楊智勇 桑夢瑤

關(guān)鍵詞：一網(wǎng)通辦；政務(wù)信息；歸檔；電子檔案；協(xié)同治理；信息技術(shù)

《中華人民共和國國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》提出：深化“互聯(lián)網(wǎng)＋政務(wù)服務(wù)”，提升全流程一體化在線服務(wù)平臺功能是推動政府治理現(xiàn)代化、提高數(shù)字化政務(wù)服務(wù)效能的重要內(nèi)容。政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”是“互聯(lián)網(wǎng)＋政務(wù)服務(wù)”迭代升級的必然趨勢，是政府治理變革和職能轉(zhuǎn)變過程中建設(shè)服務(wù)型政府的重要體現(xiàn)，也是推進(jìn)政府治理體系和治理能力現(xiàn)代化的必由之路?！耙痪W(wǎng)通辦”的關(guān)鍵在于“網(wǎng)絡(luò)通、數(shù)據(jù)通、業(yè)務(wù)通”，其中“數(shù)據(jù)通”對政務(wù)服務(wù)信息歸檔提出了更高的要求。[1]隨著政府“一網(wǎng)通辦”在全國范圍的全面展開，大量產(chǎn)生的電子政務(wù)信息資源不僅是數(shù)字政府政務(wù)活動的重要記錄，也是檔案信息資源的重要組成部分，并將在政治、經(jīng)濟(jì)和社會活動中發(fā)揮重要作用。加快推進(jìn)“一網(wǎng)通辦”政務(wù)信息歸檔和電子檔案管理是全面實(shí)現(xiàn)“一網(wǎng)通辦”、加快智慧政府建設(shè)的重要基礎(chǔ)保障，也是政府部門和檔案部門面臨的重要問題。

目前，圍繞政務(wù)信息歸檔無論在理論層面還是實(shí)踐領(lǐng)域都已有諸多研究。其中，針對政務(wù)信息歸檔基本內(nèi)容，學(xué)者們主要從歸檔概念、歸檔范圍、歸檔體制、歸檔方式、歸檔對象、歸檔主體權(quán)責(zé)關(guān)系、歸檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范[2，3]等方面展開研究；針對政務(wù)信息歸檔路徑，有學(xué)者從前置條件和實(shí)務(wù)操作兩個方面提出“一網(wǎng)通辦”背景下政府部門電子文件“單套制”歸檔的思路及做法，[4]也有學(xué)者從概念、歸檔主體治理水平、歸檔文件的治理效能三方面提出政務(wù)電子文件歸檔的優(yōu)化路徑[5]；針對歸檔政務(wù)信息長期保存，有學(xué)者提出目前面臨著組織體系設(shè)計不健全、管理體系設(shè)計不完備、法律法規(guī)和政策標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計不成熟、安全體系設(shè)計不完善的問題并給出相應(yīng)保存策略。[6]總體而言，已有研究關(guān)注了信息化發(fā)展和數(shù)字化轉(zhuǎn)型給政務(wù)信息歸檔帶來的問題和挑戰(zhàn)，但是忽視了政務(wù)信息歸檔不是檔案部門能夠單獨(dú)完成的，需要政府和社會等各個方面的協(xié)同。因此，本文針對“一網(wǎng)通辦”背景下政務(wù)信息歸檔的新變化及存在的問題，基于協(xié)同理論從主體、資源、平臺、政策四個方面探討其優(yōu)化路徑。

1 “一網(wǎng)通辦”背景下政務(wù)信息歸檔的新變化

“政務(wù)服務(wù)‘一網(wǎng)通辦是依托一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺，通過規(guī)范網(wǎng)上辦事標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)化網(wǎng)上辦事流程、整合政府服務(wù)數(shù)據(jù)資源、完善配套制度等措施搭建統(tǒng)一的互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)服務(wù)總門戶，旨在推行政務(wù)服務(wù)事項網(wǎng)上辦理，推動企業(yè)群眾線上辦事且只登錄一次即可‘全網(wǎng)通辦?！盵7]“一網(wǎng)通辦”平臺中涉及大量文件材料的流轉(zhuǎn)，這些文件材料具有專業(yè)性強(qiáng)、動態(tài)性強(qiáng)、種類多樣、格式復(fù)雜等特點(diǎn)，對這些材料進(jìn)行歸檔相較于傳統(tǒng)政務(wù)信息歸檔呈現(xiàn)出明顯的新變化。

