摘 要：近年來，水利工程項目建設(shè)如火如荼，產(chǎn)生了大量具有保存價值的水利文件資料。依據(jù)水利工程項目文件資料形成的聯(lián)系、規(guī)律組合立卷，是做好水利工程項目檔案管理的基礎(chǔ)，意義重大。本文首先分析了水利工程項目資料立卷原則、立卷方法，探討了水利工程項目資料立卷流程及內(nèi)容，提出了水利工程項目文件資料立卷注意的問題，旨在提升檔案管理水平，助力水利事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：立卷；水利工程項目；管理

引言

根據(jù)水利部公布的數(shù)據(jù)，2022年全國開工重大水利工程47項，投資規(guī)模4577億元。水利工程項目開工數(shù)、項目投資規(guī)模均創(chuàng)歷史之最。在水利工程項目立項、施工、竣工驗收及管理過程中，產(chǎn)生大量具有保存價值的文字、圖表、聲像等文件，需及時進行立卷歸檔。2021年6月修訂的《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》、2023年新頒布的《水利工程建設(shè)項目檔案驗收辦法》為新時期水利工程項目檔案立卷歸檔工作提供了規(guī)范性依據(jù)。

1 水利工程項目資料立卷原則

立卷是將辦理完畢并具有參考保存價值的文件資料，依其在形成過程中的聯(lián)系及規(guī)律組合成保管單位案卷的工作過程。根據(jù)水利工程項目的行業(yè)特點、形成規(guī)律做好立卷歸檔工作，既要確保水利工程項目資料收集的完整性，也要確保資料歸檔的有機聯(lián)系，堅持“以我為主”“成套性”“系統(tǒng)性”立卷原則，扎實開展水利工程項目資料立卷歸檔工作，為后期檔案管理奠定扎實基礎(chǔ)。

1.1 “以我為主”

按照歸檔文件材料來源，水利工程項目歸檔文件資料共有四種：一是下級機關(guān)或部門報送的文件資料；二是本級形成的文件資料；三是同級其他機關(guān)或部門抄送的文件資料；四是上級機關(guān)頒布頒發(fā)的文件資料[1]。其中本級形成和使用的文件資料應(yīng)是立卷的重點。即立卷要堅持“以我為主”的原則，將屬于本機關(guān)或部門立卷范圍的項目資料全部收集，明確歸檔收集范圍。要結(jié)合本級機關(guān)水利工程項目資料，明確收集歸檔主次，突出管理重點，確定文件歸檔范圍、保管期限。

1.2 成套性

成套性，有相對的完整性、連貫性和材料之間緊密內(nèi)在聯(lián)系的內(nèi)涵[2]。成套的水利工程項目資料是水利工程項目從事工程項目建設(shè)的必然結(jié)果，反映了工程項目活動的自然過程。以“套”為收集單位，能夠確保資料收集齊全完整；以“套”為整理單位，能夠保證立卷歸檔文件有機聯(lián)系。水利工程項目檔案以“套”為價值鑒定基礎(chǔ)，按照成套性原則立卷歸檔，能夠保證水利工程項目資料完整齊全，并確保檔案之間的有機聯(lián)系，符合全宗理論要求。

1.3 系統(tǒng)性

系統(tǒng)性原則是指在建立水利工程項目檔案過程中，要以系統(tǒng)的觀點保證所搜集資料立卷歸檔的完整性、有序性。立卷歸檔是水利工程項目檔案管理的第一環(huán)節(jié)，通過立卷使水利工程項目資料發(fā)生兩方面變化：安全性鑒定和確定保管期限。堅持系統(tǒng)性立卷歸檔原則，就要求以目標為導向，規(guī)范有序地搜集資料；以內(nèi)容為指引，全面完整地收集資料。系統(tǒng)性還體現(xiàn)在水利工程項目資料科學分類、合理組卷要依照《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》《歸檔文件整理規(guī)則》《檔案著錄規(guī)則》《檔號編制規(guī)則》中的相關(guān)要求，確保水利工程項目資料卷內(nèi)前后聯(lián)系、相互關(guān)聯(lián)。

