張爽 王璞鈺 吳佳琪 王前
摘 要:文章以蘇北人民醫(yī)院為例,從制度構(gòu)建、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、技術(shù)支撐和開放利用等方面總結(jié)了醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)的初步實(shí)踐,分析醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)中存在的問(wèn)題,從而提出了醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)路徑,以此提升醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)質(zhì)量。
關(guān)鍵詞:醫(yī)院;口述檔案;信息資源建設(shè)
記錄保存醫(yī)院的歷史口述并形成口述檔案信息資源庫(kù),對(duì)醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)提升、醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)傳承、院史檔案研究等具有重要的實(shí)踐價(jià)值。當(dāng)前國(guó)內(nèi)醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)仍處于發(fā)展初期,醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)實(shí)踐層面的創(chuàng)新性成果較少,還存在很大的拓展空間。自2019年起,蘇北人民醫(yī)院開展醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè),三年多來(lái)已取得一定成果,共采集到26位老專家和80名抗擊新冠肺炎醫(yī)務(wù)人員口述檔案,累積拍攝視頻110小時(shí),轉(zhuǎn)錄文字近50萬(wàn)字;拍攝有效照片3000余張;征集到珍貴實(shí)體檔案200余件。該項(xiàng)目彌補(bǔ)了傳統(tǒng)院史在資源覆蓋、歷史細(xì)節(jié)、故事敘事等方面的不足。
一、 醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)初步實(shí)踐
1. 明確制度要求,保證項(xiàng)目順利實(shí)施
首先,制定口述檔案項(xiàng)目實(shí)施方案。在院黨委和院部的支持下,蘇北人民醫(yī)院成立了口述檔案項(xiàng)目小組,由院辦公室牽頭,綜合檔案室負(fù)責(zé)項(xiàng)目的具體實(shí)施。制定蘇北人民醫(yī)院口述檔案項(xiàng)目實(shí)施方案和工作計(jì)劃,包括采訪目標(biāo)、采訪人員、采訪計(jì)劃安排、項(xiàng)目預(yù)期成果等。專門打造醫(yī)院口述訪談室,由醫(yī)院專職檔案員和揚(yáng)州大學(xué)師生聯(lián)合組成口述訪談工作項(xiàng)目組。其次,編制口述檔案工作流程和規(guī)范。在口述項(xiàng)目正式實(shí)施前,項(xiàng)目組多次討論并編寫了《口述檔案采集工作流程》《口述檔案工作規(guī)范》,詳細(xì)規(guī)定了項(xiàng)目進(jìn)展中各環(huán)節(jié)的要求和標(biāo)準(zhǔn);編制了《口述檔案受訪人信息登記表》《口述檔案使用授權(quán)書》等文件,規(guī)范口述檔案工作。第三,規(guī)范口述檔案整理和保存方法。每次采訪結(jié)束后項(xiàng)目組成員按照分工第一時(shí)間完成文字轉(zhuǎn)錄,將采集到的音視頻、圖片、文字等資料及時(shí)整理歸檔。為保證電子資料安全,口述檔案項(xiàng)目所有資料均采用“存1備2”方式存儲(chǔ),主存儲(chǔ)硬盤作為日常查詢使用,兩套備份硬盤進(jìn)行異地存儲(chǔ)。
2. 現(xiàn)代化技術(shù)支撐,構(gòu)建口述檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)
項(xiàng)目組主要以電子目錄和電子檔案的形式保存醫(yī)院口述檔案資料,定期進(jìn)行離線備份。2021年起,蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè),更新了“數(shù)字檔案室”檔案管理系統(tǒng)??谑鰴n案項(xiàng)目組結(jié)合數(shù)字化多媒體、信息數(shù)據(jù)平臺(tái)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等,在“數(shù)字檔案室”系統(tǒng)中初步構(gòu)建了“口述檔案”信息資源庫(kù)功能模塊,包括:文字、圖像、音頻、視頻、實(shí)物等多種資源形式,形成了專門的口述檔案數(shù)據(jù)庫(kù)框架,為將來(lái)在線保存口述檔案信息資源、構(gòu)建口述檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)奠定了基礎(chǔ)。
