林麗娜

大數據時代的到來為檔案信息化建設帶來了新的挑戰(zhàn)和使命。由于珍稀瀕危野生動植物制品檔案的特殊性，目前，其數字化建設正處于不斷探索的階段?，F以國家珍稀瀕危野生動植物制品（北方）儲藏庫為例，從內部制品檔案管理的實踐出發(fā)，通過對珍稀瀕危野生動植物制品檔案的存儲現狀及其數字化過程中的難點、痛點進行分析，提出相關的解決策略，以期加深人們對珍稀瀕危陸生野生動植物制品檔案數字化管理的認識和了解。

依據《中華人民共和國野生動物保護法》《中華人民共和國陸生野生動物保護實施條例》《中華人民共和國瀕危野生動植物進出口管理條例》以及財政部《關于印發(fā)＜罰沒財務管理辦法＞的通知》等與野生動植物保護相關的政策法規(guī)的要求，應遵循罰沒制品管理工作中執(zhí)法、保管、處置崗位相分離的原則，罰沒的陸生野生動植物制品應由縣級以上林業(yè)和草原主管部門依法處理，而我國專門負責存儲和處理國家珍稀瀕危野生動植物制品的機構還存在空白。為此，在國家林業(yè)和草原局以及北京市園林綠化局的大力推動下，北京建設了國家珍稀瀕危野生動植物制品（北方）儲藏庫（以下簡稱儲藏庫），用于存儲海關、市場監(jiān)管、紀檢監(jiān)察等部門依法罰沒并移交給林業(yè)和草原主管部門的陸生野生動植物制品。儲藏庫的建成也是推動我國瀕危野生動植物保護實現高質量發(fā)展，促進人與自然和諧共生的落地之舉。

儲藏庫內制品檔案存儲現狀

儲藏庫項目于2019年6月啟動，2020年12月竣工驗收，2021年12月開始接收儲藏品。總用地面積17993平方米，庫內建有存儲庫房88間。同時配備了智能消防聯(lián)動系統(tǒng)、監(jiān)控防盜系統(tǒng)等多個現代化綜合管理系統(tǒng)，是一個集收儲保管、展覽陳列、智能管理等功能于一體的動植物制品檔案管理庫房。庫房內存儲的制品以象牙原牙及牙雕制品為主，同時存有部分穿山甲片、羚羊角、虎皮等瀕危陸生野生動物制品，沉香、紫檀等瀕危珍稀植物制品，其他多門類的國家珍稀瀕危動植物皮毛、骨角、植物等未加工制品以及通過雕刻、研磨、烘干等形式加工的實體制品。目前，庫內現有動植物制品檔案的數字化管理措施主要包括以下幾點。

制品移交全過程的數字化處理

1.移交開始前，移交方需提供移交制品的詳細電子清單，并由接收方在接收前將制品清單導入儲藏庫移交管理系統(tǒng)。

2.移交當日，交接雙方工作人員根據移交清單，將移交制品放置在移交指定區(qū)域，經雙方確認原施封無破損后，予以開箱，進行清點，并逐一核實實物與清單描述制品的數量、形態(tài)是否一致，對一致的予以接收，不一致的予以退回。

3.在初步確認制品數量無誤后，由相關專家進行真假鑒定，按照瀕危野生動植物制品、混合制品和非瀕危野生動植物制品進行標注，同時檢查制品的品相、外觀是否完好，對鑒定出有損傷、有裂紋的制品要進行備注說明，隨后出具鑒定報告，并依次對制品進行拍照留樣、錄入移交系統(tǒng)、上傳制品照片等操作。對于鑒定為非瀕危野生動植物制品的則由移交雙方商定，可以移交給儲藏庫，也可以退回給移交方。對于移交給儲藏庫的非瀕危野生動植物制品則需進行單獨拍照留存。

