陸惠芳

（作者單位：中食安泓（廣東）健康產(chǎn)業(yè)有限公司）

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，許多中小型企業(yè)為了在激烈的競爭環(huán)境中生存和發(fā)展，紛紛采取跨行業(yè)、跨地區(qū)的經(jīng)營戰(zhàn)略，涌現(xiàn)出一批具有一定綜合實力的中小型企業(yè)集團(tuán)。但是，由于各子公司所處地域不同、信息交流不暢，集團(tuán)總部對下屬分公司的管理難度加大，同時也使得集團(tuán)總部難以及時準(zhǔn)確地掌握各個分公司的運營情況及資金使用狀況等重要數(shù)據(jù)資料，從而影響決策層作出正確判斷與合理安排。因此，中小型企業(yè)集團(tuán)建立一套適合本集團(tuán)特點的財務(wù)信息管理系統(tǒng)成為當(dāng)務(wù)之急。

一、ZS 集團(tuán)財務(wù)信息管理系統(tǒng)概述

近年來，ZS 集團(tuán)多元化業(yè)務(wù)不斷拓展，業(yè)務(wù)內(nèi)容涉及面十分廣泛。為此，ZS 集團(tuán)不僅需要加強(qiáng)當(dāng)前的各項管理工作，還要做好相應(yīng)的規(guī)劃和設(shè)計工作，以應(yīng)對未來發(fā)展的需要。為更好地實現(xiàn)這一目標(biāo)，ZS 集團(tuán)需要建立一個完善的信息平臺作為支撐，使各個部門之間能夠相互協(xié)作，共同促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

（一）ZS 集團(tuán)財務(wù)管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

一是使用的金蝶財務(wù)軟件系統(tǒng)比較滯后。一方面版本低，另一方面僅能實現(xiàn)各分（子）公司的獨立賬套核算，且相互之間數(shù)據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。二是進(jìn)銷存管理仍是手工制表登記，業(yè)務(wù)與財務(wù)數(shù)據(jù)各自獨立，急需將業(yè)務(wù)與財務(wù)數(shù)據(jù)打通，實現(xiàn)業(yè)務(wù)財務(wù)一體化。三是由于各分（子）公司均獨立核算，科目、客商、職員等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)規(guī)則不統(tǒng)一，相同的基礎(chǔ)資料檔案需要在不同的賬套內(nèi)多次維護(hù)，并且無法確定是否做到了一致。四是出納管理集團(tuán)全部銀行賬號收支情況，不僅需要手工記賬，還需要在月底與會計核對數(shù)據(jù)，工作繁重。五是目前集團(tuán)各分（子）公司僅實現(xiàn)了由財務(wù)軟件生成資產(chǎn)負(fù)債表及利潤表，而現(xiàn)金流量表和集團(tuán)費用匯總表等仍由手工編制。由于各分（子）公司報表格式不統(tǒng)一，集團(tuán)財務(wù)報表及集團(tuán)費用匯總報表的匯總工作存在困難。六是集團(tuán)賬務(wù)核算有對外核算和對內(nèi)管理核算兩種核算模式，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有交叉，需要實現(xiàn)賬務(wù)的高效便捷處理。

綜合以上難點，ZS 集團(tuán)現(xiàn)有的財務(wù)管理系統(tǒng)已不能滿足日益多元化的業(yè)務(wù)處理和核算需求，無法做到財務(wù)政策的統(tǒng)一與財務(wù)核算數(shù)據(jù)的集中管控，各分子公司和部門均難以做到全局可視化，工作指令的下達(dá)和執(zhí)行、流程的上下交互、數(shù)據(jù)的向下穿透等都需要集團(tuán)財務(wù)信息管理系統(tǒng)來支撐。

