摘要：高校學(xué)生人事檔案對單位人才遴選及評價、學(xué)生合法權(quán)益維護(hù)有重要的支撐作用。高校學(xué)生人事檔案管理具有工作內(nèi)容多、參與對象多及參考依據(jù)少的特征。論文從實(shí)務(wù)入手，對高校學(xué)生人事檔案管理工作中的常見問題及成因深入剖析，進(jìn)而提出針對性強(qiáng)的應(yīng)對策略，促進(jìn)高校學(xué)生人事檔案管理工作不斷優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生人事檔案 人事檔案管理 檔案轉(zhuǎn)遞

黨的二十大報告強(qiáng)調(diào)“青年強(qiáng)，則國家強(qiáng)”，提出“全黨要把青年工作作為戰(zhàn)略性工作來抓”的重要要求。對高校而言，深入貫徹落實(shí)黨的二十大精神，為全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家培養(yǎng)更多的拔尖創(chuàng)新人才，是保障自身可持續(xù)發(fā)展的重要戰(zhàn)略舉措。在與拔尖創(chuàng)新人才培養(yǎng)相關(guān)的諸多工作中，學(xué)生人事檔案管理雖不起眼，但價值重大，不僅對學(xué)生個人利益實(shí)現(xiàn)能夠產(chǎn)生直接影響，也在一定程度上影響著上述戰(zhàn)略舉措的實(shí)施進(jìn)程。因此，科學(xué)有效地開展學(xué)生人事檔案管理工作，是每所高校在前進(jìn)道路上必須深入研究的關(guān)鍵課題之一。

一、高校學(xué)生人事檔案的價值

高校學(xué)生人事檔案是干部（企業(yè)職工）人事檔案的重要組成部分之一，主要形成于學(xué)生在高校的求學(xué)階段，具體包括招考信息、個人履歷、黨（團(tuán)）類信息、獎懲信息、成績信息、畢業(yè)設(shè)計（答辯）信息、學(xué)歷學(xué)位信息和就業(yè)信息等內(nèi)容，是記錄學(xué)生在校學(xué)習(xí)經(jīng)歷的重要材料，與高校學(xué)籍檔案共同構(gòu)成高校學(xué)生類檔案。高校學(xué)生人事檔案的價值主要體現(xiàn)在以下兩方面。

（一）為單位人才遴選及評價工作提供依據(jù)

一方面，高校學(xué)生人事檔案可以全面展現(xiàn)畢業(yè)生個人基本情況、社會關(guān)系、求學(xué)過程、學(xué)習(xí)情況等重要信息，配合筆試、面試等手段，可以更深入地挖掘畢業(yè)生個人特質(zhì)，為用人單位開展人才遴選工作提供必要參考；另一方面，按照《干部人事檔案工作條例》的內(nèi)容規(guī)定，干部人事檔案中的多類材料來源于高校學(xué)生人事檔案，如“履歷類材料”涉及干部本人在高校期間的學(xué)習(xí)經(jīng)歷信息，“學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評鑒和教育培訓(xùn)類材料”涉及干部本人在高校期間的畢業(yè)信息等。因此，在干部人事檔案專項(xiàng)審核工作中，高校學(xué)生人事檔案可以作為確認(rèn)干部求學(xué)經(jīng)歷真實(shí)性的重要評價支撐。

（二）為維護(hù)學(xué)生個人合法權(quán)益提供可能

高校學(xué)生人事檔案與學(xué)生日后升學(xué)、就業(yè)、轉(zhuǎn)正定級、薪資發(fā)放、工齡計算、專業(yè)技術(shù)職務(wù)申報、行政職務(wù)晉升和社會保險待遇申領(lǐng)等重要事項(xiàng)休戚相關(guān)。檔案材料是否完備，記錄內(nèi)容是否充分、合理，直接影響上述業(yè)務(wù)能否正常辦理。如果發(fā)生相關(guān)爭議，高校學(xué)生人事檔案往往也會成為學(xué)生個人通過勞動仲裁、民事或行政訴訟等法律手段維護(hù)自身合法權(quán)益的重要憑證。

