劉真真
(山東滕州辰龍能源集團(tuán)有限公司,山東 滕州 277500)
由于中小企業(yè)規(guī)模較小、資金實(shí)力薄弱、融資困難,一些企業(yè)對(duì)市場(chǎng)信息把握不準(zhǔn)確、決策失誤率高,加之中小企業(yè)自身管理能力有限、員工素質(zhì)不高導(dǎo)致企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于劣勢(shì)地位。為了進(jìn)一步提高中小企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平,提升中小企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力,應(yīng)將全面預(yù)算作為一種重要的管理工具和手段來(lái)加以運(yùn)用,不僅能夠增強(qiáng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理意識(shí),幫助企業(yè)合理配置資源、提高資金使用效率,還能夠建立完善的風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制、完善內(nèi)部控制體系等,從而促進(jìn)中小企業(yè)可持續(xù)發(fā)展[1]。
目前,國(guó)內(nèi)中小企業(yè)普遍缺乏預(yù)算編制經(jīng)驗(yàn),一方面是由于缺乏專業(yè)預(yù)算人才,另一方面是由于中小企業(yè)內(nèi)部缺乏預(yù)算編制的專業(yè)指導(dǎo),導(dǎo)致很多企業(yè)的預(yù)算編制都是由財(cái)務(wù)部門(mén)或其他部門(mén)自行完成。很多企業(yè)為了減少預(yù)算編制工作的難度,在預(yù)算編制時(shí)完全依賴于財(cái)務(wù)部門(mén)的相關(guān)經(jīng)驗(yàn),往往會(huì)導(dǎo)致預(yù)算結(jié)果與實(shí)際情況偏差過(guò)大。
對(duì)于財(cái)務(wù)人員而言,在編制全面預(yù)算時(shí)最大的困難就是缺乏相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)。在實(shí)際工作中,一些財(cái)務(wù)人員對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)不熟悉,導(dǎo)致編制出來(lái)的預(yù)算存在很大偏差;而很多中小企業(yè)由于自身經(jīng)營(yíng)規(guī)模較小,導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員大多身兼數(shù)職,從而無(wú)法深入?yún)⑴c到預(yù)算工作中去。
在全面預(yù)算的制定過(guò)程中,缺乏有效的溝通和協(xié)調(diào),一方面會(huì)使企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間的溝通不夠充分,導(dǎo)致各部門(mén)之間相互獨(dú)立、相互抵觸、不配合,從而導(dǎo)致整個(gè)預(yù)算體系執(zhí)行不力。
另一方面由于部門(mén)之間缺乏有效的溝通和協(xié)調(diào),也會(huì)導(dǎo)致信息反饋不及時(shí),出現(xiàn)預(yù)算與實(shí)際情況不符的情況。如某公司生產(chǎn)部門(mén)的生產(chǎn)任務(wù)是以訂單為基礎(chǔ)進(jìn)行排產(chǎn)的,由于訂單量較大且時(shí)間緊,公司在下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)時(shí)將“生產(chǎn)部門(mén)以訂單為基礎(chǔ)進(jìn)行排產(chǎn)”這一要求作為硬性指標(biāo)下達(dá)給了生產(chǎn)部門(mén),而生產(chǎn)部門(mén)也按要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成了訂單量,但由于訂單量超出公司的生產(chǎn)能力而無(wú)法按期完成。
隨著全面預(yù)算在企業(yè)管理中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛,越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始重視預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,但對(duì)于預(yù)算執(zhí)行不到位以及缺乏有效的監(jiān)督和控制卻缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。在預(yù)算編制完成后,雖然大部分企業(yè)都會(huì)將預(yù)算指標(biāo)下達(dá)到相關(guān)部門(mén)或基層單位,但是由于各部門(mén)或基層單位缺乏對(duì)預(yù)算編制的重視,對(duì)指標(biāo)完成情況也缺乏監(jiān)督,導(dǎo)致很多部門(mén)或基層單位對(duì)預(yù)算編制、執(zhí)行及考核等工作不重視,在全面預(yù)算管理過(guò)程中缺乏有效的控制和監(jiān)督,不能根據(jù)實(shí)際情況對(duì)預(yù)算進(jìn)行及時(shí)調(diào)整,使得預(yù)算失去了其應(yīng)有的作用。
我國(guó)多數(shù)中小企業(yè)缺乏完善的內(nèi)部控制制度,加上沒(méi)有將全面預(yù)算與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)有效地結(jié)合起來(lái),不能真正發(fā)揮預(yù)算管理的作用,致使企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)效果不佳。
造成這種情況的原因一是預(yù)算制定不夠科學(xué)合理。中小企業(yè)在制定預(yù)算時(shí),可能缺乏足夠的市場(chǎng)調(diào)研和數(shù)據(jù)分析,導(dǎo)致預(yù)算制定不夠科學(xué)合理,與實(shí)際情況脫節(jié)。
