劉琳 王啟國(guó)

摘 要：在黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展進(jìn)程中，水利事業(yè)取得了歷史性成就、發(fā)生了歷史性變革。水利檔案作為各項(xiàng)水利業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的數(shù)據(jù)、信息、圖表等各種形式的原始記錄，是反映水利事業(yè)發(fā)展的重要憑證。在新時(shí)代，相關(guān)部門應(yīng)高度關(guān)注水利檔案的規(guī)范化管理，進(jìn)而在推動(dòng)水利事業(yè)前行的過(guò)程中提供更好的檔案服務(wù)。本文從新形勢(shì)下水利檔案規(guī)范化管理的意義及必要性、存在的問(wèn)題與挑戰(zhàn)、未來(lái)優(yōu)化路徑展開(kāi)深入分析，為水利部門實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展提供決策參考。

關(guān)鍵詞：水利檔案；規(guī)范化管理；優(yōu)化路徑

水是萬(wàn)物之母、生存之本、文明之源，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要支撐和基礎(chǔ)保障。在新時(shí)代，隨著中國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，水利檔案管理工作作為水利工作的重要組成部分，對(duì)水利事業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。這就需要部門領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員充分認(rèn)識(shí)到水利檔案工作的重要性，增強(qiáng)檔案意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)提質(zhì)增效[1]。

1 水利檔案規(guī)范化管理必要性及意義

1.1 節(jié)約檔案資源管理成本

在新時(shí)代各項(xiàng)水利工程及相關(guān)工作的復(fù)雜度變強(qiáng)、涉及范圍變廣、數(shù)量增多、規(guī)模變大，隨時(shí)隨地都在生成大量的水利文件，并包含圖表、文書(shū)、聲像、實(shí)物等結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，需要以人工的方式對(duì)其進(jìn)行收集、歸檔、保存、管理、利用，要耗費(fèi)大量的人力物力財(cái)力，且實(shí)際工作大多是重復(fù)低價(jià)值的人力勞動(dòng)，不只耗費(fèi)經(jīng)濟(jì)成本，也耗費(fèi)時(shí)間成本?，F(xiàn)在依托數(shù)字掃描信息化技術(shù)和智慧庫(kù)房，使得絕大多數(shù)水利檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，在管理過(guò)程中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、自動(dòng)整理、快速編目、智能分類等一系列標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化流程，避免人為疏漏，提升工作效率。大大節(jié)約了單位的財(cái)務(wù)成本、庫(kù)房成本和管理成本，實(shí)現(xiàn)人盡其能、物盡其用。

1.2 實(shí)現(xiàn)龐大信息高效管理

目前各項(xiàng)水利工作對(duì)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)快速傳遞、及時(shí)獲取信息、便捷高效利用檔案的需求不斷增大，然而水利檔案內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量偏大，管理工作繁重，利用效率較低，沿用傳統(tǒng)的管理利用模式難以滿足水利事業(yè)發(fā)展需要。在新形勢(shì)下，依托信息化、現(xiàn)代化技術(shù)及智能化平臺(tái)，可提升數(shù)據(jù)收集效率及歸檔質(zhì)量，解決以往檔案無(wú)法自動(dòng)關(guān)聯(lián)、無(wú)法覆蓋工作全過(guò)程的問(wèn)題，更減少了對(duì)紙質(zhì)檔案、照片檔案的頻繁翻閱，降低破損率和丟失率，提升安全性。