二、高校學(xué)生人事檔案管理工作的主要特征

對于高校學(xué)生人事檔案管理工作，可以從狹義、廣義兩個角度分析。狹義的高校學(xué)生人事檔案管理工作僅包括與高校學(xué)生人事檔案相關(guān)的收存管用等業(yè)務(wù)工作；廣義的高校學(xué)生人事檔案管理工作除包括常規(guī)業(yè)務(wù)工作外，還包括與高校學(xué)生人事檔案相關(guān)的各種關(guān)系的綜合管理工作，如以學(xué)生人事檔案為核心的權(quán)屬關(guān)系管理，參與學(xué)生人事檔案管理工作的高校內(nèi)外不同部門之間的關(guān)系管理等。具體來說，高校學(xué)生人事檔案管理工作的主要特征可以用“兩多一少”概括。

（一）工作內(nèi)容多

從具體業(yè)務(wù)劃分看，高校學(xué)生人事檔案管理工作一般包括新生人事檔案接收和審核、移交入庫、日常保管和利用、校內(nèi)培養(yǎng)材料形成和歸檔、離校檔案轉(zhuǎn)遞及離校后檔案未轉(zhuǎn)出管理等多項(xiàng)內(nèi)容。各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作雖在形式上相對獨(dú)立，有不同的實(shí)施要求，但相互之間聯(lián)系緊密，共同對高校學(xué)生人事檔案管理質(zhì)量提升產(chǎn)生重要影響。

（二）參與對象多

除學(xué)生個人以外，實(shí)際參與高校學(xué)生人事管理工作的對象可以分為兩類：第一類是高校內(nèi)部的各相關(guān)管理部門，如檔案館、學(xué)生所在的教學(xué)科研單位、招生就業(yè)部門和教務(wù)部門等。多個管理部門參與實(shí)際業(yè)務(wù)，相互配合，是高校學(xué)生人事檔案管理工作的一大特點(diǎn)。第二類是高校外部的各相關(guān)服務(wù)對象，如提出學(xué)生就業(yè)政治審查申請的用人單位、需要高校協(xié)助開具學(xué)生親屬關(guān)系證明用以辦理公證服務(wù)的公證機(jī)構(gòu)等。外部服務(wù)對象的參與度和影響力日趨增加，也是目前高校學(xué)生人事檔案管理工作的客觀趨勢。

（三）參考依據(jù)少

在現(xiàn)行有效的上級管理文件中，僅有《高等學(xué)校檔案管理辦法》關(guān)于“學(xué)生類”檔案歸檔范圍的相關(guān)規(guī)定內(nèi)容，可以用作高校學(xué)生人事檔案管理的適度參考依據(jù)，而具體工作如何開展，參與對象的權(quán)責(zé)如何劃分等問題尚未有明確的管理制度規(guī)定。此外，有觀點(diǎn)認(rèn)為，《干部人事檔案工作條例》可以看成高校學(xué)生人事檔案管理的基本依據(jù)，但從嚴(yán)格意義上講，該文件僅適用于具有干部身份人員的人事檔案管理工作，盲目照搬存在實(shí)施范圍限制。因此，在缺少充分參考依據(jù)的前提下，不少具體工作流程和細(xì)節(jié)只能依靠自身探索建立與完善，這導(dǎo)致高校在開展學(xué)生人事檔案管理工作時經(jīng)常找不到有效抓手，從而陷入茫然無措的尷尬處境。

三、高校學(xué)生人事檔案管理工作常見問題分析

高校學(xué)生人事檔案管理工作是一項(xiàng)兼具復(fù)雜性和多元化的系統(tǒng)工程，無論是業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)處理不好，還是工作要素把握不清，都會給高校和學(xué)生個人帶來不必要的風(fēng)險隱憂，甚至是較大的現(xiàn)實(shí)損失。實(shí)務(wù)中，高校學(xué)生人事檔案管理工作常見問題主要體現(xiàn)在如下幾個方面。

（一）歸檔工作質(zhì)量待提升

在A大學(xué)與學(xué)生C返還原物糾紛案件中，雙方曾圍繞學(xué)生C是否具有畢業(yè)證書等問題展開法庭交鋒。其間學(xué)生C曾向法院提供一份畢業(yè)證芯掃描件作為佐證，學(xué)生C自稱該佐證是從存檔單位S地人才服務(wù)中心取得的。但S地人才服務(wù)中心向法院復(fù)函指出，根據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定，畢業(yè)證書及證書復(fù)印件不計入個人人事檔案內(nèi)。由此，原有證據(jù)的真?zhèn)涡源嬉?，在很大程度上影響了后續(xù)訴訟結(jié)果。