二是經(jīng)營(yíng)環(huán)境變化快速。中小企業(yè)所處的市場(chǎng)環(huán)境變化快速,可能會(huì)導(dǎo)致預(yù)算制定時(shí)的情況與實(shí)際情況發(fā)生較大變化,從而導(dǎo)致預(yù)算與實(shí)際業(yè)績(jī)之間存在較大差距。
三是經(jīng)營(yíng)管理不夠規(guī)范。中小企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理方面可能存在不規(guī)范的情況,如財(cái)務(wù)管理不夠嚴(yán)格、業(yè)務(wù)流程不夠清晰等,這些都可能導(dǎo)致預(yù)算與實(shí)際業(yè)績(jī)之間存在較大差距[2]。
盡管全面預(yù)算的編制已較為科學(xué)和規(guī)范,但由于中小企業(yè)規(guī)模小,部門(mén)多,人員少,資源有限,特別是受預(yù)算編制人員的經(jīng)驗(yàn)限制,可能會(huì)導(dǎo)致預(yù)算編制過(guò)程中存在隨意性,使預(yù)算與實(shí)際情況脫節(jié)。
此外,在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中缺乏靈活性和適應(yīng)性也是導(dǎo)致全面預(yù)算難以得到有效實(shí)施的重要原因之一。例如:對(duì)于大型企業(yè)來(lái)說(shuō),由于其規(guī)模大、范圍廣、涉及部門(mén)多、員工人數(shù)多等特點(diǎn),可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行全面預(yù)算的編制和管理。但對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō),由于其規(guī)模小、資金有限、資源有限等特點(diǎn),采用計(jì)算機(jī)編制全面預(yù)算并不現(xiàn)實(shí)。
在全面預(yù)算管理過(guò)程中,企業(yè)首先要建立專業(yè)的預(yù)算編制團(tuán)隊(duì),對(duì)預(yù)算編制人員的專業(yè)知識(shí)和技能進(jìn)行培訓(xùn),提高預(yù)算編制人員的業(yè)務(wù)能力。同時(shí),對(duì)預(yù)算編制人員進(jìn)行考核,將考核結(jié)果與工作崗位相結(jié)合,提高工作積極性和責(zé)任心。其次在具體操作中,中小型企業(yè)可以根據(jù)自身發(fā)展需要選擇合理的預(yù)算編制方式。目前比較常見(jiàn)的是以作業(yè)量為基礎(chǔ)的預(yù)算編制方式和以預(yù)算收入為基礎(chǔ)的預(yù)算編制方式。其中,作業(yè)量是以企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)進(jìn)行確定的;而預(yù)算收入是以企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所發(fā)生的貨幣性項(xiàng)目為基礎(chǔ)確定的。中小企業(yè)由于業(yè)務(wù)靈活且穩(wěn)定性不足,盡量減少采取定期預(yù)算或增量預(yù)算的方法進(jìn)行預(yù)算編制[3]。
首先,要做好部門(mén)之間的溝通工作。由于中小型企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)往往是跨部門(mén)的,因此在制定預(yù)算時(shí),預(yù)算部門(mén)應(yīng)與其他業(yè)務(wù)部門(mén)做好溝通,使各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)明確本部門(mén)在預(yù)算編制中的職責(zé)和目標(biāo),并對(duì)其他部門(mén)提出的預(yù)算編制意見(jiàn)和建議進(jìn)行討論和分析,形成一致意見(jiàn)后再提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。這有利于提高各部門(mén)對(duì)全面預(yù)算的重視程度,減少資源浪費(fèi)和管理盲點(diǎn)。其次,預(yù)算編制要以戰(zhàn)略為導(dǎo)向。在制定預(yù)算時(shí),應(yīng)結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略,從企業(yè)整體出發(fā),從未來(lái)一段時(shí)間的角度考慮問(wèn)題,將未來(lái)的目標(biāo)和計(jì)劃分解到各部門(mén)及員工個(gè)人身上,并將預(yù)算目標(biāo)和計(jì)劃分解到各責(zé)任中心和業(yè)務(wù)單元中。
首先,中小型企業(yè)可以通過(guò)建立健全全面預(yù)算管理制度,并將其貫穿到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié),使預(yù)算管理成為企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要控制手段。
其次,加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行分析和考核。中小型企業(yè)可以在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中,將預(yù)算執(zhí)行結(jié)果與各部門(mén)的業(yè)績(jī)考核相結(jié)合,通過(guò)對(duì)各部門(mén)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的事前、事中和事后的分析和評(píng)價(jià),及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,解決問(wèn)題,加強(qiáng)對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)督和控制。
最后,可以將全面預(yù)算管理納入績(jī)效考核體系,定期組織對(duì)各部門(mén)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)、總結(jié),并將評(píng)價(jià)結(jié)果作為員工績(jī)效考核的重要依據(jù)。