1.3 促進(jìn)檔案開(kāi)發(fā)利用共享

水利檔案價(jià)值在于為水利工程建設(shè)等各項(xiàng)工作提供真實(shí)可靠信息。新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的精準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)和深度挖掘，優(yōu)化借閱流程，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，定向主動(dòng)提供信息，增強(qiáng)為重大項(xiàng)目提供檔案信息的針對(duì)性、精準(zhǔn)性和及時(shí)性。利用信息化技術(shù)，在檔案開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中通過(guò)關(guān)鍵詞、單位信息、工程類型等進(jìn)行高速檢索，大大節(jié)約了檔案查詢和調(diào)用時(shí)間。同時(shí)水利行業(yè)各部門之間通過(guò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)共建共享，統(tǒng)一管理，形成檔案開(kāi)放合力，推動(dòng)健全并不斷完善全過(guò)程、全鏈條的檔案開(kāi)放工作機(jī)制，促進(jìn)檔案公共服務(wù)均等化、合理化，整體呈現(xiàn)良好的開(kāi)發(fā)利用局面，彰顯了檔案的潛在價(jià)值[2]。

2 水利檔案規(guī)范化管理存在問(wèn)題與挑戰(zhàn)

2.1 基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施薄弱

目前，大多水利部門單位受辦公條件、財(cái)政資金、領(lǐng)導(dǎo)重視等因素，檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后。檔案庫(kù)房、查檔室、辦公室、數(shù)字化加工室沒(méi)有做到空間獨(dú)立，一些庫(kù)房存在面積小、裝具老舊、缺少消防設(shè)備、恒溫恒濕不達(dá)標(biāo)等問(wèn)題，滿足不了新形勢(shì)下檔案多元化、多樣化、多載體管理。同時(shí)，一些水利部門檔案信息化建設(shè)較為落后，沒(méi)有專業(yè)性較強(qiáng)的配套軟硬件設(shè)施。硬件僅限于日常辦公和計(jì)算機(jī)終端，軟件系統(tǒng)平臺(tái)功能單一，僅限于檔案錄入、存儲(chǔ)，甚至停留在單機(jī)管理層面，不能形成開(kāi)放式檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)水利工作提供的數(shù)據(jù)分析、案例參考、綜合統(tǒng)計(jì)等信息嚴(yán)重不足，無(wú)法充分發(fā)揮檔案潛在價(jià)值，使得管理問(wèn)題不斷增多，水利事業(yè)發(fā)展難以有重大突破。

2.2 信息資源收集不齊全

水利檔案分類紛繁復(fù)雜、內(nèi)容多種多樣、保存介質(zhì)各異。不僅包括文書(shū)檔案，還包括照片檔案、錄像檔案、音頻檔案、實(shí)物檔案等，檔案工作開(kāi)展較為困難。在行業(yè)內(nèi)存在收集不齊全、歸檔不及時(shí)、管理不規(guī)范等問(wèn)題[3]。一是由于對(duì)檔案工作重要性宣傳不夠。內(nèi)設(shè)業(yè)務(wù)科室沒(méi)有主動(dòng)對(duì)日常工作信息進(jìn)行匯總；水利工程開(kāi)展與檔案工作建設(shè)不同步，在最終驗(yàn)收時(shí)忽視檔案資料完整性，導(dǎo)致很多文件無(wú)章可循、無(wú)人知曉，對(duì)于后期水利項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)管理造成較大影響，不僅嚴(yán)重耽誤工作進(jìn)展，而且浪費(fèi)大量人力物力。二是行業(yè)內(nèi)部尚未形成自上而下、分級(jí)管理的歸檔網(wǎng)絡(luò)體系，缺乏檔案生成、收集、管理、利用相關(guān)流程標(biāo)準(zhǔn)；檔案的開(kāi)放鑒定、保管期限劃分等制度不完善，給后續(xù)檔案整理、利用等工作帶來(lái)較大影響，嚴(yán)重制約了檔案管理質(zhì)量效果的提升。三是由于檔案硬件設(shè)施不健全、管理人員技術(shù)水平較低等因素，檔案數(shù)字化開(kāi)展力度不夠。在線歸檔模式尚未全面推行，收集方式仍停留在人工通知、分散接收層面，整合水平仍然較低，大大降低了征集效率。