通過上述司法爭議，不難發(fā)現(xiàn)高校學(xué)生人事檔案管理工作存在一定短板，那就是有效管理依據(jù)不完善，以致歸檔材料范圍界定存在缺陷，重要材料歸檔不齊全。以《高等學(xué)校檔案管理辦法》為例，其中規(guī)定的學(xué)生類檔案歸檔范圍并不包括有效的畢業(yè)證書（學(xué)位證書）復(fù)印件等重要材料，且未對應(yīng)歸檔的具體材料名稱、內(nèi)容格式和形成質(zhì)量要求等要素進(jìn)行明確說明。

（二）相關(guān)權(quán)屬待厘清

在檔案利用環(huán)節(jié)，經(jīng)常有學(xué)生提出疑問，檔案記錄的主要是個人信息，包含家庭情況、身體健康程度、婚姻與否等隱私內(nèi)容，但利用查閱只能通過校內(nèi)相關(guān)單位授權(quán)具有利用資格的工作人員開展，個人不能直接查詢。對于此疑問，高校從業(yè)人員往往也不能給出讓學(xué)生信服的合理解釋，以致產(chǎn)生爭議。

產(chǎn)生這一問題的根源在于高校學(xué)生人事檔案管理領(lǐng)域有多種緊密相連的權(quán)屬尚待厘清。具體包括：第一，高校學(xué)生人事檔案的所有權(quán)。誰應(yīng)該擁有對高校學(xué)生人事檔案進(jìn)行占有、使用、收益和處分的權(quán)利，學(xué)界眾說紛紜，莫衷一是。第二，學(xué)生的個人信息權(quán)。從《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國個人信息保護(hù)法》相關(guān)規(guī)定出發(fā)，學(xué)生知情權(quán)、決定權(quán)等在內(nèi)的重要個人信息權(quán)益應(yīng)該在檔案利用中加以重視并給予保護(hù)，但實(shí)務(wù)中對此缺少足夠的關(guān)注。第三，委托代理權(quán)。依托《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定要求，在檔案管理領(lǐng)域國家與高校之間形成“委托-代理”機(jī)制；同時高校通過制定檔案管理制度和實(shí)施細(xì)則，賦予校內(nèi)相關(guān)二級機(jī)構(gòu)學(xué)生人事檔案日常事務(wù)處理權(quán)限等手段，形成高校與內(nèi)部二級機(jī)構(gòu)之間的檔案管理“委托-代理”機(jī)制。上述雙層“委托-代理”機(jī)制的建立，確保了高校在學(xué)生人事檔案管理領(lǐng)域職能的有效履行。另外，學(xué)生也可以依據(jù)《民法典》相關(guān)規(guī)定要求，授權(quán)委托他人代為辦理個人人事檔案利用服務(wù)。當(dāng)然在具體業(yè)務(wù)中，上述不同委托代理權(quán)之間可能會因利益需求不同產(chǎn)生一定的沖突。

（三）檔案轉(zhuǎn)遞工作體系待優(yōu)化

高校學(xué)生人事檔案轉(zhuǎn)遞工作相關(guān)的法律糾紛時有發(fā)生。例如，高校畢業(yè)生M與Y公司保管合同糾紛案件。M畢業(yè)離校后，個人人事檔案通過機(jī)要方式由學(xué)校統(tǒng)一轉(zhuǎn)寄到用人單位Y公司，但由于客觀原因M未實(shí)際在Y公司工作。后續(xù)M擬辦落戶事項(xiàng)時才發(fā)現(xiàn)個人人事檔案丟失，要求Y公司承擔(dān)賠償責(zé)任。但Y公司否認(rèn)收到過M的個人人事檔案，最后因證據(jù)不足，M的訴訟請求并未獲得法院支持。

