文/秦偉

當(dāng)前，醫(yī)院的日常管理范圍逐漸擴(kuò)大，醫(yī)院檔案管理已成為醫(yī)院經(jīng)營(yíng)體系中非常重要的一部分。新《檔案法》的頒布為我國(guó)醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展提供了新的契機(jī)，同時(shí)也迎來新的挑戰(zhàn)?？偨Y(jié)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理發(fā)展存在的問題，結(jié)合新《檔案法》中的相關(guān)要求，從建立醫(yī)院檔案工作機(jī)制、實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)等方面完善檔案管理發(fā)展路徑，具有重要意義。

新《檔案法》實(shí)施對(duì)檔案工作管理帶來的轉(zhuǎn)變

重新確立檔案管理制度。國(guó)家大力倡導(dǎo)檔案管理工作革新，加強(qiáng)檔案宣傳教育，增強(qiáng)全社會(huì)檔案管理意識(shí)，確立檔案工作具體制度，包括歸檔制度、檔案安全管理制度與應(yīng)急處理制度；加強(qiáng)涉密檔案管理與檔案鑒定、銷毀等制度；大力鼓勵(lì)檔案捐獻(xiàn)制度。此外，明確檔案相關(guān)部門的職責(zé)。各級(jí)各部門要加強(qiáng)檔案管理工作，提升檔案工作在社會(huì)建設(shè)中的地位，并納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃中，確保檔案管理與當(dāng)前人民生活水平相符合。

守護(hù)檔案管理工作安全。檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜、系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，檔案安全是檔案工作的底線。隨著我國(guó)的全面發(fā)展與進(jìn)步，檔案安全管理工作也在不斷完善和進(jìn)步。新《檔案法》有多條關(guān)于檔案安全管理的規(guī)定，如第十九條規(guī)定，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全。第四十四條規(guī)定，檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織發(fā)現(xiàn)本單位存在檔案安全隱患的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，消除檔案安全隱患。發(fā)生檔案損毀、信息泄露等情形的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向檔案主管部門報(bào)告。第四十五條規(guī)定，檔案主管部門發(fā)現(xiàn)檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織存在檔案安全隱患的，應(yīng)當(dāng)責(zé)令限期整改，消除檔案安全隱患。

進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。隨著國(guó)內(nèi)網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展，檔案管理工作走向更為系統(tǒng)化與專業(yè)化、網(wǎng)絡(luò)化的方向。新《檔案法》要求相關(guān)部門加強(qiáng)檔案工作快速數(shù)字化轉(zhuǎn)型，從法律層面規(guī)范檔案信息化建設(shè)。其中新增“檔案信息化建設(shè)”條款，涵蓋政府責(zé)任、規(guī)劃、信息系統(tǒng)建設(shè)、電子檔案法律效力、電子檔案管理、電子檔案接收、數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案數(shù)字資源共享利用等檔案信息化建設(shè)各方面。這對(duì)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容進(jìn)行了規(guī)范和總結(jié)，也對(duì)相關(guān)的數(shù)字化信息資源的收集、保存與利用等提出了要求。同時(shí)，鮮明提出“電子檔案與傳統(tǒng)媒體具有相同功效”，即電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

新《檔案法》管理與發(fā)展現(xiàn)狀——以醫(yī)院檔案為例

從新《檔案法》對(duì)檔案管理與發(fā)展利用來看，新時(shí)期檔案管理與發(fā)展工作面臨諸多可研究與發(fā)展、探索的方向，具體可以從以下三個(gè)方面對(duì)醫(yī)院檔案現(xiàn)狀進(jìn)行探討。

新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀。新醫(yī)改對(duì)醫(yī)院管理與發(fā)展提出更高的要求。一些關(guān)注新形勢(shì)下醫(yī)院檔案發(fā)展的學(xué)者通過研究發(fā)現(xiàn)，新醫(yī)改促使檔案管理走向制度化、規(guī)范化與學(xué)科專業(yè)化。如學(xué)者馬茂盛指出，“醫(yī)院應(yīng)當(dāng)逐漸改進(jìn)檔案管理方法，從而提高醫(yī)院檔案工作效率與質(zhì)量?！?/p>

互聯(lián)網(wǎng)大背景下醫(yī)院檔案信息化進(jìn)程。新《檔案法》增加“檔案信息化建設(shè)”條款，明確要求相關(guān)檔案部門、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位與其他組織進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并進(jìn)一步強(qiáng)化措施保障數(shù)據(jù)化電子檔案的安全，這也是適應(yīng)檔案工作走向數(shù)據(jù)化、現(xiàn)代化的重要舉措。為此，檔案館要深化檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，通過對(duì)整體檔案技術(shù)、檔案網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備等更新，提高檔案工作人員保密意識(shí)、業(yè)務(wù)能力，以確保電子檔案的安全性。

醫(yī)院不同類型檔案管理問題。醫(yī)院檔案分類十分復(fù)雜，除了綜合型檔案管理外，還要從不同角度進(jìn)行檔案管理分類，包含醫(yī)院醫(yī)療檔案、電子病歷檔案、醫(yī)院人事檔案與保險(xiǎn)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。此外，還要加強(qiáng)檔案設(shè)備管理的水平。如學(xué)者郭建民、李建良都提出要對(duì)醫(yī)院設(shè)備進(jìn)行精細(xì)化管理，進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院設(shè)備規(guī)范化管理水平，延長(zhǎng)醫(yī)院設(shè)備使用壽命。當(dāng)前，醫(yī)院都采用電子化系統(tǒng)，會(huì)產(chǎn)生大量的電子病歷檔案，這些病歷檔案在醫(yī)療、科學(xué)研究領(lǐng)域有著十分重要的價(jià)值。因此，加強(qiáng)病歷檔案的管理水平，對(duì)發(fā)揮檔案的價(jià)值意義重大。

