夏俊彥 李旭鵬 吳建華

關鍵詞：高校；信息化建設；工程管理審計

在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等技術高速發(fā)展的時代背景下，信息化技術開始在高校審計工作中逐漸推廣。教育部先后出臺《教育系統(tǒng)內(nèi)部審計工作規(guī)定》《關于推進直屬高等學校審計信息化建設的意見》等文件，對教育系統(tǒng)審計工作提出了新要求，指出要更新審計理念、革新審計手段，運用信息化手段提高審計效率，強調(diào)審計信息化建設的時代必然性和必然趨勢。高校必須充分認識審計信息化建設的重要性和必要性，高度重視信息化建設在提升審計能力方面的戰(zhàn)略性地位。

1 信息化系統(tǒng)的建設背景

1.1 新校區(qū)項目概況

北京化工大學新校區(qū)項目位于北京市昌平區(qū)南澗路29號，占地約1964畝，總建筑規(guī)模90.3萬平方米（不含地下），按照“一次規(guī)劃，分期實施”的原則分三期建設，項目建設一期：2011—2017年，征地、建設部分配套基礎設施和圖書館、體育館等10個單體項目共34萬平方米。項目建設二期：2018—2025年，建設部分配套基礎設施和教學科研用房等26萬平方米。項目建設三期：2025年后，根據(jù)學校事業(yè)發(fā)展需要建設各類科研用房等[1]。

1.2 信息化建設的必要性

新校區(qū)項目是一個龐大的系統(tǒng)工程，項目按類型可分為征地、前期服務項目、單體項目、基礎設施項目，各類項目又可劃分為不同的階段實施，包含投資估算、設計概算、資格預審文件、招標文件、工程量清單與招標控制價、投標報價、簽訂合同、變更洽商簽證、付款、結(jié)算等各類審批環(huán)節(jié)。具體到每個單體又會涉及不同的勘察、設計、施工、監(jiān)理、造價咨詢、全過程審計等眾多參建單位[2]。

針對新校區(qū)項目建設規(guī)模大、建設周期長、工程類型復雜、參建單位多、審批事項多等特點，急需構(gòu)建統(tǒng)一的項目管理信息化系統(tǒng)，以合同管理與資金管理為紐帶，讓各參建單位足不出戶進行瀏覽、審批、監(jiān)督和管理等工作，實現(xiàn)項目管理的精細化和參建單位管理的規(guī)范化。校內(nèi)參與新校區(qū)項目管理的各部門、各單位，對各類審批事項的審批結(jié)果留存痕跡，將審批權(quán)限暴露在陽光下，各部門、各單位互相監(jiān)督，減少和化解干部的廉政風險，真正實現(xiàn)各項數(shù)據(jù)的實時統(tǒng)計和監(jiān)控，降低新校區(qū)項目管理風險。

2 信息化系統(tǒng)的開發(fā)優(yōu)化

2.1 信息化系統(tǒng)的立項開發(fā)

2013 年9 月，根據(jù)新校區(qū)項目對管理軟件的需求，新校區(qū)建設指揮部聯(lián)合監(jiān)督審計辦公室對上級基建主管部門和兄弟院校使用管理軟件情況進行了調(diào)研，并對滿足管理需求的軟件開發(fā)企業(yè)進行了實地考察。2013年11月，通過學校規(guī)定的采購比選程序，引入信息化系統(tǒng)。2014年3月，信息化系統(tǒng)開始正式運行，將勘察、設計、施工、監(jiān)理、造價咨詢、審計等各參建單位，與校內(nèi)各相關部門納入統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)。按照各部門職能與人員崗位職責，配置控制流程和審批權(quán)限，完成各類事項的線上流轉(zhuǎn)和審批，實現(xiàn)計劃管理、綜合管理、合同管理、風險管理、工作報表、知識查詢及全過程跟蹤審計的信息化功能[3]。

2.2 信息化系統(tǒng)的優(yōu)化升級

1） 審批程序和控制流程的升級

根據(jù)各部門管理職能與人員崗位職責，首先確定了土地購置（征地）項目、前期服務項目、基礎設施項目三類事項的審批程序和控制流程，完成各項審批流程的預先配置工作，保證信息化系統(tǒng)投入前期使用。隨后又確定了單體項目立項階段、勘察階段、設計階段、招投標階段、實施階段、結(jié)算階段各類事項的審批程序和控制流程，完成各項審批流程的預先配置工作，信息化系統(tǒng)完成第一次升級改造，審批流程的配置更加合理。

2） 審批權(quán)限的優(yōu)化

根據(jù)信息化系統(tǒng)使用過程中的工作需要，對“設計變更單”“設計變更費用”“工程洽商單”“工程洽商費用”“工程簽證單”“工程簽證費用”等業(yè)務流程及“工程進度款支付”“服務類進度款支付”等業(yè)務流程的審批權(quán)限進行優(yōu)化，采用按金額配置流程的方式，優(yōu)化審批權(quán)限配置，提高事項審批的效率和精度。

