文/蘇州農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 胥傳瑛

高?；n案作為學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的過(guò)程性材料，完整記錄了校園建設(shè)過(guò)程中的工程招標(biāo)、質(zhì)量監(jiān)控、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、造價(jià)審計(jì)等各方面的信息，其中所包含的信息對(duì)于學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展以及后續(xù)的維護(hù)維修都具有重要的參考價(jià)值。但是近些年隨著高校校園建設(shè)力度的不斷加大，學(xué)校的樓房、管道、線路的日益復(fù)雜化，對(duì)高校基建檔案管理的方法、技術(shù)手段和模式的要求越來(lái)越高。因此，高校基建檔案管理必須借助數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢(shì)進(jìn)行改革創(chuàng)新，建構(gòu)高效的數(shù)字化基建檔案管理模式，才能更好地助力高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

一、高?；n案管理存在問(wèn)題

（一）重視程度不夠。目前高校對(duì)于人事檔案、科研檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、財(cái)務(wù)檔案等檔案資料的歸檔和管理相對(duì)比較重視，而對(duì)于基建檔案管理的重視程度明顯不夠。在基建檔案管理方面，學(xué)校普遍有著“重建設(shè)，輕檔案”的思想，無(wú)論是在學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)中檔案資料的收集、歸檔意識(shí)，還是對(duì)于基建檔案資料的管理和利用意識(shí)都非常薄弱，這也是目前高?；n案資料不全、價(jià)值挖掘和利用效率較低的重要原因[1]。

（二）管理機(jī)制不完善。在高?；n案管理工作中，很多院校都沒(méi)有建立科學(xué)系統(tǒng)的歸檔和管理機(jī)制，沒(méi)有制定完善的約束辦法，對(duì)于施工單位的資料提供以及檔案管理人員的歸檔管理工作無(wú)法有效地監(jiān)督和約束。另外，檔案管理人員在收集、整理、立卷、歸檔工作過(guò)程缺少管理機(jī)制的引導(dǎo)和約束，往往會(huì)導(dǎo)致一些字跡模糊不清、材料分類不明的材料混入其中，缺少對(duì)檔案歸檔和管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。

（三）檔案人員專業(yè)素養(yǎng)不高。目前很多院校沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的基建檔案管理部門(mén)，相關(guān)工作人員盡管具有檔案管理的專業(yè)知識(shí)和其他方面的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但是普遍缺乏基建相關(guān)知識(shí)，對(duì)于基建檔案資料收集意識(shí)缺乏、管理能力不足?；n案管理工作者專業(yè)知識(shí)的缺乏，使得其在對(duì)內(nèi)容繁多的基建檔案資料進(jìn)行歸檔和管理時(shí)難以做到規(guī)范性、合理性和準(zhǔn)確性[2]。再加上檔案管理人員“重保管輕利用”的傳統(tǒng)檔案管理思想，缺少對(duì)于基建檔案的主動(dòng)利用意識(shí)，使得基建檔案的價(jià)值沒(méi)有得到充分發(fā)揮。

（四）硬件投入不足。相對(duì)于學(xué)生檔案、人事檔案、科研檔案的管理?xiàng)l件而言，基建檔案的管理手段和硬件設(shè)施無(wú)法滿足現(xiàn)代化管理的要求。特別是在檔案管理信息化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)基建檔案歸檔和管理技術(shù)以及相關(guān)的設(shè)備都無(wú)法滿足信息化時(shí)代用戶的需求，因此高?；n案管理在轉(zhuǎn)變管理觀念、創(chuàng)新管理方法的同時(shí)，還需要加大對(duì)于基建檔案管理的資金和硬件設(shè)施的投入。

二、高校基建檔案數(shù)字化管理的必要性

高?；n案對(duì)高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)和后期維護(hù)、升級(jí)、改造中發(fā)揮著重要的歷史記錄、憑證、參考和增值作用，是未來(lái)學(xué)校建設(shè)發(fā)展的重要依據(jù)。基建檔案的缺失會(huì)讓學(xué)校各類建筑物、管線的維護(hù)擴(kuò)建等工作更加艱難，因此系統(tǒng)完整的基建檔案資料在校園新建和擴(kuò)建工程中可以節(jié)省較大的人力、物力和財(cái)力。因此，鑒于基建檔案在高?；A(chǔ)建設(shè)中所發(fā)揮的重要作用，基建檔案相關(guān)管理部門(mén)也需要順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求，充分利用數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢(shì)提升高?；n案的管理質(zhì)量。

