文/晉中師范高等專科學(xué)校 楊婷婷

隨著時(shí)代的進(jìn)步，高校的檔案管理工作也越來越受到人們的重視。電子檔案在高校檔案管理中的運(yùn)用，是高校邁向新時(shí)代發(fā)展的必經(jīng)之路。任何一所高校在檔案管理這項(xiàng)工作中，電子檔案的作用不容忽視。要不斷總結(jié)、分析、創(chuàng)新，優(yōu)化電子檔案的服務(wù)模式，規(guī)范有關(guān)的業(yè)務(wù)程序和制度，保證電子資料的安全和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。盡管電子檔案的重要性毋庸置疑，但許多大學(xué)對(duì)此并未給予足夠的重視。高校檔案管理工作中，在完成檔案管理工作過程中存在著諸多問題，如檔案內(nèi)容流失、檔案資料不完整等。

一、高校電子檔案管理工作的現(xiàn)狀與問題

(一)管理工作超負(fù)荷。從目前的高校檔案管理現(xiàn)狀來看，每年都會(huì)發(fā)生大量的數(shù)據(jù)變動(dòng)、遷移、登記等，這些變動(dòng)的數(shù)據(jù)都是以百萬為單位的，再加上繼續(xù)深造、就業(yè)等，這些數(shù)據(jù)的變動(dòng)和頻繁程度，以及地域、時(shí)間、空間的特點(diǎn)，以及維護(hù)、改動(dòng)、更新這些都需要大量的人力和資源。

(二)管理工作高要求。信息化時(shí)代總在天翻地覆的發(fā)生改變，因此，對(duì)檔案管理工作的信息化水平也越來越高。電子信息化是一種快速、高效、方便的處理方式，但是在日常工作中，它的功能還未完全發(fā)揮出來。當(dāng)前，絕大部分學(xué)校的檔案還依賴于紙質(zhì)文件，然而，電子檔案只發(fā)揮著淺顯的作用，例如，交換、檢索、備份等。

(三)檔案管理工作的規(guī)范化水平不夠。由于不同學(xué)校的實(shí)際情況不同，其制度和標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，造成了各學(xué)校在檔案管理中的操作不統(tǒng)一，有的甚至產(chǎn)生了矛盾，從而對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了不利的影響。

(四)檔案管理人員素質(zhì)不高。近年來，高校檔案管理工作越來越受到人們的關(guān)注。其中，最突出的問題就是高校檔案管理人員的素質(zhì)普遍不高，這也間接地導(dǎo)致了高校檔案管理工作的難度極大地增加。雖然很多大學(xué)都有專門的電子檔案管理員，但他們的學(xué)歷普遍偏低，甚至連專業(yè)都沒有。由于沒有經(jīng)過專業(yè)、全面的電子檔案管理的訓(xùn)練，在檔案管理中不能及時(shí)收集、整理有關(guān)的資料，從而使其在高校的檔案管理工作中難以有效地運(yùn)用專業(yè)知識(shí)去管理學(xué)生以及其他的電子檔案，進(jìn)而增加了今后的高校電子檔案管理與檢索工作的困難程度。

(五)缺乏管理電子檔案的經(jīng)費(fèi)。在21世紀(jì)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，學(xué)校檔案館作為一個(gè)重要的信息集散地，其在高校檔案管理中面臨著很多問題，其中最突出的就是經(jīng)費(fèi)的投入。在經(jīng)費(fèi)的使用上，存在著兩個(gè)問題：一是各大院校在學(xué)校的基礎(chǔ)設(shè)施、食堂、宿舍等基礎(chǔ)設(shè)施上投入了大量的經(jīng)費(fèi)，導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)不足。二是一些學(xué)校在經(jīng)費(fèi)的投入和使用上比較盲目，盡管有關(guān)部門已經(jīng)將一部分經(jīng)費(fèi)撥付到了電子檔案中，但一些主管人員并沒有按照自己的實(shí)際情況來統(tǒng)籌安排經(jīng)費(fèi)，而是盲目地購買各種數(shù)字資源和設(shè)備，這就導(dǎo)致了大量的資源浪費(fèi)。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)與問題

