摘 要：監(jiān)督檢查是檔案部門的一項重要職責，是檔案部門對歸檔單位遵守檔案法律、法規(guī)及規(guī)章制度落實情況的監(jiān)督、檢查，并根據(jù)檢查情況依法作出相應(yīng)處理的重要舉措。在新修訂《檔案法》實施的背景下，加強檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管工作研究，對促進檔案業(yè)務(wù)規(guī)范、高效開展，提升檔案工作整體水平，具有積極的現(xiàn)實意義。本文以新《檔案法》第六章“監(jiān)督檢查”為研究對象，分析了新《檔案法》實施過程中檔案監(jiān)督檢查呈現(xiàn)的新特點、面臨的新要求，并結(jié)合實例探討了當前檔案監(jiān)督檢查面臨的現(xiàn)實問題，提出相應(yīng)的改進措施，旨在使檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管更具科學(xué)性、規(guī)范性和實效性。

關(guān)鍵詞：《檔案法》；業(yè)務(wù)監(jiān)管；檔案管理

概述

2020年，新修訂的《檔案法》審議通過。這是該法自1987年頒布實施以來的第二次修訂，也是修訂內(nèi)容最多、影響最大的一次。在本次修訂中專門設(shè)立了一章“監(jiān)督檢查”，詳細規(guī)定了檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督檢查的6種情形，監(jiān)督檢查的主體、方式及要求?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出8項主要任務(wù)，其中“全面推進檔案治理體系建設(shè)，提升檔案治理效能”主要任務(wù)中提出要“創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)方式”“加強重點領(lǐng)域檔案工作監(jiān)管”。監(jiān)督檢查是檔案部門的一項重要職責，是檔案部門對所屬單位遵守檔案法律、法規(guī)及規(guī)章制度落實情況的監(jiān)督、檢查，并根據(jù)檢查情況依法作出相應(yīng)處理的重要舉措。將“監(jiān)督檢查”作為新修訂的《檔案法》中的一個專門章節(jié)、作為“十四五”時期檔案事業(yè)發(fā)展的一項重要任務(wù)，凸顯監(jiān)督檢查的重要地位和作用，也為檔案部門監(jiān)督檢查提供了法律依據(jù)和根本遵循。檔案館館藏檔案涵蓋了文書檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、基建檔案等，抓好檔案管理工作對提升工作質(zhì)量、管理水平和檔案事業(yè)發(fā)展均發(fā)揮著重要作用[1]。因此，在新修訂的《檔案法》實施背景下，加強對檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管工作的研究，促進檔案業(yè)務(wù)規(guī)范、高效開展，提升檔案工作整體水平，具有積極的現(xiàn)實意義。

1 新《檔案法》實施下檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管新特點

1.1 權(quán)力與責任統(tǒng)一性

新《檔案法》將1996年修訂的《檔案法》中“檔案行政管理部門”修改為“檔案主管部門”，并在第六章第四十二條明確規(guī)定“檔案主管部門”依照相關(guān)規(guī)定，擁有對“檔案館、機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織”的相關(guān)檔案情況進行檢查的權(quán)力。新《檔案法》的監(jiān)督范圍較之前有了進一步拓展，涵蓋了檔案收集、整理、保管、利用全過程，還增加檔案人員管理、庫房管理和責任制落實情況檢查。在賦予相關(guān)部門監(jiān)督檢查權(quán)力的同時，也提出了承擔相應(yīng)監(jiān)督檢查的責任，即，檔案主管部門及其工作人員應(yīng)按照“法定的職權(quán)和程序開展監(jiān)督檢查”，并要求做到“科學(xué)、公正、嚴格、高效”。檔案主管部門應(yīng)在“符合安全保密要求的前提下”檢查有關(guān)庫房、設(shè)備、設(shè)施，查閱有關(guān)材料等[2]。

