文/中海油研究總院有限責(zé)任公司 王迪 侯明雨 楊建欽 秦儉

檔案管理工作的開展能夠更好地幫助企業(yè)對檔案進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，提高企業(yè)檔案管理效率，更好提升企業(yè)的工作質(zhì)量水平，提升企業(yè)的核心市場競爭力。因此，企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)自身有著至關(guān)重要的作用。時至今日，企業(yè)應(yīng)該能更好地面對新時代的全新發(fā)展形勢，對企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行一定的提升轉(zhuǎn)型。企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型工作已經(jīng)成為數(shù)字化時代背景下的一種必然趨勢，在這一背景下，企業(yè)要盡快完成檔案管理轉(zhuǎn)型工作，結(jié)合數(shù)字化發(fā)展的潮流，優(yōu)化檔案管理體系，促進(jìn)檔案管理轉(zhuǎn)型[1]。

一、數(shù)字化時代下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）能夠順應(yīng)時代發(fā)展新要求。隨著信息化時代的到來，各項信息技術(shù)不斷創(chuàng)新，信息化時代下的行業(yè)變化也日新月異。在這一背景下，企業(yè)檔案管理工作的開展也漸漸向著無紙化的辦公形式轉(zhuǎn)變，企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)程度逐漸加強(qiáng)。在現(xiàn)有形勢下進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)有著較為重要的價值和實際意義。站在企業(yè)角度進(jìn)行分析，企業(yè)檔案管理工作，主要含義是企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營以及管理活動開展的過程中，管理工作中所形成的文件資料。這些文件資料往往具有較高的價值，并且形式各不相同、樣式繁多。近年來，我國社會向著智能化和信息化的方向改變，大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)得到了更多行業(yè)的青睞，現(xiàn)有時代下的企業(yè)信息化建設(shè)工作得到了良好發(fā)展。近幾年，我國國家檔案局也舉辦了檔案信息化建設(shè)工作的有關(guān)專題講座，如“區(qū)塊鏈技術(shù)發(fā)展趨勢及在檔案存證方面的應(yīng)用”，此類專題講座指出，需要嚴(yán)格抓住現(xiàn)有時代下的前沿科學(xué)技術(shù)，對其進(jìn)行良好積極的使用，讓新一代的信息技術(shù)推動檔案信息化建設(shè)工作的良好發(fā)展，有效幫助信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型工作的完成，更好地為現(xiàn)有經(jīng)濟(jì)社會事業(yè)的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在全國檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃中，也有相關(guān)內(nèi)容明確指出要加快實現(xiàn)以檔案信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型工作。

（二）有效提升企業(yè)核心競爭力。對于企業(yè)來說，信息化工作建設(shè)涉及較多的數(shù)據(jù)。這些企業(yè)數(shù)據(jù)是企業(yè)的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，可以在未來為企業(yè)帶來較為可觀的經(jīng)濟(jì)效益。因此，務(wù)必要引起企業(yè)的重視和關(guān)注，良好保存企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)。通過對企業(yè)檔案信息化管理工作進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)數(shù)字化檔案是企業(yè)發(fā)展中的一個重要部分，能提升企業(yè)的核心競爭力。因此，企業(yè)應(yīng)該充分利用大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)等進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，為企業(yè)自身帶來更多的價值。另外，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作，也能夠更好地讓企業(yè)檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)平臺進(jìn)行有效融合，使人工檔案管理中的一些不足與弊端得到改善或彌補，更好地實現(xiàn)自動化生產(chǎn)作業(yè)，節(jié)約企業(yè)以及工作人員的時間和精力，使檔案管理工作中的有關(guān)操作更加便捷、省力。企業(yè)對自身的檔案信息資源進(jìn)行有效使用和高效開發(fā)，能更好地提升檔案的信息管理質(zhì)量水平和效率，讓企業(yè)自身的管理和發(fā)展思路得到擴(kuò)展，進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)的高效發(fā)展，使企業(yè)在進(jìn)行戰(zhàn)略決策工作時，能夠更加省時、高效地制定精準(zhǔn)的決策，讓企業(yè)能夠發(fā)展壯大，讓企業(yè)發(fā)展和運行的需求得到充分滿足。

