許宇蘋(píng) 龍巖水發(fā)環(huán)境發(fā)展有限公司

引言

環(huán)保企業(yè)內(nèi)部管理工作較為繁雜，各類(lèi)合作項(xiàng)目的啟動(dòng)以及合作關(guān)系的構(gòu)建都需要以簽訂合同的方式確認(rèn)，環(huán)保企業(yè)合同是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的法律見(jiàn)證，對(duì)提升企業(yè)內(nèi)部控制水平具有重要影響。與此同時(shí)，環(huán)保企業(yè)合同具有一定的規(guī)范性作用，會(huì)對(duì)合同簽訂雙方的權(quán)責(zé)擁有一定的約束力，如若合同雙方違反合同條款，則需要擔(dān)負(fù)相應(yīng)的法律責(zé)任。本文對(duì)內(nèi)部控制視角下環(huán)保企業(yè)合同管理進(jìn)行了介紹，以供參閱。

一、環(huán)保企業(yè)內(nèi)部控制體系下合同管理概述

（一）合同管理含義

合同管理主要包括合同內(nèi)容的洽談、草擬、簽訂、生效直至失效等全過(guò)程，各環(huán)節(jié)都涉及相應(yīng)的管理工作，需要環(huán)保企業(yè)引起重視，注重合同管理水平的提升。合同簽訂生效日起，合同簽訂的內(nèi)容不會(huì)改變，但是合同雙方在履行合同的過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)動(dòng)態(tài)變化的現(xiàn)象，影響雙方合同義務(wù)的履行，需要雙方及時(shí)協(xié)商，依據(jù)實(shí)際合作情況適當(dāng)對(duì)合同的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整或者是補(bǔ)充條款等。合同有效期內(nèi)如若一方違反合同規(guī)定，則另一方有權(quán)單方面終止合約，要求合作方給予一定賠償。經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得各環(huán)保企業(yè)之間的項(xiàng)目合作日漸頻繁，合同管理屬于一個(gè)新的管理職能，現(xiàn)如今應(yīng)用十分廣泛。

（二）合同管理目標(biāo)

合同管理的目標(biāo)主要分為三類(lèi)：（1）運(yùn)營(yíng)目標(biāo)，環(huán)保企業(yè)部分項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)需要簽訂合同，以此確保環(huán)保企業(yè)項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)能夠受法律保護(hù)，有助于環(huán)保企業(yè)運(yùn)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。合同內(nèi)容需要依據(jù)環(huán)保企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況以及項(xiàng)目合作需求等進(jìn)行擬定，合同內(nèi)容的擬定需要合法、合理以及可行性等。（2）合規(guī)目標(biāo)，環(huán)保企業(yè)合同的制定與簽訂需要嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行，在遵照環(huán)保企業(yè)管理機(jī)制的基礎(chǔ)上，注重合同制定與簽訂流程的規(guī)范性，認(rèn)真執(zhí)行合同的審批工作，有助于確保合同簽訂的法律效力。（3）財(cái)務(wù)目標(biāo)，簽訂合同可為雙方的財(cái)務(wù)資金提供保障，不僅有助于項(xiàng)目啟動(dòng)資金的合理管控，還有助于環(huán)保企業(yè)財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的降低。

（三）合同管理流程

合同的管理流程主要分為兩方面，一方面是合同的簽訂，其主要包括：（1）合同擬定前的談判與準(zhǔn)備，該流程需要合同簽訂雙方多次洽談，明確雙方權(quán)責(zé)，確保雙方的合法權(quán)益能夠獲得滿足。（2）合同文本的擬定，該環(huán)節(jié)需要合同擬定人員將雙方洽談的各類(lèi)事項(xiàng)以文字表達(dá)的形式進(jìn)行總結(jié)與詳細(xì)編制，確保合同內(nèi)容的全面性、合法性以及詳細(xì)性等。另一方面是合同的履行，合同簽訂之后，合同簽訂雙方有義務(wù)按照合同內(nèi)容認(rèn)真履行自身職責(zé)，該流程需要雙方對(duì)合同職責(zé)的履行進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤與監(jiān)督，有助于確保合同的正常履行，保障合同雙方的合法權(quán)益。