1.2 權(quán)利與義務(wù)對等性

“權(quán)利與義務(wù)”的對等性是新時代賦予社會主體監(jiān)督檢查檔案工作參與權(quán)與話語權(quán)的體現(xiàn)，也是其實現(xiàn)監(jiān)督權(quán)的重要保障。新《檔案法》第五條規(guī)定：“一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)，享有依法利用檔案的權(quán)利?！钡谒氖鶙l規(guī)定：“任何單位和個人對檔案違法行為，有權(quán)向檔案主管部門和有關(guān)機關(guān)舉報。”第四十七條規(guī)定：“檔案主管部門及其工作人員應(yīng)當按照法定的職權(quán)和程序開展監(jiān)督檢查工作，做到科學(xué)、公正、嚴格、高效，不得利用職權(quán)牟取利益，不得泄露履職過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密或者個人隱私。”這些條款的規(guī)定明確賦予社會組織、個人監(jiān)督檔案工作的權(quán)利，也明確應(yīng)盡的義務(wù)[3]。因此，新《檔案法》實施后，組織與個人既是檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管的具體落實者，也是檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管的實際受益者，體現(xiàn)了權(quán)利與義務(wù)的對等性。

1.3 內(nèi)外部監(jiān)督一致性

監(jiān)督檢查既要發(fā)揮內(nèi)部監(jiān)督的專業(yè)作用，也要發(fā)揮外部監(jiān)督的督促制約作用。新《檔案法》在監(jiān)督檢查方面突出體現(xiàn)了檔案監(jiān)管的內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督的協(xié)調(diào)一致性?！稒n案法》第四十二條、第四十三條和第四十四條分別賦予檔案主管部門、檔案館、機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織的監(jiān)督權(quán)，當出現(xiàn)第四十二條規(guī)定的6種情形，第四十四條規(guī)定的安全隱患、檔案損毀、信息泄露等情形，應(yīng)及時向相關(guān)部門報告，并做好安全隱患消除等。新《檔案法》第四十六條第一款規(guī)定：“任何單位和個人對檔案違法行為，有權(quán)向檔案主管部門和有關(guān)機關(guān)舉報?！边@就賦予不特定主體的外部監(jiān)督權(quán)利。通過內(nèi)外部協(xié)同監(jiān)督，織密監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)，提升檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管水平。

2 新《檔案法》實施下檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管新要求

2.1 明確了監(jiān)督檢查內(nèi)容

新《檔案法》將檔案監(jiān)督檢查與檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)有機結(jié)合。關(guān)于監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要為六項：檔案工作責任制和管理制度落實情況；檔案庫房、設(shè)施、設(shè)備配置使用情況；檔案工作人員管理情況；檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；檔案信息化建設(shè)和信息安全保障情況；對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)情況[4]。從這六項檢查內(nèi)容來看，涵蓋機制落實、基礎(chǔ)設(shè)施、人才隊伍、檔案業(yè)務(wù)、檔案信息化等方面內(nèi)容，檢查的內(nèi)容系統(tǒng)、全面，覆蓋檔案工作的方方面面，貫穿于檔案工作的各個環(huán)節(jié)，將監(jiān)督檢查與檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)有機結(jié)合，推動監(jiān)督檢查更具針對性、可操作性。

2.2 明晰了監(jiān)督檢查權(quán)責

新《檔案法》賦予了不同監(jiān)督檢查主體不同的權(quán)責。檔案主管部門除了四十二條規(guī)定的6項檢查內(nèi)容外，檔案庫房及設(shè)備等方面的檢查也由檔案主管部門負責。檔案安全隱患的監(jiān)督檢查則由檔案館、機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織負責。針對檔案違法行為，新《檔案法》明確規(guī)定“任何單位或個人”均有舉報監(jiān)督的權(quán)利，也進一步明確相關(guān)主體的責任。在監(jiān)督檢查時，被檢查單位或個人應(yīng)積極配合；發(fā)現(xiàn)檔案安全隱患時，相關(guān)機構(gòu)有義務(wù)及時報告?？梢姡隆稒n案法》進一步賦予社會組織、個人參與檔案監(jiān)督的權(quán)利，也明晰所要履行的相關(guān)義務(wù)[5]。

2.3 約束了監(jiān)督檢查行為

根據(jù)新《檔案法》的明確規(guī)定，檔案監(jiān)督檢查行為本身也受到一定的制約。要求具體執(zhí)行監(jiān)督檢查的主管部門或者由主管部門委派的工作人員，履行監(jiān)督檢查行為時要滿足實體規(guī)范和程序規(guī)范。監(jiān)督檢查要有相應(yīng)的法定職權(quán)，并且按照法定的程序進行，監(jiān)督檢查過程要滿足“科學(xué)、公正、嚴格、高效”的要求，并且要秉持客觀公正原則，維護公共利益，“不得利用職權(quán)牟取利益”。同時，還有保守秘密的行為要求。即在履行檔案監(jiān)督檢查過程中不得泄露履職過程中獲悉的“國家秘密、商業(yè)秘密或個人隱私”。這些要求都是對檔案監(jiān)督檢查行為的具體規(guī)范和約束，防止出現(xiàn)權(quán)利被濫用，注意檔案監(jiān)督檢查行為的邊界。