二、數(shù)字化時代下企業(yè)檔案管理工作的不足

（一）標(biāo)準(zhǔn)化程度不夠。1.企業(yè)對檔案管理工作的重視度仍需提升。數(shù)字時代，相關(guān)企業(yè)并沒有充分意識到信息化在檔案管理中的作用，在企業(yè)檔案管理工作中仍有部分缺點或問題需要改正與解決。由于相關(guān)企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時并沒有意識到信息化技術(shù)應(yīng)用的重要性，在進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作時依舊采用原有的管理方式進(jìn)行檔案管理，信息化建設(shè)的思想意識較為淡薄，不夠深刻，沒有做到與時俱進(jìn)。由此導(dǎo)致了企業(yè)在開展檔案管理信息化建設(shè)工作時耗費了大量的人力、物理、財力，對企業(yè)的檔案管理工作帶來嚴(yán)重影響。2.缺少統(tǒng)一全面的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。新時代背景下的檔案管理工作對企業(yè)自身的發(fā)展提出了較高要求，為了更好地推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作向著科學(xué)、合理、規(guī)范的方向發(fā)展，需要企業(yè)結(jié)合自身檔案管理體系，并借助信息技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，使企業(yè)檔案管理能夠更好地適應(yīng)當(dāng)前的市場變化形式，也讓檔案管理工作更加符合我國的政策內(nèi)容。但大多數(shù)企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時，所制定和使用的制度完善性較差，不能對企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行有效統(tǒng)一，使企業(yè)檔案管理缺乏嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)和謹(jǐn)慎的管理流程，導(dǎo)致檔案管理工作中的一些細(xì)節(jié)工作內(nèi)容得不到有效落實、執(zhí)行和開展，沒有對整體工作進(jìn)行系統(tǒng)全面地規(guī)劃，導(dǎo)致檔案制度體系沒有全面、完整地形成。

（二）檔案管理工作配置不夠全面。大多數(shù)企業(yè)并沒有意識到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致檔案管理工作配置不夠全面，使檔案工作管理項目難以得到充足的資金扶持，也得不到應(yīng)有的重視。企業(yè)內(nèi)部對于檔案管理工作所需要用到的硬件設(shè)備、設(shè)施等，不能夠及時進(jìn)行更新及維護(hù)，沒有及時更新相關(guān)工作軟件或系統(tǒng)，設(shè)備的運行效率得不到提升，使檔案管理信息化受到影響。

（三）檔案管理工作專業(yè)化水平不足。在企業(yè)開展檔案管理工作時，仍然存在專業(yè)化程度不夠等問題，部分企業(yè)的檔案管理人才儲備不夠充足，在開展檔案管理工作時，所運用的工作理念、工作思想較為守舊，不夠創(chuàng)新。同時，由于相關(guān)企業(yè)并未對檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的檔案管理工作培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作人員的專業(yè)水平不足，在進(jìn)行檔案管理工作時不能夠充分發(fā)揮自身作用。另外，大多數(shù)的管理工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時不能夠做到與時俱進(jìn)，缺乏創(chuàng)新意識，也沒有更好地發(fā)揮自身的工作職責(zé)，責(zé)任意識水平較低，在進(jìn)行檔案管理工作時不能夠熟練掌握各種信息化的管理軟件。

