楊瑞雪

摘 要：我國(guó)現(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)建設(shè)和產(chǎn)業(yè)發(fā)展正處在重要階段，各地區(qū)城市對(duì)于人力資源需求急劇增長(zhǎng)，這也使得我國(guó)各地區(qū)城市中出現(xiàn)了規(guī)模十分龐大的流動(dòng)人口，在這一背景下，如何高效率且高質(zhì)量開(kāi)展流動(dòng)人員人事檔案管理工作就顯得至關(guān)重要。大數(shù)據(jù)時(shí)代下運(yùn)用信息技術(shù)開(kāi)展流動(dòng)人員人事檔案管理能夠充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)先進(jìn)功能優(yōu)勢(shì)，提高流動(dòng)人員人事檔案信息管理效率和利用的便利性，降低人為因素所導(dǎo)致管理失誤發(fā)生的概率。因此，各地區(qū)政府相關(guān)部門要不斷加大投入力度，加快流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。文章將在明確流動(dòng)人員人事檔案管理特點(diǎn)基礎(chǔ)上，闡述大數(shù)據(jù)時(shí)代下流動(dòng)人員人事檔案管理信息化的價(jià)值優(yōu)勢(shì)，并提出幾點(diǎn)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的思路和要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；流動(dòng)人員；人事檔案管理；信息化建設(shè)

Research on the Information Construction ofFloating Personnel File Management in the Era of Big Data

Yang Ruixue

（Baotou Human Resources and Social Security Bureau，Inner Mongolia Baotou 014060）

Abstract：Chinas economic construction and industrial development are at an important stage and the demand for human resources in cities in various regions increases rapidly，which make a very large scale of floating population in cities in various regions of China.In this context，how to carry out the management of floating personnel files with high efficiency and high quality is very important.In the era of big data，the use of information technology to carry out the management of floating personnel files can give full play to the advanced functional advantages of big data technology，computer technology and modern communication technology，improve the efficiency and convenience of utilization of floating personnel files，and reduce the probability of management errors caused by human factors.Therefore，the relevant departments of departments should constantly increase their investment to accelerate the information construction process of floating personnel file management.On the basis of clarifying the management characteristics of floating personnel files，the article puts forward some ideas on how to realize the information of file management.

Key words：the era of big data;floating personnel;personnel files management;information construction

當(dāng)前，我國(guó)各地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展處在不平衡且產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)較為集中的關(guān)鍵時(shí)期，尤其表現(xiàn)在東西部經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展方面，某種程度上導(dǎo)致了人口流動(dòng)較為頻繁，跨區(qū)域流動(dòng)人員數(shù)量較大，流動(dòng)范圍較廣且流動(dòng)頻率較高，使得流動(dòng)人員人事檔案管理難度不斷提升，如果仍以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式進(jìn)行信息接收、更新、查詢、利用與流轉(zhuǎn)，必然會(huì)因人為誤差導(dǎo)致人事檔案管理質(zhì)量下降，而且也無(wú)法滿足新時(shí)代下人事檔案管理服務(wù)的新要求。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)則能夠改變傳統(tǒng)人才市場(chǎng)管理服務(wù)模式，有效提高流動(dòng)人員人事檔案管理效率和質(zhì)量，尤其能夠根據(jù)流動(dòng)人員人事檔案管理特點(diǎn)和新時(shí)代管理需求予以管理模式的創(chuàng)新，使其更加貼合流動(dòng)人員人事檔案管理實(shí)際情況。

一、流動(dòng)人員人事檔案管理特點(diǎn)

隨著各地區(qū)城市化建設(shè)與經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展，城市流動(dòng)人員數(shù)量越來(lái)越多，尤其在經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)與社會(huì)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變下，人才流動(dòng)頻率越來(lái)越高，這也為流動(dòng)人員人事檔案管理提出了新的要求，其特點(diǎn)也越來(lái)越復(fù)雜。

第一，較高的流動(dòng)性特點(diǎn)。流動(dòng)人員人事檔案管理工作的流動(dòng)性特點(diǎn)可以從兩方面來(lái)解釋，其一是不同階段流動(dòng)人員個(gè)人具體表現(xiàn)的記載流程與指向；其二是伴隨著流動(dòng)人員本身在各地區(qū)之間的流動(dòng)而形成檔案的跟隨流動(dòng)。

