文/上海市青浦區(qū)城建檔案管理中心 周蕾

相比于其他類管理工作來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案管理的信息化需求往往最容易被忽略，在國(guó)內(nèi)大部分現(xiàn)代化企業(yè)中，檔案部門仍然在沿用著數(shù)年前“紙質(zhì)檔案”年代的管理技術(shù)，不僅辦事效率與其他部門格格不入，而且實(shí)際開(kāi)展工作時(shí)，企業(yè)很難將這些分散、凌亂的陳年檔案信息價(jià)值有效地加以提取利用。從商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的角度來(lái)看，企業(yè)與企業(yè)之間并非只有人才與產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)，更要依靠信息、情報(bào)的競(jìng)爭(zhēng)。因此推動(dòng)企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展，其重要意義在于幫助企業(yè)降低獲取可利用信息的成本與周期，使檔案工作成果得以應(yīng)用于企業(yè)的調(diào)整資源配置、戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型、經(jīng)營(yíng)決策調(diào)整、市場(chǎng)渠道開(kāi)拓以及維護(hù)客戶關(guān)系等具體事務(wù)上。

一、民營(yíng)企業(yè)檔案管理特點(diǎn)

與傳統(tǒng)國(guó)有企業(yè)相比，除去生產(chǎn)資料非共有性的特點(diǎn)以外，民營(yíng)企業(yè)檔案管理主要具有如下特征：

（一）精簡(jiǎn)化的信息成果。作為以私有化的自籌資金、民間投資作為主要運(yùn)作成本的民營(yíng)企業(yè)，自負(fù)盈虧、自承風(fēng)險(xiǎn)的特性使得多數(shù)民營(yíng)企業(yè)將經(jīng)濟(jì)獲利放在企業(yè)經(jīng)營(yíng)的首要目標(biāo)。在這樣的動(dòng)機(jī)導(dǎo)向趨勢(shì)下，民營(yíng)企業(yè)往往在檔案管理工作上會(huì)選擇追求極致的效益，即用最少的人力、最廉價(jià)的設(shè)備來(lái)滿足最高效率的信息整合利用需求。也就是說(shuō)盡可能地精簡(jiǎn)檔案部門的資金人手配置，僅僅滿足企業(yè)的正常運(yùn)作，已經(jīng)成為現(xiàn)今民營(yíng)企業(yè)的普遍做法，以便于將這部分?jǐn)D壓出的資源重新分配給可直接為企業(yè)創(chuàng)造財(cái)富價(jià)值的部門，僅保留短期內(nèi)具有提取利用價(jià)值的檔案資料，例如企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、重要技術(shù)或工藝的生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)與產(chǎn)品配方、要事會(huì)議記錄、人員組織結(jié)構(gòu)與其他具有保存價(jià)值的各類文件資料。

（二）多元化的管理策略。民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作的特點(diǎn)是自主性、多元性，即在企業(yè)特定時(shí)期應(yīng)用不同的制度模式，而不是一味地拘泥于檔案資料的記錄格式、歸檔編排順序以及登記信息等。除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案以外，還會(huì)選擇聲像檔案這樣高效率的信息載體。其次是檔案記錄的主體，民營(yíng)企業(yè)的檔案管理需求往往是與現(xiàn)行企業(yè)管理模式所適配的，例如企業(yè)短期內(nèi)存在大量的崗位變動(dòng)，此時(shí)檔案管理工作就會(huì)以人事檔案為主。因此民營(yíng)企業(yè)的檔案管理模式往往會(huì)隨著效益目標(biāo)變更而調(diào)整，而不同行業(yè)企業(yè)檔案管理工作的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，往往是大相徑庭的。