1.1 歸檔主體權(quán)責(zé)關(guān)系復(fù)雜化。以往政務(wù)信息歸檔是政府部門事項辦理完畢后移交到檔案部門，主要是政府部門和檔案部門兩者之間的關(guān)系。在“一網(wǎng)通辦”背景下，政務(wù)信息歸檔涉及業(yè)務(wù)部門、信息化部門、大數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)、檔案機(jī)構(gòu)、系統(tǒng)開發(fā)平臺、云服務(wù)機(jī)構(gòu)等，其中任何一個部門出現(xiàn)問題都有可能導(dǎo)致歸檔政務(wù)信息的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性等受到影響。因此，需要各個機(jī)構(gòu)在承擔(dān)各自相應(yīng)職責(zé)的同時加強(qiáng)協(xié)同合作，建立部門聯(lián)動共治機(jī)制，按照“誰形成、誰負(fù)責(zé)”“誰辦理，誰負(fù)責(zé)”的原則落實(shí)歸檔責(zé)任，并做好政務(wù)信息移交歸檔等相關(guān)工作，確保歸檔工作科學(xué)、合理、安全地實(shí)施。[8]

1.2 歸檔信息全流程電子化。傳統(tǒng)情況基于電子文件管理不成熟、法律保障相對缺失等問題，在對政務(wù)信息歸檔時通常會選擇將電子文件和紙質(zhì)文件同時歸檔；但在“一網(wǎng)通辦”業(yè)務(wù)辦理過程中，公眾需要在線申請，受理、審查等環(huán)節(jié)也需要在線審批，決定和發(fā)證等環(huán)節(jié)需要利用電子簽章、電子證照等技術(shù)，另外還需要依托在線平臺反饋。[9]也就是說，在“一網(wǎng)通辦”業(yè)務(wù)辦理過程中電子文件的形成、傳輸、保存等環(huán)節(jié)都是以電子形式進(jìn)行的，如果任何一個環(huán)節(jié)沒有實(shí)現(xiàn)電子化都會影響政務(wù)信息的全流程辦理和歸檔?！耙痪W(wǎng)通辦”背景下，政務(wù)信息如果依然打印成紙質(zhì)歸檔反而違背了歸檔的真實(shí)性、原始性要求，[10]這種全流程電子化的單套制歸檔需求，對政務(wù)信息的歸檔格式、質(zhì)量、安全等方面提出了更高的要求。

1.3 歸檔理念和流程前置化。在“一網(wǎng)通辦”背景下，業(yè)務(wù)部門對政務(wù)信息資源的跨地區(qū)、跨層級、跨部門共享利用提出了更高要求，而傳統(tǒng)意義上政務(wù)事項辦理完畢后再由檔案人員進(jìn)行材料收集、審核、歸檔保存的模式也難以滿足相應(yīng)的業(yè)務(wù)需求。這就需要將檔案管理的理念和要求嵌入業(yè)務(wù)管理流程，只要按照歸檔要求對文件進(jìn)行固化保存與關(guān)聯(lián)整理，即可以實(shí)現(xiàn)檔案化管理，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的文件在事實(shí)上已經(jīng)成為檔案。[11 ]業(yè)務(wù)部門在辦理有關(guān)聯(lián)性的業(yè)務(wù)時可以直接調(diào)取相關(guān)的檔案材料，不必再次要求公眾提交相關(guān)材料，真正地變“群眾跑腿”為“數(shù)據(jù)跑路”，不斷推動“一網(wǎng)通辦”從“能辦”向“好辦”轉(zhuǎn)變。

2 “一網(wǎng)通辦”背景下政務(wù)信息歸檔存在的問題

“一網(wǎng)通辦”背景下的政務(wù)信息作為國家信息資源的重要組成部分，承載著構(gòu)建完整社會記憶、反映真實(shí)政務(wù)活動、服務(wù)社會公眾利用的重要職責(zé)，[12]對其科學(xué)歸檔具有重要的現(xiàn)實(shí)價值和社會意義。但在歸檔過程中，主體權(quán)責(zé)不清、信息質(zhì)量難以保障、效用價值發(fā)揮受限以及政策標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性等問題，影響著歸檔工作的順利開展。