第二，較廣的分散性特點(diǎn)。各地區(qū)城市中不同類的流動(dòng)人員的檔案管理屬于分割式模式，例如在非入編部門就業(yè)或者未選擇就業(yè)的應(yīng)屆畢業(yè)生檔案往往是由其所在地人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)存放和管理，這種分割式管理模式必然使得流動(dòng)人員人事檔案較為分散且覆蓋面積較廣。［1］

第三，較大的易失性特點(diǎn)。流動(dòng)人員在各地區(qū)流動(dòng)過(guò)程中常常會(huì)出現(xiàn)檔案無(wú)法與人同步流轉(zhuǎn)的情況，特別是部分地區(qū)對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案管理工作存在管理不到位、管理體制不健全、管理模式不完善的問(wèn)題，很大一部分流動(dòng)人員的人事檔案容易丟失。

第四，較高利用率和管理難度。流動(dòng)人員人事檔案管理復(fù)雜性較高，但利用率也較高，其大多數(shù)是流動(dòng)人員本身在流動(dòng)過(guò)程中的直接使用，還有一部分則是用人單位在招納人員時(shí)進(jìn)行查閱個(gè)人檔案信息，而頻繁的流動(dòng)過(guò)程必然會(huì)出現(xiàn)多家用人單位對(duì)檔案的查閱，其利用率會(huì)大大提升，但由于流動(dòng)人員人事檔案信息常常更新，在信息收集、整理、保管和利用等多個(gè)環(huán)節(jié)中會(huì)產(chǎn)生連鎖反應(yīng)，其管理難度較大。［2］

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

（一）有效提高流動(dòng)人員人事檔案利用時(shí)效

以往進(jìn)行流動(dòng)人員人事檔案管理工作時(shí)，常常集中在流動(dòng)人員人事檔案相關(guān)信息查閱需求，然而受到流動(dòng)人員人事檔案管理相關(guān)特點(diǎn)影響，海量的信息內(nèi)容導(dǎo)致紙質(zhì)檔案數(shù)量極為龐大，要進(jìn)行人事檔案信息的更新調(diào)閱，往往需要投入大量人力物力，而且人事檔案管理實(shí)效也較低。而通過(guò)信息化建設(shè)，則能夠?qū)⒓堎|(zhì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化，所有流動(dòng)人員人事檔案信息的調(diào)閱、查詢均可通過(guò)信息化設(shè)備進(jìn)行操作，大大減少了煩瑣的人力資源管理工作流程，有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案管理服務(wù)程序的簡(jiǎn)化和服務(wù)效率的提升。此外，在流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)之后，人事檔案管理信息系統(tǒng)中可設(shè)置審批權(quán)限和審批流程，明確人事檔案信息的接收、更新、查閱等相關(guān)服務(wù)范圍以及服務(wù)流程，從而建設(shè)更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的流動(dòng)人員人事檔案服務(wù)管理機(jī)制，這在很大程度上會(huì)提高流動(dòng)人員人事檔案信息管理和利用的時(shí)效。［3］

（二）有效節(jié)約流動(dòng)人員人事檔案管理成本

由于流動(dòng)人員人事檔案信息較為龐雜，紙質(zhì)檔案數(shù)量較為龐大，在進(jìn)行人事檔案信息的更新、收集、查閱時(shí)，需要借助大量的人力資源來(lái)予以開(kāi)展。而且對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案信息的整理、歸檔、保存工作流程較為煩瑣，基于此種情況，傳統(tǒng)方式檔案管理不但效率低下，而且成本較高，且難以真正提供高質(zhì)量、專業(yè)化的檔案信息服務(wù)和個(gè)性化檔案管理服務(wù)。而大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，流動(dòng)人員人事檔案管理的信息化建設(shè)，則能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理服務(wù)的自動(dòng)化、信息化，甚至于可進(jìn)行智能化服務(wù)，會(huì)大大增強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案信息的共享性和查閱的便利性，對(duì)檔案管理人力的需求也會(huì)不斷下降，節(jié)約了大量人事檔案管理成本，如此就可將節(jié)省的人力資源、物力資源、資金投入到人事檔案信息挖掘和流動(dòng)人員信息服務(wù)等專業(yè)化與個(gè)性化服務(wù)當(dāng)中，進(jìn)而從整體上提高流動(dòng)人員人事檔案管理的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)人力資源市場(chǎng)人才管理的可持續(xù)發(fā)展。［4］