(一)電子檔案管理的優(yōu)越性。1.歸檔快速、方便和高效。電子檔案的使用，是與信息化技術(shù)相結(jié)合，使傳統(tǒng)的文件處理過程達(dá)到最小化，同時(shí)也可以進(jìn)行文件的收集、分類、儲(chǔ)存、翻閱、統(tǒng)計(jì)等工作，極大地提高了文件的歸檔效率，也大大地減少了檔案整理的工作量。尤其是在信息檔案管理方面，充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，可以保證各類資源的充分利用。2.資源利用的快速、便捷和高效。我們就可以做到把管理信息化檔案這項(xiàng)重要技術(shù),充分及時(shí)地融入應(yīng)用到管理電子檔案體系中，這同時(shí)也可以及時(shí)有效科學(xué)地實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更加系統(tǒng)完整的歸檔管理，使信息檔案信息的有效資源相互共享，使日后人們文檔的歸檔整理、查找、閱讀利用等一系列工作就變得會(huì)更加高效簡(jiǎn)便快捷。同時(shí)，隨著寬帶網(wǎng)絡(luò)、信息高速傳輸系統(tǒng)等先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)品的快速普及，電子檔案文件的自動(dòng)查詢、分類、排列、優(yōu)化、過濾刪除等一系列操作也得到了極大的改善，使其能夠充分利用信息的傳輸速度、應(yīng)用能力和存儲(chǔ)信息等優(yōu)點(diǎn)。通過信息資源的共享，可以使資源的選擇更加全面、合理的被利用。3.信息儲(chǔ)存更加安全穩(wěn)固。與以往傳統(tǒng)儲(chǔ)存的大量紙質(zhì)文件載體相比，電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備可以更為充分高效地利用如DVD 光盤、U 盤、移動(dòng)硬盤、內(nèi)存卡等多種先進(jìn)的載體技術(shù)工具來完成儲(chǔ)存處理和檔案?jìng)魉停@些新型設(shè)備突出的主要優(yōu)點(diǎn)則是它們不會(huì)完全被來自外界的信息環(huán)境干擾所左右，并且其儲(chǔ)存文件時(shí)間長(zhǎng)、信息量比較大、穩(wěn)定性好。

(二)電子檔案的管理問題。1.電子檔案資料的完整性。在傳統(tǒng)的檔案文件管理中，一個(gè)錯(cuò)誤或者失誤，都會(huì)對(duì)檔案的保存工作產(chǎn)生很大的影響，但是由于保存的方式比較簡(jiǎn)便，錯(cuò)誤也很容易被解決。但由于電子文檔的結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，存儲(chǔ)方式多種多樣，因此，由于外部環(huán)境的影響，電子文檔很可能會(huì)出現(xiàn)信息的丟失和損壞，所造成的影響與損失都是及其深遠(yuǎn)的，有些失誤甚至難以挽回。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案的全面、完整，這就要求利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集與分析，既可以提高電子檔案的準(zhǔn)確度，又可以縮短檢索的時(shí)間。它是一種新型的數(shù)據(jù)庫，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)和利用。2.電子檔案的存儲(chǔ)安全問題。高校系統(tǒng)的電子檔案協(xié)同管理功能是指以定時(shí)、定點(diǎn)傳輸?shù)男畔⒎绞絹韺⑾嚓P(guān)檔案業(yè)務(wù)信息的信息整合或資料共享給其他檔案服務(wù)管理服務(wù)系統(tǒng)，并根據(jù)實(shí)際情況來決定其保密性，從而為今后的電子檔案管理改革打下技術(shù)基礎(chǔ)。許多存儲(chǔ)設(shè)備的讀取和寫入速度都很快，但是一旦被竊取，就會(huì)受到嚴(yán)重的損害。同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)中傳輸信息時(shí)會(huì)存在很大的丟失風(fēng)險(xiǎn)，存在著被修改、強(qiáng)制損壞、被盜用等問題。由于學(xué)校所保存的檔案大多是學(xué)校師生的重要資料，所以其安全問題不容忽視。這是因?yàn)樵诖髷?shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用中，各個(gè)數(shù)據(jù)采集點(diǎn)都采用了分布式的存儲(chǔ)方式，利用大數(shù)據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，從源頭上保證數(shù)據(jù)的正確性。同時(shí)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)在各個(gè)采集節(jié)點(diǎn)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的加密與傳輸，提高了數(shù)據(jù)的安全性。3.電子檔案的長(zhǎng)期可讀。電子檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的媒體平臺(tái)中，數(shù)據(jù)的讀出和存儲(chǔ)都要有特定的設(shè)備，這就造成了數(shù)據(jù)對(duì)軟件和硬件的依賴性?，F(xiàn)在的科技發(fā)展很快，電腦的更新速度也很快，如果兼容的話，很有可能會(huì)造成重要數(shù)據(jù)的丟失，這樣大大影響了電子檔案的使用壽命。