（一）適應(yīng)基建檔案利用方式多元化的需要。高?；n案是學(xué)校規(guī)劃、設(shè)計(jì)和管理過(guò)程中所形成的一種記錄性材料，其中蘊(yùn)含著豐富的信息資源，對(duì)于學(xué)校建設(shè)和后期維護(hù)都發(fā)揮著重要作用[3]。但是目前高校基建檔案仍然是以紙質(zhì)材料的保存為主，不僅維護(hù)成本高、查閱流程煩瑣、利用價(jià)值低，而且在借閱過(guò)程中容易造成損壞，因此無(wú)法滿足新時(shí)代用戶多樣化的需求，無(wú)法滿足新時(shí)代高校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和維護(hù)的需求，難以適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代高?；n案發(fā)展的需求。

（二）適應(yīng)基建檔案數(shù)量急劇增加的需要。近些年隨著我國(guó)高校校園不斷拓展，基建規(guī)模不斷擴(kuò)大、基建內(nèi)容日益復(fù)雜，所產(chǎn)生基建檔案數(shù)量、種類和載體形式也不斷增加，使得高?；n案管理工作也愈加困難。特別是信息化時(shí)代的電子文檔、電子圖紙、照片、視頻等基建檔案信息多樣化的呈現(xiàn)方式，傳統(tǒng)依靠建立目錄、編寫(xiě)號(hào)碼的基建檔案管理模式顯然已經(jīng)無(wú)法滿足數(shù)字化檔案管理需求[4]。因此基于信息化技術(shù)的高校基建檔案數(shù)字化管理模式的創(chuàng)新，數(shù)字化信息平臺(tái)和數(shù)字化基建檔案館的營(yíng)建，也是新時(shí)代高校數(shù)字化校園建設(shè)的必然要求。

（三）適應(yīng)高校數(shù)字檔案館建設(shè)的需要。在信息化時(shí)代，各高校檔案管理模式也逐漸從傳統(tǒng)管理模式向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)型發(fā)展，并建立數(shù)字檔案館?；n案作為學(xué)校建設(shè)和檔案管理體系的重要組成部分，其數(shù)字化建設(shè)和轉(zhuǎn)型也是校園和檔案館數(shù)字化建設(shè)的必然要求。如果基建檔案仍然采取傳統(tǒng)單一落后的管理模式，而不能緊跟信息技術(shù)發(fā)展的步伐，進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)和轉(zhuǎn)型升級(jí)，必然會(huì)影響智慧校園和數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)的順利完成。

三、信息化背景下高?；n案數(shù)字化管理策略

（一）轉(zhuǎn)變管理觀念，樹(shù)立信息化管理思維。信息化時(shí)代，信息的載體、呈現(xiàn)方式以及人們信息獲取和使用的方式都發(fā)生了巨大變化，高校基建檔案管理也要順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)，摒棄傳統(tǒng)落后的檔案管理方式，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，樹(shù)立信息化檔案管理思維，加快高校基建檔案管理的數(shù)字化改革升級(jí)，才能與時(shí)俱進(jìn)，在信息化技術(shù)和管理理念的改革創(chuàng)新中尋求高?；n案管理的新方向。第一，要充分認(rèn)識(shí)到基建檔案管理的價(jià)值所在，轉(zhuǎn)變管理者對(duì)基建檔案管理的偏見(jiàn)，重視在學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)階段的檔案資料收集，提高檔案管理人員對(duì)基建檔案資料的歸檔、管理和利用意識(shí)。比如學(xué)?？梢远ㄆ陂_(kāi)展講座和培訓(xùn)，讓檔案管理者充分認(rèn)識(shí)到基建檔案管理對(duì)于加快基礎(chǔ)工程項(xiàng)目的施工進(jìn)度、提升基建項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量和安全性，以及為學(xué)校基建項(xiàng)目的擴(kuò)建、改建、升級(jí)、修復(fù)的重要參考價(jià)值。第二，高?；n案管理要充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性，在思想意識(shí)、管理觀念上予以重視，摒棄傳統(tǒng)落后的管理理念，樹(shù)立信息化管理思維，才能夠應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行基建檔案信息化管理模式、管理系統(tǒng)、管理方式的數(shù)字化創(chuàng)新，進(jìn)而提高高?；n案的資料收集、歸檔、管理和利用效率。第三，強(qiáng)化高?；n案管理人員的服務(wù)意識(shí)。增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)意識(shí)、樹(shù)立服務(wù)思想、改變服務(wù)態(tài)度，是信息化時(shí)代提升高?；n案管理工作質(zhì)量的前提條件。針對(duì)目前高校檔案管理人員服務(wù)意識(shí)淡薄、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)的問(wèn)題，需要通過(guò)開(kāi)展多樣化的宣傳活動(dòng)，明確學(xué)校各職能部門(mén)和檔案管理之間的協(xié)作關(guān)系，加強(qiáng)學(xué)校基建檔案管理的服務(wù)意識(shí)和信息化服務(wù)水平。

