劉璐

［摘 要］新時代的發(fā)展對檔案管理部門工作提出了更高的要求，為了更好地適應現(xiàn)代社會的發(fā)展，檔案管理部門必須加強改革與創(chuàng)新，同時還要加大信息化建設力度。一方面，要增強檔案管理工作的實效性；另一方面，要提升檔案信息應用價值，以最大限度發(fā)揮檔案的重要作用?；诖?，文章首先分析檔案信息化建設中存在的主要問題，其次對檔案信息化建設的必要性進行分析，最后對具體的建設途徑進行探究，以供參考。

［關鍵詞］檔案；信息化建設；現(xiàn)代科技

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.18.065

［中圖分類號］G270.7［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）18-0200-03

0? ? ?引 言

檔案信息化建設是推動檔案管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展的必經(jīng)之路，能夠有效提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。但就發(fā)展現(xiàn)狀來看，我國很多單位和部門在開展檔案管理工作的過程中，依然沿用傳統(tǒng)的工作模式和思路，檔案信息化的應用范圍以及建設水平還有待擴大和提升。鑒于上述情況，在今后發(fā)展過程中，相關部門必須轉(zhuǎn)變工作思路和方法，積極應用先進信息技術，加快檔案信息化建設進程，最大限度發(fā)揮出檔案的重要作用和價值。

1? ? ?檔案管理信息化建設中的主要問題

首先，對檔案管理工作的重視程度比較低。很多檔案管理部門在實際工作中都未能認識到檔案信息的重要價值和作用，不能在檔案管理工作中投入充足的人力、物力和時間，導致檔案管理缺乏必要的資源保障，信息化建設更是無從談起，只不過是簡單地配備計算機用于檔案信息的儲存和記錄，并不能有效挖掘與發(fā)揮檔案信息價值。由于部門領導層重視程度不高，很多檔案管理人員也受到一定的影響，出現(xiàn)了工作熱情、創(chuàng)造性和主動性不足的情況，甚至對信息化建設工作的開展造成了一定的阻礙。此外，在外部市場競爭日漸加劇的情況下，檔案信息價值逐漸凸顯，信息化更是成為有效挖掘與利用檔案信息的關鍵所在，但就實際發(fā)展情況來看，很多檔案管理人員的業(yè)務能力和素質(zhì)并不能滿足信息化建設基本要求，而部門又未能對其進行系統(tǒng)、專業(yè)的培訓，導致檔案管理信息化缺乏相應的人才保障，難以持續(xù)推進，更無法將信息化的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。

其次，為支持檔案信息化建設，國家相關部門頒布了相關實施綱要和標準，在軟硬件建設方面作出了明確規(guī)定，這對于檔案信息化水平的提高很有幫助。因此，相關部門在檔案信息化建設的過程中，必須結合自身實際情況，選擇相應的軟硬件設施，而這也是檔案管理信息化建設的基礎和前提。但就發(fā)展現(xiàn)狀來看，市場中與現(xiàn)代檔案管理相關的軟硬件種類繁多，質(zhì)量參差不齊，這會增加相關管理軟件的篩選難度，阻礙檔案管理信息化建設的進程。例如，很多軟件產(chǎn)品價格較高，使用需要投入較多的成本。還有很多產(chǎn)品在生產(chǎn)和制造過程中粗制濫造，與實際宣傳效果嚴重不符，很多部門在應用這些軟件的過程中，雖然前期運行狀態(tài)良好，但隨著應用深度的提升，其中的各種問題逐漸凸顯出來，再加上技術維護和更新相對滯后，導致軟件難以長時間平穩(wěn)、高效運行，大大降低了檔案信息化水平［1］。

最后，在檔案管理信息化建設工作中，要有與之相應的管理方式和方法，但我國很多部門在應用檔案信息系統(tǒng)的過程中，受到多方面因素的影響，還未能與公眾平臺以及其他系統(tǒng)平臺進行關聯(lián)，難以實現(xiàn)信息共享，同時也不能為檔案管理工作提供便捷服務。與此同時，檔案價值也無法被充分挖掘和利用，這在很大程度上打消了檔案管理人員的工作熱情和積極性，長此以往，還會形成惡性循環(huán)，不利于檔案信息化建設工作的順利開展。具體問題包括以下幾個方面：第一，個別單位和部門在歸檔工作方面存在不完整、不及時等問題，這對檔案管理時效性和系統(tǒng)性產(chǎn)生了直接的影響。第二，檔案管理出現(xiàn)數(shù)據(jù)流失、監(jiān)管責任未能妥善落實到位的情況，導致很多關鍵數(shù)據(jù)信息丟失。第三，很多單位和部門在開展檔案管理工作的過程中仍然采用傳統(tǒng)模式和觀念，致使海量信息資源被閑置，降低了檔案信息的應用效率，同時也阻礙了檔案信息化建設進程［2］。