（二）ZS 集團(tuán)業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

ZS 集團(tuán)內(nèi)部業(yè)務(wù)信息化已先行起步，業(yè)務(wù)系統(tǒng)已在多個業(yè)務(wù)板塊上線運行，包括內(nèi)部自行開發(fā)的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（CRM 系統(tǒng)）、對接外部電商平臺的訂單管理系統(tǒng)（OMS 系統(tǒng)）、倉庫管理系統(tǒng)（WMS 系統(tǒng)）、辦公自動化系統(tǒng)（OA 系統(tǒng)）等。其中，CRM 系統(tǒng)作為核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)之一，主要負(fù)責(zé)收集、處理、存儲、查詢各類銷售活動中產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)，形成完整的客戶檔案資料庫，用于后期開展精準(zhǔn)營銷服務(wù)，助力業(yè)績增長。OMS 系統(tǒng)則是針對采購環(huán)節(jié)設(shè)計的一套全流程電子化操作體系，涵蓋從采購申請發(fā)起到合同簽訂完成后付款的所有環(huán)節(jié)，覆蓋范圍廣、功能強(qiáng)大，極大方便了采購人員日常工作中的各種內(nèi)容審批及流轉(zhuǎn)[1]。WMS 系統(tǒng)則是基于B/S 架構(gòu)研發(fā)的倉儲物流管理系統(tǒng)，集入庫作業(yè)、庫存盤點、揀貨配貨、移庫移位、退料補(bǔ)貨和報表統(tǒng)計等功能于一體，以全面滿足倉庫管理者的基本要求。OA 系統(tǒng)則是面向員工推出的綜合性移動辦公平臺，具備公文收發(fā)、日程安排、通訊錄、個人事務(wù)提醒等多項實用功能。

（三）ZS 集團(tuán)財務(wù)信息管理系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

本項目擬采用以財務(wù)系統(tǒng)為中心，以開發(fā)成本投入最小化為原則，構(gòu)建一套適合中小型集團(tuán)內(nèi)部多個分（子）公司同時使用的業(yè)務(wù)財務(wù)信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)集團(tuán)總部與下屬分（子）公司實時共享財務(wù)信息，集團(tuán)資源合理配置，達(dá)到降低運營成本、增強(qiáng)核心競爭力的目的[2]。具體目標(biāo)如下：

一是建立一套符合集團(tuán)實際情況的財務(wù)管理體系，以便更好地服務(wù)于各分（子）公司及下屬單位。二是將分散在各地區(qū)、各分（子）公司中的會計基礎(chǔ)資料、財務(wù)指標(biāo)等有機(jī)結(jié)合起來，形成一個完整的數(shù)據(jù)庫，為領(lǐng)導(dǎo)層高效決策提供及時準(zhǔn)確的財務(wù)信息支持。三是利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建一個覆蓋整個集團(tuán)所有成員單位的信息網(wǎng)絡(luò)平臺，使得各級用戶可以方便快捷地獲取所需信息資源并加以充分利用。四是進(jìn)銷存核算由手工核算轉(zhuǎn)為系統(tǒng)核算。五是強(qiáng)化預(yù)算控制功能，有效監(jiān)控各項經(jīng)濟(jì)活動，合理配置各種資源，保證生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)順利完成。六是通過完善績效考核機(jī)制，激發(fā)員工工作的積極性，增強(qiáng)團(tuán)隊凝聚力，從而提升企業(yè)整體競爭力，實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、財務(wù)信息管理系統(tǒng)構(gòu)建設(shè)想

（一）完善財務(wù)核算系統(tǒng)

將財務(wù)核算系統(tǒng)進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一會計科目及編碼規(guī)則，統(tǒng)一財務(wù)報表體系，滿足政府部門的管理需要。財務(wù)核算系統(tǒng)需要包括以下7 個模塊：

總賬管理：以組織架構(gòu)、科目體系為軸心，以統(tǒng)一客戶、供應(yīng)商、核算項目編碼為基礎(chǔ)，建立全面的財務(wù)核算體系。

固定資產(chǎn)管理：以固定資產(chǎn)分類、折舊年限分類為依托，建立具有固定資產(chǎn)卡片新增、變更、調(diào)撥、拆分和清理等功能的核算系統(tǒng)，并與總賬管理集成。