2.3 檔案管理體系不完善

現(xiàn)階段，我國(guó)水利行業(yè)對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足?！爸匕l(fā)展、輕管理”思想較為嚴(yán)重，尚未形成完善的檔案管理體系。職責(zé)劃分不明確，沒(méi)有制定檔案工作專班與專職人員，組織架構(gòu)不清晰，分工混亂，崗位職責(zé)不明確，效率低下，執(zhí)行力度大打折扣。一旦出現(xiàn)問(wèn)題，容易產(chǎn)生流程混亂、互不擔(dān)責(zé)、推諉扯皮的現(xiàn)象。同時(shí)水利檔案的規(guī)范管理、高效運(yùn)作，離不開(kāi)完善和可持續(xù)優(yōu)化的制度建設(shè)機(jī)制。部分水利單位普遍缺乏規(guī)范的管理制度進(jìn)行指導(dǎo)或規(guī)范行為，檔案管理人員無(wú)法按照科學(xué)合理的章程開(kāi)展具體工作，導(dǎo)致工作流程不細(xì)致，隨意性強(qiáng)，漏洞百出。由此導(dǎo)致檔案信息可信性受到影響，不利于從整體上提高水利檔案管理工作的規(guī)范化水平，也降低了后續(xù)相關(guān)工作開(kāi)展的效率，檔案價(jià)值大大下降。

2.4 人員業(yè)務(wù)能力不專業(yè)

檔案工作具有較強(qiáng)的實(shí)用性、專業(yè)性，尤其在新時(shí)代，對(duì)檔案管理工作人員的綜合能力要求較高。在水利部門，相關(guān)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較差，人員變動(dòng)較為頻繁，導(dǎo)致工作難以實(shí)現(xiàn)平穩(wěn)開(kāi)展。一是由于大多人員長(zhǎng)期在傳統(tǒng)檔案管理模式下工作，已形成固定思維定式，工作內(nèi)容僅局限在檔案分類、歸檔、存儲(chǔ)，無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)熟悉大數(shù)據(jù)信息化等先進(jìn)技術(shù)，計(jì)算機(jī)終端操作水平難以得到提升。二是檔案部門在水利行業(yè)內(nèi)處于邊緣地帶，單位及領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識(shí)薄弱，簡(jiǎn)單認(rèn)為檔案工作僅僅是將分散的文件匯總即可，對(duì)檔案隊(duì)伍的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和定期培訓(xùn)開(kāi)展力度不夠，使得整體業(yè)務(wù)水平停滯不前。三是檔案隊(duì)伍業(yè)務(wù)理念陳舊、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，安全化、規(guī)范化管理意識(shí)不夠，水利部門單位對(duì)日常檔案管理工作監(jiān)督不力，尚未制定考核機(jī)制，使得檔案管理人員工作積極性不高、主觀能動(dòng)性不強(qiáng)，容易出現(xiàn)檔案不齊全、案卷混亂、開(kāi)展不及時(shí)等問(wèn)題，無(wú)法滿足快節(jié)奏、高水準(zhǔn)水利工作對(duì)檔案利用的需求。

