)確保企業(yè)操作的合規(guī)性。更重要的是,這些策略促進(jìn)了健康的企業(yè)文化建設(shè),這是任何成功和可持續(xù)發(fā)展企業(yè)的基石。因此,持續(xù)關(guān)注和優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷過(guò)程中的內(nèi)部控制和合規(guī)性,對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)持續(xù)的任務(wù),也是保障其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的關(guān)鍵。
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