2.1 歸檔主體之間缺乏有效協(xié)調(diào)。隨著政府信息資源內(nèi)容、用途的不斷豐富，政務(wù)信息資源管理主體呈現(xiàn)多元化的發(fā)展趨勢，檔案部門不再是政務(wù)信息專業(yè)化管理的單一部門，出現(xiàn)了如大數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)、電子政務(wù)主管部門、第三方數(shù)據(jù)平臺、云服務(wù)商等機(jī)構(gòu)。[13]目前，各地“一網(wǎng)通辦”政務(wù)服務(wù)平臺均由政府辦公廳（室）負(fù)責(zé)牽頭推進(jìn)，很多省份還成立了數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)政務(wù)數(shù)據(jù)的收集，以期打破“數(shù)據(jù)孤島”，實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息資源跨部門、跨行業(yè)、跨層級的形成、共享和開放利用新格局。但在實(shí)際工作開展過程中，檔案部門和數(shù)據(jù)管理部門存在職責(zé)交叉的問題，“加之管理權(quán)限不清和缺乏相應(yīng)的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，大部分檔案部門長期以來未能實(shí)質(zhì)性介入前端業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，致使自身管理職能不斷遭到蠶食”。[14]同時，由于歸檔職責(zé)劃分不清等問題，“一網(wǎng)通辦”政務(wù)活動開展過程中產(chǎn)生的許多政務(wù)信息資源在利用完畢后，依然滯留在政府部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，不僅影響現(xiàn)行行政效率，還會影響檔案信息的完整性以及后續(xù)環(huán)節(jié)的利用。[15]

2.2 歸檔信息質(zhì)量和有效性難以保障?！耙痪W(wǎng)通辦”政務(wù)服務(wù)平臺中形成的電子文件，由于其文件來源、類型格式和管管理流程的復(fù)雜性，保障政務(wù)信息的質(zhì)量和有效性具有一定困難。一方面，在“一網(wǎng)通辦”政務(wù)服務(wù)過程中，不同服務(wù)事項的辦理流程不同，辦理環(huán)節(jié)產(chǎn)生的電子文件就不同，即使是同一類型的事項在辦理環(huán)節(jié)也會產(chǎn)生不同的電子文件。同時，一個事項的辦結(jié)可能會涉及多個部門，文件形成主體、形成過程、類型和來源復(fù)雜多樣。上述情況就造成政務(wù)信息在不同機(jī)構(gòu)和部門流轉(zhuǎn)過程中，數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一性、數(shù)據(jù)內(nèi)容的完整性、數(shù)據(jù)描述的完善性等難以保障?！霸谛录夹g(shù)環(huán)境下，非結(jié)構(gòu)化的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在形成、保存和利用等方面的規(guī)范性難以保障，且對技術(shù)智能化、管理精細(xì)化的要求更高，如何實(shí)現(xiàn)這類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)高效、有序歸檔，是當(dāng)前需要重點(diǎn)關(guān)注的現(xiàn)實(shí)問題?！盵16]

另一方面，“一網(wǎng)通辦”系統(tǒng)中的電子文件先要經(jīng)歷形成、流轉(zhuǎn)、審批、辦結(jié)等環(huán)節(jié)，這個階段主要由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)；然后要經(jīng)歷歸檔、保存、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)，這個階段主要由檔案部門負(fù)責(zé)。然而，業(yè)務(wù)部門在將電子文件移交到檔案部門的過程中，可能存在歸檔范圍不清、部門職責(zé)界限模糊、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)格式不規(guī)范、檔案密級劃定不準(zhǔn)等問題，從而導(dǎo)致電子文件質(zhì)量參差不齊，無法滿足后期電子檔案長期保管和利用的要求。[17]

2.3 歸檔信息效用和價值的發(fā)揮受限?！皞鹘y(tǒng)意義上，文件歸檔一般開始于業(yè)務(wù)活動結(jié)束之后，即將文件集中存儲于檔案管理系統(tǒng)或檔案室，而后檔案部門開展長期保存與提供利用服務(wù)”[18]。但是，在“一網(wǎng)通辦”背景下政務(wù)信息具有極強(qiáng)的動態(tài)性、時效性和重復(fù)性，如電子證照等文件在業(yè)務(wù)活動中可能需要反復(fù)利用，如果按照傳統(tǒng)意義上對其進(jìn)行歸檔，業(yè)務(wù)部門利用電子檔案時需要經(jīng)過申請、審批等環(huán)節(jié)，這將嚴(yán)重影響辦事效率，難以有效支撐和賦能政務(wù)服務(wù)的業(yè)務(wù)開展和數(shù)字政府的治理需求。如果一直保存在業(yè)務(wù)部門既可能面臨政務(wù)信息被修改或丟失的風(fēng)險，又會影響業(yè)務(wù)部門的工作效率。“檔案應(yīng)當(dāng)作為一種信息要素融入數(shù)字政府的信息資源池，與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、電子證照等資源一起作為資源整體支撐政務(wù)活動的開展?！盵19]