二、民營(yíng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀問(wèn)題分析

A 企業(yè)是一家以家用清潔產(chǎn)品、美妝產(chǎn)品的生產(chǎn)和銷售為主營(yíng)業(yè)務(wù)的民營(yíng)企業(yè)，該企業(yè)始創(chuàng)于1992 年，也是全國(guó)唯一一家與國(guó)外專業(yè)海洋生物技術(shù)達(dá)成開(kāi)發(fā)合作的自主品牌。通過(guò)對(duì)該企業(yè)G 市分公司進(jìn)行訪談?wù){(diào)查發(fā)現(xiàn)，該企業(yè)在檔案管理工作方面主要存在如下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

（一）設(shè)施條件較差，管理效率與安全性不高。出于成本因素考量，G 市分公司檔案部門采買的電腦設(shè)備均為老舊型號(hào)，而且公司并未配置安裝專門的檔案信息系統(tǒng)軟件，這樣的簡(jiǎn)單做法不僅沒(méi)有提高該公司的檔案管理效率，反而為檔案資料的安全管理增添了諸多風(fēng)險(xiǎn)隱患。例如僅以本地硬盤作為資料存儲(chǔ)設(shè)備，一旦存放檔案的電腦出現(xiàn)硬件故障，將直接導(dǎo)致企業(yè)重要的信息資料隨之丟失損壞。除此以外，電子檔案信息相比于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，記載內(nèi)容較為分散，非線性數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的信息成分較大，在本地計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存時(shí)很難根據(jù)其記錄內(nèi)容進(jìn)行整合保管。由于缺少必要的檔案管理系統(tǒng)，該企業(yè)后續(xù)在處理檔案歸檔、檔案提取等事務(wù)時(shí)，往往還要投入大量的精力來(lái)辨別、確認(rèn)和查找對(duì)應(yīng)的文件內(nèi)容。就結(jié)果來(lái)看，僅僅將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)錄為電子檔案，顯然沒(méi)有給企業(yè)檔案管理工作效率帶來(lái)實(shí)質(zhì)性的提升。

（二）行政手段匱乏，檔案信息搜集渠道較為單一。相比于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作往往缺乏有效的行政手段，導(dǎo)致檔案館藏工作的規(guī)范性大打折扣。通過(guò)對(duì)A 企業(yè)分公司的檔案管理制度進(jìn)行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案部門在信息搜集途徑上較為單一被動(dòng)，僅僅依靠生產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門以及其他組織部門定期上傳相關(guān)的檔案信息，平日很少對(duì)檔案記錄信息的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核評(píng)價(jià)。例如生產(chǎn)檔案的管理工作，按照內(nèi)部制度規(guī)定和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)范，企業(yè)生產(chǎn)部門需要將所有生產(chǎn)批次產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、原料采購(gòu)清單以及庫(kù)存狀況等信息匯總成表，定期提交檔案部門進(jìn)行保存處理。但實(shí)際檔案信息提取與形成過(guò)程中，大部分檔案部門人員對(duì)產(chǎn)品制度流程并不熟悉，很少與生產(chǎn)部門接洽核實(shí)。這樣企業(yè)檔案加工過(guò)程中被人為篡改的難度極低，重要的一手生產(chǎn)資料的真實(shí)性難以回溯考證。