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)的思路

（一）收集流動(dòng)人員信息并科學(xué)規(guī)劃人事檔案信息化建設(shè)

要想加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代下流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)的整體進(jìn)程，就必須注重對(duì)流動(dòng)人員相關(guān)信息的完善，積極轉(zhuǎn)變思想觀念，牢固樹(shù)立大數(shù)據(jù)共享理念，對(duì)當(dāng)?shù)厮辛鲃?dòng)人員人事檔案信息予以全面且細(xì)致的調(diào)查、了解和分析，才能為打造高效化、信息化檔案數(shù)據(jù)管理和交流機(jī)制奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在實(shí)際操作過(guò)程當(dāng)中，人力資源相關(guān)公共服務(wù)部門需不斷加大宣傳力度，所有人社系統(tǒng)內(nèi)部單位與工作人員必須認(rèn)識(shí)到流動(dòng)人口人事檔案管理信息化建設(shè)所具有的價(jià)值，使所有工作人員都能夠積極主動(dòng)地參與到信息化建設(shè)工作當(dāng)中。管理部門要圍繞流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)內(nèi)容、理念、程序和作用進(jìn)行全面深入的了解，并正確引導(dǎo)所有工作人員加大大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)和知識(shí)的學(xué)習(xí)，以保證所有參與到流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)的工作人員都能夠具備滿足信息化建設(shè)要求的操作能力和技術(shù)。［5］

（二）注重人事檔案管理硬件與軟件建設(shè)

一方面，需加大投入力度，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)中硬件與軟件的規(guī)劃和配備。尤其在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各項(xiàng)先進(jìn)科技成果的更新迭代不斷加快，而且對(duì)科技成果的轉(zhuǎn)化也越來(lái)越便利，這就需要及時(shí)進(jìn)行軟硬件的購(gòu)置和更新。新時(shí)代背景下，流動(dòng)人員人事檔案管理工作信息化建設(shè)必須依靠先進(jìn)且完善的軟硬件來(lái)提供支持和保障，才能夠滿足不斷變化和發(fā)展的流動(dòng)人口人事檔案管理工作實(shí)際需求，在進(jìn)行各項(xiàng)軟硬件設(shè)備與設(shè)施規(guī)劃建設(shè)實(shí)踐過(guò)程中，相關(guān)人力資源公共服務(wù)部門需要緊密結(jié)合流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)特點(diǎn)和具體目標(biāo)以及實(shí)際需求，進(jìn)一步加大檔案管理信息化建設(shè)的力度，投入足夠資金來(lái)進(jìn)行硬件設(shè)備的購(gòu)入和軟件設(shè)施的安裝，配備先進(jìn)適用的基礎(chǔ)軟件設(shè)備和硬件設(shè)施，才能夠?yàn)榱鲃?dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)效果的提升奠定基礎(chǔ)。［6］

另一方面，對(duì)于軟件也要積極進(jìn)行開(kāi)發(fā)投入，以外包和合作的方式，依據(jù)流動(dòng)人員人事檔案管理具體要求和各項(xiàng)工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，并設(shè)計(jì)出符合流動(dòng)人員人事檔案管理相關(guān)工作內(nèi)容、流程和細(xì)節(jié)等方面要求的定制化軟件，以保證軟件功能能夠滿足流動(dòng)人員人事檔案管理相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)要求。［7］另外，當(dāng)前我國(guó)5G通信技術(shù)已廣泛推廣和應(yīng)用，這一技術(shù)成果將為大數(shù)據(jù)技術(shù)提供更加廣闊的應(yīng)用空間，對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)規(guī)劃也必須要能夠采用先進(jìn)的5G通信技術(shù)，結(jié)合現(xiàn)代化軟件和硬件進(jìn)行相關(guān)工作的銜接和規(guī)劃部署，從而緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，奠定堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。

（三）以人事檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新提高信息聯(lián)網(wǎng)服務(wù)水平

