樊紅勛 高大偉 李如潔

摘 要：加快檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，推進電子檔案單套管理是當前企業(yè)檔案管理的重要任務。當前企業(yè)固投項目檔案歸集在完整性、準確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全性等方面仍存在一些較為普遍的問題，其中電子檔案歸集困難、數(shù)字化歸集管控能力不足等現(xiàn)象較為突出。應建立“三點合一”“多規(guī)合一”“智慧歸集”的企業(yè)固投項目電子檔案歸集模式，實現(xiàn)檔案管理中業(yè)務、技術和資源邏輯的同頻共振，業(yè)務規(guī)范域和檔案規(guī)范域的有機銜接，推進電子檔案歸集智能化。

關鍵詞：固定資產(chǎn)投資項目；企業(yè)檔案；電子文件；電子檔案；檔案歸集

基金項目：國家社科基金項目“國家建設工程檔案資源保障體系研究”（17CTQ049）；鄭州航院研究生創(chuàng)新基金“大數(shù)據(jù)背景下建設工程檔案智慧監(jiān)管機制建設研究”（2022CX30）及“數(shù)智時代下城建電子檔案審驗云平臺建設與分析決策服務研究”（2022CX32）。

引言

隨著以大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等為代表的新一代信息技術快速發(fā)展和廣泛應用，我國制造業(yè)、建筑業(yè)信息化已取得突破性進展，檔案工作信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型不斷加速。有研究者指出當前檔案治理的話語情境已迎來具有變革意義的“數(shù)智”轉(zhuǎn)向[1]。在實踐中，推進檔案工作現(xiàn)代化建設，加強數(shù)字化環(huán)境下的重點檔案歸集等已列入當前檔案工作的要點[2]，“推進企業(yè)事業(yè)單位電子文件單套制歸檔從會計系統(tǒng)向管理系統(tǒng)、工程技術系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等更廣泛領域推廣”[3]也已成為“十四五”時期檔案事業(yè)發(fā)展的重要任務。

如何做好數(shù)據(jù)時代的檔案歸集是當前企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目（以下簡稱“固投項目”）檔案管理的重要課題。工程前期電子文件如何從政府、企業(yè)等多來源渠道獲取聚合，工程設計、施工、竣工及交付階段的各類電子記錄如何采集、歸檔、驗收等問題亟待解決。尤其是企業(yè)大型固投項目周期跨度長，且電子檔案跨系統(tǒng)平臺、跨內(nèi)外業(yè)場景生成極為普遍，更是加大了企業(yè)固投項目電子檔案的歸集難度。這就要求調(diào)整檔案歸集思路，加快電子文件單套歸檔、智慧驗收等模式改革，以數(shù)字化、智慧化創(chuàng)新實踐賦能歸集效能提升，本研究正是在這種背景下開展的。

1 企業(yè)固投項目檔案歸集現(xiàn)狀

結(jié)合企業(yè)固投項目檔案驗收工作實踐發(fā)現(xiàn)：固投項目檔案歸集在完整性、準確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全性等方面仍存在一些較為普遍的問題。其中既有零散材料不全、簽章手續(xù)不完備、依據(jù)標準不一致等“老問題”，也有電子文件歸檔功能建設滯后、元數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象多、將檔案數(shù)字化副本認定為電子檔案、沒有歸檔原生電子圖紙、打印輸出保存易褪色的“偽藍圖”等“新問題”。因此，提升企業(yè)固投項目檔案管理水平，尤其是強化電子檔案歸集模式探索，以信息化驅(qū)動企業(yè)固投項目檔案管理現(xiàn)代化極為緊迫。

2 企業(yè)固投項目電子檔案歸集模式的構(gòu)成及實現(xiàn)

企業(yè)固投項目電子檔案歸集應立足國家電子檔案單套管理改革背景，堅持系統(tǒng)觀念、數(shù)據(jù)思維和問題導向，圍繞整體系統(tǒng)、來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)和安全管理等原則，通過管理、制度、技術等多維度探索，逐步實現(xiàn)業(yè)務全程無紙化和智能化，提升歸集管控質(zhì)量，優(yōu)化檔案資源素質(zhì)和結(jié)構(gòu)，為后續(xù)電子檔案長期保存和有效利用打好基礎。其中，歸集模式探索應立足固投項目檔案管理規(guī)律，依據(jù)電子文件歸檔與電子檔案管理有關規(guī)范要求合理設計，建立兼具合規(guī)性和創(chuàng)新性的適用模式與實施策略。本文提出“三點合一”“多規(guī)合一”“智慧歸集”的企業(yè)固投項目電子檔案歸集模式。

2.1 “三點合一”模型構(gòu)建

“三點合一”模型構(gòu)建聚焦電子檔案歸集渠道建設問題。根據(jù)筆者前期研究，應圍繞業(yè)務、技術和資源邏輯同頻共振的主線貫通渠道，構(gòu)建“三點合一”管理模型，見圖1所示[4]。

