蘇靜

[摘 要]經(jīng)濟社會的蓬勃發(fā)展，使我國新聞媒體行業(yè)獲得了極大的發(fā)展機遇，對新聞檔案工作的要求也不斷提高。新聞檔案反映了各個地區(qū)不同時期的科教、經(jīng)濟和文化水平，具有極高的歷史研究價值?；诖?，文章從新聞檔案的特點入手，分析新聞檔案管理優(yōu)化措施及注意事項，以期充分提高新聞檔案管理工作的時效性及高效性，為今后的新聞媒體行業(yè)指明發(fā)展方向。

[關(guān)鍵詞]新聞檔案；特點；管理

中圖分類號：G211 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）24-0034-03

新聞檔案是將新聞活動期間產(chǎn)生的完整圖文、數(shù)據(jù)信息，經(jīng)過整合、分類、歸檔后得到的資源，可滿足后續(xù)的新聞調(diào)閱、使用需要，可提高新聞報道的可信度及針對性，具有良好的資源利用價值。因此，在新時代發(fā)展背景下，如何根據(jù)新聞行業(yè)的發(fā)展趨勢，不斷提高新聞業(yè)務質(zhì)量、實現(xiàn)新聞檔案管理工作的優(yōu)化升級已成為各單位的工作重點。

一、新聞檔案的特點

（一）來源多樣

新聞檔案來源多樣，對于社會及國家發(fā)展具有重大意義的新聞需要從其最初來源進行資料的整合歸檔，對于其他類型的新聞報告，考慮到新聞行業(yè)在一定程度上承擔著引導社會輿論的重要作用，與群眾的生活具有較為密切的聯(lián)系點。

（二）內(nèi)容多樣

新聞反映了群眾的日常社會生活，涉及經(jīng)濟、外交、科技、政治、軍事和文化等各領(lǐng)域的各類資料，主要包含黨和國家各類重大事件資料、會議記錄、批示紀要、總結(jié)報告、講話稿，國家領(lǐng)導、著名人物在新聞活動中留下的手稿影音，新聞采樣素材、報道規(guī)劃方案、初級編輯小樣等資料性檔案，涉及范圍較廣，內(nèi)容較為多樣。

（三）記錄方式多樣

從保存方式來看，新聞檔案主要可分為紙質(zhì)檔案及電子檔案兩類文檔形式，如表1所示。

（四）價值作用多樣

從實際情況來看，新聞檔案具有文化功能、監(jiān)督功能、政治功能和娛樂功能等多種價值，承擔著宣傳黨和國家發(fā)展政策、反映普通百姓生活訴求的職能，是公眾探索世界、了解國際發(fā)展形勢的重要平臺。由于新聞具有極強的時效性特點，部分較為特殊的新聞報道及社會現(xiàn)象需要借鑒以往的新聞報道，因此新聞檔案本身具有極大的利用價值[1]。

二、新聞檔案管理的優(yōu)化措施

（一）增強管理意識

以往的新聞檔案主要以影音圖像、文字檔案等方式存儲，實際管理難度較小。但是隨著科技化、現(xiàn)代化社會的不斷發(fā)展，新聞檔案的存儲方式日益復雜，包含不同格式的電子化、數(shù)字化資料。因此，作為新時代的新聞檔案管理人員，需及時轉(zhuǎn)變原來的工作理念，改變原來的工作方法，不僅需要做好數(shù)字檔案和實體檔案的收集、整合、分類與歸納工作，要滿足新聞檔案的開發(fā)利用要求。新聞檔案作為記錄真實事件的載體，在一定程度上可支持科研決策，推動行業(yè)發(fā)展。由此，新聞單位也應充分意識到新聞檔案管理工作的重要價值，主動將其納入日常工作規(guī)劃，結(jié)合實際工作要求制訂科學、可行、完善的新聞檔案管理工作方案，精準劃分不同部門及崗位工作職責及范圍，確?，F(xiàn)代管理設(shè)備及專業(yè)管理人員快速到位，全方位提高新聞檔案管理工作的質(zhì)量及效率。在實際工作中，也可成立相應的新聞檔案專項工作小組，結(jié)合新聞領(lǐng)域的實際發(fā)展需要，及時調(diào)整短期工作計劃及中長期發(fā)展規(guī)劃，從人力、物力、財力等多個角度為新聞檔案管理工作的創(chuàng)新升級提供支持，并嚴格遵守上級部門提出的各項工作要求，及時借鑒其他單位的成功工作經(jīng)驗，通過取長補短完善現(xiàn)有新聞檔案管理機制。各新聞工作者需明確職責，時刻把握新聞檔案領(lǐng)域的變化規(guī)律及發(fā)展趨勢，主動更新思想觀念，完善理論架構(gòu)，提高新聞檔案管理工作的規(guī)范化、精細化、數(shù)據(jù)化程度，全方位保障新聞檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）創(chuàng)新管理方法