（三）保管期限混亂，無(wú)用館藏文件過(guò)多。A 企業(yè)分公司在對(duì)檔案部門進(jìn)行績(jī)效評(píng)估考核時(shí)，將檔案館藏?cái)?shù)量作為一項(xiàng)重要的考核內(nèi)容，進(jìn)行檔案管理工作時(shí)并未注重考察館藏檔案的實(shí)質(zhì)價(jià)值，而是為了追求考核指標(biāo)，盲目地將無(wú)用檔案、冗余檔案與具有價(jià)值檔案一并歸檔館藏。就以企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置的檔案管理抽查結(jié)果為例，自2002年企業(yè)改制開(kāi)始，檔案部門共計(jì)館藏了64份全宗長(zhǎng)期檔案，由總公司簽發(fā)上報(bào)物價(jià)局的文件有27 份，有7份文件記錄的商品現(xiàn)已停產(chǎn)停銷。上述結(jié)果表明現(xiàn)今大多數(shù)民營(yíng)企業(yè)在檔案保管期限上劃分較為混亂，本應(yīng)到期移除館藏的檔案并未被提上銷毀日程。每年在企業(yè)審核館藏檔案時(shí)，仍然需要將這些無(wú)用檔案重新裝訂成制式規(guī)格的文件，并按照檔案編號(hào)填入檔案交接登記表，導(dǎo)致企業(yè)每年需要投入諸多人力物力來(lái)處理館藏，徒增管理工作成本。除了與地方監(jiān)管部門的申報(bào)、接洽事務(wù)之外，冗余檔案還有企業(yè)淘汰掉的落后生產(chǎn)技術(shù)、已轉(zhuǎn)讓的專利產(chǎn)品或有形資產(chǎn)的相關(guān)檔案資料，這部分無(wú)用檔案信息往往與其他有價(jià)值的檔案信息一起被記錄在全宗檔案內(nèi)，當(dāng)后續(xù)其他部門需要調(diào)出或利用檔案時(shí)，往往會(huì)給檔案使用者帶來(lái)錯(cuò)誤性的干擾信息，給后續(xù)生成檔案的核實(shí)帶來(lái)一系列困難，出現(xiàn)企業(yè)的檔案記錄“斷層”問(wèn)題。

三、云技術(shù)背景下檔案管理信息化建設(shè)的有效路徑分析

（一）配備專業(yè)化檔案軟件系統(tǒng)，以管理效率帶動(dòng)檔案品質(zhì)提升。如今市面上可供中、小型民營(yíng)企業(yè)選擇的數(shù)字技術(shù)服務(wù)產(chǎn)品有很多。以某科技公司開(kāi)發(fā)的“云軟件管理系統(tǒng)”產(chǎn)品為例，該軟件支持企業(yè)檔案OA系統(tǒng)接收、OCR 識(shí)別、本地轉(zhuǎn)錄入庫(kù)、檔案在線審核、審閱權(quán)限管理、檔案定點(diǎn)發(fā)布、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)與到期銷毀提醒等檔案全生命周期的管理環(huán)節(jié)，平日里企業(yè)錄入的檔案信息無(wú)須在本地保存，而是在企業(yè)注冊(cè)賬號(hào)上以加密文件的形式上傳到軟件的云數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣當(dāng)企業(yè)后續(xù)更新本地計(jì)算機(jī)設(shè)備時(shí)，只需要將云端的歷史檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)全部下載至新設(shè)備，就可以實(shí)現(xiàn)整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的無(wú)損遷移了。這些云檔案軟件系統(tǒng)往往還配備了先進(jìn)的接口技術(shù)，其中OCR 識(shí)別為該類型產(chǎn)品的一大設(shè)計(jì)亮點(diǎn)，此類軟件管理系統(tǒng)還可支持外部應(yīng)用的數(shù)據(jù)導(dǎo)入，例如Excel、Word文檔等都可以通過(guò)一鍵式字段導(dǎo)入功能進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，在處理圖片、掃描件檔案時(shí)也可以自動(dòng)識(shí)別為高清PDF 文件或雙層OFD 文件。在該軟件的支持下，A 企業(yè)在錄入各類報(bào)表單據(jù)等存在手寫內(nèi)容的檔案記錄內(nèi)容時(shí)，可以不必再花費(fèi)大量的精力手動(dòng)打字錄入，僅需1～2 分鐘即可完成紙質(zhì)檔案掃描件的模糊識(shí)別，完成原始檔案與電子檔案之間的高效率轉(zhuǎn)化。為了方便民營(yíng)企業(yè)管理特定類型的檔案文件，可以在配置相關(guān)檔案軟件時(shí)選擇定制產(chǎn)品服務(wù)，例如圍繞各個(gè)部門的職能需求定制對(duì)應(yīng)的檔案門戶模塊，以便于提高企業(yè)檔案信息的再利用效率。同時(shí)將企業(yè)最新下發(fā)傳達(dá)的制度文件、法規(guī)文件、編研成果與其他宣傳類文件等近期提取利用率較高的檔案文件，在歸入對(duì)應(yīng)文件類別后，以醒目通知的形式將鏈接掛在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站上，員工僅需登錄帶有查閱權(quán)限的管理員賬號(hào)，即可第一時(shí)間查閱檔案門戶中的可見(jiàn)信息。這樣既加快了宣傳類檔案在企業(yè)的傳播速度，又可以避免特殊檔案因不同部門員工私下借閱、傳閱造成的失泄密管理事故。

