田震 何勁松

1.四川省農(nóng)業(yè)機(jī)械科學(xué)研究院，四川成都

2.四川省農(nóng)業(yè)科學(xué)院水稻高粱研究所，四川成都

近年來(lái)，隨著人工智能、全面數(shù)字化電子發(fā)票等新技術(shù)、新事物的出現(xiàn)，以“記賬員”角色為主的傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理正面臨新的使命和挑戰(zhàn)。農(nóng)業(yè)科研院所需要改革財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程，創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理模式，提升財(cái)務(wù)服務(wù)效能，更好滿(mǎn)足科研項(xiàng)目資金管理需求。

1 傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)模式存在的問(wèn)題

某科研院所主要從事培育水稻、高粱、蔬菜、玉米等作物的新品種以及良種、良法、產(chǎn)后加工配套技術(shù)研究和服務(wù)。2020 年及以前，采用傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)模式主要存在以下問(wèn)題。

1.1 財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)繁多，財(cái)務(wù)審核工作量大

隨著國(guó)家農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)投入力度的加大，該科研院所承擔(dān)的科研項(xiàng)目數(shù)量不斷增多，財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)量逐步增大。財(cái)務(wù)人員需要審核報(bào)銷(xiāo)項(xiàng)目資金來(lái)源等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，查詢(xún)核對(duì)報(bào)銷(xiāo)票據(jù)真假情況，手工核算報(bào)銷(xiāo)人員的報(bào)銷(xiāo)金額是否填寫(xiě)正確，審核出差審批表、考勤表、合同、出入庫(kù)單據(jù)等附件資料是否完善等。財(cái)務(wù)人員將大量工作時(shí)間用于財(cái)務(wù)基礎(chǔ)審核工作，影響了財(cái)務(wù)管理水平與服務(wù)農(nóng)業(yè)科研質(zhì)量。

1.2 財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)審簽時(shí)間長(zhǎng)，賬務(wù)處理及查詢(xún)滯后

農(nóng)業(yè)科研院所的領(lǐng)導(dǎo)幾乎都承擔(dān)了一部分科研項(xiàng)目任務(wù)，無(wú)法在固定時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行票據(jù)審核簽字，導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)審核簽字時(shí)間較長(zhǎng)，報(bào)銷(xiāo)人員不能及時(shí)完成財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)。同時(shí)，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)賬務(wù)處理存在滯后性，所有賬務(wù)處理均需資金支付成功后才能進(jìn)行，因此，項(xiàng)目組人員進(jìn)行項(xiàng)目賬務(wù)查詢(xún)的數(shù)據(jù)只能是已入賬的，在途而未入賬的資金支付數(shù)據(jù)不能納入查詢(xún)范疇，不能實(shí)時(shí)反映科研項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度。

1.3 科研財(cái)務(wù)助理制度未健全,科研人員事務(wù)性工作負(fù)擔(dān)重

根據(jù)中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財(cái)政科研經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目資金管理等政策的若干意見(jiàn)》，各科研項(xiàng)目應(yīng)落實(shí)財(cái)務(wù)助理制度，輔助科研項(xiàng)目的順利實(shí)施。但農(nóng)業(yè)科研院所因人員、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)來(lái)源以及編制控制數(shù)額等限制因素，無(wú)法聘用財(cái)務(wù)助理人員，只能由項(xiàng)目組成員兼任，增加了科研人員日常事務(wù)性工作。

2 財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)智能化建設(shè)現(xiàn)狀及優(yōu)點(diǎn)

為更好地服務(wù)于科研工作，某科研院所加快完善和優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程，財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)模式已經(jīng)從傳統(tǒng)報(bào)賬模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑瘓?bào)銷(xiāo)。

2.1 實(shí)現(xiàn)了“一網(wǎng)、一門(mén)、一次”創(chuàng)新財(cái)務(wù)服務(wù)模式

實(shí)施智能化報(bào)銷(xiāo)分四步走。一是由報(bào)銷(xiāo)人登錄網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)，進(jìn)行發(fā)票拍照上傳認(rèn)證，認(rèn)證發(fā)票照片將自動(dòng)識(shí)別報(bào)銷(xiāo)類(lèi)型；二是選擇報(bào)銷(xiāo)發(fā)票照片進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)時(shí)，確認(rèn)系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別的開(kāi)支項(xiàng)目及報(bào)銷(xiāo)科目是否正確，若有誤，及時(shí)更改為正確的報(bào)銷(xiāo)項(xiàng)目或科目；三是進(jìn)行支付信息填報(bào)，支付信息主要有報(bào)銷(xiāo)人、支付發(fā)票單位、沖銷(xiāo)借款的方式，可以一鍵式提取支付數(shù)據(jù)；四是上傳觸發(fā)式的補(bǔ)充說(shuō)明、輔助證據(jù)等相關(guān)附件資料照片后，提交報(bào)銷(xiāo)。待報(bào)銷(xiāo)審批通過(guò)后，報(bào)銷(xiāo)人在智能化報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)中打印報(bào)銷(xiāo)單，連同原始票據(jù)及輔助資料原件遞交財(cái)務(wù)部門(mén)，從而完成智能化報(bào)銷(xiāo)流程。智能化報(bào)銷(xiāo)將傳統(tǒng)的手工報(bào)賬方式簡(jiǎn)化為智能識(shí)別、網(wǎng)上審批、打印投遞，顯著提高了制單的效率和準(zhǔn)確性，達(dá)到了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)多跑路，報(bào)銷(xiāo)人員少跑路的效果。