出納管理：以金融機(jī)構(gòu)、存款屬性分類為依托，設(shè)置出納日常收付款業(yè)務(wù)核算、期末業(yè)務(wù)核對、資金報表管理等出納管理功能，并與總賬管理集成。

報表管理：以集團(tuán)統(tǒng)一報表模板為依托，設(shè)置統(tǒng)一報表取數(shù)公式，建立個別報表核算體系。

應(yīng)付管理：處理與供應(yīng)商的資金往來，通過資金結(jié)算、往來對賬、賬齡分析等功能幫助用戶統(tǒng)一安排資金，節(jié)約資金成本，為資金的統(tǒng)籌管理提供信息及控制依據(jù)。

庫存管理：以財務(wù)視角管控企業(yè)庫存，通過系統(tǒng)設(shè)置的入庫業(yè)務(wù)、出庫業(yè)務(wù)、組裝拆卸、庫存調(diào)撥和庫存盤點等功能，對倉存業(yè)務(wù)的全過程進(jìn)行有效控制和跟蹤。

存貨核算：通過數(shù)量與金額的記錄與計算為企業(yè)各種基礎(chǔ)的庫存與財務(wù)報表提供數(shù)據(jù)支撐。

（二）OA 系統(tǒng)、銀企、核算一體化

OA 系統(tǒng)是業(yè)務(wù)流程的審批系統(tǒng)，為了實現(xiàn)OA 系統(tǒng)與資金核算的一體化，集團(tuán)可以通過開發(fā)接口和實施銀企直連模塊，方便業(yè)務(wù)人員通過OA 系統(tǒng)發(fā)起報銷，以此解決付款效率較低及銀行回單打印時間成本較高的問題[3]。此階段上線內(nèi)容包括以下幾方面：

業(yè)財一體化：業(yè)務(wù)人員通過OA 系統(tǒng)發(fā)起報銷時，系統(tǒng)自動生成財務(wù)付款單，待業(yè)務(wù)人員發(fā)起銀企支付后，系統(tǒng)自動生成會計憑證。

查詢實時化：對接財務(wù)系統(tǒng)與銀企平臺，實現(xiàn)在線實時查詢銀行賬戶余額和交易明細(xì)。

電子回單線上化：可以查詢企業(yè)在不同銀行的各類交易電子回單，并提供回單打印功能，以減少業(yè)務(wù)員匹配業(yè)務(wù)單據(jù)與電子回單進(jìn)行歸檔的工作量。電子回單要加蓋銀行電子回單專用章，標(biāo)注電子回單驗證碼，以確保電子回單的真實性與可認(rèn)證性。

CA 身份驗證配置：提交銀企付款時強(qiáng)制校驗簽名，通過驗簽后才允許提交銀企付款，以防止關(guān)鍵支付信息被篡改，保證資金安全。

（三）OMS 系統(tǒng)、WMS 系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)一體化

以O(shè)MS、WMS 業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)為支點，即時、快速、準(zhǔn)確地將各方所需表單的相關(guān)數(shù)據(jù)可視化呈現(xiàn)。這一階段上線內(nèi)容包括以下幾方面：

商品資料：將財務(wù)系統(tǒng)的商品資料通過接口同步至OMS 系統(tǒng)和WMS 系統(tǒng)，也可在系統(tǒng)內(nèi)對財務(wù)系統(tǒng)商品資料進(jìn)行手工導(dǎo)入。