三、數(shù)字化時代下推動企業(yè)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的對策

（一）提升管理人員的思想意識水平。首先，企業(yè)應(yīng)該切實加強(qiáng)管理人員對于檔案管理信息化轉(zhuǎn)型工作的重視程度，通過數(shù)字化信息與技術(shù)的使用，讓企業(yè)檔案的信息管理完整性更強(qiáng)，讓企業(yè)在進(jìn)行信息傳遞的過程中搶先一步，讓企業(yè)能夠更好地為市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展獻(xiàn)出自己的力量。因此，企業(yè)需要加強(qiáng)檔案管理人員對檔案管理信息化轉(zhuǎn)型以及數(shù)字化建設(shè)的重視程度[2]。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層不應(yīng)一味地追求企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，需要更好地將檔案管理工作與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展相結(jié)合，使之形成一個更加全面系統(tǒng)的檔案管理工作模式，以此構(gòu)建數(shù)字化檔案管理模式。其次，企業(yè)在加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的同時應(yīng)該注重提升專業(yè)管理人員的素質(zhì)水平，可以定期邀請專家團(tuán)隊進(jìn)入企業(yè)內(nèi)部，為有關(guān)工作人員進(jìn)行針對性的教育培訓(xùn)工作。通過員工與專家的交流與學(xué)習(xí)，能夠使其更好地應(yīng)對檔案管理工作中可能出現(xiàn)的問題，也可以讓員工及時向?qū)＜疫M(jìn)行請教和提問，解答自身疑惑，以此確保后期的檔案管理工作能夠朝著數(shù)字化、信息化的方向順利發(fā)展。企業(yè)作為檔案信息管理工作的組織者，在進(jìn)行檔案管理工作時應(yīng)要求相關(guān)管理人員對檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行深入學(xué)習(xí)、思考與探索，通過加強(qiáng)頂層設(shè)計工作來優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作。不管是對于企業(yè)的管理者還是基層人員來說，都應(yīng)該提高對檔案工作的重視程度，讓企業(yè)檔案管理部門充分意識到檔案管理工作的重要性，借助數(shù)字化管理方式，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理部門的自身職能水平，更好地讓部門內(nèi)部的工作人員意識到檔案管理部門的重要性。最后，企業(yè)還需要結(jié)合目前檔案信息管理工作開展的現(xiàn)狀，制定科學(xué)有效的檔案管理體系來促進(jìn)檔案信息管理的可持續(xù)發(fā)展，以此調(diào)整和優(yōu)化檔案數(shù)字化管理資源，促進(jìn)企業(yè)檔案管理部門與其他部門的協(xié)同發(fā)展、共同配合，匯集成同一股力量，向著一個目標(biāo)前進(jìn)。

（二）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范程度。首先，企業(yè)需要針對性地完善檔案管理工作的有關(guān)體系制度，應(yīng)該以近年來我國頒布的相關(guān)政策文件為指導(dǎo)，如《企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等。從現(xiàn)有情況來看，企業(yè)內(nèi)部的數(shù)字化檔案管理工作已經(jīng)逐漸開展起來，傳統(tǒng)的檔案管理工作漸漸被取代。在我國的“十四五”規(guī)劃工作中，檔案管理也是一項重要的工作內(nèi)容，企業(yè)應(yīng)該盡快落實和開展信息化建設(shè)的渠道探索和模式研究，更好地幫助企業(yè)檔案管理工作實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，并借助相關(guān)的檔案管理文件來對企業(yè)的檔案信息管理進(jìn)行規(guī)范管理。結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展、經(jīng)營特征和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，探索出融合性更高、包容性更強(qiáng)的檔案管理體系標(biāo)準(zhǔn)，讓企業(yè)在今后開展檔案管理工作時，能良好實現(xiàn)信息化的轉(zhuǎn)型與突破，讓企業(yè)的檔案管理工作有對應(yīng)的制度和章法可以遵循與依靠。其次，企業(yè)應(yīng)該進(jìn)一步提高對自身業(yè)務(wù)流程的規(guī)范管理。在進(jìn)行信息完善和收集工作時，企業(yè)應(yīng)該嚴(yán)格要求內(nèi)部的各個部門都能有效、充分地使用企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)。根據(jù)企業(yè)所制定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范內(nèi)容，進(jìn)行檔案信息錄入、編研等工作，不再被動地進(jìn)行采集，而是更加主動地進(jìn)行數(shù)據(jù)或信息挖掘，讓企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作具有的生命力更強(qiáng)，也能夠為企業(yè)的發(fā)展帶來更多的新興活力。企業(yè)檔案信息化管理涉及數(shù)據(jù)備份、存儲、刪減等工作，其工作流程也要進(jìn)一步進(jìn)行優(yōu)化，開展和落實集中化管理工作，將企業(yè)檔案的有關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容等分類進(jìn)行整理、掃描入檔，讓檔案管理有關(guān)工作流程和細(xì)節(jié)內(nèi)容得到明確梳理，進(jìn)一步保障檔案管理系統(tǒng)的安全。將目錄以及電子圖像等副本文件進(jìn)行充分整理，對檔案現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行盤點，讓企業(yè)擁有更加可靠的依據(jù)來開展數(shù)字資產(chǎn)等有關(guān)工作。借助現(xiàn)有數(shù)字化平臺，開展更加高效精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)檢測、清理等工作，保證數(shù)據(jù)整理工作質(zhì)量，為后期檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作打下堅實基礎(chǔ)。最后，企業(yè)也應(yīng)該進(jìn)一步提升檔案的應(yīng)用效率，在企業(yè)內(nèi)部定期進(jìn)行檢查更新等工作，使檔案信息具有的精準(zhǔn)程度更高，科學(xué)性更強(qiáng)。在調(diào)取、借閱檔案的過程中也應(yīng)該更好地按照制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范步驟進(jìn)行相關(guān)工作，讓檔案管理工作自身具有更高的服務(wù)水平。在進(jìn)行檔案管理工作時也要不斷地探索和開發(fā)新功能，加強(qiáng)對企業(yè)檔案信息資源的深層次開發(fā)挖掘，搭建企業(yè)云計算技術(shù)相關(guān)的信息網(wǎng)站，更好地實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息共享。

