李英子

(中南財經(jīng)政法大學(xué) 人事部,湖北 武漢 430073)

檔案具有唯一性,承載著重要的歷史信息。檔案工作內(nèi)容細碎、繁雜,尤其在檔案信息量與日俱增的今天,完全依賴人力的傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端也日益凸顯。因此,實施檔案信息化,是順應(yīng)時代發(fā)展趨勢,實現(xiàn)檔案深度開發(fā)利用、管理智能化的必由之路。

1 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息化的必要性

1.1 檔案載體耐久性下降

在某些歷史時期,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案大量地存在于社會中。由于氧化作用,檔案的紙張、字跡在保存利用過程中會發(fā)生不可逆的變化。

從甲骨、金石、竹簡、絹本到紙張,一件件檔案的書寫載體都在嬗變。對武漢地區(qū)部分高校檔案館調(diào)查發(fā)現(xiàn),各時期檔案用紙均不同程度受損,污染、發(fā)脆、發(fā)黃、蟲蛀、霉變、破損等現(xiàn)象普遍存在。紙張中的木質(zhì)素分子容易發(fā)生氧化反應(yīng),這是造成紙張發(fā)黃、發(fā)脆、易碎的原因之一。因此,許多古老的文獻都面臨著老化危機。紙張的耐久性下降,需要大量的精力對脆弱的紙張進行定期檢查、保護性處理和不斷修復(fù)。保護和修復(fù)成本極高,大大縮短了檔案的壽命。

1.2 檔案材料非耐久字跡的存在

客觀環(huán)境和人為因素極有可能造成檔案紙質(zhì)載體的油跡、水跡、銹漬、泥點等污染。這些污漬很難清除,不僅影響美觀,還可能造成筆跡不清,甚至材料整頁或整本毀損,最終使檔案失去原本價值。

此外,高溫會造成某些油墨的溶解、擴散,字跡材料一旦出現(xiàn)模糊、褪色、滲油等現(xiàn)象, 會因為無法獲取信息造成巨大損失。各種文字材料的化學(xué)成分不盡相同,其耐久性也是不一樣的。以最穩(wěn)定的無機顏料炭黑為材料進行書寫,筆跡的持久性是最強的。而非耐久性書寫在老舊檔案中占有相當(dāng)比例,造成這種情況的原因有很多:一是獲取容易,書寫方便,如藍、紅墨水、鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙等,這些都是老舊檔案中常見的書寫方式;其次,檔案管理部門宣傳、把關(guān)意識不強,沒有向材料創(chuàng)建者強調(diào)非耐久性書寫的危害,未能從源頭上保障檔案書寫安全;三是檔案意識淡薄,填寫檔案材料時沒有注意避免使用不耐久的書寫材料。

1.3 檔案功能性降低

翻閱、搬動過程中紙質(zhì)卷宗極易發(fā)生物理損壞現(xiàn)象。據(jù)統(tǒng)計,一些高校,尤其是歷史悠久的大學(xué),檔案館里的老舊檔案機械強度低,易受到外部客觀環(huán)境的影響,如高溫、粉塵、水患、有害氣體等。人們在借閱過程中必須十分小心,檔案的使用性能和利用率也大為降低。有的珍貴檔案是孤本,丟失或嚴(yán)重損毀就會失去價值,因此對外服務(wù)往往受到限制,檔案的作用被嚴(yán)重削弱了。

利用信息化手段,將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案納入現(xiàn)代檔案綜合管理體系,為檔案實體安全提供有力保障,可以有效減少各類自然侵害或人為破壞,檔案保管和利用的風(fēng)險指數(shù)大幅降低。

1.4 檔案服務(wù)效率下降

目前有大量的紙質(zhì)檔案還沒有進行信息化處理,查閱時面臨諸多困難。以筆者所在的中南財經(jīng)政法大學(xué)為例,每年因開具親屬關(guān)系證明或職稱晉升等原因來校查閱檔案的教職工達百人次之多。由于部分早期檔案未進行數(shù)字化加工,在檔案綜合管理系統(tǒng)中無法查詢相關(guān)信息,只能用人工方式到庫房里手動搜索,導(dǎo)致了紙質(zhì)檔案的服務(wù)功能大大降低。