在全面預(yù)算管理中,企業(yè)管理層應(yīng)定期對(duì)預(yù)算與實(shí)際業(yè)績(jī)之間的差距進(jìn)行分析和評(píng)估,以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取相應(yīng)的措施。當(dāng)預(yù)算與實(shí)際業(yè)績(jī)之間的差距超過(guò)一定限度時(shí),管理層應(yīng)及時(shí)召開(kāi)相關(guān)會(huì)議,進(jìn)行分析和評(píng)估,對(duì)超出預(yù)算范圍的項(xiàng)目或部門(mén),要督促其制定出改進(jìn)措施并采取有效的控制措施,使得企業(yè)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展符合預(yù)算的目標(biāo),發(fā)揮預(yù)算的決策支撐功能,確保企業(yè)戰(zhàn)略的最終實(shí)現(xiàn)。
在編制預(yù)算時(shí),應(yīng)對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行科學(xué)分析與預(yù)測(cè),綜合考慮各種因素,既要充分考慮企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、發(fā)展規(guī)劃、外部環(huán)境等因素對(duì)預(yù)算的影響,又要充分考慮企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)對(duì)預(yù)算的影響。
在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中,企業(yè)應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)情況、業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r、行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)狀況等因素,對(duì)全面預(yù)算的編制和執(zhí)行進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整,適當(dāng)增加或減少某些關(guān)鍵的指標(biāo),以保持預(yù)算的靈活性和適應(yīng)性,使預(yù)算具有更好的適應(yīng)性,從而提高全面預(yù)算的準(zhǔn)確性、實(shí)效性和可操作性。
首先,全面預(yù)算的實(shí)施并不是一蹴而就的,它是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程,在這個(gè)過(guò)程中需要中小企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況制定出切實(shí)可行的實(shí)施計(jì)劃,明確實(shí)施目標(biāo)和步驟,以便于公司管理層在日后的工作中能夠有條不紊地開(kāi)展各項(xiàng)工作。
其次,中小企業(yè)需要建立完善的預(yù)算管理體系,管理層需要高度重視全面預(yù)算管理工作,為預(yù)算管理提供支持,并給予人力、物力等資源支持,確保預(yù)算工作順利開(kāi)展。
最后,公司要根據(jù)自身實(shí)際情況建立一個(gè)科學(xué)合理的預(yù)算編制系統(tǒng)和有效的預(yù)算分析系統(tǒng)。在全面預(yù)算編制過(guò)程中,各部門(mén)要嚴(yán)格按照自身職責(zé)及工作流程進(jìn)行相關(guān)工作,并且根據(jù)公司實(shí)際情況和業(yè)務(wù)特點(diǎn)不斷進(jìn)行改進(jìn)。中小企業(yè)要對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行定期分析,主要從預(yù)算與實(shí)際差異、預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題、預(yù)算執(zhí)行的原因等方面進(jìn)行分析,并采取相應(yīng)措施,保證預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
全面預(yù)算作為一項(xiàng)管理工具,它的有效實(shí)施離不開(kāi)企業(yè)全體員工的積極配合與參與,特別是員工預(yù)算意識(shí)的培養(yǎng),是全面預(yù)算實(shí)施過(guò)程中的重點(diǎn)。尤其對(duì)于中小企業(yè)人才相對(duì)匱乏的實(shí)際情況更要重視此點(diǎn)。
一是要提高企業(yè)管理層對(duì)全面預(yù)算工作重要性的認(rèn)識(shí)。只有企業(yè)管理層充分認(rèn)識(shí)到全面預(yù)算在企業(yè)管理中的作用,才能充分調(diào)動(dòng)全體員工參與其中的積極性,形成全員參與、群策群力、共促發(fā)展的良好局面。
二是要加強(qiáng)對(duì)員工培訓(xùn)和知識(shí)普及。培訓(xùn)和知識(shí)普及是提高員工素質(zhì)、增強(qiáng)全員意識(shí)和提高參與度的重要手段,因此企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)員工進(jìn)行全面預(yù)算相關(guān)知識(shí)培訓(xùn),使全體員工掌握全面預(yù)算編制和執(zhí)行過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題。
三是企業(yè)可以利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等手段,定期向全體員工提供全面預(yù)算的相關(guān)信息,讓全體員工了解企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和實(shí)施過(guò)程中需要注意的問(wèn)題,使其主動(dòng)參與到全面預(yù)算編制和執(zhí)行過(guò)程中來(lái),從而增強(qiáng)全員的預(yù)算意識(shí)提高參與度。
一方面,中小企業(yè)在建立預(yù)算管理制度時(shí),可以參考大型企業(yè)的管理框架,但要有實(shí)用性和針對(duì)性。例如,企業(yè)的預(yù)算目標(biāo)應(yīng)與戰(zhàn)略規(guī)劃相結(jié)合,并將目標(biāo)分解至部門(mén)和員工;預(yù)算編制的方法應(yīng)采用自上而下、自下而上以及上下結(jié)合等方式;預(yù)算執(zhí)行要建立嚴(yán)格的審批制度;預(yù)算控制應(yīng)建立分級(jí)控制、逐級(jí)落實(shí)和責(zé)任追究制度等。