3 新《檔案法》實施下檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管新問題

3.1 監(jiān)督檢查的意識不強

檔案管理人員的檔案監(jiān)督檢查意識不強，重業(yè)務(wù)及檔案管理工作，對檔案監(jiān)督檢查重視不夠，主要表現(xiàn)在對新《檔案法》的相關(guān)規(guī)定掌握不深不透不全面，對檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管的重要性認知不足，使得監(jiān)督檢查以被動檢查為主，或者檔案行政部門監(jiān)督檢查為主，主動開展監(jiān)督檢查工作較少。由于受重視程度不同，導(dǎo)致檔案監(jiān)管與檔案業(yè)務(wù)發(fā)展不均衡，檔案監(jiān)管方面的人力、物力和財力投入較少，缺少必要保障，監(jiān)督檢查業(yè)務(wù)經(jīng)常處于缺失狀態(tài)?！稒n案檢查工作辦法》規(guī)定，每年年底需要向檔案主管部門報送所有檢查項目的自我檢查情況。但在實際執(zhí)行過程中，各歸檔部門大多未能堅持每年年底前開展檔案自我檢查并報送檢查開展情況。

3.2 監(jiān)督檢查的力量薄弱

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和運用，以及檔案事業(yè)改革發(fā)展，新時代檔案的內(nèi)容、載體及形式均發(fā)生了深刻變化，如電子檔案的規(guī)模越來越大。新型載體的檔案監(jiān)管技術(shù)門檻高，但監(jiān)督檢查的技術(shù)資源有限，檔案監(jiān)督檢查的技術(shù)不先進、標準不完善，使得現(xiàn)實中對檔案的監(jiān)督檢查往往出現(xiàn)“監(jiān)不準”“監(jiān)不了”“監(jiān)不起”等現(xiàn)象。

3.3 監(jiān)督檢查的措施單一

目前，檔案監(jiān)督檢查的模式主要有現(xiàn)場詢問、查閱資料、實地檢查等。這種監(jiān)督檢查多以“問問、看看、翻翻”的傳統(tǒng)模式開展，監(jiān)督檢查受到時間、空間的局限和影響。監(jiān)督檢查措施單一，缺乏新技術(shù)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)化、智能化監(jiān)督檢查應(yīng)用不足，影響整體效果，與數(shù)字時代檔案工作要求不相適應(yīng)。

3.4 監(jiān)督檢查的剛性不足

新《檔案法》頒布和實施使我國檔案監(jiān)督檢查工作有了法律依據(jù)，是檔案監(jiān)管進步的重要體現(xiàn)，尤其是《檔案檢查工作辦法》的出臺，使檔案監(jiān)督檢查工作更具現(xiàn)實可操作性。但新《檔案法》的頒布和實施尚處于探索適應(yīng)階段，重監(jiān)督檢查輕結(jié)果運用的現(xiàn)象較為突出，針對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，往往整改不到位，使得監(jiān)督檢查缺乏剛性約束。大多還是采用自我監(jiān)管、自我監(jiān)督和自我檢查的自我加壓模式，監(jiān)管力度整體不強。

4 新《檔案法》實施下強化檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管對策

新《檔案法》和《檔案檢查工作辦法》的實施，為檔案主管部門、各單位開展檔案監(jiān)督檢查工作起到了很好的指導(dǎo)和規(guī)范作用，針對檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督檢查過程中出現(xiàn)的新問題、面臨的新情況，需要采取有針對性的具體措施，推動做好新時代檔案監(jiān)督檢查工作，不斷夯實檔案業(yè)務(wù)根基，為各部門日常管理提供有力保障。