3 水利檔案規(guī)范化管理優(yōu)化路徑

3.1 優(yōu)化資源配置，提升設(shè)施水平

隨著時(shí)代的發(fā)展，先進(jìn)科學(xué)技術(shù)不斷融入各行各業(yè)中，大數(shù)據(jù)信息化管理模式已成為主流方向。新形勢(shì)下水利工程建設(shè)任務(wù)繁重，檔案管理工作日趨復(fù)雜，管理成本不斷提升，需要部門領(lǐng)導(dǎo)緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，將部分工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移至檔案事業(yè)發(fā)展中，補(bǔ)齊短板，全面優(yōu)化軟硬件設(shè)施。一是部門領(lǐng)導(dǎo)者要深刻學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)政策方針，加大跑項(xiàng)爭(zhēng)資力度，定期與主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作難題，提高向上爭(zhēng)取資金的針對(duì)性、實(shí)效性，全面推動(dòng)加大檔案管理工作資金落實(shí)力度。二是結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際，扎實(shí)開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)研，尋求適合水利工作發(fā)展的檔案庫(kù)房、業(yè)務(wù)技術(shù)用房等軟硬件配套設(shè)施，徹底解決檔案保管場(chǎng)地不夠、設(shè)施設(shè)備簡(jiǎn)陋等問(wèn)題，進(jìn)一步保證檔案安全保障能力和公共服務(wù)能力的有效提升。同時(shí)要積極轉(zhuǎn)變思想觀念，注重現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，及時(shí)引進(jìn)大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建功能齊全、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，使其更好地服務(wù)于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的水利工作。三是做好檔案庫(kù)房建設(shè)日常管理，完善項(xiàng)目法人責(zé)任制，規(guī)范招投標(biāo)行為，理順監(jiān)理管理體制，加強(qiáng)設(shè)施質(zhì)量監(jiān)管，采取“統(tǒng)一管理，分級(jí)負(fù)責(zé)”的建設(shè)管理體制，切實(shí)抓好項(xiàng)目審批、技術(shù)指導(dǎo)、質(zhì)量監(jiān)督和竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，全面更新檔案工作軟硬件設(shè)施，從而滿足檔案管理的日常和升級(jí)需求，改善檔案管理工作的整體環(huán)境。四是爭(zhēng)取專項(xiàng)基金，按照“存量數(shù)字化、增量電子化”要求，扎實(shí)開(kāi)展檔案數(shù)字化掃描工作，提高水利檔案數(shù)字化率，從而進(jìn)一步加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，提升檔案數(shù)字管理水平，實(shí)現(xiàn)水利檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化[4]。

3.2 加強(qiáng)文件征集，豐富檔案資源

一是在水利行業(yè)內(nèi)要大力宣傳檔案工作，強(qiáng)化檔案知識(shí)宣傳，提升全體人員檔案意識(shí)、歸檔意識(shí)，加強(qiáng)信息采編、數(shù)據(jù)獲取環(huán)節(jié)，將檔案工作納入水利部門整體規(guī)劃、工作計(jì)劃、考核體系，與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作同部署、同實(shí)施、同發(fā)展，及時(shí)為歸檔工作提供有效指引，不斷豐富完善水利檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。二是積極探索編制本地區(qū)“電子檔案管理規(guī)范”，建立數(shù)據(jù)集中歸檔規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案預(yù)歸檔、立卷、整理、借閱、催還等一系列工作流程。推行在線歸檔方式，同時(shí)全面把控安全性能，及時(shí)控制數(shù)字檔案資源的訪問(wèn)與獲取，防范數(shù)字檔案被篡改，杜絕涉密檔案信息高密低傳，有效保障檔案管理的安全，降低安全保密管理的風(fēng)險(xiǎn)。三是推動(dòng)水利檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高數(shù)據(jù)治理能力。著力加強(qiáng)數(shù)字化工作，促進(jìn)水利檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并利用信息化手段以及智能化管理利用系統(tǒng)，為電子檔案數(shù)據(jù)的線上管理賦能，明確電子檔案的歸檔范圍、時(shí)間、程序和格式要求，統(tǒng)一全市檔案管理準(zhǔn)則，保證電子檔案整合機(jī)制的規(guī)范化運(yùn)行，為加強(qiáng)水利部門的數(shù)據(jù)治理能力提供基礎(chǔ)支撐。四是緩解檔案存儲(chǔ)壓力，將各類檔案數(shù)據(jù)以電子檔案的形式保存至存儲(chǔ)器、光盤柜、硬盤庫(kù)等介質(zhì)中，并及時(shí)開(kāi)展異地備份工作，建立科學(xué)、合理、高效的數(shù)字檔案存儲(chǔ)機(jī)制[5]。