2? ? ?檔案信息化建設的意義

2.1? ?有利于檔案的現(xiàn)代化發(fā)展

進入信息化時代，社會各領域都在加強現(xiàn)代化建設，檔案管理領域也不例外，檔案管理信息化建設能夠加快檔案現(xiàn)代化發(fā)展步伐。各種信息技術與檔案管理的融合，可以產(chǎn)生良好的管理效果，促進信息技術優(yōu)勢的充分發(fā)揮，為用戶提供更加標準、規(guī)范、專業(yè)的服務。例如，在管理檔案時，檔案管理人員可借助信息技術存儲檔案信息，不僅能夠豐富檔案資源存儲形式，同時也能促進了信息資源的優(yōu)化共享［3］。

2.2? ?有利于提高檔案管理水平

加強檔案信息化建設，還有助于檔案管理水平的提升。實踐中，相關管理部門可借助光盤技術、掃描技術等，優(yōu)化檔案存儲方式，同時還能節(jié)約大量存儲成本，在無形之中創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟效益。此外，檔案信息化建設還能加快信息資源的優(yōu)化共享和高效傳輸，既促進了檔案資源的優(yōu)化配置，又提高了其應用效率。這種方式還能減少檔案管理人員的工作量，提升工作效率，最終達到提高檔案管理水平的目的［4］。

2.3? ?有利于提高檔案信息檢索效率

傳統(tǒng)的檔案管理以人工操作為主，不僅工作效率低，同時還會產(chǎn)生較高的人工成本，通過檔案信息化建設能夠有效彌補傳統(tǒng)檔案管理工作的不足，最重要的是能夠提高檔案信息檢索效率，幫助人們從海量數(shù)據(jù)庫中找到自己所需要的資源，大大提高檔案資源的應用效率，具有傳統(tǒng)檔案管理所不具備的優(yōu)勢［5］。

3? ? ?檔案信息化建設的有效途徑

新時代的發(fā)展對檔案管理部門工作提出了更高的要求，因此，檔案管理部門要做到與時俱進，不斷創(chuàng)新，這樣才能更好地滿足時代發(fā)展要求。相關單位和部門在開展檔案信息化建設工作的過程中，首先要提高對這項工作的重視程度，確保各項工作的順利開展。其次，要結合自身實際情況，建立起完善的檔案信息化管理體系。最后，要打造一支優(yōu)秀的檔案管理團隊，以更好地適應檔案信息化建設要求。

3.1? ?提高對檔案信息化建設工作的重視程度

為提高檔案信息化建設水平，相關部門及工作人員要從思想上加以轉(zhuǎn)變，提高對檔案信息化建設工作的重視程度，這樣才能為建設工作的順利開展奠定良好的基礎［6］。作為檔案管理部門，必須對檔案信息化建設的價值有明確、清晰的認識，并以此為基礎，創(chuàng)新檔案管理人員的思想觀念，形成良好的管理意識，只有這樣，才能推動檔案信息化建設，提高管理工作質(zhì)量。與此同時，檔案管理部門還要加快檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，制定出完善統(tǒng)一的標準，還要在統(tǒng)一性原則和規(guī)范化原則的引導之下，提高檔案建設規(guī)范性，逐漸形成完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。例如，某單位檔案管理部門在檔案管理信息化建設的過程中，首先就是從思想入手，高度重視該工作的開展，并在工作實踐過程中大力提高建設水平，使檔案管理和應用效率得到極大的提升。此外，該部門還十分注重對外部先進經(jīng)驗的總結和借鑒，并通過實地考察的方式學習最新方法，開闊眼界和思路。這些都為檔案信息化建設工作的順利開展提供了強大支撐。加強檔案信息化建設能夠充分發(fā)揮檔案的重要作用和價值，為單位業(yè)務系統(tǒng)的運行提供強大的數(shù)據(jù)支持。因此，各部門在檔案信息化建設的過程中，要提高對這項工作的重視程度，這樣才能為后續(xù)相關工作的順利開展奠定良好基礎，提高檔案信息化水平［7］。