受全新的時代發(fā)展環(huán)境的影響，各新聞工作者在開展新聞檔案管理工作期間，需要在資料收集環(huán)節(jié)，盡量平衡好實體檔案及數(shù)字檔案的數(shù)量比例，嚴禁出現(xiàn)無人管理等問題，避免優(yōu)質(zhì)新聞檔案被淹沒在各類無效信息中，降低其利用率。在利用新聞檔案時，需要做到巨細無遺，同時盡量提高信息檢索速度，減少不必要的時間浪費。因此，相關(guān)新聞檔案管理部門可積極引進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，如圖1所示。有效解決實體檔案受潮、蟲蛀等問題，同時降低檔案保存成本，減少資料存儲空間，并結(jié)合各類軟件，有效篩選、過濾無用信息，提升新聞檔案管理工作的全面性、條理性、精細性，保證實際工作質(zhì)效。如新聞檔案管理部門可開通公眾微信號，利用手機預約的方式提示管理人員提前調(diào)出用戶所需信息，提高資料查詢的便捷性。另外，可利用云數(shù)據(jù)等技術(shù)，創(chuàng)建網(wǎng)上新聞檔案管理資料庫，降低了資料備份難度，節(jié)約了計算機空間，極大地保障了新聞檔案的安全[2]。

（三）保障檔案安全

為保證新聞檔案管理工作安全，相關(guān)部門應主動加強制度建設(shè)，提高技術(shù)水平。第一，需明確新聞檔案管理工作人員的職責，無論是實體檔案還是數(shù)字檔案管理工作，均應落實崗位責任制，明確各人員的工作權(quán)限，確保新聞檔案管理工作開展的全面性。第二，相關(guān)管理人員需熟練掌握先進的新聞檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，明確各項規(guī)章制度，認真履行職責，規(guī)范日常言行舉止，全面提升個人職業(yè)素養(yǎng)。第三，建立完善的安全保障機制，加強各部門間的聯(lián)系，及時了解新聞檔案管理工作現(xiàn)狀，避免檔案分類、保管等環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤。第四，為保證新聞檔案管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化，相關(guān)新聞檔案管理部門需建立完善、合理的監(jiān)管機制，督促全體工作人員依據(jù)現(xiàn)有規(guī)章制度依次落實資料收集、整合和歸檔作業(yè)，盡量避免出現(xiàn)監(jiān)督缺位等情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決新聞檔案管理中出現(xiàn)的問題。新聞檔案管理部門還應成立專業(yè)的工作小組，全面監(jiān)管新聞檔案管理制度的落實狀況，在監(jiān)督作業(yè)期間，及時獲取音頻、圖像等一手資源，處理內(nèi)容不實、低俗的各類新聞素材，確保在全新的時代發(fā)展背景下推動新聞檔案管理工作逐漸朝著規(guī)范、專業(yè)的方向發(fā)展[3]。

（四）轉(zhuǎn)變服務理念

為提高新聞傳播效率，新聞檔案管理部門也應積極轉(zhuǎn)變原來的服務理念，引導全體工作人員樹立良好的服務意識，對在崗職工做好培訓教育，引導其在強化能力素養(yǎng)的同時及時反思自己在工作中的不足，有針對性地調(diào)整現(xiàn)有工作態(tài)度及方法，確保新聞檔案管理工作的質(zhì)效。同時，新聞檔案管理人員需要深挖新聞檔案潛在的價值，積極利用5G、大數(shù)據(jù)等技術(shù)提高服務水平。各工作部門也需積極順應時代發(fā)展要求，樹立智能化、智慧化新聞檔案服務管理工作理念，確保各新聞素材均可得到有效利用，時刻以優(yōu)質(zhì)服務為目標，端正服務態(tài)度，提高用戶滿意度。

（五）重視人才建設(shè)