3. 重視資源開放利用,發(fā)揮口述檔案價(jià)值
口述檔案項(xiàng)目組一方面全方位收集、整理、保管醫(yī)院口述檔案史料,并匯編成各種專題檔案匯編,例如《老專家口述檔案匯編》《抗疫醫(yī)務(wù)人員口述檔案匯編》;另一方面也將收集到的醫(yī)院口述檔案史料進(jìn)行提煉和加工,利用醫(yī)院公眾號(hào)、內(nèi)外網(wǎng)等平臺(tái)講述醫(yī)院歷史與感人故事,全方位、多角度地向社會(huì)各界生動(dòng)展現(xiàn)了蘇北人民醫(yī)院醫(yī)務(wù)工作者的精神面貌和先進(jìn)事跡,向社會(huì)傳播正能量。項(xiàng)目的階段性成果得到國(guó)家檔案局官方網(wǎng)站、人民日?qǐng)?bào)社、《揚(yáng)州晚報(bào)》等各類媒體的宣傳報(bào)道。
二、 醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)的問(wèn)題透視
通過(guò)文獻(xiàn)調(diào)研和實(shí)地調(diào)查,筆者對(duì)江蘇省內(nèi)的醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)現(xiàn)存問(wèn)題進(jìn)行了梳理。從實(shí)踐層面來(lái)看,口述檔案成果仍存在“口述檔案信息資源孤島”問(wèn)題,即各專家的訪談資料的內(nèi)容之間相互割裂,尚未深入開發(fā)其珍貴的利用價(jià)值;從理論層面來(lái)看,口述檔案信息資源體系建設(shè)的相關(guān)研究成果極少。筆者結(jié)合蘇北人民醫(yī)院在口述檔案信息資源建設(shè)方面的具體實(shí)踐,總結(jié)直接影響醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵性問(wèn)題:
1. 制度層面,方案設(shè)計(jì)的系統(tǒng)性不足
蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室在正式開展醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)前,雖然已設(shè)計(jì)了較為細(xì)致的建設(shè)方案,包括口述檔案項(xiàng)目計(jì)劃、資源采集方式、資源整理方法、資源管理模式等,但在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn),設(shè)計(jì)的方案兼顧程度不夠,覆蓋范圍不廣。其一,口述檔案資源采集計(jì)劃所涉及的受訪群體較為單一,只涉及醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員,包括醫(yī)生、護(hù)士、藥師等,而同樣與醫(yī)院發(fā)展歷史具有緊密關(guān)聯(lián)的病人、志愿者等群體并不包括在內(nèi),這在一定程度上影響了口述檔案的內(nèi)容質(zhì)量;其二,口述訪談提綱較為籠統(tǒng),針對(duì)不同受訪者未能進(jìn)行有特色、有差異的提問(wèn),這一定程度上影響了訪談內(nèi)容的全面性與針對(duì)性,使醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)的系統(tǒng)性有所欠缺;其三,未能針對(duì)突發(fā)情況制定預(yù)案,在面對(duì)一些突發(fā)情況時(shí)往往很難做出及時(shí)調(diào)整,例如新冠疫情的出現(xiàn)影響了口述檔案采集計(jì)劃正常實(shí)施,受訪者由于疫情影響無(wú)法及時(shí)到線下參與口述訪談,致使口述檔案資源體系建設(shè)進(jìn)程緩慢。
2. 團(tuán)隊(duì)建設(shè)層面,團(tuán)隊(duì)專業(yè)素質(zhì)偏低