三、高校檔案管理電子檔案的創(chuàng)新運(yùn)用

(一)增強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)裝置和網(wǎng)絡(luò)安全。在采集數(shù)據(jù)時(shí)，如果有一個(gè)節(jié)點(diǎn)需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行更改，則必須經(jīng)過其他節(jié)點(diǎn)的同意，才能保證該節(jié)點(diǎn)的安全性，從而避免了數(shù)據(jù)文件的丟失。特別是一些財(cái)務(wù)檔案和敏感檔案，更是安全的。在網(wǎng)絡(luò)傳輸與保存環(huán)節(jié)中，存在著一切不可避免地風(fēng)險(xiǎn)，例如電子檔案的安全性。因此學(xué)校電子檔案的安全性我們要更加重視，主要有：檢查、更新、維護(hù)、清理有關(guān)的設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，并以此為責(zé)任，建立網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)察員，定期更新存檔的檔案，尤其是重要的檔案文件數(shù)據(jù)，保證在傳輸、儲(chǔ)存、使用中的保密性、發(fā)展性、持續(xù)性、安全性。在將大數(shù)據(jù)技術(shù)用于高校電子檔案信息利用的過程中，應(yīng)該將電子檔案分成多個(gè)云存儲(chǔ)系統(tǒng)，在使用過程中，只需要在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行審查、申請(qǐng)、審批等操作，就可以將電子檔案的使用過程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，并且可以對(duì)不同身份的用戶進(jìn)行標(biāo)識(shí)，從而監(jiān)控電子檔案的使用。

（二）人工智能技術(shù)在檔案智能化檢索中的應(yīng)用。檔案查詢?cè)陔娮游募到y(tǒng)中占有重要地位。智能檢索是利用語音識(shí)別技術(shù)，從語音中抽取含有的文字信息，實(shí)現(xiàn)人機(jī)對(duì)話。如果需要更多的信息，可以選擇語音輸入，搜索引擎會(huì)經(jīng)過三個(gè)步驟：語音轉(zhuǎn)換、自然語言處理和文件檢索，最后得出符合要求的結(jié)果，然后將文件編號(hào)和電子版本提供給用戶。當(dāng)查詢需求比較復(fù)雜，如查詢所需資料的關(guān)鍵資訊不清楚時(shí)，則需要使用者與搜尋引擎進(jìn)行互動(dòng)，并與資料庫管理員進(jìn)行三方交流，以獲得最佳的使用方式。而語音識(shí)別，則可以讓用戶的資料更加的靈活，更加的人性化，同時(shí)，系統(tǒng)還會(huì)根據(jù)用戶的個(gè)人資料，進(jìn)行智能分析，從而為用戶提供有用的資料。而在智能搜索中，通過大量的數(shù)據(jù)分析，可以實(shí)現(xiàn)文本的數(shù)字化和電子化，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)各種文檔的自動(dòng)檢索。利用OCR 技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)歷史文獻(xiàn)進(jìn)行深度神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的識(shí)別，提高了對(duì)歷史文獻(xiàn)的檢索能力。

（三）人工智能技術(shù)在檔案智能化利用中的應(yīng)用。這種方法是通過建立一個(gè)智能化的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶的遠(yuǎn)程使用。當(dāng)前，我國許多大學(xué)不但擁有大量的學(xué)區(qū)，而且地域分布十分零散，有些地方還出現(xiàn)了跨省的現(xiàn)象。比如，在申請(qǐng)和就業(yè)的過程中，畢業(yè)生的教育文件非常緊缺，如成績(jī)單、錄取名冊(cè)、畢業(yè)證書、學(xué)位證書等，由于地理位置的原因，為了讓學(xué)生們足不出戶就能得到所需的資料，所以學(xué)校也可以在網(wǎng)上進(jìn)行，不過往往要人工錄入大量的資料，進(jìn)行身份核實(shí)和查詢。而在人工智能的幫助下，學(xué)校會(huì)根據(jù)學(xué)生的指紋和人臉識(shí)別，建立一個(gè)龐大的資料庫，讓學(xué)生無論在學(xué)校里，還是在學(xué)校外，都可以通過指紋、人臉識(shí)別等方式進(jìn)行身份認(rèn)證，然后通過索引鍵來獲得自己想要的資料。與傳統(tǒng)的密碼技術(shù)相比，通過指紋和面部識(shí)別技術(shù)，可以保護(hù)學(xué)生的個(gè)人信息，防止非法盜用學(xué)生的個(gè)人資料，防止學(xué)生個(gè)人資料被冒領(lǐng)。