通過上述司法案例開展深入分析，發(fā)現(xiàn)在實(shí)務(wù)中還存在如下問題：第一，高校通過郵政部門轉(zhuǎn)遞學(xué)生人事檔案后，會保留與此相關(guān)的郵件交寄單等材料，也會發(fā)送給用人單位檔案接收回執(zhí)單，但對用人單位檔案接收回執(zhí)的催收力度有待加強(qiáng)。另外，如無特殊要求，郵政部門一般也不會將郵件接收憑證材料返回高校，致使高校學(xué)生人事檔案轉(zhuǎn)遞信息無法形成閉合。第二，不少學(xué)生缺乏對個人人事檔案的足夠重視，離校時忽視對個人人事檔案去向的關(guān)注，等到真正需要利用個人人事檔案時已無從查找。此外，《中華人民共和國郵政法》第四十九條對郵件查詢時間做了規(guī)定，一旦超期查詢，學(xué)生個人人事檔案找尋工作難度將會大大提升。第三，雖然《中華人民共和國郵政法》第四十五條至第四十七條對于郵政“損失賠償”相關(guān)事宜進(jìn)行了說明，但僅限于與保價或所收資費(fèi)保持一定比例的金錢賠償，如遇相關(guān)訴訟，學(xué)生本人提出的由郵局協(xié)助補(bǔ)辦檔案的現(xiàn)實(shí)訴求往往難以滿足，在一定程度上加重了檔案轉(zhuǎn)遞丟失給學(xué)生帶來的不利后果。

（四）未及時轉(zhuǎn)出檔案的處理機(jī)制待完善

出于多種客觀原因，不少高校學(xué)生離校后，其個人人事檔案并未及時轉(zhuǎn)出學(xué)校，且后續(xù)無論是高校方面，還是學(xué)生個人方面，都未對該問題給予足夠重視，致使學(xué)生人事檔案長期積壓在高校檔案庫房，等到學(xué)生真正需要使用人事檔案時，才發(fā)現(xiàn)上述問題的存在。此時，如果學(xué)生再與高校溝通檔案利用服務(wù)，往往會因個人人事關(guān)系已不在高校而遭到拒絕，從而產(chǎn)生爭議。

針對上述問題，首先應(yīng)該確定檔案未轉(zhuǎn)出是暫存還是滯留。檔案暫存一般符合現(xiàn)行政策要求，高校按照和學(xué)生簽訂的檔案保管協(xié)議要求，履行離校學(xué)生人事檔案的暫時保管和提供利用的工作職責(zé)；檔案滯留則是一種不合理的現(xiàn)象，屬于典型的檔案應(yīng)轉(zhuǎn)出而未轉(zhuǎn)出，高校和學(xué)生之間也未曾簽訂有效的檔案保管協(xié)議，雙方權(quán)責(zé)極不明確，易于埋下風(fēng)險隱患。

四、高校學(xué)生人事檔案管理工作常見問題應(yīng)對策略

高校學(xué)生人事檔案管理是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的工作，涉及檔案學(xué)、管理學(xué)和法學(xué)等多種學(xué)科專業(yè)理論，需要每位從業(yè)者認(rèn)真學(xué)習(xí)并深入實(shí)踐，同時需要各參與方共同努力，加強(qiáng)協(xié)作，制定科學(xué)有效的應(yīng)對策略。

（一）加強(qiáng)制度規(guī)范化建設(shè)，不斷提升歸檔工作質(zhì)量

一方面，上級部門應(yīng)抓緊研究制定高校學(xué)生人事檔案管理領(lǐng)域的法律法規(guī)，細(xì)化歸檔范圍、歸檔材料名稱和樣式等內(nèi)容，為高校學(xué)生人事檔案管理各項(xiàng)工作提供科學(xué)指引。另一方面，高校應(yīng)在嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)的工作基礎(chǔ)上，制定符合自身實(shí)際的管理制度和實(shí)施細(xì)則，對歸檔責(zé)任、歸檔質(zhì)量要求、歸檔時間和歸檔渠道等問題進(jìn)行詳細(xì)闡釋，確保應(yīng)歸檔的各項(xiàng)材料完整、及時、高質(zhì)量地歸入高校學(xué)生人事檔案。同時，高校還應(yīng)建立歸檔范圍動態(tài)調(diào)整機(jī)制，更好地反映上級主管部門的最新工作要求。例如，自2023年起，就業(yè)報到證不再作為必需的存檔材料。據(jù)此，高校應(yīng)對原有學(xué)生人事相關(guān)材料歸檔范圍及歸檔方式等要素進(jìn)行相應(yīng)修訂，并通過自身工作渠道將政策要求明確告知校內(nèi)外相關(guān)單位和人員，以最大限度降低政策實(shí)施風(fēng)險。