據(jù)統(tǒng)計,中國高校每年畢業(yè)生達千萬之眾,回校查詢學(xué)歷學(xué)位者眾多。特別是在2000年以前,高校的學(xué)歷學(xué)位信息沒有納入信息化系統(tǒng),造成用戶查檔十分不便,費時費力,甚至無功而返。如果將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行信息化升級,充分發(fā)揮現(xiàn)代信息化技術(shù)作用,查閱檔案將不再是困難之事。

2 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息化對策

檔案的意義不僅在于見證歷史,更在于為今后相關(guān)工作的科學(xué)決策提供依據(jù)、指導(dǎo)和借鑒。運用信息化手段,能最大限度地發(fā)揮檔案價值。

2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念

在過去,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在社會服務(wù)中發(fā)揮了重要作用,也使得一部分人的思想意識還存留在傳統(tǒng)管理模式上。在筆者所在武漢地區(qū),有部分高校,如武漢大學(xué)、華中科技大學(xué)、中南財經(jīng)政法大學(xué)等均展開了人事檔案數(shù)字化工作,取得了良好的進展和成效。如何轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念,以信息化思維認(rèn)識現(xiàn)代檔案管理,用現(xiàn)代信息技術(shù)武裝頭腦,培養(yǎng)信息化檔案管理新技能,強化信息化安全意識、責(zé)任意識,是檔案數(shù)字化事業(yè)更好地推進和保障的重要課題。

2.2 制定全面規(guī)劃

以實現(xiàn)“全數(shù)字化交接、全智能化作業(yè)、全生命周期管理”為目標(biāo)[1],各級檔案管理機構(gòu)要全面規(guī)劃,制定一個詳細的紙質(zhì)檔案信息化方案,同時要在人力、財力上提供保障。筆者所在的中南財經(jīng)政法大學(xué)于2020年立項,籌備教職工人事檔案數(shù)字化建設(shè),擬定建設(shè)方案,方案在數(shù)字化加工環(huán)節(jié)、項目整體質(zhì)量控制、安全保密方案、人員配備方案、數(shù)字化場地和硬件管理規(guī)范、數(shù)字化加工管理軟件等方面進行籌劃布局,以建立覆蓋2600余卷在職教工的干部人事檔案信息庫,并實現(xiàn)信息高效轉(zhuǎn)化及動態(tài)更新。

2.3 構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息化建設(shè)實現(xiàn)由傳統(tǒng)的手工操作管理向計算機自動化管理的轉(zhuǎn)變,但檔案的分類、編目等工作,都是基于手工管理紙質(zhì)檔案的概念,與信息化管理檔案的概念有所區(qū)別,這會造成檔案現(xiàn)代化管理尤其是檔案資料庫建設(shè)中的混亂現(xiàn)象更加明顯。數(shù)字化工作需從工作實際出發(fā),在統(tǒng)籌規(guī)劃的基礎(chǔ)上,依據(jù)人事檔案制度和檔案信息化的規(guī)章建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

在筆者所在的中南財經(jīng)政法大學(xué),人事部是學(xué)校干部人事檔案管理工作的歸口單位,負責(zé)建立相關(guān)規(guī)章制度和工作機制。在制定教職工人事檔案數(shù)字化規(guī)范時,以《檔案法》為基石,根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T31-2017)、《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(GB/T33870-2017)、《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》(檔辦發(fā)2014[7號])等文件,同時綜合考慮了校內(nèi)各單位檔案形成工作的具體特點。

2.4 建立檔案綜合信息系統(tǒng)

實現(xiàn)檔案信息化管理的前提條件是性能優(yōu)越、功能健全的信息化體系的建設(shè)。中南財經(jīng)政法大學(xué)干部人事檔案數(shù)字化系統(tǒng),由采集處理系統(tǒng)和管理利用系統(tǒng)兩個子系統(tǒng)構(gòu)成,分別采用主流的C/S和B/S架構(gòu)模式,在融合C/S與B/S形式的基礎(chǔ)上可將系統(tǒng)整體功能充分發(fā)揮[2]。支持市面主流瀏覽器,包括但不限于IE9以上、360瀏覽器、Safari瀏覽器等。支持Oracle、MySQL、SQL Server等主流數(shù)據(jù)庫。支持Windows、Mac Os系統(tǒng)。支持導(dǎo)入/導(dǎo)出Txt、Excel等格式的數(shù)據(jù)文件。