（二）建立現(xiàn)代檔案管理制度。1.建立基建檔案管理部門(mén)，明確基建檔案管理人員的責(zé)任與義務(wù)。為適應(yīng)信息化時(shí)代的檔案管理要求，學(xué)校應(yīng)該成立專門(mén)的基建檔案管理部門(mén)和管理小組，建設(shè)高素質(zhì)的基建檔案管理隊(duì)伍，明確各管理部門(mén)和工作人員的責(zé)任，才能實(shí)現(xiàn)基建檔案資料的規(guī)范化、數(shù)字化管理，進(jìn)而推動(dòng)高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)資料的整理歸檔工作順利開(kāi)展，為以后基建檔案資料整理、歸檔、管理和利用工作步入正軌奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。2.實(shí)現(xiàn)基建檔案資料的數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化。在高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)過(guò)程中，從認(rèn)證開(kāi)始到竣工驗(yàn)收各階段形成的有保存價(jià)值的文字材料及圖紙等檔案資料可謂復(fù)雜多樣。因此需要將這些復(fù)雜多樣的基建檔案資料，按照《電子文件歸檔管理規(guī)范》，將非標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的檔案資料轉(zhuǎn)為T(mén)IF、PDF、CEB 等更加標(biāo)準(zhǔn)、更加穩(wěn)定、更適合長(zhǎng)期保存的電子文件格式，降低歸檔存儲(chǔ)電子檔案資料的種類[5]。3.建立標(biāo)準(zhǔn)化基建檔案資料整理規(guī)則。對(duì)于所收集和整理的基建檔案資料，按照高?；n案資料的內(nèi)容，建立系統(tǒng)收集、科學(xué)分類、合理分卷、卷內(nèi)文件整理、卷內(nèi)目錄與備考表填寫(xiě)、案卷封面填寫(xiě)、案卷裝訂、案卷目錄編制的標(biāo)準(zhǔn)化基建檔案資料整理規(guī)則。比如對(duì)于檔案資料的科學(xué)分類是整理、編目以及進(jìn)行基建檔案系統(tǒng)化管理的需要（見(jiàn)圖1），根據(jù)基建項(xiàng)目建設(shè)的階段、建設(shè)的具體情況設(shè)置類目，而避免分類的相互交叉、包容，以免造成基建檔案資料分類、歸檔和管理的混亂。