4.1 提高監(jiān)督檢查意識，提升監(jiān)管主動性

增強對檔案監(jiān)督檢查重要性的認識是做好檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管的前提和基礎(chǔ)，檔案工作任務(wù)重、責任大，在保障日常業(yè)務(wù)管理中發(fā)揮著重要作用。加強檔案監(jiān)督檢查工作，有利于規(guī)范檔案管理，及時排查安全隱患，推動各項制度落實[6]。因此，要切實增強監(jiān)督檢查重要性認識，提升檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管的自覺性和主動性。組織歸檔單位的檔案管理者加強對新《檔案法》等法律法規(guī)知識的學(xué)習(xí)，切實落實主體責任，將檔案監(jiān)督檢查納入年初工作計劃，融入檔案治理，明確檔案監(jiān)管目標、任務(wù)，按時按質(zhì)按量完成檔案監(jiān)督檢查工作。

4.2 完善監(jiān)督檢查機制，夯實監(jiān)管專業(yè)性

首先是夯實人才隊伍。立足檔案監(jiān)督檢查工作實際，進一步配齊配強檔案管理隊伍，組織檔案從業(yè)者業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，提高監(jiān)管能力和水平。其次是完善監(jiān)管制度[7]。從檔案工作的組織機構(gòu)、人員職責、人員管理及監(jiān)督檢查流程制定等方面，進一步完善檔案監(jiān)管規(guī)章制度，增強監(jiān)督檢查的規(guī)范性。再次是建立評價標準。根據(jù)新《檔案法》和《檔案檢查工作辦法》的相關(guān)規(guī)定，針對檔案特點、規(guī)模層次和工作現(xiàn)狀，科學(xué)設(shè)定監(jiān)督檢查的評價標準，為監(jiān)管工作提供科學(xué)依據(jù)。最后是及時修訂完善。為確保檔案監(jiān)督檢查工作目標和要求符合相關(guān)規(guī)定，當法規(guī)或標準發(fā)生變更時，要及時修訂和完善檔案工作監(jiān)督檢查規(guī)章制度，確保監(jiān)督檢查的依據(jù)和評價標準有效適用。

4.3 豐富監(jiān)督檢查模式，增強監(jiān)管科學(xué)性

針對檔案管理的實際及特點，通過豐富監(jiān)督檢查模式，切實提高監(jiān)管效能。開展線上線下監(jiān)督檢查相結(jié)合，在傳統(tǒng)現(xiàn)場檢查的基礎(chǔ)上，積極運用“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)督檢查”模式，利用大數(shù)據(jù)、云計算和區(qū)塊鏈技術(shù)，探索智慧監(jiān)督檢查新模式，切實解決傳統(tǒng)監(jiān)督檢查受時間、地點及人員限制的問題，推動新時代檔案監(jiān)督檢查工作的智能化、精細化和網(wǎng)絡(luò)化[8]。積極推進他檢與自檢相結(jié)合，自覺接受地方檔案主管部門的監(jiān)督檢查，也要主動開展形式多樣的自我檢查，變被動迎檢為主動自檢。推動監(jiān)督檢查與整改相結(jié)合，檔案監(jiān)督檢查的目的就是推動檔案工作依法、規(guī)范。在監(jiān)督檢查的同時，要針對存在的問題或未完成的事項，及時予以整改落實。

4.4 堅守監(jiān)督檢查剛性，注重監(jiān)管實效性

要注重監(jiān)督檢查結(jié)果的運用，切實增強檔案監(jiān)管的實效性[9]。根據(jù)檔案監(jiān)督檢查結(jié)果，結(jié)合新《檔案法》第七章規(guī)定的“法律責任”，凡觸犯相應(yīng)條款情形的，要依法嚴肅處理。從行政、民事甚至刑事等方面進一步追究道德責任、社會責任、民事責任和刑事責任，彰顯法律法規(guī)的權(quán)威剛性，真正將檔案法所確立的制度優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為檔案治理效能。

結(jié)語

檔案監(jiān)督檢查是督促制度落實、及時發(fā)現(xiàn)安全隱患并解決的重要舉措。新《檔案法》將“監(jiān)督檢查”作為單獨一章予以設(shè)立，足見其重要性。檔案是日常管理過程中產(chǎn)生的具有保存價值的信息資料，做好檔案監(jiān)督檢查，有利于促進檔案業(yè)務(wù)規(guī)范、高效開展，進一步提升檔案工作整體水平。

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作者簡介：崔曼黎（1976— ），大學(xué)學(xué)歷，濟寧市任城區(qū)檔案館館員，研究方向：檔案管理與利用、《檔案法》的宣貫與執(zhí)行工作。