（二）堅(jiān)持正確的工作目標(biāo)導(dǎo)向，厘清高校學(xué)生人事檔案各類權(quán)屬

一方面，雖然干部人事檔案與高校學(xué)生人事檔案在性質(zhì)、內(nèi)涵等方面并不完全一致，但《干部人事檔案工作條例》已經(jīng)明確指出，干部人事檔案屬于黨和國家所有。這在一定程度上為厘清高校學(xué)生人事檔案所有權(quán)困惑提供了科學(xué)的理論支撐。高校學(xué)生人事檔案管理應(yīng)將保障學(xué)生人事檔案國家所有權(quán)完全實(shí)現(xiàn)作為一切工作開展的邏輯起點(diǎn)，通過制度設(shè)計、程序規(guī)范、合理授權(quán)等手段，不斷完善內(nèi)部檔案工作領(lǐng)域的“委托—代理”機(jī)制，切實(shí)履行好肩負(fù)的管理職責(zé)。另一方面，在檔案利用服務(wù)中，高校既要充分保障學(xué)生知情權(quán)等個人信息權(quán)及委托權(quán)的實(shí)現(xiàn)，也要嚴(yán)格控制檔案內(nèi)容知悉范圍，嚴(yán)格遵守檔案利用工作規(guī)范，充分保護(hù)學(xué)生個人及其家庭隱私。此外，對于不同權(quán)屬之間的可能沖突，高校要在堅(jiān)持原則的前提下，促進(jìn)平等溝通，實(shí)現(xiàn)共贏。

（三）注重管理方式改進(jìn)，多措并舉優(yōu)化高校學(xué)生人事檔案轉(zhuǎn)遞工作體系

一方面，高校要密切保持與郵政部門、用人單位等單位的日常工作聯(lián)系，圍繞學(xué)生人事檔案轉(zhuǎn)遞信息建立完整的工作證據(jù)鏈條，包括發(fā)檔單、交寄單、收檔回執(zhí)發(fā)送記錄和收檔單位簽收記錄等重要資料，各項(xiàng)工作證據(jù)之間應(yīng)相互銜接，形成閉環(huán)，全面、真實(shí)地反映學(xué)生人事檔案的流轉(zhuǎn)去向。另一方面，高校還要通過多種工作渠道，廣泛開展宣傳和培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)學(xué)生的個人人事檔案意識，提升學(xué)生對個人人事檔案重要性的關(guān)注程度。此外，可適當(dāng)借鑒干部人事檔案數(shù)字化工作要求，通過數(shù)字化掃描或?qū)W生工作業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案信息系統(tǒng)對接方式，建立高校學(xué)生人事檔案電子資源倉庫，為日后開展檔案利用和學(xué)生人事檔案丟失后的材料補(bǔ)辦工作奠定基礎(chǔ)。

（四）牢固樹立法治思維，不斷完善未及時轉(zhuǎn)出高校學(xué)生人事檔案處理機(jī)制

一方面，對于正常的檔案暫存，高校應(yīng)參照相關(guān)法律法規(guī)要求制定檔案暫存協(xié)議，明確協(xié)議期限、權(quán)責(zé)分配、協(xié)議期滿后檔案處置等關(guān)鍵事項(xiàng)，并主動與學(xué)生溝通，確保學(xué)生在完全知曉個人權(quán)利、義務(wù)的基礎(chǔ)上與學(xué)校簽訂協(xié)議；另一方面，對于檔案滯留問題，高校應(yīng)嚴(yán)格按照《中共中央組織部人力資源社會保障部等五部門關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》等相關(guān)文件要求開展工作，及時將滯留檔案轉(zhuǎn)至具有接收權(quán)限的收檔單位。此外，高校要加強(qiáng)與離校學(xué)生本人的聯(lián)系，講清檔案滯留的風(fēng)險和相關(guān)政策要求，必要時可以在正式媒體上發(fā)布公開信息，這樣既能在一定程度上化解自身風(fēng)險，也能充分保障學(xué)生的合法權(quán)益。

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作者單位：北京工業(yè)大學(xué)檔案館（校史館）