一是將固投項目建設的業(yè)務邏輯抽象化為“項目合規(guī)控制”，根據(jù)項目全生命周期管理及關鍵業(yè)務發(fā)生次序，確定“項目合規(guī)控制節(jié)點”，建立“項目合規(guī)控制流線”。二是將工程信息溝通、業(yè)務網(wǎng)絡協(xié)作的技術邏輯抽象化為“項目信息交互”，厘清項目各參與方的“項目信息交互節(jié)點”，建立“項目信息交互流線”。三是將項目原始數(shù)據(jù)生成、電子文件歸檔的資源邏輯抽象化為“原始信息檔案化管理”，以項目信息、質(zhì)量信息等為核心同步項目進度、施工部位、現(xiàn)場行為等數(shù)據(jù)，融合文字、圖像、聲音等媒介形式，運用電子簽名、電子簽章等手段，生成并固化項目原始記錄，形成“原始信息形成節(jié)點”，確立“原始記錄形成流線”。四是根據(jù)上述三類管理流線和關鍵節(jié)點，交叉形成支持建設單位檔案部門有效介入、文件形成單位廣泛參與的“電子文件歸檔與電子檔案管理節(jié)點”，實現(xiàn)電子文件從形成、采集、歸檔到驗收的全面覆蓋和實時可控，破解“補檔案”“造檔案”現(xiàn)象及檔案不完整、不準確等質(zhì)量問題。

2.2 “多規(guī)合一”規(guī)范建設

“多規(guī)合一”指通過整合各領域固投項目檔案管理相關標準規(guī)范，打通業(yè)務規(guī)范域和檔案規(guī)范域銜接堵點，協(xié)調(diào)制度邏輯，建立滿足“三點合一”管理要求的規(guī)范體系，以制度創(chuàng)新固化企業(yè)固投項目電子檔案歸集模式。一方面根據(jù)國家檔案局《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》等文件有關要求，在融合《建設項目檔案管理規(guī)范》《城市建設檔案著錄規(guī)范》《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》等檔案、住建領域規(guī)范基礎上，研制“固投項目電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范”，構(gòu)建包含“文件實體、業(yè)務實體、責任者實體、關系實體”在內(nèi)的元數(shù)據(jù)體系，清晰從項目原始數(shù)據(jù)生成到電子文件采集和歸檔的核心數(shù)據(jù)。另一方面，從項目建設的前端入手，細化固投項目建設管理中業(yè)務邏輯的制度化表達，研制“固投項目建設質(zhì)量節(jié)點管理”“固投項目電子文件類目和代碼”等規(guī)范，識別“三點合一”的“項目合規(guī)控制節(jié)點”“項目信息交互節(jié)點”及“原始信息形成節(jié)點”，明晰管理要求。

2.3 “智慧歸集”應用創(chuàng)新

積極應用新一代信息技術，推進企業(yè)固投項目電子檔案歸集的智慧升級，實現(xiàn)“智慧歸集”創(chuàng)新。電子檔案智慧歸集的目標是運用內(nèi)容識別、人工智能、信息可視化等技術，賦能實現(xiàn)檔案歸集全流程智能化，主要包括智能收集、智能分類、智能整理、可視化組織、智能檢查、可視化驗收等，見表1。

在實踐中，一方面可將智慧歸集模塊嵌入到已融合了“三點合一”“多規(guī)合一”要求的電子文件歸檔與電子檔案管理有關系統(tǒng)，供建設單位及其他項目參與方使用；另一方面也可單獨提取智能檢查、可視化驗收等模塊，建立固投項目檔案可視化驗收和在線監(jiān)管系統(tǒng)，供檔案驗收單位及其他監(jiān)管單位使用。

結(jié)語

本文針對企業(yè)固投項目檔案歸集中常見問題，立足國家電子檔案管理單套制改革背景，從較為宏觀的角度探討了“三點合一”“多規(guī)合一”“智慧歸集”的企業(yè)固投項目電子檔案歸集模式，以期為加快推進企業(yè)固投項目檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供思路和方法借鑒。

參考文獻

[1]金波，楊鵬.“數(shù)智”賦能檔案治理現(xiàn)代化：話語轉(zhuǎn)向、范式變革與路徑構(gòu)筑[J].檔案學研究，2022（2）：4-5.

[2]陸國強.全面貫徹落實黨的二十大精神奮力書寫檔案事業(yè)現(xiàn)代化和高質(zhì)量發(fā)展新篇章——在全國檔案局長館長會議上的報告[EB/OL].（2023-02-16）[2023-04-14]https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202302/edef53f544bb4eea8bfacd87fd8a223e.shtml.

[3]國家檔案局.中辦國辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》[EB/OL].（2021-06-09）[2023-04-14].https：//www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

[4]高大偉，蔣雪潔，丁曉雪等.供需問題、理論內(nèi)涵與關鍵策略：企業(yè)檔案資源體系高質(zhì)量發(fā)展探析[J].檔案學通訊，2022（2）：53.

作者簡介：樊紅勛，航宇救生裝備有限公司檔案館館長、鄭州航空工業(yè)管理學院兼職碩士生導師、副研究館員。高大偉，鄭州航空工業(yè)管理學院碩士生導師、副教授。李如潔，鄭州航空工業(yè)管理學院碩士研究生。