為適應時代發(fā)展要求，新聞檔案管理部門應主動組建高素質(zhì)、綜合型、專業(yè)化的人才隊伍，全力推動新聞檔案管理的健康發(fā)展。首先，應綜合當前的新聞檔案管理工作內(nèi)容及目標，合理調(diào)整新聞檔案管理人員數(shù)量，并嚴格依據(jù)現(xiàn)有政策機制做好新聞檔案資料的分類、整合和存儲工作，簡化檢索、取用流程。其次，針對部分思想落后的新聞檔案管理人員，要構(gòu)建合理的技能培訓體系，結(jié)合內(nèi)部學習、外部進修的方式，將新聞檔案管理理論、計算機操作技術(shù)等作為重點培訓內(nèi)容，全面提高在職新聞檔案管理人員的素養(yǎng)?？啥ㄆ谘垖＜覍W者來企開展主題教育培訓講座，及時向廣大職工傳授全新的新聞檔案管理知識及經(jīng)驗；也可要求各職工分批次開展外出調(diào)研活動，學習先進的新聞檔案管理經(jīng)驗，不斷完善本單位的新聞檔案管理體系。再次，做好紀律管理。與其他類型的檔案資料相比，新聞檔案具有一定的特殊性，相關(guān)新聞檔案管理人員需要在取用過程中嚴格遵循現(xiàn)有規(guī)定，防止出現(xiàn)資料泄露、數(shù)據(jù)丟失等問題，并培養(yǎng)良好的責任意識及大局意識，確保新聞檔案管理資料的完整性。最后，落實管理考核。對于部分態(tài)度不端正、能力不達標的新聞檔案管理人員，相關(guān)管理部門應建立健全工作考核機制，充分凸顯其引導、激勵優(yōu)勢，調(diào)動起全體新聞檔案管理人員的工作積極性。在實際工作中，可依據(jù)現(xiàn)有新聞檔案管理要求科學調(diào)整考核指標，客觀公正地反映其實際工作質(zhì)效，并從物質(zhì)獎勵、精神鼓勵兩個方面入手，提高優(yōu)秀工作人員的福利待遇，并對不合格、不合規(guī)的新聞檔案管理行為加以適當懲處，全面增強新聞檔案管理人員的責任意識[4]。

三、新聞檔案管理的注意事項

第一，合理編研分類。應做好新聞檔案的子項分類作業(yè)，如將新聞報道作為一級分類，則其可細分為綜合報道、典型報道、批評報道、述評報道等二級類目。以述評報道為例，還可細分為人物述評報道、形勢述評報道、事件述評報道等三級類目。做好子項分類作業(yè)，可保證檔案編研作業(yè)的有序推進。如在開展人物典型報道活動期間，可提煉人物事跡匯編、成長大事記編研等，得到較為明確的報告提綱；在開展事件述評報道期間，可利用同質(zhì)性歸檔的方式，將收集到的事件相關(guān)人言論按照中立、正、反的角度匯編，最終得到較為客觀、公正、合理的評價。這極大地降低了新聞檔案管理難度，還原了較為真實的新聞歷史事件。另外，新聞檔案管理部門可依據(jù)新聞發(fā)生的時間、事由進行子項劃分，有效提高編研工作效率。第二，落實電子歸檔及全面掛接。數(shù)字化建設(shè)是全新時代背景下新聞檔案編研工作的開展方向，將現(xiàn)有檔案存儲方式轉(zhuǎn)化為電子形式，可有效提高資源的利用效率，縮短新聞檔案編研工作時間。在開展數(shù)字化建設(shè)期間，相關(guān)工作人員也需要做好有效受控版本檔案的掛接工作，提高新聞檔案資源利用率。另外，要建立電子照片數(shù)據(jù)庫，利用文字解說的方式有效編研聲像新聞檔案，突出其工作成果。第三，樹立歸檔意識。樹立良好的新聞檔案歸檔意識，有利于長久保存各類新聞檔案資料。當前新聞采集途徑不斷擴增，使得大量新聞工作者的策劃、采編作業(yè)量大幅提高，在此情況下極易出現(xiàn)資料遺漏、拖延歸檔等問題。因此，相關(guān)工作人員需樹立良好的新聞檔案歸檔意識，及時完成新聞歸檔作業(yè)，確保歸檔作業(yè)全程受控[5]。

四、結(jié)語

受到經(jīng)濟及社會等多種因素的影響，我國媒體行業(yè)開始逐漸進入全新的發(fā)展階段，如果一味地沿用以往的新聞檔案工作模式，將會影響管理質(zhì)效的提升。因此，相關(guān)新聞從業(yè)人員需明確當前的行業(yè)發(fā)展狀況，通過增強管理意識、創(chuàng)新管理方法、保障檔案安全、轉(zhuǎn)變服務理念、重視人才建設(shè)等方式，有效升級現(xiàn)有的新聞檔案管理工作體系，在推動新聞領(lǐng)域進步的同時，為開展科研決策、落實輿論引導等業(yè)務提供有力支持，全方位提高新聞檔案管理工作水準，使其逐漸朝著智能化、專業(yè)化、電子化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

參考文獻：

[1]張靜.將新聞檔案從“偏房”請到“正室”——淺談報社如何開展新聞檔案管理工作[J].新聞前哨，2022（08）：72-73.

[2]郎克志.讀圖時代報紙數(shù)碼新聞照片檔案管理[J].辦公室業(yè)務，2020（17）：39-40.

[3]崔曉.高校電子新聞檔案管理模式構(gòu)建研究[J].陜西檔案，2023（01）：29-31.

[4]王霞.融媒體時代加強新聞檔案管理的對策研究[J].進展，2023（15）：43-45.

[5]熱那古麗·塔依爾.新時期新聞單位照片檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務，2020（07）：104-105.