對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理進(jìn)行先進(jìn)信息化建設(shè)，是助推人事檔案管理服務(wù)更新與創(chuàng)新的有力支撐，其充分體現(xiàn)了當(dāng)前人力資源市場(chǎng)人事檔案相關(guān)服務(wù)理念上的轉(zhuǎn)變和服務(wù)模式以及服務(wù)機(jī)制等全過(guò)程與根本性的改革。人力資源市場(chǎng)人事檔案管理信息化建設(shè)必須能夠從多方面予以服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新推進(jìn)，尤其要充分發(fā)揮流動(dòng)人員人事檔案管理相關(guān)信息化功能優(yōu)勢(shì)。［8］

其一，要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理相關(guān)制度的創(chuàng)新，以人事檔案袋新模式為基礎(chǔ)，對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理相關(guān)制度和機(jī)制予以改進(jìn)優(yōu)化，形成硬性制度約束，強(qiáng)化多元數(shù)據(jù)綜合利用，形成符合流動(dòng)人員人事檔案管理實(shí)際需求的檔案管理制度。

其二，要注重對(duì)人事檔案服務(wù)體系的創(chuàng)新，依據(jù)國(guó)家現(xiàn)行相關(guān)行動(dòng)方案所提出的“全國(guó)一張網(wǎng)”建設(shè)要求，人力資源相關(guān)管理部門需不斷提高自身人事檔案管理信息化服務(wù)水平，加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案信息的收集、查詢、服務(wù)等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)體系的建立和完善，從而實(shí)現(xiàn)人力資源服務(wù)與“互聯(lián)網(wǎng)+”模式有機(jī)融合，打造現(xiàn)代人事互聯(lián)網(wǎng)精準(zhǔn)對(duì)接模式，從而提高流動(dòng)人員人事檔案管理覆蓋范圍，以跨行業(yè)服務(wù)能力取勝，從整體上提高流動(dòng)人員人事檔案的服務(wù)能力。［9］

（四）注重網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)技術(shù)更新發(fā)展

人力資源檔案管理相關(guān)部門的流動(dòng)人員人事檔案管理信息內(nèi)容的整理工作量較大，而且各項(xiàng)信息內(nèi)容較為龐雜。所以，在具體開(kāi)展人事檔案管理工作過(guò)程中，必須注重信息共享化，而信息共享根本基礎(chǔ)在于相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和完善，從而使人事檔案管理可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、共享化與智能化。因此，在當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，必須要注重對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)技術(shù)的更新，綜合運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，針對(duì)流動(dòng)人員人事檔案信息予以準(zhǔn)確分類，對(duì)于其中所存在信息缺失部分，需加大搜集力度，并進(jìn)行整理、歸檔和動(dòng)態(tài)化更新，以此滿足流動(dòng)人員人事檔案調(diào)用和及時(shí)查閱相關(guān)需求。另外，流動(dòng)人員人事檔案管理信息共享可提高檔案利用率，實(shí)現(xiàn)檔案信息查閱的便利，這也需要加強(qiáng)人力資源市場(chǎng)流動(dòng)人員檔案管理相關(guān)工作的互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，使流動(dòng)人員人事檔案信息調(diào)閱、流轉(zhuǎn)更為方便快捷，但需要注意嚴(yán)格按照相關(guān)管理制度和具體流程操作，以確保流動(dòng)人員人事檔案信息管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化開(kāi)展，根據(jù)不同地區(qū)實(shí)際流動(dòng)人員具體情況，制定相應(yīng)規(guī)范細(xì)則，從而確保流動(dòng)人員人事檔案管理工作的有序開(kāi)展。［10］

四、結(jié)語(yǔ)

結(jié)上所述，無(wú)論是從社會(huì)經(jīng)濟(jì)與文明進(jìn)步發(fā)展，還是現(xiàn)代化、科技化建設(shè)的發(fā)展來(lái)講，流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)都是必然的趨勢(shì)。在各項(xiàng)先進(jìn)科技和設(shè)備的支持下，信息化建設(shè)能夠保證流動(dòng)人員人事檔案管理效率和質(zhì)量的提升，也能切實(shí)提高利用率。這就需要相關(guān)部門結(jié)合流動(dòng)人員人事檔案管理特點(diǎn)和現(xiàn)狀，引入大數(shù)據(jù)時(shí)代下新型信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)以及相關(guān)設(shè)備，以完善硬件設(shè)備不斷推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作向著數(shù)字化與智慧化方向邁進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的高效化與精準(zhǔn)化，為充分發(fā)揮人力資源公共服務(wù)價(jià)值提供有力的支撐。

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（責(zé)任編輯 朱夢(mèng)琳）