二、內(nèi)部控制視角下環(huán)保企業(yè)實(shí)施合同管理的必要性

在當(dāng)前社會(huì)背景下，環(huán)保企業(yè)所面臨的發(fā)展壓力和競(jìng)爭(zhēng)壓力逐漸提升，環(huán)保企業(yè)需要從自身建設(shè)的角度出發(fā)，提升企業(yè)建設(shè)的質(zhì)量和水平。而合同作為環(huán)保企業(yè)在建設(shè)和發(fā)展中的關(guān)鍵內(nèi)容，環(huán)保企業(yè)應(yīng)當(dāng)提升對(duì)合同管理的建設(shè)。就當(dāng)前我國(guó)環(huán)保企業(yè)的發(fā)展而言，提升對(duì)環(huán)保企業(yè)合同管理的必要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)層面：第一，降低環(huán)保企業(yè)的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的需求。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展為環(huán)保企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了更多的影響因素，這些影響因素不僅體現(xiàn)在合同雙方各項(xiàng)事務(wù)的協(xié)調(diào)上，還體現(xiàn)在一些客觀因素的影響上，環(huán)保企業(yè)在合同管理時(shí)只有充分地考慮到經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中可能存在的因素，才能在最大程度上降低企業(yè)個(gè)性經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的降低；第二，提升環(huán)保企業(yè)的建設(shè)水平的需求。合同是環(huán)保企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久發(fā)展的重要基礎(chǔ)，環(huán)保企業(yè)可以借助合同管理水平的提升促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)基礎(chǔ)制度建設(shè)水平的提升，逐漸實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體建設(shè)水平的提升；第三，提升環(huán)保企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的需求。在當(dāng)前社會(huì)背景下，各行各業(yè)內(nèi)部的競(jìng)爭(zhēng)壓力逐漸提升，為提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，環(huán)保企業(yè)需要在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中獲取更大的經(jīng)濟(jì)效益。而合同是環(huán)保企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的主要依據(jù)，環(huán)保企業(yè)需要借助合同管理實(shí)現(xiàn)對(duì)各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中各種活動(dòng)的規(guī)范和約束，降低經(jīng)濟(jì)成本的投入，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的增加。

三、環(huán)保企業(yè)內(nèi)部管控合同管理中存在的主要風(fēng)險(xiǎn)

（一）合同管理制度不健全

合同管理制度應(yīng)包括合同管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)分工、法人授權(quán)和委托方式、合同履行和合同糾紛處理、合同管理人員培訓(xùn)等內(nèi)容。然而，在環(huán)保企業(yè)的合同管理過(guò)程中，合同管理體系要么缺乏內(nèi)容，要么制度化，無(wú)法有效實(shí)施。具體表現(xiàn)為管理職責(zé)不明確、變更協(xié)議數(shù)量不斷增加、監(jiān)督機(jī)制不健全等。