2 水利工程項目資料立卷方法

2.1 項目前期文件

按建設(shè)程序、形成單位及其有機聯(lián)系進行立卷。納入立卷歸檔的水利工程項目前期文件，主要有涉及項目前期的文件資料，如水利項目申請報告、報批文件，與勘察設(shè)計公司簽訂的設(shè)計合同，上級主管部門的批復文件。水利工程項目規(guī)劃方案；項目建議書、附件、附圖等；可行性研究報告書、附件、附圖等；初步設(shè)計報告書、附件、附圖等；各階段環(huán)節(jié)影響、水土保持、水資源評價等專項報告；各階段評估報告、鑒定專題報告、招標設(shè)計文件、技術(shù)設(shè)計文件及施工圖設(shè)計文件等。此階段文件一般應(yīng)按照“階段”“問題”“來源”立卷。

2.2 項目管理文件

水利工程項目前期工作完成后，正式進入施工建設(shè)環(huán)節(jié)。其間產(chǎn)生的各種項目管理文件中具有保存價值的文件資料應(yīng)納入立卷歸檔范圍。主要包括建設(shè)管理機構(gòu)成立的文件、主持重要會議記錄、紀要、重大事件處理的文件材料；招標文件；招標代理工作報告；重大設(shè)計變更及審批文件、移民征地、拆遷等文件。項目管理一般應(yīng)分階段、分專業(yè)按卷冊號立卷，設(shè)計更改類文件則按專業(yè)/單位工程/時間立卷。

2.3 項目監(jiān)理文件

主要包括監(jiān)理部成立及人員機構(gòu)、規(guī)章制度、監(jiān)理大綱/規(guī)劃/細則文件；設(shè)備材料審核文件、開（停、復、返）工令、監(jiān)理通知、監(jiān)理日志、設(shè)備采購、監(jiān)造總結(jié)等。水利工程項目監(jiān)理資料一般按“文種”“專業(yè)（標段）”“時間”等特征立卷。

2.4 項目施工文件

水利工程項目施工文件要及時收集，立卷和歸檔。水利工程項目按照不同的工程項目標段進行組卷；或者按照水利工程項目各個施工單元組卷；也有按照單元工程進行組卷。專業(yè)承包施工或者分包施工的水利工程項目，按照承包施工部分獨立組卷或者分包施工部分獨立組卷。施工文件包括進場通知、合同項目開工令、施工人員進場報審、施工專項技術(shù)方案報批材料、施工定位資料、水利工程項目地勘報告、工程項目驗收記錄，以及水利工程相關(guān)的施工技術(shù)總結(jié)等。施工文件一般按“單位工程”立卷。

2.5 項目竣工圖

水利工程項目竣工圖通常按照項目立卷；或者按照專業(yè)進行立卷。

2.6 項目驗收階段文件

水利工程項目驗收階段產(chǎn)生的文件資料，要按照水利工程項目合同立卷，或者按照單位工程立卷，也有按照專項工程進行立卷。

2.7 項目竣工驗收文件

水利工程項目竣工驗收過程中產(chǎn)生的文件資料要及時做好立卷歸檔。這一環(huán)節(jié)的立卷歸檔按照建設(shè)項目資料立卷和專項工程立卷。

2.8 科研課題文件

水利工程項目中有許多科研技術(shù)報告，也有科研立項及結(jié)題報告，這類文件資料要按項目階段進行立卷歸檔。

2.9 其他文件

水利工程項目中成冊的項目文件或者成套的項目文件，一般立卷應(yīng)保持其原態(tài)。通用圖、標準圖可單獨立卷或放入項目文件中合并立卷。

3 水利工程項目檔案立卷流程

3.1 材料收集

收集是立卷歸檔的首要環(huán)節(jié)，是指將水利工程項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的各種文件資料及時收集。鑒于水利工程項目建設(shè)周期長、范圍廣、資料多，水利工程項目資料收集應(yīng)貫穿于工程施工全過程，施工工地要有1名檔案員負責項目資料收集。要根據(jù)設(shè)計圖紙、施工方案變更，及時跟進，做好資料收集、登記、編號[3]。嚴格施工質(zhì)量評定資料歸檔，施工單位填寫應(yīng)嚴格遵照評定要求。還要加強水利工程試運行及后續(xù)資料的收集，尤其是新技術(shù)新工藝資料的及時收集。