2.4.1 采集處理系統(tǒng)

采集處理系統(tǒng)需支持?jǐn)?shù)字化加工流程各環(huán)節(jié)的計算機管理,利于人事檔案的“收、管、存、用”。

具備紙質(zhì)檔案數(shù)字化全功能,包括人員基本信息錄入、目錄錄入、圖像掃描、高分辨率圖像處理、散材料管理等,具體功能如表1所示。

表1 采集處理系統(tǒng)功能

2.4.2 利用管理系統(tǒng)

利用管理系統(tǒng)包含利用與管理兩個模塊。

1) 利用模塊。利用模塊主體是一個大型的圖像庫,并構(gòu)建與之相適應(yīng)的目錄庫和檢索系統(tǒng),支持?jǐn)?shù)字檔案查借閱等,實現(xiàn)檔案信息資源統(tǒng)一調(diào)度、多點利用,極大提高對擬選拔任用干部、交流掛職干部等人事檔案信息查閱、審核的效率和準(zhǔn)確率。具體功能如表2所示。

表2 利用模塊功能

2) 管理模塊。如表3所示,管理模塊具有檔案日常業(yè)務(wù)管理、數(shù)字檔案管理、在線查借閱審批、檢索與統(tǒng)計等功能。

表3 管理模塊功能

2.5 開展全流程數(shù)字化加工

檔案全流程數(shù)字化加工是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ),主要分為檔案交接、檔案整理、檔案編目、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、檔案還原入庫、數(shù)據(jù)備份八個環(huán)節(jié)。

2.5.1 檔案交接、整理和編目

嚴(yán)格執(zhí)行紙質(zhì)檔案的交接手續(xù),使用檔案交接表單,依據(jù)交接卷數(shù)與頁數(shù)明確交接周期。項目負責(zé)人簽字,避免施工過程中檔案的損毀或遺失。

檔案按卷冊拆開,做好材料的拆釘處理以適應(yīng)逐頁掃描的要求,對需調(diào)整次序的檔案進行歸并整理,如發(fā)現(xiàn)破損嚴(yán)重、折皺不平或紙張過薄影響掃描效果的原件,應(yīng)進行相應(yīng)技術(shù)處理。對每份材料進行類號和順序號的標(biāo)注。

按照檔案的原始數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù),將案卷目錄和卷內(nèi)目錄錄入數(shù)據(jù)庫,標(biāo)引著錄依據(jù)國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合工作實際施行。根據(jù)檔案實體情況,為數(shù)字檔案相對應(yīng)目錄設(shè)置“復(fù)制件”備注。能實現(xiàn)一條目錄對應(yīng)多個圖像的編目。

2.5.2 檔案掃描

根據(jù)檔案幅面的尺寸,選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀進行掃描件的制作。大幅面檔案可采用加長式掃描儀或圖像拼接方式處理。采用彩色模式和平板掃描的方式。

掃描分辨率不低于300 dpi。對材料中有多色、紅頭、印章、照片、字間距和行間距過密、原件本身是復(fù)印件等清晰度較差等無法辨識的頁面,要提高分辨率,使掃描后的圖像清晰,滿足原始圖像中的視覺效果。

對一些脆弱、破損、發(fā)黃的檔案,在制作流程中需予以特殊處理,可通過托裱或調(diào)整圖像的分辨率、亮度等,確保掃描圖像清晰。

2.5.3 圖像處理

通過校對系統(tǒng)和人工檢查相結(jié)合的方式,對圖像質(zhì)量進行檢查校對。掃描圖像必須與原圖一一對應(yīng),不得出現(xiàn)上下左右顛倒、次序錯誤、漏頁、重頁的情況,不得出現(xiàn)頁面部分內(nèi)容殘缺或?qū)⑧徑搾呷氡卷摰默F(xiàn)象。頁面字樣居中顯示,無明顯偏左或偏右的現(xiàn)象,無圖像扭曲的現(xiàn)象。正文內(nèi)容、頁眉、頁腳、印章、手寫簽名、附件等信息顯示完整,無黑邊、偏斜、折角等情況。