另一方面,切合實(shí)際建立預(yù)算管理組織體系,包括公司領(lǐng)導(dǎo),由董事長(zhǎng)或總經(jīng)理牽頭,成立全面預(yù)算管理委員會(huì)或預(yù)算管理工作小組,下設(shè)辦公室(設(shè)在財(cái)務(wù)部),由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人擔(dān)任辦公室主任,負(fù)責(zé)全面預(yù)算管理的日常工作,負(fù)責(zé)與各職能部門(mén)進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào);各職能部門(mén)設(shè)置專門(mén)人員負(fù)責(zé)全面預(yù)算管理的日常工作。預(yù)算管理辦公室負(fù)責(zé)組織實(shí)施全面預(yù)算,并負(fù)責(zé)公司預(yù)算編制、審批、協(xié)調(diào)與下達(dá)、匯總和分析、上報(bào)和下達(dá)以及解釋等工作;對(duì)各職能部門(mén)提交的相關(guān)資料進(jìn)行匯總、審核,并形成最終的全面預(yù)算報(bào)告。
全面預(yù)算是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)管理工具,其編制、執(zhí)行和控制都應(yīng)該是動(dòng)態(tài)的過(guò)程,中小企業(yè)要定期對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析、評(píng)價(jià),并根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果采取相應(yīng)措施,以保證預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。預(yù)算管理應(yīng)建立預(yù)算績(jī)效評(píng)估機(jī)制,對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行定期評(píng)估和反饋。
首先,中小企業(yè)應(yīng)在年度開(kāi)始前根據(jù)全面預(yù)算方案對(duì)相關(guān)責(zé)任部門(mén)進(jìn)行績(jī)效考核,確定各責(zé)任部門(mén)的績(jī)效目標(biāo)并實(shí)施績(jī)效考核,以考核結(jié)果作為各責(zé)任部門(mén)的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)和業(yè)績(jī)獎(jiǎng)金的分配依據(jù)。其次,企業(yè)應(yīng)建立全面預(yù)算績(jī)效評(píng)估機(jī)制,每年至少召開(kāi)一次由相關(guān)部門(mén)參加的全面預(yù)算績(jī)效評(píng)估會(huì)議,對(duì)全面預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行反饋。最后,企業(yè)應(yīng)定期對(duì)各責(zé)任部門(mén)的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析,將分析結(jié)果作為績(jī)效考核的依據(jù)。
中小企業(yè)需要不斷優(yōu)化和完善全面預(yù)算制度,逐步提高預(yù)算管理水平和效果。通過(guò)不斷優(yōu)化和完善全面預(yù)算制度,中小企業(yè)可以提高預(yù)算編制和執(zhí)行的效率和準(zhǔn)確性,提高預(yù)算管理水平和效果,從而更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。
一是要完善財(cái)務(wù)部門(mén)的預(yù)算管理制度,包括對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)的明確規(guī)定、財(cái)務(wù)部門(mén)內(nèi)部各職能部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)間的關(guān)系、財(cái)務(wù)人員考核等內(nèi)容,保證其在工作中有章可循;二是要明確中小企業(yè)各部門(mén)在全面預(yù)算管理中的職責(zé)和權(quán)限,確保其在工作中不出現(xiàn)推諉扯皮、責(zé)任不清的現(xiàn)象;三是要建立預(yù)算考核機(jī)制,將預(yù)算執(zhí)行情況與績(jī)效考核掛鉤,充分調(diào)動(dòng)員工參與全面預(yù)算管理的積極性;四是要建立激勵(lì)機(jī)制,在業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)和獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)考慮到預(yù)算執(zhí)行情況,將其作為重要指標(biāo)納入企業(yè)績(jī)效考核體系。
全面預(yù)算管理可以幫助企業(yè)建立科學(xué)的管理體系,提高管理效率和管理水平,從而提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境下,中小企業(yè)需要更加注重全面預(yù)算管理的實(shí)施,以提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和盈利能力。中小企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)全面預(yù)算管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展和管理的重要意義,制定全面預(yù)算實(shí)施計(jì)劃,加強(qiáng)員工培訓(xùn)和知識(shí)普及,建立預(yù)算績(jī)效評(píng)估機(jī)制,不斷優(yōu)化和完善全面預(yù)算制度,逐步提高預(yù)算管理水平和效果,實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。