3.2 材料歸檔

歸檔環(huán)節(jié)主要做好水利工程項目資料收集分類及排序工作。根據(jù)水利工程建設(shè)項目特點，收集文件通常分為水利工程項目前期文件、管理文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、驗收文件、科研課題文件等。保管期限通常分為“永久”“長期”[4]。在分類和確定保管期限后，還需要將每一類的文件進行排序。以“科研項目文件”為例，歸檔資料一般按照項目開題報告、研究報告、試驗記錄、實驗分析、階段報告、科研報告、技術(shù)鑒定、考察報告等順序排列。其中不同圖紙按照不同專業(yè)進行排列，相同專業(yè)圖紙則按照圖號排列。水利工程項目管理文件歸檔一般按“問題+時間”或“問題+階段”進行排列。此外，一般是同一事項按批復文件資料放在前、請示的文件資料放在后，正式印件在前、審批定稿文件在后，主件在前、附件在后順序排列。

3.3 檔案立卷

按照“以我為主”“成套性”“系統(tǒng)性”立卷原則，進一步做好立卷工作。水利工程項目資料立卷要齊全、完整，且保持前后有機聯(lián)系；工程圖紙幅面大小不一的，應(yīng)折疊成A4幅面，滿足《技術(shù)制圖 復制圖的折疊方法》（GB/T10609.3）的標準和要求；水利工程項目中諸多的涉密項目文件，應(yīng)單獨立卷保管，按照相關(guān)規(guī)定辦理相應(yīng)手續(xù)。此外，雖然文件資料較多，但立卷不宜過厚，文件材料卷厚不宜超過20mm，圖紙卷厚不宜超過50mm。

3.4 檔案編目

水利工程項目資料立卷后要做好編目。其中編目包括卷內(nèi)文件頁號編寫、卷內(nèi)目錄編制（應(yīng)包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期頁次、備注等相關(guān)內(nèi)容）、卷內(nèi)備考表編制、案卷封面編制（采用內(nèi)封面形式或卷盒正表面、檔案保管單位填寫檔號、案卷題名、起止日期、密級）、案卷脊背編制（由檔號、案卷題名組成）。

3.5 檔案裝盒

按照《歸檔文件整理規(guī)則》，將整理編目的水利工程項目檔案裝盒。即將歸檔水利工程項目文件按順序裝入檔案盒，不同年度、不同機構(gòu)（問題）、不同保管期限的歸檔文件不宜裝入同一個檔案盒。檔案盒選用尺寸應(yīng)為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可根據(jù)實際需要選擇20mm、30mm、40mm、50mm規(guī)格。檔案盒選用無酸紙制作。裝盒后還需要進行排架，上架排列方法與水利工程項目歸檔文件分類方案一致，避免頻繁倒架，損害檔案。

3.6 編制檔案檢索工具

檢索工具是揭示、介紹館藏檔案內(nèi)容、成分，助力檔案管理和利用的一種工具[5]。編制和使用檢索工具，在實現(xiàn)水利工程項目檔案管理、發(fā)揮檔案價值方面具有重要意義。檢索工具有卡片式、簿冊式、縮微目錄、機讀目錄，編制水利工程檔案檢索工具應(yīng)注意檢索工具的科學性、實用性、完整性、概括性、計劃性、及時性、統(tǒng)一性和兼容性，選擇合適的檢索工具編制方式[6]。

4 水利工程項目檔案立卷對策

水利工程項目檔案立卷是檔案管理的前提和基礎(chǔ)，十分重要。在實際立卷操作過程中存在著鑒定不精準，存檔范圍過寬；分類不準確，導致歸檔不當；組卷不合理，排列順序不當；題文不符合，裝訂不規(guī)范等問題。作為一名水利工程項目檔案員，除了要熟練掌握水利工程項目資料立卷方法、立卷流程外，還需要加強技術(shù)投入、注重理論學習，完善規(guī)章制度，不斷提升立卷現(xiàn)代化水平。

4.1 嚴格落實水利工程項目檔案“全流程”管理機制

水利工程項目建設(shè)過程中，要經(jīng)歷項目前期立項、申報、可行性論證、實地勘察、項目實施、竣工驗收等若干環(huán)節(jié)，具有建設(shè)周期長、形成文件資料多的行業(yè)特點。因此，要牢固樹立全過程質(zhì)量管理理念，嚴格實施“三同步”原則，按照《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》《水利工程建設(shè)項目檔案驗收辦法》的相關(guān)規(guī)定，對有呈報資料義務(wù)而不履行的建設(shè)部門、監(jiān)理部門或其他參與單位，及時會同項目建設(shè)單位進行督導督促，必要時暫停其相應(yīng)資格，確保水利工程項目全流程立卷工作高質(zhì)量完成。