2.4 歸檔政策的統(tǒng)一性和系統(tǒng)性欠缺。目前，政務(wù)信息歸檔政策標(biāo)準(zhǔn)的制定還不夠完善，盡管浙江、上海等地方層面已制定出相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如浙江省的《政務(wù)辦事“最多跑一次”工作規(guī)范第3部分：政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔數(shù)據(jù)規(guī)范》（DB33/T 2036.3-2017）、《浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件存檔信息包數(shù)據(jù)規(guī)范（試行）》（浙政辦發(fā)〔2017〕4號）、上海市的《政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”電子文件歸檔管理技術(shù)規(guī)范》（DB31/T 11 52-2019）等，對本地區(qū)的電子文件歸檔原則、歸檔流程等做出了具體規(guī)定和要求，但在國家層面還缺乏統(tǒng)一、完善的政策和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。雖然國家檔案局在2019年出臺的《政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T85-2019）對相關(guān)術(shù)語、基本要求、歸檔流程、元數(shù)據(jù)要求、存儲格式要求等做出了具體規(guī)定，但是仍然存在現(xiàn)有歸檔范圍不完善、缺少公共服務(wù)事項電子文件的歸檔范圍、歸檔流程忽視了業(yè)務(wù)需求和在線政務(wù)服務(wù)平臺建設(shè)的相關(guān)要求以及缺少關(guān)系型元數(shù)據(jù)項的描述[20]等問題。

3 “一網(wǎng)通辦”背景下政務(wù)信息歸檔的路徑優(yōu)化

通過協(xié)調(diào)不同系統(tǒng)或者組織間的資源和功能，使之能夠相互配合、行動一致地完成歸檔任務(wù)。[21]

3.1 主體協(xié)同：厘清相關(guān)主體權(quán)責(zé)關(guān)系

“一網(wǎng)通辦”政務(wù)服務(wù)平臺邏輯上主要由互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)服務(wù)門戶、政務(wù)服務(wù)管理平臺、業(yè)務(wù)辦理系統(tǒng)、政務(wù)服務(wù)數(shù)據(jù)共享平臺四部分構(gòu)成，實(shí)現(xiàn)用戶申請、平臺受理、業(yè)務(wù)辦理、信息反饋的完整過程。在政務(wù)服務(wù)的過程中，每一事項的辦理、每一過程的推進(jìn)都會產(chǎn)生相關(guān)的政務(wù)信息，因此在對政務(wù)信息進(jìn)行歸檔的過程中會涉及政務(wù)服務(wù)平臺、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、政務(wù)云平臺以及檔案管理系統(tǒng)等，這就需要檔案部門、業(yè)務(wù)部門、數(shù)據(jù)管理部門、信息部門等多部門聯(lián)動、多方協(xié)同一起完成這項工作，尤其是需要加強(qiáng)檔案部門與行政審批業(yè)務(wù)部門以及提供相關(guān)數(shù)據(jù)支撐和共享交換的數(shù)據(jù)管理部門之間協(xié)同。