（二）拓寬檔案采集渠道，完善信息檢索手段。檔案數(shù)據(jù)采集是民營(yíng)企業(yè)檔案管理部門的基礎(chǔ)日常工作，除了定期將其他部門上傳的檔案進(jìn)行歸檔處理以外，從企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間點(diǎn)入手進(jìn)行檔案信息的挖掘也十分重要。企業(yè)可以考慮將檔案信息系統(tǒng)與企業(yè)OA 辦公系統(tǒng)、ERP 系統(tǒng)等進(jìn)行界面對(duì)接，以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息與檔案信息的共享互融。以O(shè)A 系統(tǒng)為例，可以考慮通過(guò)GIS 或GPRS等外部通信手段建立兩個(gè)軟件的數(shù)據(jù)鏈路，實(shí)現(xiàn)軟件對(duì)接。而后通過(guò)檔案軟件管理系統(tǒng)的智能錄入功能，輔助檔案員進(jìn)行智能化錄入，例如OCR 自動(dòng)識(shí)別、自由復(fù)制錄入、文件導(dǎo)入等多種掛接錄入方式。系統(tǒng)按照檔案員需求錄入檔案信息后，能夠自動(dòng)統(tǒng)計(jì)錄入信息登記，并生成檔案錄入批次日志，以替代傳統(tǒng)手動(dòng)錄入的檔案交接登記表。同時(shí)在上傳檔案信息時(shí)，還可以為企業(yè)上一級(jí)檔案管理部門提供一鍵化回溯功能，由賦予對(duì)應(yīng)管理權(quán)限人員根據(jù)企業(yè)實(shí)際管理需求取消任意批次的檔案錄入內(nèi)容，或?qū)⒁褎h除的檔案信息備份從云端重新下載至本地。在這樣的檔案錄入模式下，企業(yè)管理者可以將當(dāng)日所有已辦理完畢事務(wù)的相關(guān)公文、郵件、清單以及傳閱記錄等一并通過(guò)外部導(dǎo)入的方式上傳至檔案系統(tǒng)，確保企業(yè)所有檔案形成均為第一手的記錄內(nèi)容，使檔案信息準(zhǔn)確性與真實(shí)性方面均得到可靠保障。而想要增強(qiáng)企業(yè)檔案信息的錄入有效性，除了采集渠道的優(yōu)化以外，完善電子檔案的索引信息也十分重要。為每一份檔案文件配置獨(dú)一無(wú)二的索引標(biāo)簽，除了提高后續(xù)提檔利用效率以外，還可以為檔案信息記錄的真實(shí)性核對(duì)提供諸多便利。例如可以企業(yè)全部門員工的職務(wù)與姓名為索引標(biāo)簽，每當(dāng)企業(yè)開(kāi)展涉及撥款費(fèi)用、資金轉(zhuǎn)賬的業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，在檔案形成階段需要有業(yè)務(wù)經(jīng)辦人與負(fù)責(zé)人共同登錄賬號(hào)，對(duì)檔案文件的記錄內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)查閱，經(jīng)過(guò)確認(rèn)授權(quán)的文件方可被歸檔錄入。后續(xù)在企業(yè)核對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)事項(xiàng)時(shí)，僅需輸入對(duì)應(yīng)的經(jīng)辦人與負(fù)責(zé)人姓名，即可快速抽調(diào)對(duì)應(yīng)的檔案文件，繼而避免因記錄不詳實(shí)造成檔案回溯失敗的問(wèn)題。