3.3 健全管理體系，強(qiáng)化職能使命

檔案工作屬于系統(tǒng)性工作，且具備一定的復(fù)雜性，需依賴高效的管理體系。一要成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組與檔案業(yè)務(wù)科室。統(tǒng)籌規(guī)劃、明確職責(zé)，細(xì)化具體的責(zé)任分工，進(jìn)一步壓實(shí)工作責(zé)任，強(qiáng)化系統(tǒng)內(nèi)各方面的檔案管理責(zé)任意識(shí)，要求部門內(nèi)各業(yè)務(wù)科室要配備專職或兼職檔案管理人員，形成“主管領(lǐng)導(dǎo)親自抓、部門領(lǐng)導(dǎo)主要抓、主管科室具體抓”的良好檔案管理工作配合體系，促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)規(guī)范、有序高效、與時(shí)俱進(jìn)、依法管檔、依規(guī)治檔的水平得到進(jìn)一步提升。二要嚴(yán)格制定工作制度。結(jié)合自身發(fā)展情況制定“檔案保管制度”“檔案保密制度”“檔案借閱制度”“檔案信息化管理制度”等管理制度，對(duì)文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、工程檔案的歸檔中各項(xiàng)環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理作出明確的規(guī)定和要求，創(chuàng)新適合自身發(fā)展的檔案管理流程，促進(jìn)水利檔案科學(xué)、規(guī)范管理，充分發(fā)揮檔案在貫徹落實(shí)水利改革發(fā)展總基調(diào)中的作用，推進(jìn)水利治理體系和治理能力現(xiàn)代化[6]。

3.4 提高業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，打造精英團(tuán)隊(duì)

一是要求檔案管理者要牢固樹(shù)立安全第一的意識(shí)。以高度政治責(zé)任感和強(qiáng)烈的歷史使命感確保檔案及時(shí)歸檔、安全保管、安全轉(zhuǎn)遞、安全利用。二是要求檔案管理者必須牢固樹(shù)立規(guī)范管理的意識(shí)。嚴(yán)格落實(shí)水利部辦公廳向全國(guó)水利系統(tǒng)印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下水利檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)》，從提高認(rèn)識(shí)，完善體制機(jī)制，強(qiáng)化規(guī)范化管理，加強(qiáng)“三個(gè)體系”建設(shè)，提高保障力度等方面出發(fā)，對(duì)每一卷檔案進(jìn)行科學(xué)整理，從嚴(yán)落實(shí)檔案接收、保管、利用、信息化、統(tǒng)計(jì)和保密等各方面制度，按時(shí)間節(jié)點(diǎn)和具體要求做好檔案收集、鑒別、整理和歸檔工作，確保檔案完整齊全。三是水利部門要以多種類、多渠道、多類型、多方式的活動(dòng)增強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，以教授講學(xué)、內(nèi)部交流、外出調(diào)研、聯(lián)合培養(yǎng)等方式提升檔案管理人才的數(shù)量和質(zhì)量，努力為其搭建好學(xué)習(xí)平臺(tái)和培養(yǎng)環(huán)境，為水利事業(yè)應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下檔案工作出現(xiàn)的新情況新問(wèn)題打好人才基礎(chǔ)。四是著力構(gòu)建全面性、科學(xué)性、權(quán)威性的平時(shí)考核工作機(jī)制，部門領(lǐng)導(dǎo)層要結(jié)合當(dāng)前工作重點(diǎn)，明確考核對(duì)象和考核內(nèi)容，制定考核對(duì)象隨機(jī)、材料上報(bào)時(shí)間限定、考核結(jié)果及時(shí)反饋等特點(diǎn)的監(jiān)督方案條例，全面掌握本地區(qū)各級(jí)水利檔案管理水平，促進(jìn)各項(xiàng)工作扎實(shí)穩(wěn)定開(kāi)展，發(fā)揮平時(shí)考核激勵(lì)約束作用，切實(shí)調(diào)動(dòng)干部職工干事創(chuàng)業(yè)精氣神，為書(shū)寫水利事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展新篇章貢獻(xiàn)檔案力量。

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（作者單位：陜西省引漢濟(jì)渭工程建設(shè)有限公司）