4.2 建立健全水利工程項目資料“全方位”管理規(guī)則

目前，國家檔案局、水利部通過頂層設(shè)計，修訂完善水利工程項目檔案管理規(guī)定，比照《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》[7]，出臺《水利工程項目資料立卷歸檔規(guī)則》。進一步明確立卷依據(jù)、立卷人，詳細規(guī)定立卷時間、水利工程項目立卷資料收集范圍、分類，以及排序、整理、編號、編目、立卷質(zhì)量審核及驗收等，尤其是水利工程項目電子文檔立卷規(guī)范和標準，使水利工程項目資料立卷有據(jù)可依、有規(guī)范可供執(zhí)行。

4.3 高度重視水利工程項目資料“全要素”管理質(zhì)量[8]

水利工程項目前期、施工、調(diào)試、竣工驗收等不同環(huán)節(jié)產(chǎn)生的立卷歸檔資料差別較大，要認真做好不同階段立卷工作。前期文件中常遇到同一問題涉及的內(nèi)容較多，一個案卷不能包括全部內(nèi)容。在保證立卷內(nèi)容相對獨立完整的基礎(chǔ)上應(yīng)分別組卷，同一主題內(nèi)容組卷以形成時間為序，保持卷內(nèi)文件之間的有機聯(lián)系。監(jiān)理文件，應(yīng)根據(jù)監(jiān)理文件的文種、專業(yè)及時間等要素進行組卷，分為監(jiān)理策劃文件、監(jiān)理記錄文件、監(jiān)理會議文件、監(jiān)理審查文件等。不同類型的文件按照時間順序，由報驗施工單位整理組卷，確保監(jiān)理文件成套性、系統(tǒng)性。

4.4 積極培養(yǎng)水利工程項目資料“全能型”管理人才

水利工程項目資料立卷工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性都很強的工作，需要起用具備過硬的檔案業(yè)務(wù)素能和良好職業(yè)修養(yǎng)的專業(yè)人員。為此，首先要把好選人關(guān)。在水利工程項目啟動前，要選用熱愛水利工程項目檔案事業(yè)、具有專業(yè)知識背景，工作勤勉踏實，責任心、事業(yè)心強的人員。其次是要把好用人關(guān)。把綜合業(yè)務(wù)素能高、專業(yè)知識根底深厚的檔案人員用到立卷歸檔崗位上，把好立卷質(zhì)量關(guān)。再次是要把好育人關(guān)。為做好水利工程項目立卷工作，要定期組織人員進行立卷業(yè)務(wù)知識培訓、計算機信息技術(shù)培訓，以及其他相關(guān)業(yè)務(wù)知識培訓。定期組織表彰獎勵，調(diào)動檔案人員的積極性。

參考文獻

[1]華雁.水利工程項目檔案立卷歸檔工作中應(yīng)注意的問題[J].廣東水利水電，2010（7）：80-82.

[2]王丹波.藝術(shù)檔案材料的成套性研究[J].造紙裝備及材料，2022（10）：161-163.

[3]齊國才，劉艷芳，鄒紅燁.水利工程資料整編內(nèi)容及歸檔要求[J].黑龍江水利科技，2008（4）：140.

[4]馮建萍.淺析水利工程項目檔案立卷歸檔工作中應(yīng)注意的問題[J].科技創(chuàng)新導報，2013（9）：124.

[5]柴子成.重建管 強服務(wù) 讓檔案助推水利普查工作[J].蘭臺內(nèi)外，2013（3）：49.

[6]田莉莉.國土資源大調(diào)查項目原本地質(zhì)檔案的立卷歸檔方法[J].甘肅科技，2013（18）：88-90.

[7]李朝霞.如何做好建設(shè)項目文件的組卷工作[J].中國檔案，2021（10）：66-67.

[8]朱建華，劉景全.淺談檔案分類與編號方案在穆棱市奮斗水庫工程中的應(yīng)用[J].黑龍江水利科技，2018（8）：149-151，171.

作者簡介：石新英（1978— ），大學學歷，韶關(guān)市防洪管理中心中級職稱，主要從事檔案管理研究。