趙麗娜 等

陳江燕? 劉斯博? 鐘鵬

摘要：本文以農業(yè)科研單位文書檔案管理工作的實踐為基礎，從文書檔案的類型出發(fā)，總結文書檔案的價值，分析農業(yè)科研單位文書檔案在管理中存在的問題，并提出改善建議，以促進農業(yè)科研單位的文書檔案管理工作更加規(guī)范化、科學化。

關鍵詞：文書檔案；農業(yè)科研單位；建議

農業(yè)科研單位通過推動和引導農業(yè)技術創(chuàng)新，不斷促進農業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，是我國農業(yè)科研戰(zhàn)線一支不可忽視的重要力量，也是國家科技創(chuàng)新體系的前沿陣地。在農業(yè)科研單位中，每年都會產生大量的文書檔案。文書檔案是指機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在開展管理活動中所保存的具有一定價值的文件資料[1]。這些文書檔案能夠為領導決策、制度制定、總結匯報、報獎評優(yōu)、員工職稱評定、福利待遇調整等提供真實的憑據，因此，農業(yè)科研單位的文書檔案管理工作具有十分重要的意義。

1 農業(yè)科研單位文書檔案的類型

1.1 上級來文

主要包括轉發(fā)國家、上級主管部委通知；學習貫徹全國代表大會精神、學習國家領導人講話精神通知；評選表彰通知，如模范機關、文明單位評選通知，表彰全國優(yōu)秀共產黨員、優(yōu)秀黨務工作者和先進基層黨組織，全國五一勞動獎章、三八紅旗手評選通知等。黨的建設相關通知，如黨代會代表選舉工作、黨風廉政建設工作會議通知，加強機關紀委建設的通知，“光榮在黨50年紀念活動通知”等。突發(fā)事件如應對自然災害、疫情防控有關工作通知等。

1.2 黨政群團材料

包括轉發(fā)上級通知以及匯報材料、落實材料等；黨員代表大會相關材料，任職免職相關材料，基層黨組織、黨支部書記支委換屆相關材料；黨員干部學習材料，學習情況報告。黨風廉政建設材料，某同志黨風廉政情況的函，“四風”問題、中央八項規(guī)定相關材料；巡視材料，違紀處理決定、通報相關材料。工會活動相關通知等材料，以及節(jié)日慰問、助學助困，大病關愛等材料。

還有科研院所內新規(guī)實施通知，對上級來文的反饋材料；工作報告、總結等，領導班子、機構調整通知，會議記錄及會議紀要，大事記，工作臺賬，工作責任書，評優(yōu)通知，培訓通知，合同協(xié)議，約稿函及相關材料，開展活動通知，自然災害、疫情等突發(fā)事件相關材料，報紙等媒體材料，賀信、唁電、感謝信等。

1.3 人事材料

年度考核材料，述職述廉報告，領導班子及部門報告總結。招聘材料，包括社會公開招聘、高層次人才引進、校園招聘等的通知、名單、調檔函、聘用表等。職稱評選和聘任材料；選派掛職、駐村第一書記相關材料；干部情況調查表；工資福利相關材料；解除聘用合同材料；離退休干部管理相關材料；人事任免調動通知等。

1.4 科研管理服務相關材料

相關部門的商情材料函，最美科研工作者等評選材料，科技管理研究會等協(xié)會籌備、建立、舉辦活動相關材料，人才培養(yǎng)計劃相關材料，舉辦座談會相關材料，舉辦展覽相關材料，申報省級名錄相關材料，成立專家指導組的相關材料，科研業(yè)務費相關材料，學術交流相關材料，項目建設實施方案申請批復材料，省科學技術獎勵的決定，種質資源保護與利用發(fā)展規(guī)劃，科研項目統(tǒng)計表等。

農業(yè)博覽會、農產品交易會、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)大賽等材料，脫貧攻堅、鄉(xiāng)村振興、對口支援、基地建設等幫扶材料，農村專業(yè)技術協(xié)會材料，科技共建材料，戰(zhàn)略合作協(xié)議，知識產權交易申請表等。