（二）合同條款約定不明晰

在進(jìn)行環(huán)保企業(yè)合同的簽訂中，部分環(huán)保企業(yè)常出現(xiàn)擬定的合同條款存在約定不明晰的情況，主要包含：付款方式不明晰，產(chǎn)品質(zhì)量具體型號(hào)、質(zhì)量要求不明晰等合同內(nèi)容，從而促使環(huán)保企業(yè)合同在履行過(guò)程中常常因?yàn)榧s定不明晰的原因而造成的法律糾紛事件頻發(fā)。如，合同中沒(méi)有進(jìn)行開(kāi)具發(fā)票的約定，造成生產(chǎn)方可能不能對(duì)付費(fèi)方提供增值稅發(fā)票。通常情況下，在環(huán)保企業(yè)合同約定中未清晰標(biāo)明向付費(fèi)方開(kāi)具發(fā)票主要有以下幾點(diǎn)因素：其一，付費(fèi)方在合同外口頭向賣(mài)家承諾不需要發(fā)票，在商品價(jià)格上給予一定的優(yōu)惠；其二，部分業(yè)務(wù)人員素質(zhì)低下，通過(guò)和采購(gòu)方串通不開(kāi)取發(fā)票的不入賬方式，私自賺取差額；其三，部分環(huán)保企業(yè)所經(jīng)營(yíng)的項(xiàng)目和出售的商品內(nèi)容不符合經(jīng)營(yíng)范圍，不能進(jìn)行發(fā)票的規(guī)范化開(kāi)具。由于在環(huán)保企業(yè)合同中對(duì)于開(kāi)具發(fā)票規(guī)定內(nèi)容的不明晰，在后期合作中，造成環(huán)保企業(yè)增值稅進(jìn)項(xiàng)稅抵扣無(wú)法實(shí)現(xiàn)，在一定程度上增加了環(huán)保企業(yè)采購(gòu)成本，從而引發(fā)后期雙方的合同糾紛。如果在環(huán)保企業(yè)合同價(jià)款項(xiàng)目中，明確約定并明晰地標(biāo)明含稅價(jià)或者不含稅價(jià)內(nèi)容，在合同合作的后續(xù)執(zhí)行中，合同環(huán)保企業(yè)雙方就可以完全避免因由哪一方負(fù)責(zé)承擔(dān)稅費(fèi)而產(chǎn)生的合同糾紛，實(shí)現(xiàn)企業(yè)之間的良好合作關(guān)系的形成，促進(jìn)環(huán)保企業(yè)的良好發(fā)展。

（三）合同跟蹤監(jiān)督不到位

合同簽訂完成后，環(huán)保企業(yè)必須做好合同執(zhí)行情況的持續(xù)追蹤和監(jiān)督，針對(duì)在合同執(zhí)行監(jiān)控過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，如對(duì)方?jīng)]有按時(shí)交貨，所交付貨品的型號(hào)、質(zhì)量不合規(guī)，貨品運(yùn)輸中受損等違約行為或者存在合同違約的可能性情況，需要及時(shí)匯報(bào)給相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人，然后由相關(guān)負(fù)責(zé)人嚴(yán)格依照合同約定，及時(shí)采取針對(duì)性措施并加以糾正。如果環(huán)保企業(yè)在進(jìn)行合同執(zhí)過(guò)程中，未認(rèn)真履行合同的跟蹤、監(jiān)督責(zé)任，那么一旦出現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)，將會(huì)導(dǎo)致合同履行受到限制，不利于環(huán)保企業(yè)雙方合作的良好開(kāi)展，甚至引發(fā)法律糾紛。

（四）合同歸檔部門(mén)不明

針對(duì)環(huán)保企業(yè)所簽訂的合同，應(yīng)該由環(huán)保企業(yè)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的部門(mén)和合同管理人員進(jìn)行歸檔管理。然而，部分環(huán)保企業(yè)的合同管理中并沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的合同歸檔管理部門(mén)，對(duì)簽訂完成的合同未進(jìn)行登記、歸檔，且沒(méi)有限制合同等級(jí)，任何一個(gè)環(huán)保企業(yè)員工都可以接觸到環(huán)保企業(yè)合同，很容易發(fā)生環(huán)保企業(yè)合同商業(yè)機(jī)密泄露問(wèn)題，增大了環(huán)保企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)，不利于環(huán)保企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展。此外，環(huán)保企業(yè)如果沒(méi)有做好對(duì)合同資料的及時(shí)登記和有效管理，尤其是針對(duì)簽訂合同數(shù)量多的環(huán)保企業(yè)而言，會(huì)很容易出現(xiàn)合同被遺漏或者丟失等情況。而合同作為解決法律訴訟的重要證據(jù)，合同的丟失或遺漏會(huì)對(duì)環(huán)保企業(yè)造成直接性的經(jīng)濟(jì)損失。

四、內(nèi)部控制視角下環(huán)保企業(yè)完善合同管理的具體措施

（一）加強(qiáng)內(nèi)部控制管理意識(shí)