2.2 解決了“簽字難”的問(wèn)題

智能化報(bào)銷(xiāo)實(shí)施網(wǎng)上審批，審批同時(shí)支持電腦、手機(jī)、平板等設(shè)備登錄，按照事前設(shè)定的審批流程逐級(jí)推送到單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)等具有簽字權(quán)限的人員進(jìn)行簽名審批，智能化報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)具備審批流程可視化以及審批信息精準(zhǔn)推送提醒功能，有效避免了可能導(dǎo)致報(bào)銷(xiāo)單在某一環(huán)節(jié)停滯的情形，徹底解決了“簽字難”的問(wèn)題。

2.3 票據(jù)智能識(shí)別、分類(lèi)、認(rèn)證信息化程度顯著提高

智能報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了票據(jù)智能識(shí)別、智能分類(lèi)、自動(dòng)認(rèn)證功能，通過(guò)引入發(fā)票智能查驗(yàn)功能，實(shí)現(xiàn)批量掃描發(fā)票信息并快速檢驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)?。?yàn)證的結(jié)果由國(guó)家稅務(wù)總局電子稅務(wù)管理中心提供，因此保證了報(bào)銷(xiāo)發(fā)票的真實(shí)性。通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置報(bào)銷(xiāo)科目涉及的相關(guān)發(fā)票信息內(nèi)容及品目，自動(dòng)匹配發(fā)票報(bào)銷(xiāo)科目分類(lèi)，保證了自動(dòng)匹配報(bào)銷(xiāo)科目的精準(zhǔn)性，提升了智能化報(bào)銷(xiāo)的效率和準(zhǔn)確性。

3 智能化財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)建設(shè)容易出現(xiàn)的問(wèn)題及解決方案

3.1 財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)反饋信息途徑單一，問(wèn)題單據(jù)重復(fù)審批

智能化報(bào)銷(xiāo)采用的審批提醒推送功能，只有在當(dāng)前審批環(huán)節(jié)結(jié)束后才能推送到下一環(huán)節(jié)，而財(cái)務(wù)審批環(huán)節(jié)一般靠后，故財(cái)務(wù)人員不能在報(bào)銷(xiāo)初期審查報(bào)銷(xiāo)單據(jù)信息是否正確；若遞交原始單據(jù)信息有誤，財(cái)務(wù)審核崗只能將問(wèn)題單據(jù)直接退給經(jīng)辦人，待完成單據(jù)修改后再次履行審批程序，導(dǎo)致問(wèn)題單據(jù)在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等人手中重復(fù)審批，降低了報(bào)銷(xiāo)效率。

3.2 智能化報(bào)銷(xiāo)前需數(shù)據(jù)測(cè)試，提高報(bào)銷(xiāo)方案穩(wěn)定性

智能化報(bào)銷(xiāo)推廣前，需要財(cái)務(wù)人員作為測(cè)試員進(jìn)行大量各類(lèi)報(bào)銷(xiāo)測(cè)試，檢測(cè)系統(tǒng)中各類(lèi)報(bào)銷(xiāo)數(shù)據(jù)是否能夠按照設(shè)置流程進(jìn)行，確定最優(yōu)報(bào)銷(xiāo)方案。優(yōu)先推薦兩個(gè)部門(mén)進(jìn)行智能化報(bào)銷(xiāo)試點(diǎn)，待試點(diǎn)部分穩(wěn)定運(yùn)行后再大面積推廣，避免智能化報(bào)銷(xiāo)推廣后更改報(bào)銷(xiāo)方式和報(bào)銷(xiāo)流程，影響智能化報(bào)銷(xiāo)推廣進(jìn)度。