參與國際交流論壇、國際項目合作等材料，國外人才引進計劃、海外人才回國服務政策，外賓接待、外語培訓考試、公派出國、因公出國的計劃等國際交流材料。

1.5 財務、安保等其他材料

財務相關文書檔案有財務制度、管理辦法實施通知，審計報告，資金下達撥付通知，調減資金通知，款項撥付請示，審計報告，國有資產報告等。

安全保衛(wèi)相關檔案有安全生產相關通知，垃圾分類、愛國衛(wèi)生月等活動通知，無煙黨政機關建設、節(jié)能節(jié)水相關材料，房屋設施維修、電梯維護、防汛防災、消防安全、房產相關材料，保潔保安服務合同，采購合同，土地租賃合同，工程驗收報告，招標文件等。

1.6 二級單位文書檔案

主要包括請示申請，大事記，工作計劃，工作總結，會議記錄，職工名冊，班子成員分工，成立工作領導小組等材料。

2 農業(yè)科研單位文書檔案的價值

2.1 執(zhí)行依據

農業(yè)科研單位接收的上級指示文件，以及單位內部申請回復、規(guī)章制度等政策性公文，是開展工作、處理行政事務的基本依據，是各部門共同遵守的行動準繩，為單位內部工作流程的一致性、行動規(guī)范的統(tǒng)一性提供了保證。

2.2 決策參考

文書檔案記載了歷年行政工作的處理過程，上級通知的執(zhí)行結果，是各項工作的經驗總結，通過對相關檔案的整理、總結、提煉和整合，能夠為類似工作或問題提供參考依據，是領導做出決策的重要參照資料，從而提高工作效率，提升處理問題的準確率以及合理性。

2.3 查考憑證

農業(yè)科研單位文書檔案類型豐富，數(shù)量龐大，在日常工作以及問題糾紛處理中，發(fā)揮了十分重要的憑證作用，比如上級單位或黨委紀檢部門檢查巡視、發(fā)生勞動土地等糾紛、基礎設施改造、設備維修保養(yǎng)、知識產權維護、干部晉升評優(yōu)、獎項申報等，都需要相應節(jié)點的文書檔案給予材料證明或數(shù)據支撐，良好的文書檔案管理，將為單位節(jié)省成本，減少損失，同時，也為人才選拔提供了翔實可靠的憑據。

2.4 素材資料

豐富的文書檔案庫存，可以為農業(yè)科研單位的宣傳工作、大事記以及年鑒的編纂工作、科研成果匯編、黨建活動、工會活動、專題報告等，提供豐富的素材和資料，對歷年相關檔案的高價值資料進行整理，以真實的檔案為支撐，可以使形成的材料更具說服力和感染力。

3 農業(yè)科研單位文書檔案管理中存在的問題

3.1 檔案意識薄弱，歸檔不及時

農業(yè)科研單位的文書檔案收集工作普遍不及時。原因有以下幾個方面，一是農業(yè)科研工作者科研壓力大，工作繁忙，其主要精力都在科學研究上，對檔案工作重視程度并不高，沒有對檔案及時整理歸檔的意識。二是出于日后自身使用方便的考慮，將檔案都存在自己手里。三是擔心科研成果或個人信息泄露，不愿意將檔案移交到檔案室。四是日常工作存在部門交叉的情況，歸檔時互相推諉，遲遲不能歸檔。有時在檔案工作人員的提醒下，可以將檔案補齊，但有時即使檔案員多次溝通，仍不能保證及時歸檔。

3.2 檔案不規(guī)范，收集不完整

農業(yè)科研單位除了主要的科學研究系統(tǒng)，還有行政管理系統(tǒng)和科技開發(fā)系統(tǒng)，部門多，檔案數(shù)量大。當一項工作涉及多個部門時，由于權責不明確、歸檔意識淡薄等原因，不同環(huán)節(jié)檔案可能分散存于不同部門，檔案往往收集不完整。

此外，各基層組織檔案工作人員往往由科研工作人員兼任，他們缺少專業(yè)的檔案知識，再加上平時不重視對檔案的整理和收集，管理方式較為粗放。這就使得收集的文書檔案不規(guī)范、不完整。比如題名不規(guī)范、歸檔材料為復印件、缺少上報材料或批復等。