口述檔案信息資源體系建設(shè)是一項(xiàng)涵蓋檔案學(xué)、歷史學(xué)、文獻(xiàn)學(xué)和現(xiàn)代信息科學(xué)等多學(xué)科的工作,其工作團(tuán)隊(duì)的專業(yè)素質(zhì)直接影響工作質(zhì)量。其一,醫(yī)院口述檔案信息資源歸檔工作中,需要利用信息化手段對(duì)資源進(jìn)行整理、評(píng)估、錄入等深層次操作,并制定后續(xù)的長(zhǎng)期保存計(jì)劃。這一階段要求工作人員具備多學(xué)科知識(shí)深度與廣度,基本掌握口述訪談技巧、訪談人員歷史背景、多媒體工具的操作技巧以及基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)。[1]其二,工作團(tuán)隊(duì)的機(jī)制建設(shè)方面還存在不健全、不完善的問(wèn)題,具體表現(xiàn)為蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室僅有3名專職檔案工作人員,而口述檔案信息資源建設(shè)頭緒多、工作量大,需要招募一些檔案相關(guān)專業(yè)在校大學(xué)生協(xié)助開展工作。在醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)中,工作團(tuán)隊(duì)也缺乏動(dòng)態(tài)的激勵(lì)、考核與評(píng)估機(jī)制。
3. 技術(shù)層面,信息資源庫(kù)建設(shè)深度欠缺
蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室在進(jìn)行醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)過(guò)程中,利用現(xiàn)有檔案管理信息系統(tǒng)中的模塊化功能,以期構(gòu)建面向開放服務(wù)的醫(yī)院口述檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。建立科學(xué)的口述檔案信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是構(gòu)建口述檔案信息資源庫(kù)的關(guān)鍵所在。然而在實(shí)際操作中還存在一些困難,導(dǎo)致口述檔案信息資源庫(kù)建設(shè)處于瓶頸階段。其一,醫(yī)院口述檔案信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)較難界定。目前,我國(guó)應(yīng)用于口述檔案信息資源管理的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)較少,導(dǎo)致綜合檔案室在進(jìn)行醫(yī)院口述檔案信息資源的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)時(shí),可參照的實(shí)例較少。其二,醫(yī)院口述檔案信息資源的相關(guān)概念及屬性的定義尚不完善,且口述檔案信息資源元數(shù)據(jù)整理工作量較大,耗時(shí)長(zhǎng),導(dǎo)致蘇北人民醫(yī)院口述檔案信息資源元數(shù)據(jù)加工程度不深,口述檔案信息資源庫(kù)建設(shè)有待進(jìn)一步深入。
4. 開放利用層面,開放權(quán)限和信息系統(tǒng)亟須完善
隨著醫(yī)院口述檔案信息資源庫(kù)逐步建立,如何將信息資源最大限度地開放與利用,也是亟待解決的問(wèn)題。醫(yī)院口述檔案信息資源的開放受到倫理、法律、信息技術(shù)等諸多因素影響。其一,由于國(guó)內(nèi)關(guān)于口述檔案?jìng)惱韱?wèn)題尚無(wú)統(tǒng)一的回答,醫(yī)院口述檔案信息資源所涉及的隱私、敏感歷史等問(wèn)題也一定程度影響了相關(guān)資源更大范圍的開放和利用。[2]其二,蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室根據(jù)前期設(shè)計(jì)方案,在現(xiàn)有的“數(shù)字檔案室”管理系統(tǒng)中構(gòu)建了口述檔案信息資源庫(kù)基礎(chǔ)框架,僅有口述檔案信息資源目錄信息,系統(tǒng)功能和形式較為單一,無(wú)法滿足用戶愈發(fā)精細(xì)化、專業(yè)化、多樣化的需求 。
三、 醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)路徑
1. 明確醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)原則,設(shè)計(jì)科學(xué)全面的建設(shè)方案