新《檔案法》實(shí)施背景下檔案管理發(fā)展路徑研究

完善醫(yī)院檔案工作機(jī)制，建立健全相應(yīng)制度。新《檔案法》第十二條規(guī)定，按照國(guó)家規(guī)定應(yīng)當(dāng)形成檔案的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，依法健全檔案管理制度。如何落實(shí)好醫(yī)院檔案的主體責(zé)任，新《檔案法》明確把工作責(zé)任機(jī)制列入監(jiān)督檢查的首要任務(wù)，從而保證工作責(zé)任機(jī)制有效落實(shí)，促進(jìn)檔案管理發(fā)展。醫(yī)院檔案管理工作機(jī)制十分繁瑣、復(fù)雜，同時(shí)工作程序具有多層次性，尤其是在新醫(yī)改背景下，對(duì)醫(yī)院檔案管理人員實(shí)際工作水平與醫(yī)院工作素質(zhì)提出更高的要求。新《檔案法》中明確檔案權(quán)利與義務(wù)，相較于對(duì)過去檔案法強(qiáng)調(diào)公民對(duì)檔案的保護(hù)，而現(xiàn)在需要用權(quán)力保護(hù)檔案，讓我國(guó)檔案保護(hù)事業(yè)更上一層樓，促使完善檔案鑒定與開放等工作，借助法律賦予公民的檔案的權(quán)力范圍，實(shí)現(xiàn)檔案使用價(jià)值擴(kuò)大化，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值用途。

實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，確立檔案資源共建共享制度。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的到來，醫(yī)院信息資源總量持續(xù)上升，涉及的醫(yī)院檔案種類也更為豐富。特別是醫(yī)院內(nèi)部各類醫(yī)療影像設(shè)備形成的相關(guān)數(shù)據(jù)，如CR、CT 等，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案后，加上病人的電子病歷等數(shù)據(jù)信息資源，將產(chǎn)生很大的數(shù)據(jù)內(nèi)存。假設(shè)一些醫(yī)院數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備內(nèi)存夠大，但根據(jù)相關(guān)要求，住院電子病歷數(shù)據(jù)信息資源至少需要保存30 年，同時(shí)設(shè)備檔案、人事管理等建設(shè)都需要依托醫(yī)院檔案管理的不斷完善與更新。這需要加快醫(yī)院信息化檔案建設(shè)步伐，不斷提升檔案相關(guān)的服務(wù)功能，提高檔案信息資源利用程度，這也是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下對(duì)醫(yī)院信息檔案發(fā)展的必然要求。在大數(shù)據(jù)信息時(shí)代中，醫(yī)院檔案信息化管理工作應(yīng)該受到更多重視，這不僅僅是實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)應(yīng)用的可能性，也是順應(yīng)當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)。為提高醫(yī)療服務(wù)相關(guān)水平，以及醫(yī)院整體事業(yè)發(fā)展水平，有必要將醫(yī)院檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化開發(fā)，引入大數(shù)據(jù)等技術(shù)，提升醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)處理能力和效率，確保醫(yī)院檔案信息資源合理利用。

增強(qiáng)檔案應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管控，確保醫(yī)院檔案安全性。新《檔案法》第十九條規(guī)定，檔案機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)建立健全檔案安全工作機(jī)制，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理，提升檔案自身應(yīng)急安全處置能力。結(jié)合當(dāng)前檔案監(jiān)控督查工作，構(gòu)建一套有效的檢查標(biāo)準(zhǔn)與法定程序完整的醫(yī)院檔案內(nèi)部監(jiān)督與社會(huì)外監(jiān)督、檔案法律監(jiān)督制度，將醫(yī)院相關(guān)部門與用戶事后監(jiān)督相結(jié)合，從而完善醫(yī)院檔案監(jiān)督檢查體系，提升醫(yī)院檔案安全性與風(fēng)險(xiǎn)管控力度。醫(yī)院的檔案建立應(yīng)該從醫(yī)院開辦開始，內(nèi)容涉及從建立到現(xiàn)在的業(yè)務(wù)水平、機(jī)械設(shè)備與醫(yī)療事故、外在突發(fā)事故等方面的詳細(xì)記錄，是醫(yī)院檔案管理中十分重要的歷史材料。對(duì)醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行規(guī)范化管理，一方面能夠全方位監(jiān)督醫(yī)院運(yùn)行，提高醫(yī)院工作效率；另一方面，可為醫(yī)院發(fā)展和改革提供可靠有效的依據(jù)。當(dāng)前，由于很多醫(yī)院各個(gè)部門之間缺乏有效的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致不同部門對(duì)檔案管理采取的方式不一樣，如果出現(xiàn)崗位輪換管理等情況，都會(huì)影響醫(yī)院檔案風(fēng)險(xiǎn)管理。

新《檔案法》的出臺(tái)，有助于進(jìn)一步發(fā)揮檔案和檔案工作在推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化中的基礎(chǔ)性作用，為新時(shí)代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)法治保障，讓檔案事業(yè)管理實(shí)現(xiàn)權(quán)利與義務(wù)對(duì)等。以醫(yī)院檔案管理為例，結(jié)合當(dāng)前醫(yī)改與醫(yī)療事業(yè)發(fā)展，以醫(yī)院檔案信息化管理為基準(zhǔn)，充分做好相關(guān)部門整合工作，以新《檔案法》為契機(jī)，有助于創(chuàng)新新形勢(shì)下醫(yī)院檔案發(fā)展模式，提高醫(yī)院檔案利用效率，注重醫(yī)療檔案風(fēng)險(xiǎn)管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。