4.對罰沒制品進行稱重計量，核實重量。對計量結果要進行同步拍照，導入系統(tǒng)。對于鑒定為非瀕危野生動植物制品的則需要單獨計重，但不錄入系統(tǒng)。隨著制品數量的再確認工作完成后，移交雙方對制品的交接工作暫時告一段落。

制品存放位置的數字化處理

移交雙方確認制品的真?zhèn)巍盗?、重量，并對鑒定為正品的瀕危動植物制品進行拍照后將相關資料上傳到電腦管理系統(tǒng)，并在系統(tǒng)內選取適合制品存放的庫房以及貨架，打印標簽。標簽應注明原碼、數量、重量、時間和存放地址等內容。對于非瀕危野生動植物制品則采用手寫標簽紙的方式，標簽內容包括原碼、數量、重量、時間和存放地址，放入單獨的包裝箱內，并加貼專用封簽。最后交接雙方以及鑒定專家在《XXX單位移交野生動植物制品接收單》和《XXX單位移交非野生動植物制品接收單》上簽字確認，至此，整個交接工作結束。

罰沒制品入庫后的數字化管理

接收工作結束后，工作人員需要對封箱完畢的所有制品（包括瀕危野生動植物制品和非瀕危野生動植物制品）進行入庫，按照動物骨骼（象牙、豹牙、犀牛角）、皮毛（虎皮、熊皮）、植物（紅木、沉香）進行分類后，由電腦生成制品標簽信息，然后進行分類入庫，存至對應的樓層、區(qū)域、房間、貨架，并碼放整齊。最后所有參與入庫的人員須在入庫登記表上簽字確認。需要注意的是，入庫后的制品信息不可隨意更改。

庫房內制品的智慧化管理

珍稀瀕危野生動植物制品真實反映了野生動植物的生存環(huán)境、地理分布、形態(tài)特征等，可以讓人們更加直觀地了解其形態(tài)特征，因此在庫房管理上，要充分考慮珍稀瀕危野生動植物制品的原始性、易損性等特征，進行分區(qū)域管理[1]。

1.骨角類制品的管理。庫房內的骨角類制品以象牙、犀牛角、羚羊角為主，同時存有少量盔犀鳥、虎牙、豹牙等制品。對于象牙等對濕度和溫度有一定要求的骨角類制品，工作人員在存儲時要對其進行獨立的密封處理，以防止其因水分流失而開裂。工作人員還要盡量確保庫房環(huán)境恒溫恒濕。如果發(fā)現入庫的個別骨角類制品在移交時就已出現了生蟲、發(fā)霉或者腐爛等問題，工作人員應先將腐爛的地方剝離去除，再以清水用毛刷刷凈，最后用高溫熏蒸的方式進行消殺處理，并將其包裹進行陰干，待陰干到一定程度之后進行獨立密封處理，從而避免其再次腐爛、發(fā)霉、開裂。定期對存放環(huán)境進行消殺可以有效避免蚊蟲蛇蟻對制品和密封設備的破壞。

2.鱗甲、皮毛、皮質類制品的管理。庫內的鱗甲、皮毛、皮類制品以虎皮、鱷魚皮、穿山甲片等為主。在皮毛類制品的管理上，可以按照鱗甲類制品、皮質類制品、皮毛類制品進行分類。鱗甲類制品（如穿山甲片）的儲存比較簡單，其主要成分是角蛋白，與人類指甲的成分相同，非常堅硬，因此不易生蟲腐爛，直接封存在箱子里即可。對于存在臟污的甲片，用刷子去除表面雜質再裝箱封存即可，存放位置的環(huán)境要避光干燥。皮質類制品（如鱷魚皮）最忌風吹日曬，直接放在通風陰涼處即可。對于有臟污處的皮質類制品，以軟布進行擦拭即可。皮毛類制品（如虎皮）在存儲時需要考慮皮毛脫落的問題。這類制品不宜存放在密閉的空間，要保持通風，且皮草間要保持距離，防止受潮。對于臟污的地方，首選抖動的方式去除表面的灰塵；對于抖落不掉的臟污，用毛刷沾著清水刷干凈即可。需要注意的是，此類制品不可經常清洗，以防皮毛脫落。