有效落實(shí)合同管理。環(huán)保企業(yè)內(nèi)部控制中，合同管理至關(guān)重要。環(huán)保企業(yè)管理人員會(huì)過(guò)于注重環(huán)保企業(yè)的各種經(jīng)營(yíng)效益，但是對(duì)于內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)卻不夠全面，基層員工又忽略了其重要作用。因此，我們必須深刻意識(shí)到合同管理在環(huán)保企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理中的作用，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部管理者和工作人員的在職業(yè)素質(zhì)、內(nèi)控管理方面的宣傳教育，增強(qiáng)環(huán)保企業(yè)每位員工的合同管理意識(shí)，從而為合同管理在全業(yè)務(wù)、全流程的貫徹執(zhí)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）健全相關(guān)的管理制度

健全保障機(jī)制，優(yōu)化合同管理流程，提高合同管理效率，降低合同管理風(fēng)險(xiǎn)，推動(dòng)合同規(guī)范管理。比如可建立和完善《合同管理制度》《印章管理制度》《分級(jí)授權(quán)管理制度》《合同履行情況評(píng)估制度》《合同管理考核與責(zé)任追究制度》。環(huán)保企業(yè)要對(duì)合同做好歸口管理工作，明確和落實(shí)人員責(zé)任。環(huán)保企業(yè)可以每年年末開(kāi)展合同履行情況并對(duì)具體情況進(jìn)行綜合分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過(guò)程存在的問(wèn)題；如果發(fā)現(xiàn)合同訂立以及履行中存在違法違規(guī)情況，要對(duì)相關(guān)人員責(zé)任嚴(yán)格追究并處罰。

（三）成立專(zhuān)項(xiàng)部門(mén)

合同的管理工作較為專(zhuān)業(yè)，且合同管理涉及擬定、簽訂以及后期歸檔等多項(xiàng)管理內(nèi)容，需要環(huán)保企業(yè)成立專(zhuān)項(xiàng)部門(mén)，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士完成合同管理工作。一方面，做好合同的安全工作。合同簽訂的內(nèi)容受法律保護(hù)且具有一定的安全性，如若合同內(nèi)容泄露或者是出現(xiàn)合同丟棄等問(wèn)題，則可能會(huì)對(duì)簽訂雙方造成不良影響。因此，合同的安全工作至關(guān)重要，管理人員需要認(rèn)真對(duì)待合同的登記、歸檔以及保存等工作。另一方面，建立健全合同管理機(jī)制，規(guī)范合同管理流程。合同一旦簽訂，便立刻具有法律效應(yīng)，相關(guān)管理人員應(yīng)該按照管理流程以及相關(guān)管理機(jī)制做好合同的管理工作，有助于提高合同管理的整體水平。

（四）加強(qiáng)審批管理

在合同簽訂之前，合作雙方需要對(duì)合同內(nèi)部的各項(xiàng)條款及約定進(jìn)行明確，加強(qiáng)合同的審批與管理工作。首先，確保合同擬定內(nèi)容合法、全面且詳細(xì)，合同中必須包括合作雙方權(quán)利義務(wù)以及相關(guān)責(zé)任等內(nèi)容，并清晰列出爭(zhēng)議解決條款，確保合同內(nèi)容符合合作雙方經(jīng)濟(jì)利益。其次，將合作雙方的權(quán)利與義務(wù)以文字的形式在合同內(nèi)進(jìn)行明確標(biāo)注，禁止出現(xiàn)口頭協(xié)議或者是合同以外的私下合作等，有助于合同簽訂日起法律糾紛的減少。最后，加強(qiáng)合同的審批與管理，合同簽訂之前合作雙方需要對(duì)合同各條款進(jìn)行審批，待環(huán)保企業(yè)相關(guān)人員認(rèn)真研究與分析之后，才可簽訂合同。

（五）合同履行監(jiān)控環(huán)節(jié)

合同的簽訂只是合作的開(kāi)始，后期合同的履行階段至關(guān)重要，合作雙方應(yīng)該重視并認(rèn)真履行合同相關(guān)內(nèi)容，在確保自身合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，認(rèn)真履行自身義務(wù)，確保合作有效推進(jìn)，有助于合同簽訂價(jià)值的充分發(fā)揮。在合同履行階段，合同的管理需要環(huán)保企業(yè)管理人員加強(qiáng)對(duì)合同管理的重視，從環(huán)保企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的角度分析，管理人員需要做好內(nèi)部控制管理工作的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)合同的管理。與此同時(shí)，合同簽訂完成之后，需要成立專(zhuān)項(xiàng)管理小組，對(duì)合同的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督，并指派人員專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)環(huán)保企業(yè)各類(lèi)合同的管理工作，有助于合同管理水平的提升。