（三）提高配套設(shè)施完善程度，培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)人才。在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該進(jìn)一步完善硬件設(shè)施水平以及配備工作，成立對應(yīng)的檔案管理部門，制定相應(yīng)的采購機(jī)制，及時進(jìn)行檔案信息的配套設(shè)施采購以及相應(yīng)硬件的更新，如計算機(jī)，掃描儀等。在軟件方面也要定期進(jìn)行優(yōu)化、更新與維護(hù)工作，將信息安全系統(tǒng)、檔案快速檢索軟件等進(jìn)行升級、優(yōu)化。讓企業(yè)需要的軟硬件設(shè)施一應(yīng)俱全，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)工作的轉(zhuǎn)型與落實。企業(yè)也要注重檔案安全保障體系的建立和使用。例如，通過使用防火墻、殺毒軟件、漏洞檢測等信息化技術(shù)來加強(qiáng)檔案信息資源的安全性、可靠性和保密性。同時，企業(yè)也要更好地培養(yǎng)和引進(jìn)更多優(yōu)質(zhì)、專業(yè)的檔案管理人才[3]。當(dāng)前時代，企業(yè)在進(jìn)行檔案信息管理工作時應(yīng)該對企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有員工進(jìn)行更好的教育培訓(xùn)，構(gòu)建一支高素質(zhì)、高水平的數(shù)字化檔案管理人才團(tuán)隊，建立科學(xué)有效的人才激勵制度，借助精神激勵與物質(zhì)激勵的方式提高檔案管理人員的工作熱情和工作積極性，讓員工不斷地學(xué)習(xí)新知識、新內(nèi)容，提升自身水平。并且，應(yīng)鼓勵和組織檔案管理人才在原有檔案管理工作水平的基礎(chǔ)上做好理論應(yīng)用研究，學(xué)習(xí)和探索檔案學(xué)專業(yè)的理論內(nèi)容，研究與理論知識相關(guān)的應(yīng)用與技術(shù)等，加強(qiáng)對區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的探索，以此將相關(guān)工作人員所掌握的檔案管理理論知識進(jìn)行合理運用，推動檔案管理的程序化和智能化的發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，數(shù)字化時代下，企業(yè)開展檔案管理轉(zhuǎn)型工作是其發(fā)展的必經(jīng)之路。在檔案管理工作中制定科學(xué)有效的企業(yè)檔案管理工作制度，能提升核心競爭力，為企業(yè)謀求一個良好發(fā)展。對于企業(yè)來說，檔案管理工作已成為數(shù)字化時代下的一種必然趨勢。因此，企業(yè)應(yīng)該勇敢面對各項挑戰(zhàn)，提升管理模式，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作時實現(xiàn)現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理。