圖1 基建檔案資料分類

（三）建立高素質(zhì)的基建檔案管理隊(duì)伍。1.加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提升隊(duì)伍素質(zhì)?；n案具有較強(qiáng)的專業(yè)性和復(fù)雜性，管理人員不僅要具有專業(yè)的檔案管理素養(yǎng)，而且要具備建筑、管道、電器等專業(yè)知識(shí)，才能勝任基建檔案管理工作。針對(duì)當(dāng)前高校基建檔案管理人員的信息化素養(yǎng)較低、業(yè)務(wù)水平不高的情況，高校需要定期開(kāi)展培訓(xùn)，全面提升高校基建檔案管理人員的信息化管理意識(shí)、信息化管理能力和學(xué)校基建專業(yè)知識(shí)。比如蘇州農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院定期開(kāi)展針對(duì)性強(qiáng)、互動(dòng)性強(qiáng)、實(shí)用性強(qiáng)、內(nèi)容豐富的各類培訓(xùn)活動(dòng)，不僅讓基建檔案管理人員掌握《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案整理新規(guī)則》等檔案整理規(guī)范及要求等理論知識(shí)，而且提高其實(shí)際操作能力，為推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、法治化奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[6]。2.加強(qiáng)日常管理，嚴(yán)把檔案審核。完善高校檔案管理制度，嚴(yán)格遵循“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口管理”原則，明確權(quán)限和職責(zé)，將基建檔案管理責(zé)任落實(shí)到具體的人和事，以確保基建檔案資料在收、發(fā)、整理、歸檔、管理等各階段都能夠有章可循、有人負(fù)責(zé)，切實(shí)提高信息化時(shí)代基建檔案管理的規(guī)范化和制度化水平。3.加強(qiáng)施策激勵(lì)，激發(fā)工作熱情。高校需要針對(duì)基建檔案管理工作建立科學(xué)系統(tǒng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，定期對(duì)基建檔案管理人員的信息化素養(yǎng)、管理能力、服務(wù)意識(shí)等綜合素養(yǎng)進(jìn)行考評(píng)，并以此為依據(jù)對(duì)優(yōu)秀員工進(jìn)行榮譽(yù)、薪資、職稱、崗位等獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)基建檔案管理人員的工作激情。

（四）加大基建檔案管理的軟硬件建設(shè)。首先，加大基建檔案管理的硬件建設(shè)。硬件設(shè)施是高?；n案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)，因此高校基建檔案管理部門(mén)應(yīng)該配備現(xiàn)代化的掃描儀、工程復(fù)印機(jī)、智能檔案柜、高性能計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，為高?；n案的數(shù)字化管理奠定硬件基礎(chǔ)。比如采用電腦聯(lián)網(wǎng)自動(dòng)控制的智能檔案柜，可以實(shí)現(xiàn)從檔案的入檔、借閱、歸還、銷(xiāo)毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的閉環(huán)管理，不僅可以讓基建檔案館管理上更輕松、方便快捷，大大提高了基建檔案管理的工作效率，而且智能檔案柜貯存量大，采用懸掛多層回轉(zhuǎn)擱板，增加了有效庫(kù)容量，大量節(jié)省了庫(kù)房占地面積。其次，加大基建檔案管理的軟件建設(shè)。一方面需要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念、管理機(jī)制和檔案管理軟件，以提升基建檔案管理的信息化、數(shù)字化和智能化。比如蘇州農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作，為提升基建檔案管理的數(shù)字化水平，建設(shè)了全方位多元化的檔案資源庫(kù)，統(tǒng)一裝備檔案管理軟件，為實(shí)現(xiàn)基建檔案的規(guī)范、一體化管理提供軟硬件支持。另一方面完善信息集成體系，假設(shè)建立信息服務(wù)中心。基于基建檔案數(shù)字化管理的軟、硬件建設(shè)，高校需要根據(jù)本?；n案館的實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)管理方法和管理手段的現(xiàn)代化創(chuàng)新，充分利用信息化技術(shù)建立電子檔案歸檔平臺(tái)、基建檔案管理系統(tǒng)、檔案信息發(fā)布和服務(wù)平臺(tái)，不僅可以實(shí)現(xiàn)對(duì)于基建檔案資料的數(shù)字化管理，而且可以讓檔案資料使用者借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)更加方便快捷地進(jìn)行基建檔案資料的查閱、提取、閱讀和使用。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高?；n案數(shù)字化管理的改革創(chuàng)新可以更好地收集和管理基建檔案，提高基建檔案的利用效率和價(jià)值，有效解決傳統(tǒng)基建檔案損壞和丟失的問(wèn)題。高?；n案管理的數(shù)字化水平代表著學(xué)校整體的管理水平和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平。特別是近些年隨著高校規(guī)模不斷擴(kuò)大、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)日益復(fù)雜且基建檔案資料日益繁雜等情況，加大高?；n案管理的數(shù)字化建設(shè)力度，促進(jìn)高?；n案管理與數(shù)字化技術(shù)的融合，才能更好地發(fā)揮基建檔案價(jià)值。