3.1.1 檔案部門和業(yè)務(wù)部門協(xié)同。政務(wù)信息首先是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成、流轉(zhuǎn)和辦理，業(yè)務(wù)結(jié)束后再將有保存價值的政務(wù)信息移交到檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行集中統(tǒng)一保管。政務(wù)信息在業(yè)務(wù)部門保管的狀況和質(zhì)量會直接影響到歸檔工作的順利程度和歸檔后檔案的質(zhì)量。因此，檔案部門應(yīng)與業(yè)務(wù)部門協(xié)同合作，提前融入業(yè)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計階段以及政務(wù)信息的生成和流轉(zhuǎn)階段，政務(wù)信息在業(yè)務(wù)部門保存時就給予檔案化管理。首先，檔案部門要提前與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通，提出政務(wù)信息的歸檔要求，避免形成不符合條件的政務(wù)電子文件，造成重復(fù)性工作和資源浪費(fèi)；其次，檔案部門應(yīng)與業(yè)務(wù)部門共同制定政務(wù)信息資源的收集和歸檔范圍、歸檔方式等，同時檔案部門要對政務(wù)信息從產(chǎn)生到辦結(jié)歸檔的整個流程進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。面對業(yè)務(wù)部門歸檔意識不足和能力欠缺的問題，檔案部門可以派遣相關(guān)人員，對業(yè)務(wù)部門的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)，“介入其數(shù)據(jù)形成、組織與處理環(huán)節(jié)，確定數(shù)據(jù)歸檔范圍、歸檔時機(jī)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化程度、數(shù)據(jù)粒度、價值鑒定程序等要求，嚴(yán)格電子政務(wù)信息歸檔標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)移交安全”。[22]3.1.2 檔案部門和數(shù)據(jù)管理部門協(xié)同。隨著大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的推進(jìn)，許多地方都成立了大數(shù)據(jù)管理局、大數(shù)據(jù)中心等數(shù)據(jù)管理部門并在本地區(qū)的“一網(wǎng)通辦”政務(wù)服務(wù)中發(fā)揮重要作用。目前，作為政務(wù)信息資源管理部門的傳統(tǒng)檔案部門與新興的數(shù)據(jù)管理部門之間存在權(quán)責(zé)不清的問題，[23]需要建立二者的協(xié)商和協(xié)調(diào)機(jī)制。

數(shù)據(jù)管理部門雖然掌握了大量的政務(wù)信息資源，但其主要目標(biāo)是服務(wù)于當(dāng)下的社會和政府治理，注重政務(wù)信息的流通、共享和現(xiàn)行使用價值；而檔案部門則關(guān)注政府信息資源的歸檔和長期保存。在對政務(wù)信息進(jìn)行歸檔的過程中，檔案部門和數(shù)據(jù)管理部門要明確各自管理范圍和職責(zé)分工，同時積極開展業(yè)務(wù)協(xié)同合作，通過數(shù)據(jù)管理部門，檔案部門可以獲得所需要的其他部門的信息資源，提高歸檔信息的完整性。如杭州市檔案部門明確兩者的管理和工作范圍，即杭州市數(shù)據(jù)資源管理局保存政務(wù)信息，重點(diǎn)推動信息的整合與共享，詳細(xì)信息還是歸于檔案館，5年后數(shù)據(jù)資源管理局的政務(wù)信息需要移交給檔案部門，檔案部門重點(diǎn)發(fā)揮信息的查考和證據(jù)價值。[24]同時，數(shù)據(jù)管理部門還應(yīng)該負(fù)責(zé)一體化政務(wù)服務(wù)平臺的建設(shè)、應(yīng)用和管理以及“一網(wǎng)通辦”平臺文件、檔案統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的銜接、信息歸檔的交換接口，為政務(wù)信息歸檔提供真實(shí)性、可靠性保障。[25]

3.2 資源協(xié)同：保障歸檔信息質(zhì)量

“一網(wǎng)通辦”是一個多元的業(yè)務(wù)平臺，面對的用戶群體眾多、業(yè)務(wù)范圍廣、系統(tǒng)復(fù)雜度高，所形成的政務(wù)信息呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)規(guī)模大、來源廣泛、結(jié)構(gòu)多樣、質(zhì)量不齊的特點(diǎn)。

“一網(wǎng)通辦”的關(guān)鍵在于“通”，要打通政務(wù)信息歸檔前后環(huán)節(jié)之間“信息壁壘”需要加強(qiáng)資源協(xié)同，統(tǒng)一歸檔格式、優(yōu)化歸檔流程，從而保障歸檔信息質(zhì)量。

3.2.1 統(tǒng)一歸檔格式。政務(wù)信息的類型十分豐富，如文本文件、視頻、音頻、圖形文件等等，格式各種各樣，僅文本文件就有txt、doc、docx、wps、pdf等，歸檔格式不統(tǒng)一會給歸檔轉(zhuǎn)化工作帶來很大的麻煩，還會影響檔案信息后續(xù)的使用和長期保存。因此，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前按照《政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T85-2019）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）等規(guī)范中的歸檔格式要求生成和保存政務(wù)信息。如，以附件形式獲取的文檔、視頻、音頻等電子文件，按照GB/T18894-2016執(zhí)行；以關(guān)系數(shù)據(jù)庫形式存放，顯示時以臨時抽取組合方式形成的電子文件，應(yīng)轉(zhuǎn)換成符合規(guī)范的OFD、PDF/A、XML、HTML等易于讀取和顯示的格式保存；通過數(shù)據(jù)共享形式在線調(diào)閱及辦結(jié)形成的電子證照應(yīng)按GB/T36905-2018的規(guī)定以版式電子文件形態(tài)歸檔。