銷售訂單管理模塊：銷售訂單管理是OMS 系統(tǒng)的一部分，包含訂單的錄入、審核、查詢及售后處理流程，訂單發(fā)貨后會更新訂單的狀態(tài)。

采購入庫模塊：由業(yè)務(wù)人員根據(jù)系統(tǒng)庫存情況在財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)發(fā)起采購訂單，生成收料通知單，并同步WMS系統(tǒng)的到貨通知單。入庫完成后，將單據(jù)異動至財務(wù)系統(tǒng)生成采購入庫單，通過庫存異動接口將數(shù)據(jù)同步至OMS 系統(tǒng)，從而實現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)與WMS 系統(tǒng)、OMS 系統(tǒng)的收貨入庫、庫存數(shù)據(jù)的統(tǒng)一[4]。

平臺電商銷售訂單模塊：在電商ERP 系統(tǒng)中進(jìn)行訂單審核、配貨操作后，將發(fā)貨通知單通過系統(tǒng)接口同步至WMS 系統(tǒng)操作發(fā)貨，WMS 系統(tǒng)在完成訂單發(fā)貨后將發(fā)貨信息同步至財務(wù)系統(tǒng)和電商ERP 系統(tǒng)，電商ERP 系統(tǒng)再把已發(fā)貨訂單信息同步至平臺完成發(fā)貨。

三、ZS 集團(tuán)財務(wù)信息管理系統(tǒng)實施過程

（一）項目準(zhǔn)備階段

在此階段完成5 項工作：項目外圍調(diào)研；信息技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門通過充分溝通了解和分析需求，制訂可行的財務(wù)信息管理系統(tǒng)實施計劃和方案；硬件、軟件、實施環(huán)境方面的準(zhǔn)備；項目完成后測試環(huán)境、應(yīng)用環(huán)境的申請和部署。

（二）藍(lán)圖設(shè)計確認(rèn)階段

此階段主要是確定設(shè)計方案和系統(tǒng)集成施工方。通過收集、整理和分析OA 系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)和相關(guān)基礎(chǔ)資料，確定OA 系統(tǒng)、銀行、核算和WMS 系統(tǒng)的整合需求；重新組織和完善前期調(diào)查數(shù)據(jù)，最終確定藍(lán)圖方案。

（三）系統(tǒng)開發(fā)階段

此階段主要完成基礎(chǔ)資料、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等文檔的編制，以及系統(tǒng)功能模塊劃分、代碼編寫、單元測試、集成測試、用戶培訓(xùn)、上線支持服務(wù)和各模塊靜態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入等內(nèi)容。

（四）試運行階段

首先，在財務(wù)信息管理系統(tǒng)運行之前，應(yīng)對期初余額進(jìn)行全面整理，以確保所有記賬憑證都能夠被準(zhǔn)確無誤地輸入財務(wù)系統(tǒng)，這也是檢查系統(tǒng)效能的有效方式。通過對固定資產(chǎn)、出納和應(yīng)收系統(tǒng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保各個子模塊的工作能夠順利進(jìn)行并與總賬相通；結(jié)合專業(yè)的指導(dǎo)設(shè)計報表，確保每一份報表的準(zhǔn)確性，最終實現(xiàn)報表自動生成且經(jīng)得起原有系統(tǒng)的校驗[5]。其次，開展銀企直聯(lián)相關(guān)業(yè)務(wù)測試，確認(rèn)測試報告達(dá)到預(yù)期效果后，可配置正式銀企平臺環(huán)境；對OA 系統(tǒng)對接接口進(jìn)行測試并提出改進(jìn)意見，以達(dá)到預(yù)期效果。再次，為保障財務(wù)信息管理系統(tǒng)順利實施，要定期進(jìn)行進(jìn)度追蹤，并根據(jù)各個部門的職能，采取群聊、實地考察、制定周進(jìn)度表等措施來解決實施過程中遇到的問題；通過完善OA 系統(tǒng)對接核算和銀行業(yè)務(wù)流程，確保所有使用者都能夠獲得明確的操作指南，從而提升其工作效率。最后，對財務(wù)核算和庫存管理模塊的用戶進(jìn)行培訓(xùn)，以提升其對財務(wù)信息管理系統(tǒng)的操作熟練度。待財務(wù)信息管理系統(tǒng)正式上線后，要不斷對系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，使系統(tǒng)達(dá)到最佳使用效果。