3） 信息化系統(tǒng)使用途徑的升級

在桌面客戶端的基礎上，開通了移動客戶端，增加企業(yè)微信掃碼登錄和企業(yè)微信審批功能，實現(xiàn)了通過手機就能完成各類事項審批，不再受辦公地點的限制。增加審批事項短信自動提醒和超時跳轉(zhuǎn)功能，對每位審批人員設置了審批時限，提高流程審批的時效性，徹底解決流程審批滯后的問題。

4） 信息化系統(tǒng)功能的拓展

根據(jù)工作需要增加了計劃管理功能，實現(xiàn)了各單體項目從投資估算到設計概算，招標控制價、合同價逐步計劃控制。增加單體項目設計概算預警功能、招標控制價預警功能，發(fā)揮審計預警作用，實現(xiàn)動態(tài)控制工程投資[4]。

3 信息化系統(tǒng)的功能模塊

根據(jù)各部門管理職能與人員崗位職責搭建系統(tǒng)框架（圖1） ，預先配置各類事項的控制流程和審批權(quán)限（圖2） 。

3.1 計劃管理模塊

計劃管理模塊包含階段計劃、實施計劃、實施計劃匯總、調(diào)整、計劃匯總、對比分析等二級模塊。

1） 階段計劃模塊實現(xiàn)錄入投資估算、設計概算、招標控制價、根據(jù)模板導入并自動識別清單的功能。

2） 實施計劃模塊實現(xiàn)“增刪改查”實施計劃，自動按照時間段關聯(lián)實際完成金額和在途發(fā)生金額，形成計劃金額、實際完成金額和在途發(fā)生金額統(tǒng)計表的功能。

3） 實施計劃匯總模塊實現(xiàn)按照計劃模板生成項目實施計劃匯總表的功能。

4） 調(diào)整模塊實現(xiàn)自動根據(jù)調(diào)整類型（變更、洽商、簽證、索賠等）分類統(tǒng)計出預計調(diào)整金額、實際已發(fā)生金額、在途發(fā)生金額的功能。

5） 計劃匯總模塊實現(xiàn)自動統(tǒng)計投資估算、建設內(nèi)容、審批概算、資金來源和支出的功能。

6） 對比分析模塊實現(xiàn)按照計劃分步對比投資估算、設計概算、招標控制價的金額并圖形顯示的功能。

3.2 綜合管理模塊

綜合管理模塊包含項目信息、事項審批、函件管理、項目協(xié)同、工作底稿、工作臺賬、工作檔案、人員績效等二級模塊。

1） 項目信息模塊實現(xiàn)項目信息查閱、圖片展示、工作人員配置、項目計劃、方案配置、檔案配置、臺賬規(guī)則設置、結(jié)項配置、項目狀態(tài)調(diào)整、報告輸出的功能。

2） 事項審批模塊實現(xiàn)待辦事項提醒、事項發(fā)起、事項查看、事項催辦、流程監(jiān)控（包括處理中的流程、處理完成的流程、已凍結(jié)的流程、已刪除的流程）、文件審批（包括流程附件、蓋章文件、轉(zhuǎn)簽單、會簽單、支出申請單）的功能[5]。

3） 函件管理模塊實現(xiàn)函件發(fā)送、函件接收、函件審核的功能。

4） 項目協(xié)同模塊實現(xiàn)新建項目協(xié)同、討論主題、附件上傳的功能。

5） 工作底稿模塊實現(xiàn)工作底稿列表、校審轉(zhuǎn)簽單列表（校審記錄表、轉(zhuǎn)簽單、外部轉(zhuǎn)簽單、會簽單、支出申請單、附件下載）的功能。

6） 工作臺賬模塊實現(xiàn)自動形成臺賬列表，補充、編輯、刪除和共享臺賬的功能。

7） 工作檔案模塊實現(xiàn)檔案文件自動歸檔、檔案數(shù)據(jù)共享、紙質(zhì)檔案列表、日志管理（跟蹤、共享）、會議紀要編寫與共享的功能。

8） 人員績效模塊實現(xiàn)根據(jù)數(shù)據(jù)計算期內(nèi)人員的工作效率進行考核的功能。

3.3 合同管理模塊

合同管理模塊包含單位合同、共享合同等二級模塊。

對項目所有合同進行統(tǒng)一分類管理，包括勘察設計合同、施工總承包合同、分包合同、招標代理合同、監(jiān)理合同、材料采購合同、設備購置合同、其他經(jīng)濟合同等，并對合同執(zhí)行情況進行便捷查看。實現(xiàn)查看合同的執(zhí)行情況、合同工作事項、合同類型、合同編號、合同名稱、合同金額、合作單位、簽訂時間、預付款、預付款比例、進度款、進度款比例、變更金額、結(jié)算金額、與合同金額比較、結(jié)算款支付、最終結(jié)清支付的功能。

3.4 風險管理模塊

風險按屬性可以劃分為建設風險和廉政風險，按照《教育部直屬高?；窘ㄔO項目風險防控手冊》要求，在信息化系統(tǒng)中配置了相關廉政風險點及防控措施，對項目投資全過程的風險分階段進行識別、分析、評估、整理，通過風險分類及實時提醒，將項目內(nèi)的可控風險降到最低，實現(xiàn)實時查看每個階段每個工作事項所存在的風險點，風險的類型、級別、防控措施，風險提前預警并采取措施的功能。