設(shè)計(jì)醫(yī)院口述檔案信息資源的建設(shè)方案前應(yīng)明確建設(shè)原則。一是規(guī)范性,要求建設(shè)中所涉及的所有標(biāo)準(zhǔn)、術(shù)語(yǔ)和規(guī)定符合業(yè)界要求,并形成完整、系統(tǒng)的規(guī)范性手冊(cè)。二是可擴(kuò)展性,要求醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)的每一階段都可根據(jù)需要進(jìn)行靈活構(gòu)造與擴(kuò)展,以確保建設(shè)順利進(jìn)行。三是可持續(xù)性,旨在提升醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)的最大價(jià)值,強(qiáng)調(diào)通過(guò)不同手段,對(duì)資源內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)更新與維護(hù)。四是開放性,是整個(gè)建設(shè)的最終目的,項(xiàng)目組應(yīng)盡可能地開放檔案信息資源,宣傳和弘揚(yáng)醫(yī)院口述檔案信息資源所蘊(yùn)含的寶貴精神與文化內(nèi)涵。鑒于上述建設(shè)原則,在制定建設(shè)方案時(shí),應(yīng)參照學(xué)界與業(yè)界的標(biāo)準(zhǔn),提升方案的科學(xué)性。全面收集醫(yī)務(wù)工作者、患者、醫(yī)院志愿者等各類人群的口述資料,從而保證口述對(duì)象由單一逐漸走向多元,提升口述內(nèi)容的全面性和完整性。在建設(shè)工作正式開展前,應(yīng)更加科學(xué)、全面、系統(tǒng)地設(shè)計(jì)醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)方案,盡可能做到統(tǒng)籌兼顧,便于操作與應(yīng)用。根據(jù)口述檔案信息資源建設(shè)需要,撰寫配套的應(yīng)用手冊(cè)、方案指南和注意事項(xiàng)。
2. 重視團(tuán)隊(duì)建設(shè)機(jī)制的完善與健全,提升研究人員總體素質(zhì)
人才是推動(dòng)醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵所在。為滿足醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)跨領(lǐng)域、跨學(xué)科的需求,人員應(yīng)具備多元的知識(shí)面、較強(qiáng)的交叉學(xué)科素養(yǎng)、前沿的醫(yī)學(xué)視野和優(yōu)秀的溝通協(xié)調(diào)能力。首先,增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的專業(yè)素質(zhì)。在醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)準(zhǔn)備階段,一方面組織團(tuán)隊(duì)成員充分查閱、詳細(xì)了解受訪者背景資料,并與受訪者建立良好的信任關(guān)系;另一方面,注重學(xué)習(xí)掌握可能涉及的專業(yè)知識(shí)和訪談技巧,關(guān)注國(guó)內(nèi)外醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)的實(shí)踐案例,總結(jié)歸納其做法,提高專業(yè)素養(yǎng)。其次,改進(jìn)專業(yè)團(tuán)隊(duì)的工作方式。訪談過(guò)程中成員分工協(xié)作,互相檢查補(bǔ)充;定期舉辦學(xué)術(shù)交流會(huì)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等,探索醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)的最佳實(shí)踐模式,進(jìn)一步擴(kuò)大醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)成果的學(xué)術(shù)水平與社會(huì)影響力。
3. 關(guān)注信息技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)性、先進(jìn)性與適用性,提升醫(yī)院口述檔案資源信息化水平