若出現(xiàn)掃描留下的黑邊、陰影或污漬,必須清除干凈。由于印刷質(zhì)量造成的頁面零星污點,如果在頁面視圖下看不清楚,或該污點嵌在文本行中無法清除,可不清除,但應(yīng)盡量保證內(nèi)容可讀。

原始檔案的清晰度較低時,可提高圖像的清晰度,修正原材料中存在的字間距和行間距過密,文字較深或較淺,字跡不清楚的缺陷,確保文字及圖像清晰可辨。

原始圖像中帶有照片和印章的,應(yīng)具有單獨處理的功能,使其更加清晰可辨。

帶有身份證、復(fù)印件及帶有防偽技術(shù)的原始圖片,或者內(nèi)容特別不清晰的早期麻紙材料文件,高清處理無法使其具有優(yōu)秀的辨識度,可直接使用原始圖像。

對分區(qū)掃描的大幅面檔案,應(yīng)進行拼接處理合并為完整圖像,以保證圖像的整體性。

2.5.4 數(shù)據(jù)掛接

建立目錄數(shù)據(jù)庫后,核查每一頁圖像成品,建立每個圖像文件和與之對應(yīng)的目錄條目的關(guān)聯(lián),通過檔案管理軟件將圖片導(dǎo)入到系統(tǒng)中,實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與全文圖像數(shù)據(jù)庫的批量掛接。

2.5.5 檔案還原入庫

重新裝訂檔案要注意其實體不受損害,確保裝訂牢固,案卷整齊。嚴(yán)格按照國家檔案局和中組部相關(guān)規(guī)定和實際情況進行操作,有序恢復(fù)檔案原狀。

將還原的檔案資料逐卷檢查,確認(rèn)無落頁、掉頁、折頁、松動等問題后再歸還入庫。

2.5.6 數(shù)據(jù)安全備份

嚴(yán)格按照檔案數(shù)據(jù)保密規(guī)定保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全,防止數(shù)據(jù)泄密。中南財經(jīng)政法大學(xué)教職工人事檔案信息化項目采用獨立服務(wù)器構(gòu)建了一個專屬的局域網(wǎng)系統(tǒng),并安裝監(jiān)控設(shè)備,達到中組部涉密信息系統(tǒng)相關(guān)要求,以保證檔案信息化全流程的安全性和穩(wěn)定性。

人事檔案信息系統(tǒng)采用加密方式進行數(shù)據(jù)傳輸和存儲,提供瀏覽、打印時的頁面姓名水印。系統(tǒng)配備規(guī)范操作指南以保證數(shù)據(jù)安全。同時,建立各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)備份機制,做好數(shù)字化加工過程中的各項工作記錄。

3 結(jié)語

檔案信息化要嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)化、安全化、效益化三大原則。在保證檔案查詢的準(zhǔn)確性和開放性的同時,相關(guān)信息的保密性、安全性要作為首要工作來抓。利用數(shù)字化檔案信息搭建的平臺,在兼顧紙質(zhì)檔案信息完整保存的同時,規(guī)避傳統(tǒng)檔案存在的缺點。資源利用在時間和空間兩個維度上發(fā)生了變化,是新時期檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的本質(zhì)區(qū)別。以計算機和網(wǎng)絡(luò)為媒介,信息的傳輸突破了時空限制,實現(xiàn)了前所未有的高度共享。在加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的基礎(chǔ)上,增強業(yè)內(nèi)信息的互通有無,提升檔案利用效率,以適應(yīng)現(xiàn)代社會對檔案開發(fā)利用的新要求[3]。

檔案信息化是我國信息化建設(shè)的組成部分,技術(shù)還需不斷完善,前期方案設(shè)計時要具有一定的戰(zhàn)略前瞻性,需考慮云計算技術(shù)、虛擬化技術(shù)、仿真技術(shù)、智能技術(shù)等,使檔案信息化與未來發(fā)展需求相適應(yīng)。