3.珍稀植物類制品的管理。庫內珍稀植物類制品以沉香、紫檀木及其制品為主。植物類制品一般存放在陰涼、避免陽光直射的庫房內。例如，沉香的存儲溫度一般要保持在18—21℃，以防因氣溫過高而導致沉香油脂揮發(fā)；紫檀木及其制品存儲環(huán)境的溫度應保持在20℃左右，同樣需要避免陽光直射，并在條件允許的情況下進行密封保存。

儲藏庫內制品檔案數字化建設的難點與痛點

制度建設還有待進一步完善

由于瀕危野生動植物制品檔案管理的小眾化和局限性，有關部門在檔案數字化制度的建設方面還存在很大不足。涉及瀕危動植物制品檔案管理的單位和工作人員在管理制品檔案方面還處于摸索學習的狀態(tài)，主要依靠經驗進行管理，因此管理的方式方法不統(tǒng)一。不論在國家層面還是在地方政府層面，對珍稀瀕危野生動植物制品的檔案管理都缺乏明確具體的、可操作性強的執(zhí)行標準。

硬件設施有待進一步優(yōu)化

第一，目前儲藏庫使用的制品移交系統(tǒng)為東北林業(yè)大學開發(fā)的國家珍稀瀕危野生動植物制品（北方）儲藏庫管理系統(tǒng)。在實際使用過程中，工作人員發(fā)現了一些弊端，如交接制品清單數據不可更改。交接過程中出現移交制品在數量、形態(tài)上與移交前錄入的信息不一致時，不能進行實時更改，整個交接過程被迫終止。交接方必須重新提供交接清單后再進行導入，交接雙方的交接工作只能再行約定時間。第二，目前，儲藏庫制品檔案管理的硬件設施主要有計算機、攝（照）相機、稱重器等基礎硬件設施，很難對移交制品的全貌進行全方位的展現與還原，缺乏一定數量的高端設備以滿足未來制品檔案的數字化建設需求，以及在未來檔案管理中對收儲的制品進行三維立體數字化開發(fā)。第三，在數字化轉化過程中，保密工作還不到位。移交的國家珍稀瀕危野生動植物制品檔案中的一部分屬于秘密檔案。檔案在移交時涉及圖片采集、信息錄入等環(huán)節(jié)，在此過程中國可能出現泄密的問題，而相應的安全防范措施還不夠完善。

專業(yè)水平有待進一步提升

第一，制品檔案數字化管理是一項綜合性的、長期的管理過程。在制品檔案的數字化轉化過程中，檔案管理人員和信息技術人員要相互配合。但是目前，儲藏庫制品檔案管理人員和信息技術人員的合作模式還不夠成熟，導致雙方的工作相對獨立。此外，面對珍稀瀕危動植物制品檔案管理這一新型事物，檔案管理人員也缺乏一定的專業(yè)知識，稍有不慎就會導致制品受潮、生蟲以及損壞，無法為技術人員提供有力支持。第二，制品的清查盤存等日常管理工作還不能完全數字化。目前，制品檔案管理還是采用傳統(tǒng)的手工填寫巡查記錄的方式進行，這導致數據的整理、細分統(tǒng)計等工作效率不高。