3.3 沒有定期銷毀，庫存壓力大

文書檔案保管期限歷史上有過幾次變動。2001年以前，文書檔案是以“卷”為單位進行管理的，分為長期和短期。2002年以后，文書檔案以“件”為單位管理；2007年及以前，保管期限仍為長期和短期，2008年開始，保管期限分為永久、30年、10年。

對于成立時間較早的農業(yè)科研單位，相當一部分檔案已經過了保管期限，應該按照相關規(guī)定和流程進行鑒定和銷毀。但是由于機構改革等歷史原因，或者擔心日后利用等，很多檔案仍然保存在庫，實質上保管期限已經都變成了“永久”，這給檔案庫存帶來很大壓力。檔案數(shù)量逐年遞增，存放問題亟待解決。

3.4 信息化程度低

隨著計算機技術的發(fā)展和檔案理論的進步，檔案管理工作已經漸漸從紙質管理向數(shù)字化管理轉變。但受到經濟水平、檔案發(fā)展意識等的限制，大多數(shù)農業(yè)科研機構的檔案管理工作仍以紙質管理為主，或者處于較為低級的數(shù)字化階段。僅僅將保管期限為永久的文書檔案進行掃描，同時，將圖片掛接到檔案管理系統(tǒng)中，以便于儲存和查閱。這樣簡單的掃描和目錄鏈接，只能按照固定的項目，比如按照題名、責任者、歸檔部門、文件形成時間等要素進行查閱，還不能對全文字段進行檢索。檔案系統(tǒng)的查詢權限目前也只是在檔案室查詢，還沒有實現(xiàn)異地查詢、24 h查詢，系統(tǒng)的利用權限設置、開放和安全管理仍不能滿足利用者的需求。檔案信息化還是一個需要不斷探索和開發(fā)的課題。

3.5 利用不充分

目前，農業(yè)科研單位的文書檔案利用頻率仍然不高，檔案收集整理上架后，主要是“存起來”，或者偶爾查詢借閱，在利用方式上仍然比較單一。對檔案資料的開發(fā)、宣傳仍然不夠。檔案工作者也很少對檔案資源進行整合，沒有進一步地整理、分析和統(tǒng)計。豐富的檔案資源并沒有“活起來”，檔案價值沒有得到充分發(fā)揮，仍有很大的開發(fā)空間。

4 對農業(yè)科研單位文書檔案管理工作的幾點建議

4.1 加強檔案知識宣傳，增強檔案重要性意識

檔案工作基本不能提供直接的經濟價值，是“養(yǎng)兵千日，用兵一時”的隱性價值工作。檔案能夠為領導決策、職稱評聘、評獎評優(yōu)、職務晉升等提供參考和依據，農業(yè)科研單位應該通過多種多樣的宣傳方式，使人們轉變觀念，重新認識檔案，認識檔案工作的重要性。比如開辦講座、懸掛宣傳資料、播放宣傳視頻、開辦檔案實績展覽，組織檔案知識競賽，開展檔案法律法規(guī)宣傳，開展國際檔案日活動等途徑，強化職工檔案意識，普及檔案知識。還可以利用網絡連線、現(xiàn)場直播等方式，為檔案利用者答疑解惑，促使人們重視檔案、了解檔案工作、知曉檔案工作的重要性，進而推動農業(yè)科研工作的順利開展。

4.2 加強溝通，注重前端控制

檔案部門應與業(yè)務部門加強溝通，了解檔案利用需求，有針對性地提供檔案查借閱工作。同時，通過開辦講座培訓，電話視頻溝通等方式，指導基層檔案工作者齊全、完整、規(guī)范地整理檔案，移交檔案。

同時，還要健全檔案管理制度，使各項檔案工作都有據可依。依托《檔案法》，結合農業(yè)科研單位的特點，建立健全《檔案管理制度》《檔案借閱制度》《檔案保密制度》《檔案銷毀制度》《文件材料歸檔范圍和保管期表》《檔案人員崗位責任制度》等。同時，檔案工作人員要不斷提高自身素質，深化專業(yè)知識，比如參加檔案法規(guī)培訓班、檔案學術研討會、檔案經驗交流會，或者到兄弟單位參觀學習，不斷提高檔案管理水平和服務技能。此外，檔案工作人員還要堅持立項建檔、過程管檔、驗收存檔、成果歸檔，參與到檔案工作的各個流程和環(huán)節(jié)中。并且定期進行檔案盤點和自查，遇到問題，及時補救或更正，提高文書檔案的管理質量。