3.5 工作報表模塊

工作報表模塊包含項目資金使用情況匯總表、項目動態(tài)成本統(tǒng)計表、變更數(shù)據(jù)統(tǒng)計表、經(jīng)費使用情況表、概算計劃執(zhí)行情況表、項目工作進展情況匯總表、項目付款匯總表、工作簡報等二級模塊。

1） 項目資金使用情況匯總表模塊實現(xiàn)按照項目統(tǒng)計合同金額、價款調(diào)整金額、結(jié)算金額、累計支付金額、累計支付比例的功能。

2） 項目動態(tài)成本統(tǒng)計表模塊實現(xiàn)按照當前時間自動匯總當月動態(tài)成本（列取項目名稱、控制成本、已發(fā)生成本比例、已發(fā)生金額、合同金額、變更金額、已付款金額及比例）的功能。

3） 變更數(shù)據(jù)統(tǒng)計表模塊實現(xiàn)按照調(diào)整類型動態(tài)統(tǒng)計的功能。

4） 經(jīng)費使用情況表模塊實現(xiàn)按照付款時間及資金來源分析統(tǒng)計經(jīng)費使用情況（列取資金來源、合同名稱、合同金額、付款金額、付款性質(zhì)、付款時間）的功能。

5） 概算計劃執(zhí)行情況表模塊實現(xiàn)按照概算文件內(nèi)容分析概算計劃執(zhí)行情況（列取項目名稱、建設內(nèi)容、建設內(nèi)容分項、可研批復金額、審定設計概算金額、招標控制價、合同名稱、合同金額、已支付金額、已支付比例）的功能。

6） 項目工作進展情況匯總表模塊實現(xiàn)查看各項目工作事項完成情況、查看催辦流程、查看歷史數(shù)據(jù)的功能。

7） 項目付款匯總表模塊實現(xiàn)自動匯總項目付款情況（列取項目名稱、合同名稱、合同編號、收款單位、經(jīng)費來源、合同金額、截至上月累計付款金額、截至上月累計付款比例、本月付款金額、累計付款金額、累計付款比例）的功能。

8） 工作簡報模塊實現(xiàn)自動提取系統(tǒng)數(shù)據(jù)形成初步簡報、用戶自行編輯快捷生成項目簡報的功能。

3.6 知識查詢模塊

提供了大量的法律法規(guī)文件、造價信息數(shù)據(jù)、計價規(guī)范、定額庫、圖集數(shù)據(jù)庫、咨詢案例與經(jīng)驗數(shù)據(jù)，實現(xiàn)方便用戶查詢和參考的功能，提高了審核效率和質(zhì)量。

4 信息化系統(tǒng)對工程管理審計的重要作用

4.1 完善內(nèi)部控制，落實管理責任

將校內(nèi)參與新校區(qū)管理的各部門納入統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)，按照各部門管理職能與人員崗位職責，配置不同的控制流程和審批權(quán)限，并且在實踐中不斷開發(fā)優(yōu)化，這本身就是內(nèi)部控制制度的建立健全過程。通過各類事項的在線流轉(zhuǎn)、審批及留痕，對部門及人員的履職盡責能力與工作效率進行評價，實現(xiàn)管理審計工作目標。

4.2 控制項目造價，提高資源績效

通過線下工程造價審計，對投資估算、設計概算、招標控制價、變更洽商簽證估價、竣工結(jié)算進行審查和確認，將審計結(jié)果在信息化系統(tǒng)中進行配置，通過計劃管理、招標控制價預警、設計概算預警等功能，實現(xiàn)動態(tài)控制工程投資，確保招標控制價不超設計概算、設計概算不超投資估算、竣工決算不超投資估算。結(jié)合線下績效審計，對質(zhì)量、工期、安全等建設目標及效益情況進行評價，實現(xiàn)管理審計工作目標。

4.3 加強風險防控，強化廉政建設

按照《教育部直屬高?；窘ㄔO項目風險防控手冊》要求，在信息化系統(tǒng)中配置廉政風險點及防控措施，通過風險管理功能實時提示風險，降低項目內(nèi)的可控風險。結(jié)合線下全過程參與、全過程監(jiān)督，減少廉政風險，實現(xiàn)管理審計工作目標。

5 結(jié)束語

北京化工大學新校區(qū)項目通過信息化手段實行全方位、全過程的規(guī)范管理與投資控制，將建設、施工、監(jiān)理、造價咨詢、審計等參建單位納入同一套信息化系統(tǒng)，各方之間互相配合、互相監(jiān)督，實現(xiàn)了完善內(nèi)部控制、落實管理責任、提高資源績效、強化廉政建設的建設工程管理審計工作目標。高校需加快工程管理審計信息化建設，在工作中揭示風險，促進完善內(nèi)部管理，實現(xiàn)高校治理體系和治理能力的現(xiàn)代化。