3.2.2 優(yōu)化歸檔流程。在歸檔過程中，首先要堅持前端控制原則，保障收集階段的政務(wù)信息來源可靠。其次要融入全過程管理理念，保證政務(wù)信息程序規(guī)范、要素合規(guī)。在業(yè)務(wù)層面，要關(guān)注收集、捕獲的政務(wù)信息及其元數(shù)據(jù)是否真實(shí)、完整，注重檢測數(shù)據(jù)在交換前后是否被篡改，并對完成整理的歸檔信息包進(jìn)行清點(diǎn)和生成驗證消息；在檔案管理層面，檔案部門要對歸檔政務(wù)信息進(jìn)行長期保存；在技術(shù)層面，要利用技術(shù)手段，全流程保障政務(wù)信息的安全，通過可信時間戳和數(shù)字摘要等技術(shù)手段生成驗證信息確保歸檔信息包的可追溯性、利用專業(yè)檢測工具或系統(tǒng)集成的檢測模塊，對歸檔信息包進(jìn)行四性檢測，最后在整個歸檔過程以及后續(xù)的管理過程中對所有操作及操作人員進(jìn)行跟蹤記錄。

3.3 平臺協(xié)同：加強(qiáng)平臺系統(tǒng)的有效銜接。信息資源的生成、流轉(zhuǎn)、保存和利用都要在各個系統(tǒng)和平臺中完成，不同系統(tǒng)之間的銜接、協(xié)同的程度也對信息資源歸檔具有重要影響。

3.3.1 “一網(wǎng)通辦”業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)協(xié)同。政務(wù)信息歸檔是政務(wù)服務(wù)事項辦理數(shù)字化的最后一公里，[26]想要真正地變“群眾跑腿”為“數(shù)據(jù)跑路”，就要實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與“一網(wǎng)通辦”業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的協(xié)同。業(yè)務(wù)系統(tǒng)可以開設(shè)預(yù)歸檔模塊，對政務(wù)信息的歸檔格式、范圍和內(nèi)容等要素進(jìn)行預(yù)設(shè)，將相關(guān)歸檔要求、分類方案、歸檔范圍和保管期限等提前嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，政務(wù)服務(wù)事項辦結(jié)后按照預(yù)先設(shè)置好的歸檔要求進(jìn)行“自動收集電子文件，自動進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，并按照固定的排列順序?qū)﹄娮游募M(jìn)行自動排列，自動賦值保管期限，自動收集各類元數(shù)據(jù)”，[27]實(shí)現(xiàn)高效的在線歸檔和智能歸檔。在檔案管理系統(tǒng)中對預(yù)歸檔政務(wù)信息按照要求通過Web Service接口進(jìn)行接收，并對歸檔政務(wù)信息進(jìn)行“四性檢測”，完成正式歸檔。在歸檔后檔案部門要采用電子簽章、可信時間戳、區(qū)塊鏈等技術(shù)來保障歸檔政務(wù)信息的真實(shí)、完整、可用、安全。同時，業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)要充分考慮系統(tǒng)對接問題，盡量使用兼容性強(qiáng)的系統(tǒng)，避免因不兼容造成歸檔困難和產(chǎn)生重復(fù)性工作。

3.3.2 檔案管理系統(tǒng)與政務(wù)云平臺數(shù)據(jù)中心協(xié)同。國務(wù)院印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)數(shù)字政府建設(shè)的指導(dǎo)意見》中提出，依托全國一體化政務(wù)大數(shù)據(jù)體系，統(tǒng)籌整合現(xiàn)有政務(wù)云資源，構(gòu)建全國一體化政務(wù)云平臺體系，實(shí)現(xiàn)政務(wù)云資源統(tǒng)籌建設(shè)、互聯(lián)互通、集約共享。目前政府機(jī)構(gòu)現(xiàn)行、未歸檔的政府信息資源，主要保存在政務(wù)云數(shù)據(jù)中心，[28]政務(wù)云可以將政府資源以共享資源池的方式統(tǒng)一管理，并利用虛擬化技術(shù)將資源分配給用戶。“一網(wǎng)通辦”政務(wù)服務(wù)過程中，檔案部門要加強(qiáng)與政務(wù)云平臺的協(xié)同，通過數(shù)字檔案館將政府需要且有助于政務(wù)服務(wù)開展的檔案信息資源備份到數(shù)據(jù)云中心提供利用服務(wù)，并將利用后形成的電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔保存到檔案管理系統(tǒng)中。