首先,構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、可行性強(qiáng)、實(shí)用性強(qiáng)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)框架,以統(tǒng)一的資源數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式完成醫(yī)院口述檔案資源的內(nèi)容整合和規(guī)范存儲(chǔ)。目前,蘇北人民醫(yī)院依托國(guó)家檔案局發(fā)布的《口述歷史電子檔案元數(shù)據(jù)方案》,在國(guó)內(nèi)外相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域關(guān)于元數(shù)據(jù)的理念和標(biāo)準(zhǔn)的研究基礎(chǔ)上,積極借鑒可用的元數(shù)據(jù)框架,初步構(gòu)建了醫(yī)院口述檔案信息資源的元數(shù)據(jù)方案。元素包括口述者、采集者、校對(duì)者、采集時(shí)間、采集地點(diǎn)、口述內(nèi)容關(guān)鍵詞、時(shí)長(zhǎng)、語(yǔ)種、口述資源類型、采集、保管期限、權(quán)限、存儲(chǔ)。其中口述者元素修飾詞包括姓名、民族、性別、籍貫、出生日期、年齡、政治面貌、文化程度、榮譽(yù)、科室、方言、著述;采集包括采集設(shè)備、設(shè)備型號(hào);存儲(chǔ)包括在線存址、離線存址。其中方言、校對(duì)者、語(yǔ)種、采集、離線存址為可選項(xiàng)。下一步醫(yī)院將通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、專家咨詢等方式對(duì)前期初步構(gòu)建的醫(yī)院口述檔案信息資源元數(shù)據(jù)框架進(jìn)一步論證,不斷優(yōu)化元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),以便醫(yī)院檔案工作人員開展口述檔案元數(shù)據(jù)后續(xù)處理和加工。其次,建設(shè)操作性、實(shí)用性較強(qiáng)的口述檔案管理系統(tǒng),即可實(shí)現(xiàn)對(duì)口述檔案資源采集、組織、存儲(chǔ)與利用等各環(huán)節(jié)進(jìn)行全過(guò)程管理的一體化信息系統(tǒng)。醫(yī)院可在對(duì)口述檔案資源進(jìn)行綜合分析的基礎(chǔ)上,基于實(shí)際的資源管理需求,進(jìn)一步完善“數(shù)字檔案室”中的“口述檔案”功能模塊,將所收集、整理的口述檔案信息資源存儲(chǔ)其中,并通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的元數(shù)據(jù)框架予以智能化整合,最終實(shí)現(xiàn)多種形態(tài)的醫(yī)院口述檔案信息資源全流程管理,包括文字、圖像、錄音等各種資源的檢索以及更深層次的資源開發(fā)與利用。[3]
4. 重視醫(yī)院口述檔案信息資源的開放與利用,加強(qiáng)對(duì)外交流合作
要構(gòu)建開放的醫(yī)院口述檔案信息資源平臺(tái),加強(qiáng)醫(yī)院口述檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),從不同視角研究和發(fā)掘用戶的多層次需求,提供針對(duì)性、智能化的開放共享服務(wù),同時(shí)應(yīng)重視開放共享中口述檔案信息資源的安全和保密問(wèn)題。蘇北人民醫(yī)院在醫(yī)院口述檔案信息資源利用方面,發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì),在推出《百年濟(jì)世》電子書的基礎(chǔ)上,借助各方力量加強(qiáng)與國(guó)內(nèi)外媒體、專業(yè)學(xué)術(shù)平臺(tái)合作,擴(kuò)大醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)成果知名度,與口述歷史專家和專業(yè)人員互動(dòng)交流,進(jìn)一步提升醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)成果的社會(huì)影響力。醫(yī)院也可通過(guò)制作紀(jì)錄片、線下陳列展覽等方式,進(jìn)一步開展口述檔案的宣傳推廣工作,實(shí)現(xiàn)口述檔案信息資源的社會(huì)效益最大化。
*本文系江蘇省醫(yī)院協(xié)會(huì)醫(yī)院管理創(chuàng)新研究課題項(xiàng)目(項(xiàng)目編號(hào):JSYGY-3-2021-622)、揚(yáng)州市軟科學(xué)課題項(xiàng)目(項(xiàng)目編號(hào):YZ2021213)、蘇北人民醫(yī)院院級(jí)課題項(xiàng)目(項(xiàng)目編號(hào):YYGL202006)階段性研究成果。
*通訊作者:王前
注釋與參考文獻(xiàn)
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