（六）科學(xué)處理糾紛

合同在簽訂之后的履行階段，難免會(huì)因?yàn)楦鞣N因素而出現(xiàn)法律或者經(jīng)濟(jì)糾紛，如若此類(lèi)合同糾紛處理不及時(shí)或者不合理，既有可能造成合作雙方出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)損失，又有可能會(huì)破壞合作環(huán)保企業(yè)之間的和諧關(guān)系，不利于合作項(xiàng)目的正常運(yùn)行。如若合同糾紛上升到法律層面，合同雙方律師的聘請(qǐng)、庭下調(diào)節(jié)、訴訟以及仲裁等環(huán)節(jié)，既需要消耗大量的人力及財(cái)力等資源，又浪費(fèi)了諸多寶貴時(shí)間，對(duì)于合作雙方環(huán)保企業(yè)而言均是一種損失。為此，科學(xué)處理合同糾紛至關(guān)重要，其有助于降低合作雙方的經(jīng)濟(jì)利益損失。合同結(jié)算是合同糾紛發(fā)生的常見(jiàn)原因，環(huán)保企業(yè)應(yīng)該注重合同核算的合理性以及規(guī)范性。

（七）強(qiáng)化合同法制觀念

合同的簽訂并不是單純地依據(jù)雙方的需求進(jìn)行制定，其需要在法律所規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行制定，需要借助法律的力量實(shí)現(xiàn)合同的科學(xué)化、規(guī)范化及合法化建設(shè)。為此，在環(huán)保企業(yè)內(nèi)部控制體系下為實(shí)現(xiàn)合同的有效管理，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同的法制觀念，提升自身的法制素養(yǎng)，確保環(huán)保企業(yè)管理中所涉及的合同都能夠合規(guī)合法，降低合同中的法律風(fēng)險(xiǎn)，為環(huán)保企業(yè)的穩(wěn)定和長(zhǎng)久發(fā)展提供必要的保障。

（八）保證合同形式規(guī)范性

對(duì)于環(huán)保企業(yè)內(nèi)部而言，合同實(shí)現(xiàn)規(guī)范化制定不僅可以方便相關(guān)工作人員對(duì)合同的管理，還能夠在一定程度上降低合同制定過(guò)程中存在的各種風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)的有效規(guī)避。所以在環(huán)保企業(yè)內(nèi)部控制合同管理中，環(huán)保企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)合同形式規(guī)范性的建設(shè)，讓相關(guān)工作人員基于環(huán)保企業(yè)所規(guī)定的合同形式進(jìn)行合同的制定，必要時(shí)，環(huán)保企業(yè)也可以針對(duì)環(huán)保企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的需求，創(chuàng)建出不同的合同形式模板，為相關(guān)工作人員提供參考，從而實(shí)現(xiàn)環(huán)保企業(yè)合同形式的規(guī)范性。

結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，環(huán)保企業(yè)內(nèi)部控制體系下合同的管理具有降低環(huán)保企業(yè)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、提高環(huán)保企業(yè)建設(shè)與管理水平以及促進(jìn)環(huán)保企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益增長(zhǎng)等作用，合同管理人員在管理合同時(shí)應(yīng)該注重合同簽約以及監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)的防控，需要強(qiáng)化管理人員的管理理念、規(guī)范管理行為，并對(duì)客戶的信用度進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查，有助于為合同管理質(zhì)量的提升提供保障。而在環(huán)保企業(yè)內(nèi)部控制體系下的合同管理，需要管理人員優(yōu)先完善管理機(jī)制、創(chuàng)建專(zhuān)項(xiàng)部門(mén)，加強(qiáng)合同的審批、變更以及內(nèi)部控制等管理，并科學(xué)處理好各類(lèi)合同糾紛等。