四、以管理視角為中心的高校電子檔案管理在高校中的應(yīng)用

(一)運(yùn)用現(xiàn)代管理思想，對(duì)高校電子檔案管理進(jìn)行數(shù)字化管理。在大學(xué)，電子檔案的應(yīng)用非常廣泛，而且種類繁多。因此，檔案工作人員應(yīng)不斷提升自身的專業(yè)技能，將電子檔案技術(shù)應(yīng)用于實(shí)際工作中。這就需要檔案管理人員在管理理念上進(jìn)行不斷的優(yōu)化與完善，以發(fā)展、創(chuàng)新的眼光看待電子檔案，注重發(fā)揮其積極性。從消極的經(jīng)營理念到主動(dòng)的服務(wù)。要注重利用科技的長(zhǎng)處，將人才與技術(shù)有機(jī)地結(jié)合起來，以彌補(bǔ)各種不足。這就像是一個(gè)檔案管理員，會(huì)覺得自己的位置會(huì)被人工智能所取代，因?yàn)槿斯ぶ悄苡凶约旱挠?jì)算能力，可以處理一些重復(fù)的工作。為了方便、快捷的處理，許多大學(xué)都會(huì)采用電子文件的方式來進(jìn)行檔案的管理。在檔案編研、深度挖掘、盤活檔案等方面投入了大量的人力、物力。通過對(duì)人才、科技資源的整合，實(shí)現(xiàn)了檔案服務(wù)的質(zhì)量從傳統(tǒng)的管理理念到服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。

（二）強(qiáng)化對(duì)電子檔案的認(rèn)知。在院校的檔案管理中，加強(qiáng)對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)，是做好高校檔案工作的先決條件。因此，學(xué)校的檔案管理者必須在思想上緊跟時(shí)代步伐，改變自己的經(jīng)營理念，全面認(rèn)識(shí)和反思電子檔案的工作。同時(shí)，學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)電子文件的宣傳，確保學(xué)生對(duì)其有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，從而更好的進(jìn)行檔案的管理，提高工作的效率。

（三）建立完善的電子檔案管理制度。為了使電子檔案管理更好地應(yīng)用于高職院校，使其更方便、更好地為高校服務(wù)，就必須根據(jù)自己的具體情況，制定一套完整的管理體系，為其提供更好的服務(wù)。當(dāng)前，不少學(xué)校已經(jīng)制定了《電子文件收集管理規(guī)定》《檔案管理人員考核制度》等相關(guān)制度。然而，在實(shí)踐中，應(yīng)根據(jù)當(dāng)前的形勢(shì)與學(xué)校的檔案管理狀況，分情況實(shí)施。

五、結(jié)語

電子檔案對(duì)于高校的檔案管理是一個(gè)需要不斷探索的領(lǐng)域，如果能夠妥善利用，它就會(huì)顯示出其存在的價(jià)值和意義。因此，運(yùn)用電子檔案技術(shù)，保證高校檔案工作的正常進(jìn)行，是保證每個(gè)高校和使用者的合法權(quán)益的重要途徑。高校電子檔案數(shù)字化管理方式的積極創(chuàng)新及其運(yùn)用，既要積極重視各種現(xiàn)代新科技手段方法的集成運(yùn)用，又要重視充分調(diào)動(dòng)發(fā)揮對(duì)其創(chuàng)新工作的積極性，更要注重切實(shí)充分有效發(fā)揮當(dāng)前高校檔案科技管理方式的技術(shù)高標(biāo)準(zhǔn)，在推進(jìn)電子檔案科技管理工作方面著力強(qiáng)化高等學(xué)校對(duì)其科研工作的專業(yè)技術(shù)研究投入機(jī)制和高層次人力資源研究投入，在積極發(fā)揮專業(yè)技術(shù)優(yōu)勢(shì)成果的產(chǎn)業(yè)化過程中，實(shí)現(xiàn)我省高校檔案技術(shù)管理體制的戰(zhàn)略性轉(zhuǎn)型優(yōu)化與升級(jí)。