智能化報(bào)銷(xiāo)前期設(shè)置規(guī)劃需要財(cái)務(wù)人員花費(fèi)大量的時(shí)間和精力對(duì)整個(gè)財(cái)務(wù)管理流程進(jìn)行梳理，需與軟件管理人員加強(qiáng)溝通交流，在智能化報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中設(shè)置適合本單位的報(bào)銷(xiāo)管理模式，不能單純地借鑒其他單位模式。若財(cái)務(wù)人員對(duì)智能化報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)運(yùn)行邏輯掌握不全面，不利于智能化報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的維護(hù)和推廣。

3.3 強(qiáng)化智能化報(bào)銷(xiāo)宣傳及培訓(xùn)工作

智能化報(bào)銷(xiāo)啟用時(shí)需進(jìn)行大量的宣傳及培訓(xùn)，通過(guò)App 平臺(tái)發(fā)布智能化報(bào)銷(xiāo)操作流程視頻、報(bào)銷(xiāo)常見(jiàn)問(wèn)題解決步驟等內(nèi)容，甚至需要財(cái)務(wù)人員積極輔助報(bào)銷(xiāo)人進(jìn)行智能化報(bào)銷(xiāo)操作，避免報(bào)銷(xiāo)人員因不熟悉操作等原因而產(chǎn)生抵觸等負(fù)面效果，對(duì)智能化報(bào)銷(xiāo)的實(shí)施推進(jìn)不利。

4 進(jìn)一步優(yōu)化智能化財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的建議

4.1 智能化報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)集成，強(qiáng)化合同管理等業(yè)務(wù)融合

智能化報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中輔助證據(jù)目前通過(guò)拍照或者PDF上傳，便于領(lǐng)導(dǎo)審核簽字和財(cái)務(wù)復(fù)核，但是輔助證據(jù)中的合同必須事先進(jìn)行線下簽訂并蓋章，不能有效減少報(bào)銷(xiāo)前期準(zhǔn)備工作，急需通過(guò)引入合同管理系統(tǒng)，利用完善的管理流程和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范合同的簽訂和管理。支持通過(guò)合同管理系統(tǒng)引用報(bào)銷(xiāo)需要的合同電子附件實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化報(bào)銷(xiāo)，提升智能化報(bào)銷(xiāo)效率。

4.2 財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)應(yīng)用

智能化報(bào)銷(xiāo)完成后而形成的電子附件信息目前只是作為審批簽字流程的相關(guān)依據(jù)佐證，現(xiàn)階段的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)模式仍需要報(bào)銷(xiāo)人員提供原始單據(jù)到，電子附件未應(yīng)用到財(cái)務(wù)存檔資料。若將智能化報(bào)銷(xiāo)的電子附件結(jié)合其產(chǎn)生的憑證信息以及銀行支付信息形成電子數(shù)據(jù)，可將該數(shù)據(jù)納入電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證和電子影像的自動(dòng)匹配、分冊(cè)、存儲(chǔ)、應(yīng)用。授予科研人員、財(cái)務(wù)人員電子會(huì)計(jì)檔案借閱權(quán)限后，方便原始憑證的調(diào)閱和查詢(xún)，將有助于科研項(xiàng)目執(zhí)行及驗(yàn)收，減輕檔案人員查詢(xún)負(fù)擔(dān)。

4.3 強(qiáng)化財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)與預(yù)算一體化系統(tǒng)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通

智能化報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)目前解決了領(lǐng)導(dǎo)審核簽字難問(wèn)題，達(dá)到了審簽快、流程便捷等效果。但是財(cái)務(wù)人員在預(yù)算一體化系統(tǒng)中進(jìn)行資金支付時(shí)仍需依據(jù)報(bào)銷(xiāo)信息手動(dòng)錄入或選擇相關(guān)支付賬號(hào)、支付科目等信息，若智能化報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)與預(yù)算一體化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，將有效規(guī)避支付信息人為錄入錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)，提升資金支付效率，完成智能化報(bào)銷(xiāo)流程的最后一步。

5 思考與建議

隨著財(cái)務(wù)智能化的發(fā)展，智能化報(bào)銷(xiāo)模式仍存在諸多問(wèn)題，智能化報(bào)銷(xiāo)推廣初期不能一刀切地丟棄傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)模式，應(yīng)給予報(bào)銷(xiāo)人員一定的緩沖期，逐步適應(yīng)智能化報(bào)銷(xiāo)。智能化報(bào)銷(xiāo)模式的應(yīng)用及發(fā)展方向，一方面，需要加快智能化報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)與合同管理、出差審批、政府采購(gòu)、資產(chǎn)管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的融合，建設(shè)成快捷高效的財(cái)務(wù)平臺(tái)，使得財(cái)務(wù)工作整體向智能化發(fā)展。另一方面，財(cái)務(wù)工作人員要認(rèn)清未來(lái)財(cái)務(wù)發(fā)展方向，提升自身業(yè)務(wù)的能力，不斷適應(yīng)財(cái)務(wù)智能化帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。