儲藏庫制品檔案數字化管理的優(yōu)化策略

完善工作制度

制品檔案數字化管理制度的建設要具有科學性、宏觀性以及前瞻性，單位領導要切實做好頂層設計。只有在完善的工作制度的引導下，制品檔案的數字化管理工作才能更為科學、規(guī)范地開展。2022年，國家檔案局發(fā)布了《實物檔案數字化規(guī)范》（DA/T 89—2022），填補了國內實物檔案數字化技術標準方面的空白；2021年11月5日，國家林業(yè)和草原局動植物司發(fā)布了《罰沒野生動植物及其制品保管處置管理辦法（征求意見稿）》；2023年5月，北京市園林綠化局內部發(fā)布《北京市園林綠化局接收、保管及處置罰沒野生動植物制品工作制度》。儲藏庫根據以上3個文件，在充分調查研究以及結合工作實際的基礎上，完善了《國家珍稀瀕危野生動植物制品（北方）儲藏庫移交接收工作流程（試行）》《國家珍稀瀕危野生動植物制品（北方）儲藏庫日常管理制度》《國家珍稀瀕危野生動植物制品（北方）儲藏庫庫房管理制度》等一系列制度，對崗位管理、人員管理、設備管理、數據管理、庫房管理等工作流程進行了明確規(guī)定，并進一步完善了問題反饋機制，以便對制品檔案數字化管理工作過程中發(fā)現的問題進行及時反饋和修正。

建立制品檔案數據中心

檔案數字化管理是隨著計算機技術、OCR技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術以及存儲技術的發(fā)展而形成的一種新型檔案管理模式，它可以把各種形式的檔案資源轉化為數字化檔案信息，以數字化的形式存儲并利用計算機系統(tǒng)進行科學管理，以便人們隨時利用，從而實現資源共享。通過這種檔案管理模式，由檔案管理部門主導的制品檔案管理將從松散無序的狀態(tài)進入科學化管理的集成狀態(tài)，從而推動儲藏庫制品檔案管理的高質量發(fā)展。2023年5月，儲藏庫在全方位征集意見、多次論證、反復研究的基礎上對東北林業(yè)大學開發(fā)的制品移交管理系統(tǒng)進行了細化完善，開發(fā)出了第二代制品智能收儲管理軟件系統(tǒng)。升級后的系統(tǒng)有很多優(yōu)勢。例如，對交接過程中移交信息不可實時更改這一弊端進行了修正；對存儲庫房內的動植物制品現存量不能自動顯示，只能依靠人工手動操作等不足進行了改進；同時結合實際工作需要增加了庫內環(huán)境溫濕度監(jiān)測、出入庫智能化管理、庫房日常巡檢等功能，進一步厘清了移交和收儲過程中各個環(huán)節(jié)的數字化管理權責。與此同時，儲藏庫不斷加強數字化檔案的安全管理工作，通過使用先進的網絡防火墻、特定安全軟件，以及建設單位內部單獨的安全網絡架構等措施加強網絡安全防范，確保數字檔案的安全。在實體制品的安全方面，儲藏庫完成了庫區(qū)制品位移智能報警系統(tǒng)建設。該系統(tǒng)能夠對展廳內的制品進行實時監(jiān)測，有效捕捉到制品的位置變化并及時報警，為儲藏庫的藏品安全保駕護航。

提高管理人員的專業(yè)水平

隨著信息時代的不斷發(fā)展，檔案管理人員必須熟練掌握計算機的使用方法、信息存儲技術以及各種軟件的操作[2]。珍稀瀕危陸生野生動植物制品檔案管理人員除了要掌握檔案管理的相關知識外，還要掌握與珍稀瀕危陸生野生動植物制品管理相關的基礎知識。對此，檔案管理部門可以通過定期開展培訓的方式增加工作人員的知識儲備，如邀請國家動物標本資源庫、森林生態(tài)環(huán)境與自然保護研究所的專家來儲藏庫授課，以推動國家珍稀瀕危野生動植物制品檔案管理朝著創(chuàng)新、有序、科學的方向不斷發(fā)展。就職業(yè)素養(yǎng)來說，管理罰沒的國家珍稀瀕危陸生野生動植物制品是一項具有一定機密性的政治性工作[3]，這要求檔案管理人員不僅要堅持正確的政治方向，還要養(yǎng)成良好的職業(yè)操守，具備極高的責任意識，從而確保制品檔案具有真實性、完整性、連續(xù)性和安全性。

（作者單位：北京市共青林場管理處）