（五）后期運行維護(hù)階段

在財務(wù)信息管理系統(tǒng)操作運行過程中，要定期檢查各模塊常見的問題和漏洞，通過制訂問題解決方案、及時修復(fù)漏洞、更新維護(hù)手冊來確保系統(tǒng)的安全性。

四、財務(wù)信息管理系統(tǒng)實施后的效果

ZS 集團(tuán)通過對接OA 系統(tǒng)、WMS 系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)，解決了原有系統(tǒng)獨立運行的問題，同時也為系統(tǒng)用戶的日常辦公提供了便利。ZS 集團(tuán)通過實施財務(wù)信息管理系統(tǒng)總體上實現(xiàn)了3 個目標(biāo)：一是通過信息共享減少了重復(fù)勞動，節(jié)約了人力物力財力，降低了企業(yè)運營成本；二是通過流程再造，強(qiáng)化了內(nèi)控機(jī)制，促進(jìn)了業(yè)財融合，增強(qiáng)了企業(yè)風(fēng)險管控能力；三是通過實時監(jiān)控和快速響應(yīng)，加快了決策速度，提高了企業(yè)管理水平。

（一）財務(wù)核算系統(tǒng)方面的效果

財務(wù)核算系統(tǒng)實現(xiàn)了統(tǒng)一賬套和統(tǒng)一報表模板設(shè)置，按照統(tǒng)一會計政策進(jìn)行核算處理，不同會計制度可并存；財務(wù)核算系統(tǒng)可進(jìn)行固定資產(chǎn)自動折舊，并關(guān)聯(lián)總賬系統(tǒng)；對于暫估應(yīng)付款，系統(tǒng)可進(jìn)行智能化核銷，減少了財務(wù)人員查找數(shù)據(jù)的工作量；實現(xiàn)了實時掌握集團(tuán)財務(wù)的狀況和需求的目標(biāo)，同時實現(xiàn)了財務(wù)業(yè)務(wù)一體化操作及自動對賬；統(tǒng)一了數(shù)據(jù)分析的口徑，可采用多種方法從多個維度進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢，滿足了分析需求。

（二）OA 系統(tǒng)、銀企、核算一體化對接財務(wù)系統(tǒng)取得的成果

通過建立基礎(chǔ)資料接口，將會計科目相關(guān)的字段信息傳輸?shù)絆A 系統(tǒng)，便于費用報銷接口、付款申請接口、采購訂單接口對基礎(chǔ)資料的調(diào)用；將OA 系統(tǒng)費用報銷、付款申請單分別與財務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)付單、付款單進(jìn)行對接，并將財務(wù)系統(tǒng)采購訂單與OA 系統(tǒng)采購訂單進(jìn)行對接，同時將付款信息直接對接到財務(wù)系統(tǒng)出納模塊的應(yīng)付單和付款單，實現(xiàn)在財務(wù)系統(tǒng)中利用銀行直聯(lián)功能在不切換銀行平臺的情況下直接支付，并將付款信息反饋到OA 系統(tǒng)；可直接通過應(yīng)付單、付款單生成相關(guān)憑證，降低財務(wù)核算的出錯率，提高財務(wù)核算與資金管理的工作效率。

（三）財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接方面取得的成果

將財務(wù)系統(tǒng)與WMS系統(tǒng)、OMS系統(tǒng)的訂單進(jìn)行同步，可實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)與財務(wù)系統(tǒng)出入庫數(shù)據(jù)一致；在財務(wù)系統(tǒng)中可實現(xiàn)產(chǎn)品組裝、拆卸的成本自動化分?jǐn)?，以及庫存成本的自動化計算，從而提高成本核算的?zhǔn)確性；根據(jù)不同的分析需求，提供多維度的存貨收發(fā)匯總數(shù)據(jù)，可以提高財務(wù)分析水平。