4.3 存量數(shù)字化，對歷史檔案進行鑒定保存

信息化建設在農業(yè)檔案管理中的推廣和應用，不僅可以實現(xiàn)農業(yè)資源的網絡交流與共享，提高檔案的流通和利用，改變以往農業(yè)科研材料的封閉、陳舊模式，而且可以加速科研成果的交流、轉化、推廣和利用[2]。歷史檔案由于保存時間長、保管環(huán)境不理想等原因，很多檔案已經出現(xiàn)紙質脆化，破損、發(fā)霉等現(xiàn)象，應及時利用專業(yè)的工具進行修復。對于保存期限為永久或長期的檔案，應盡快進行掃描數(shù)字化，存放于專業(yè)的檔案光盤或掛接到檔案管理系統(tǒng)中。由于機構改革等歷史原因，從檔案的唯一性考慮，為日后使用方便，應對檔案保管期限重新鑒定，重要的檔案存量都做好數(shù)字化，同時，做好備份，紙質檔案可向檔案館進行移交。對于近期形成的，已超過保管期限的檔案，也應該按照銷毀流程，進行鑒定和銷毀，減輕庫房存放壓力，釋放庫房空間，為日后檔案存放做好前期準備工作。

4.4 加強技術資源支持，實現(xiàn)文書檔案的現(xiàn)代化管理

國家和地方應在檔案信息化建設上給予更多的支持，完善人員配備和庫房設備等保障措施，利用物聯(lián)網、移動互聯(lián)網、大數(shù)據、AI、VR、AR等先進技術，推動檔案信息化，建立專題檔案庫、數(shù)字檔案館等。檔案管理系統(tǒng)應盡快實現(xiàn)與辦公系統(tǒng)的對接，在遵循文件生命周期理論的前提下，實現(xiàn)文件到檔案的轉化，提高檔案收集的效率。檔案工作者應加強檔案收集，不斷豐富庫存資源，保證檔案的科學化、規(guī)范化管理，建立起檔案的制度體系、資源體系、服務體系、安全體系，推動數(shù)字檔案建設。

同時，農業(yè)科研單位需注重對電子檔案的安全管理，強化計算機網絡檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控力度，提高檔案信息安全與網絡安全意識，并及時修補管理軟件的安全漏洞，注重檔案上傳、下載的安全等級，設置訪問權限等[3]。

4.5 增強檔案利用效果，盤活檔案資源

檔案工作者應以滿足農業(yè)科研工作者等相關人員的利用需求為目標，以方便科學研究工作，促進檢索工具和利用方式的多樣化。除了利用檔案管理系統(tǒng)，還可以使用表單查閱、電話查閱、視頻查閱等方式，使農業(yè)科研工作者在田間地頭也能滿足檔案利用需求。如有定期查借閱檔案的需要，檔案工作人員可提前做好檔案利用準備工作。同時，利用豐富的庫存資源，在符合知識產權保護要求的前提下，開展檔案編研，編寫大事記、組織機構沿革、成果匯編、文件制度匯編、科研項目匯編、課題匯編、人名索引、農業(yè)專家簡介、檔案利用實績匯編[4]等，切實把文書檔案資源轉化為惠及群眾的生活資源和工作資源。

5 結語

綜上所述，文書檔案在農業(yè)科研單位具有十分重要的作用，檔案工作人員應該利用自身專業(yè)優(yōu)勢，結合實際，不斷開拓檔案管理新模式，使文書檔案在收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用等各個環(huán)節(jié)都能趨于規(guī)范化、科學化。

參考文獻

[1] 白楊.關于加強文書檔案收集工作的探討[J].決策與信息，2016（30）：211.

[2] 王亞芬.如何加強農業(yè)科研檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務，2012（2）：33.

[3] 王麗娟.對農業(yè)科研單位檔案規(guī)范化管理的再思考[J].辦公室業(yè)務，2018（6）：131.

[4] 丹東農業(yè)科學院.加強檔案信息開發(fā)促進科技成果轉化[J].蘭臺世界，1999（5）：9.