（三）明確檔案管理期限，規(guī)范檔案鑒定與銷毀流程。從檔案學(xué)的專業(yè)視角來(lái)看，A 民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作對(duì)象大致可按保管期限分為三類：一是永久保管期限，例如企業(yè)制定或外部監(jiān)管部門下發(fā)的法規(guī)、政策性文件；企業(yè)機(jī)構(gòu)組織演變、人事任免等文件材料（企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、信印啟封和作廢）；企業(yè)房屋、土地、大型設(shè)備與生產(chǎn)技術(shù)許可等自有資產(chǎn)的轉(zhuǎn)讓、購(gòu)置、征用與租賃等憑證性文件材料（例如不動(dòng)產(chǎn)權(quán)登記、地契、專利使用權(quán)、資產(chǎn)核查清查證明），通常此類檔案資料歸檔后僅作為憑證記識(shí)別，不做變更或銷毀處理。二是長(zhǎng)期保管期限，例如企業(yè)針對(duì)投資項(xiàng)目成立的可行性研究報(bào)告、企業(yè)章程與招（募）股說(shuō)明書(shū)、報(bào)價(jià)文件、項(xiàng)目策劃書(shū)等商業(yè)類文件；安全規(guī)章制度、質(zhì)量保障措施、工藝標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果等生產(chǎn)技術(shù)文件；工藝設(shè)備安裝的施工承包合同、工程協(xié)議書(shū)等基建項(xiàng)目文件。此類檔案通常保管期限為15 至60 年，多為該企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的合法權(quán)益保障，或作為企業(yè)形成行政管理決策的重要信息參考，直至檔案記錄主體失效、作廢方可統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。三是短期保管期限，通常為分公司本級(jí)單位僅在較短時(shí)間內(nèi)需要查閱考證的記錄資料，例如職工的績(jī)效考核成績(jī)、離退休人員的人事履歷、產(chǎn)品宣傳策劃方案等。在檔案記錄形成的過(guò)程中，需要由檔案員與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員根據(jù)記錄主體的性質(zhì)確定保管期限，在錄入系統(tǒng)時(shí)設(shè)置到期提醒功能，以便于企業(yè)定期清理與銷毀無(wú)用館藏檔案。在執(zhí)行檔案銷毀流程時(shí)，不能僅遵循檔案保管期限這種死板規(guī)定，而是要對(duì)檔案記錄內(nèi)容的實(shí)際保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估鑒定。對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定時(shí)，需要檔案員做好與其他部門的溝通工作，充分了解企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的意見(jiàn)和建議，制定完善的檔案鑒定管理體系，確保檔案在鑒定過(guò)程中的有效性，避免因?yàn)槿藶槭д`而影響檔案鑒定管理工作的開(kāi)展。例如在對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表類檔案進(jìn)行銷毀時(shí)，需要聯(lián)系財(cái)務(wù)部門人員對(duì)這部分檔案所涉及的具體問(wèn)題進(jìn)行查證，確認(rèn)記錄內(nèi)容無(wú)關(guān)企業(yè)債務(wù)債權(quán)糾紛且無(wú)查考利用價(jià)值后，方可按照企業(yè)規(guī)范化的檔案管理工作流程進(jìn)行銷毀。

四、結(jié)語(yǔ)

在ERP 技術(shù)的支持下，企業(yè)可以輕易地通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)開(kāi)展各類檔案管理工作，有效配置企業(yè)資金流、信息流與物流等管理要素。企業(yè)在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，一要圍繞業(yè)務(wù)開(kāi)展需求配置信息化軟件設(shè)施，為檔案部門開(kāi)展各類管理業(yè)務(wù)提供可靠的技術(shù)條件。二要拓寬檔案信息的搜集渠道，完善檔案檢索手段，以便加強(qiáng)檔案錄入有效性。三要明確做好冗余檔案、無(wú)用檔案的鑒定與銷毀工作，壓縮民營(yíng)企業(yè)的檔案管理成本。從而幫助企業(yè)重視知識(shí)管理成果，綜合提高企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理效率。