3.4 政策協(xié)同：打通歸檔政策之間壁壘

法律法規(guī)和政策標(biāo)準(zhǔn)是政務(wù)信息歸檔的重要保障，現(xiàn)有政策標(biāo)準(zhǔn)存在政務(wù)平臺建設(shè)要求與檔案管理要求不相符以及不同行業(yè)之間規(guī)定不統(tǒng)一的問題，需要進(jìn)一步修訂和完善。

3.4.1 政務(wù)服務(wù)管理要求和檔案管理政策的協(xié)同。2016年國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”技術(shù)體系建設(shè)指南》（國辦函〔2016〕108號）（下文簡稱《建設(shè)指南》），在平臺總體架構(gòu)層面缺少政務(wù)信息歸檔功能的相關(guān)設(shè)置，不利于檔案部門提前介入政務(wù)服務(wù)平臺并對其提出歸檔功能需求。此外，《建設(shè)指南》中歸檔管理相關(guān)要求與檔案領(lǐng)域的歸檔要求存在歸檔接口不同、格式不一、歸檔要求不相符等問題。[29]2018年《國務(wù)院關(guān)于加快推進(jìn)全國一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺建設(shè)的指導(dǎo)意見》（國發(fā)〔2018〕27號），并未提到關(guān)于政務(wù)服務(wù)平臺電子文件歸檔的相關(guān)內(nèi)容；而與其配套的《全國一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺建設(shè)組織推進(jìn)和任務(wù)分工方案》，也僅在完善法規(guī)制度方面提到了國家檔案局，檔案機(jī)構(gòu)的存在感和參與感較弱。今后，在政務(wù)服務(wù)平臺的建設(shè)規(guī)范和指南中應(yīng)注重加強(qiáng)歸檔系統(tǒng)和流程的設(shè)計，同時要注重與檔案管理制度的銜接問題，保障業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成、流轉(zhuǎn)的政務(wù)信息資源能夠順利歸檔到檔案管理系統(tǒng)中。而檔案標(biāo)準(zhǔn)政策的修訂也要參考“一網(wǎng)通辦”政務(wù)服務(wù)的發(fā)展以及政務(wù)服務(wù)平臺的建設(shè)特點(diǎn)，解決好政策之間的銜接問題。

3.4.2 國家層面的歸檔規(guī)定與行業(yè)規(guī)定協(xié)同?！秶鴦?wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》第十二條規(guī)定：“政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對履行職責(zé)過程中形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，按照檔案管理要求及時以電子形式歸檔并向檔案部門移交。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子文件不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交”，但是《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》《安全監(jiān)管檢查部門許可證檔案管理辦法》等文件中仍然要求紙質(zhì)文件原件歸檔，阻礙了電子文件全流程在線辦理和單軌制歸檔的推進(jìn)。[30]要使這一問題得到解決必須加強(qiáng)國家層面政務(wù)信息歸檔管理頂層設(shè)計的落實(shí)，各行業(yè)主管部門應(yīng)結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和行業(yè)特色，積極開展政務(wù)信息歸檔相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的更新與制訂，以國家標(biāo)準(zhǔn)為核心，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為有效補(bǔ)充，形成規(guī)范統(tǒng)一、高效協(xié)同的全國一體化政務(wù)信息歸檔標(biāo)準(zhǔn)。

4 結(jié)語

“一網(wǎng)通辦”政務(wù)服務(wù)作為政務(wù)管理的新模式，對政府治理和社會服務(wù)都起到了十分重要的作用，在這一背景下對政務(wù)信息資源進(jìn)行歸檔關(guān)系到國家、社會和個人的切身利益。因此，在今后要不斷加強(qiáng)各方協(xié)同，促進(jìn)政務(wù)信息歸檔的理論和實(shí)踐發(fā)展，為政務(wù)服務(wù)和政府發(fā)展提供有力支撐。