3.2? ?完善檔案信息化管理體系

首先，檔案管理部門必須明確自身實際發(fā)展現(xiàn)狀，并將規(guī)范化、客觀化作為基本原則開展各項工作，立足全局，促進檔案信息化建設工作的順利開展，對于實踐過程中遇到的各種問題，均可結合實際進行處理，以免對建設完整性造成影響。與此同時，在檔案信息化建設過程中，為防止檔案管理部門出現(xiàn)刻板執(zhí)行的問題，要加強各部門之間的聯(lián)系與溝通，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，提高建設工作效率。其次，檔案管理部門還要積極采納其他部門的意見，并要明確國家有關檔案信息化建設的規(guī)范和標準，以此為基礎，推動各項工作的順利開展。在這一過程中，應樹立科學發(fā)展觀，積極吸收和借鑒先進經(jīng)驗，建立起完善的管理制度，并全面優(yōu)化對檔案管理服務體系，真正實現(xiàn)信息共享。最后，檔案管理部門還要立足于實際，打造一體化管理系統(tǒng)，以此來進一步凸顯檔案管理工作特色，對現(xiàn)有的信息化檔案管理手段進行改革，引進數(shù)字化管理理念，進一步增強檔案信息化建設的時效性。必要情況下，還要結合相關領域的發(fā)展實際，積極應用信息軟件，建立獨具特色的電子檔案引擎數(shù)據(jù)庫，從根本上維護檔案信息數(shù)據(jù)安全，提高工作效率。例如，某檔案管理部門在檔案信息化建設工作中推出了智慧管理系統(tǒng)，立足于廣大群眾的基本需求，優(yōu)化管理流程，對檔案信息以及相關業(yè)務進行全面規(guī)范，為群眾提供更加高效、便捷的檔案服務。通過該智慧管理系統(tǒng)，真正實現(xiàn)了線上線下一體化，大大提高了辦事效率和服務質(zhì)量［8］。

3.3? ?打造優(yōu)質(zhì)的檔案管理團隊

第一，搭建線上人才培訓平臺。在各企業(yè)、各單位的發(fā)展過程中，線上學習已逐漸成為人才培養(yǎng)的重要手段，對于人才培養(yǎng)質(zhì)量的提高很有幫助。因此，相關檔案管理部門也可以結合實際情況，積極搭建人才線上培訓平臺，實現(xiàn)對各種線上優(yōu)質(zhì)教育資源的高效利用，如借助微博、微信公眾號等，搜索相關培訓信息，并實現(xiàn)對國家檔案管理相關政策規(guī)定的及時獲取和正確解讀，為人才培訓提供強大的政策支持。此外，在線上開展人才培訓活動，更容易攻克工作重點和難點，同時也能深入分析檔案信息化建設技術難點，獲得更加豐富的課程資源，為人才提供豐富多樣的培訓內(nèi)容，對于培訓質(zhì)量和效果的提升很有幫助。檔案管理人員可以利用自己的業(yè)余時間，隨時通過網(wǎng)絡參加培訓，掌握最新技術理念，以提高自身的檔案管理水平，為企業(yè)檔案信息化建設奠定良好的基礎［9］。

第二，除線上人才培訓，還可以在線下對人才進行定向培養(yǎng)。為了更好地貫徹落實國家相關法規(guī)，全面規(guī)范檔案信息化建設，作為檔案管理人員，必須了解檔案管理相關的先進技術成果、理論知識。因此，檔案管理部門還要通過線下培訓的方式，對人才進行定向培養(yǎng)，以加強其對某一領域?qū)I(yè)知識的理解，增強培訓效果。與此同時，在線下培訓過程中，檔案管理部門還可以聘請業(yè)界知名專家、學者，定期開展訪問活動、講座活動、學術會議等，增強培訓效果。例如，某檔案管理部門組織開展專題培訓會，培訓內(nèi)容不僅包括檔案管理相關的法律法規(guī)，同時也包括業(yè)內(nèi)最先進的技術成果，通過類似的專題培訓會，幫助檔案管理人員掌握最新的技術理念，提高其業(yè)務能力和素養(yǎng)。此外，為增強培訓效果，該部門還向參與培訓的人員發(fā)放了由專業(yè)師資團隊編撰，涵蓋基本概念、理論的專業(yè)教材，供檔案管理人員隨時學習，這不僅有利于檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升，同時也能幫助其學習更多先進經(jīng)驗，對于檔案信息化建設很有幫助［10］。

4? ? ?結束語

檔案信息化建設屬于一項系統(tǒng)化、綜合性的工程，其中涉及很多環(huán)節(jié)和內(nèi)容，其重要性和價值毋庸置疑。因此，在全新發(fā)展時期，相關部門必須提高對這項工作的重視程度。與此同時，還要與時俱進，結合自身發(fā)展現(xiàn)狀，建立起完善的檔案信息化管理體系，最后還要加強人才培訓，打造一支優(yōu)質(zhì)的檔案管理團隊。只有這樣，才能為檔案信息化建設奠定良好的基礎，提高檔案信息化水平，最大限度發(fā)揮出檔案信息化的社會價值。

主要參考文獻

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